Wiele firm notuje duże opóźnienia w płatnościach od swoich klientów. Rozwiązaniem może być nota odsetkowa za nieterminowe płatności. Czym jest i jak wystawić notę odsetkową? Czytaj w artykule.
Spis treści:
- Co to jest nota odsetkowa?
- Nota odsetkowa – kogo dotyczy?
- Kiedy można wystawić notę odsetkową?
- Jak wystawić notę odsetkową?
- Czy trzeba wystawić notę odsetkową?
Co to jest nota odsetkowa?
Nota odsetkowa to dokument księgowy, który stanowi formalne żądanie zapłaty należnych odsetek za nieterminową płatność faktury lub rachunku. W momencie, gdy osoba prywatna lub przedsiębiorca nie opłaci należności w określonym terminie, dostawca usługi ma prawo zacząć naliczać odsetki od zaległej wartości.
Wystawienie noty odsetkowej nie jest obowiązkowe, jednak w momencie jej wygenerowania warto sprawdzić, czy zawiera ona wszystkie niezbędne z prawnego punktu widzenia elementy. Jako oficjalny dokument księgowy powinna ona posiadać:
- datę sporządzenia noty odsetkowej,
- dane dłużnika,
- dane firmy będącej wierzycielem,
- podstawę naliczania składek (tj. określenie rodzaju zobowiązania, kwotę zobowiązania, numeru oryginalnej faktury lub rachunku, liczbę dni stanowiących opóźnienie w spłacie),
- kwotę należnych odsetek,
- całościową wartość należności (czyli wartość faktury oryginalnej wraz z wartością odsetek),
- termin spłaty należności wraz z odsetkami,
- sposób uregulowania należności (np. numer konta do wpłaty),
- podpis osoby wystawiającej notę.
Nota odsetkowa – kogo dotyczy?
Problem opóźnień w płatnościach jest w Polsce niezwykle istotny z biznesowego punktu widzenia. Najwięcej negatywnych skutków odczuwają w tym przypadku niewielkie przedsiębiorstwa, dla których każda nieopłacona faktura jest problemem związanym z utrzymaniem płynności finansowej i brakiem możliwości uregulowania własnych zobowiązań.
Nota odsetkowa dla takiej firmy jest często ważnym narzędziem na drodze domagania się zapłaty za świadczone usługi bądź dostarczone produkty. Jednakże, czy taką notę jesteśmy w stanie wystawić każdemu podmiotowi?
Okazuje się, że zgodnie z obowiązującymi przepisami, notę możemy wystawić jedynie firmom prywatnym. Podmioty działające w sektorze publicznym wyłączone są z tej możliwości.
Kiedy można wystawić notę odsetkową?
Warto pamiętać, że nota odsetkowa za nieterminowe płatności nie jest wymaganym dokumentem. Nie istnieje żaden przepis prawny, który wymuszałby na przedsiębiorcy jej wystawienie. Nota odsetkowa to dodatkowa, usankcjonowana prawnie, możliwość upomnienia się nie tylko o należność z wystawionej faktury, ale również odsetki ustawowe, które przysługują za opóźnioną płatność. Wiemy już, co to nota odsetkowa – kiedy ją wystawiamy? Muszą zajść dwie okoliczności:
- wierzyciel musi spełnić warunki dostawy towaru lub usługi (towar ma trafić do dłużnika, a usługa ma zostać zrealizowana zgodnie z obowiązującą między podmiotami umową),
- zapłata za ww. produkt lub usługę nie wpłynęła w założonym na fakturze lub rachunku terminie.
Dopiero gdy obydwie powyższe sytuacje będą miały miejsce, wystawienie noty odsetkowej jest możliwe.
Jak wystawić notę odsetkową?
Aby wystawić notę odsetkową, musimy znać reguły naliczania odsetek. W tym przypadku konieczne będzie sprawdzenie umowy z kontrahentem. Jeśli zawiera ona informacje na ten temat, wysokość odsetek oraz dzień rozpoczynający ich naliczanie będą uwzględnione w tym dokumencie.
Jeśli umowy firmowe nie zawierają tego typu zapisu, obowiązują nas przepisy ogólne. W jaki sposób należy obliczyć ustawowo należne odsetki?
