Usunięcie, zagubienie lub zniszczenie dokumentów to coś, co może zdarzyć się każdemu przedsiębiorcy. Wyjaśniamy, jak postąpić gdy przydarzy Ci się utrata dokumentów księgowych, jak minimalizować ryzyko takich zdarzeń, a także jakie konsekwencje mogą się z tym wiązać.
Spis treści:
- Zasady przechowywania dokumentów księgowych
- Odtworzenie dokumentów księgowych
- Konsekwencje utraty dokumentów
- Minimalizowanie ryzyka utraty dokumentów księgowych
Zasady przechowywania dokumentów księgowych
Przechowywanie dokumentów księgowych przez okres wymagany przepisami prawa, aż do upływu przedawnienia zobowiązań, których dane dokumenty dotyczą, to jeden z najważniejszych obowiązków przedsiębiorców. W większości przypadków dokumenty trzeba przechowywać przez pięć lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym minął termin płatności należności podatkowych, choć okres ten może zostać przedłużony.
Niestety nie zawsze da się zapobiec wszystkim zdarzeniom, które mogą spowodować utratę dokumentów księgowych, a tych może być całkiem dużo – od zdarzeń losowych, takich jak pożar czy zalanie, przez umyślne uszkodzenie dokumentów lub ich kradzież, po błędy ludzkie takie jak nieprawidłowe przechowywanie dokumentacji, zagubienie lub przypadkowe zniszczenie.
Odtworzenie dokumentów księgowych
Jeśli przedsiębiorca utraci dokumenty księgowe, to powinien poinformować o tym fakcie urząd skarbowy, a następnie przystąpić do odtworzenia dokumentacji. W tym celu przedsiębiorca powinien zgłosić się do swoich kontrahentów z prośbą o wystawienie duplikatów faktur i rachunków, a także dowodów wpłat i wypłat. Należy też przejrzeć wyciągi bankowe, aby ustalić, jakie firma miała przychody i rozchody. Konieczne może być także uzyskanie z urzędu skarbowego odpisów deklaracji, zeznań podatkowych, protokołów kontroli podatkowych i innych dokumentów.
Jeśli podatnikowi nie uda się odtworzyć pełnej dokumentacji księgowej, to fiskus może określić podstawę opodatkowania szacunkowo, tak aby podstawa opodatkowania była możliwie jak najbardziej zbliżona do jej rzeczywistej wysokości, przy czym podatnik musi się liczyć z niekorzystną dla siebie podstawą opodatkowania, której co do zasady nie może kwestionować. Trzeba też pamiętać, że taka procedura jest stosowana tylko wtedy, gdy ustalenie wysokości zobowiązania podatkowego na podstawie odtworzonej dokumentacji, pomimo przeprowadzenia wszelkich możliwych czynności dowodowych, nie jest możliwe.
Konsekwencje utraty dokumentów
Kodeks karny skarbowy stanowi, że utrata dokumentów księgowych nie powoduje sankcji, jeśli była spowodowana niezależnym od podatnika i nieumyślnym zdarzeniem. Jednocześnie utrata dokumentów nie zwalnia podatnika z kontroli prawidłowości rozliczeń podatkowych, również wtedy, gdy wina za utratę dokumentów leży po stronie biura rachunkowego.
Warto pamiętać, że Ordynacja podatkowa stanowi, iż podatnik, który nie przestawi w wyznaczonym terminie dokumentów, których obowiązek posiadania wynika z przepisów prawa, może zostać ukarany karą porządkową do 3 000 zł. Co więcej, nieprzedstawienie wymaganej dokumentacji na przykład organom kontroli podatkowej lub celno-skarbowej, może być traktowane jako utrudnianie lub udaremnianie czynności sprawdzających, za co grozi kara grzywny do 720 stawek dziennych, czyli w 2023 roku może być to nawet 46 533,33 zł! Skutki utraty dokumentacji podatkowej są zatem niebagatelne.
Jeśli dokumentacja księgowa została utracona z winy biura rachunkowego, a podatnik doznał z tego tytułu strat, to ma prawo żądać naprawienia szkody. Biuro rachunkowe jest w takim wypadku zobowiązane do naprawienia szkody wynikłej z nienależytego wykonania zobowiązania. Jeśli jednak utrata dokumentów nastąpiła w wyniku zdarzeń, za które biuro nie odpowiada, na przykład klęski żywiołowej, to pomimo wystąpienia szkody przedsiębiorca nie będzie mógł dochodzić swoich praw.
Czytaj także: Błędy biura rachunkowego – kto za nie odpowiada i jak się przed nimi ustrzec?
Minimalizowanie ryzyka utraty dokumentów księgowych
Utrata danych księgowych zazwyczaj prowadzi do poważnych konsekwencji, takich jak problemy z rozliczeniami podatkowymi, straty finansowe oraz utrudnienia w monitorowaniu i zarządzaniu finansami firmy. Dlatego warto dołożyć wszelkich starań, by zapobiegać utracie dokumentów. Najlepsze praktyki to:
- regularne tworzenie kopii zapasowych dokumentów w formie elektronicznej i przechowywanie plików na zewnętrznych nośnikach lub w chmurze,
- prawidłowe przechowywanie fizycznych dokumentów w bezpiecznym miejscu, na przykład w sejfie, zabezpieczającym dokumenty przed zagubieniem, uszkodzeniem lub kradzieżą; można też skorzystać z monitoringu oraz z systemów alarmowych,
- ograniczenie dostępu do dokumentów osobom trzecim, między innymi dzięki monitorowaniu dostępu, szyfrowaniu danych, uwierzytelnianiu dwuskładnikowemu,
- staranne segregowanie i oznaczanie dokumentacji, co minimalizuje ryzyko zagubienia lub przypadkowego wyrzucenia dokumentów,
- weryfikowanie skuteczności obowiązujących procedur przechowywania dokumentów księgowych.
Praktykowanie powyższych zasad znacząco zwiększy bezpieczeństwo przechowywania dokumentacji księgowej w każdej firmie oraz biurze rachunkowym, które świadczy usługi archiwizowania dokumentacji klientów.
Czytaj także: Chmura obliczeniowa – dlaczego się opłaca?
Jeżeli szukasz programu, który umożliwi przechowywanie plików w chmurze, a jednocześnie dostarczy podstawy do rozwoju biznesu zapraszamy Cię do umówienia się na prezentację, w czasie której nasz specjalista pokaże, w jaki sposób nasz system ERP może odpowiedzieć na Twoje potrzeby. Możesz także przetestować bezpłatnie nasz system ERP.