Zgodnie z art. 481 § 2 Kodeksu cywilnego, jeśli samodzielnie nie ustaliliśmy wysokości odsetek (np. w umowie), wylicza się je, dodając do stopy referencyjnej opublikowanej przez Narodowy Bank Polski 5,5 punktu procentowego (w przypadku odsetek za czas opóźnienia w spełnieniu świadczenia pieniężnego) lub 3,5 (w przypadku odsetek od sumy pieniężnej). Zgodnie z tym, w zależności od rodzaju odsetek, od 8 września 2022 roku ich oprocentowanie wynosi odpowiednio:
- 10,25% w skali roku od sumy pieniężnej,
- 12,25% w skali roku za opóźnienie w spełnieniu świadczenia pieniężnego.
Samo wystawienie noty odsetkowej jest bardzo proste, zwłaszcza gdy używamy odpowiednich rozwiązań informatycznych. Dobrym przykładem jest system ERP enova365, który w module Księgowość posiada wszystkie niezbędne rozwiązania dla prowadzenia firmowej rachunkowości. Jednym z nich jest również możliwość generowania not odsetkowych.
Dzięki wysokiemu poziomowi automatyzacji enova365 jest w stanie wystawić takie noty praktycznie samodzielnie. Naszym zadaniem jest jedynie wybór podmiotu, dla którego nota jest wystawiana oraz wybór kilku dodatkowych opcji wymaganych do jej prawidłowego wygenerowania.
System ERP enova365 samodzielnie zaciągnie odpowiednie dane z bazy, w tym m.in. wartość przedawnionych faktur, a następnie samodzielnie obliczy wysokość odsetek na podstawie zdefiniowanych wcześniej informacji.
Dzięki temu wystawianie not odsetkowych w module Księgowość jest niezwykle proste i pozwala skutecznie dbać o firmowe finanse.
Opłacenie przez dłużnika noty odsetkowej jest z pewnością pozytywnym wydarzeniem, warto jednak pamiętać, że odsetki muszą zostać w odpowiedni sposób zaksięgowane. W myśl artykułu 42 ust. 3 ustawy o rachunkowości powinny zostać ujęte w księgach w następujący sposób:
- na pozycji Wn na koncie 20 „Rozrachunki z odbiorcami” lub na koncie 24 „Pozostałe rozrachunki”,
- na pozycji Ma na koncie 75-0 „Przychody finansowe”.
Czy trzeba wystawić notę odsetkową?
Jak wspomnieliśmy wcześniej – nota odsetkowa nie jest obowiązkowym dokumentem i jej wystawienie oraz przesłanie dłużnikowi to opcjonalne działanie przedsiębiorcy. Mówi o tym zarówno Kodeks cywilny, jak i ustawa z dnia 8 marca 2013 roku o terminach zapłaty w transakcjach handlowych.
Zamiast wystawiania noty odsetkowej, istnieje możliwość wystąpienia do sądu cywilnego o zapłatę zaległych odsetek, gdzie wyrok zapada w oparciu o przedstawione przez wierzyciela faktury i dowody potwierdzające brak dokonania należnych wpłat na wskazany rachunek bankowy.
Wystawienie noty odsetkowej jest jednak działaniem, które w tej sytuacji może oszczędzić znaczną ilość czasu i środków finansowych przeznaczonych w innej sytuacji na koszty sądowe. Dla firm lub konsumentów, którzy zalegają z płatnościami, otrzymanie tego typu noty może bowiem zadziałać niczym psychologiczny przymus do uregulowania należności, a co za tym idzie, otrzymamy je na nasze konto znacznie wcześniej, niż po uprawomocnieniu się wyroku.
Nota odsetkowa jest dokumentem, który dzięki odpowiednim narzędziom firmowym jesteśmy w stanie wystawić bardzo szybko, niemalże automatycznie, a następnie przesłać ją w wersji drukowanej bądź elektronicznej do dłużnika. Dużą pomocą w tego typu zadaniach jest system ERP enova365 wyposażony w moduł Księgowość. Pozwala on na stałą kontrolę płatności oraz naliczanie należnych odsetek w sposób w pełni automatyczny.
Jeśli interesuje Cię zastosowanie systemu ERP enova365 w swojej firmie, zapraszamy do umówienia prezentacji z naszym specjalistą. W czasie jej trwania otrzymasz pełen komplet niezbędnych informacji na temat samego systemu, jak i chętnie odpowiemy na wszystkie Twoje pytanie związane z jego funkcjami i możliwościami wdrożenia w Twoim biznesie.
