Błędy biura rachunkowego to problem, z którym boryka się wielu przedsiębiorców i wyzwanie, któremu musi stawić czoła wiele biur rachunkowych. Sprawdź, kto za nie odpowiada i kiedy przedsiębiorcy należy się odszkodowanie za błędy biura rachunkowego. Jak przed konsekwencjami błędów biur rachunkowych mogą się ustrzec przedsiębiorcy i co mogą zrobić same biura, żeby zapewnić klientom bezbłędną obsługę.
Spis treści:
- Błędy biura rachunkowego – kto za nie odpowiada?
- Odpowiedzialność biura rachunkowego za błędy a odszkodowanie
- Skarga na biuro rachunkowe
- Reklamacja na usługi księgowe biura rachunkowego
- Błędy biura rachunkowego – jak się przed nimi ustrzec?
Błędy biura rachunkowego – kto za nie odpowiada?
Odpowiedzialność biura rachunkowego za błędy wynika z odpowiedzialności kontraktowej. Ma tu zastosowanie art. 471 Kodeksu cywilnego:
„Dłużnik obowiązany jest do naprawienia szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania, chyba że niewykonanie lub nienależyte wykonanie jest następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi.”
Jednak odpowiedzialność biura rachunkowego za błędy nie jest automatyczna. Klient biura musi wykazać związek przyczynowo skutkowy pomiędzy niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem obowiązków przez biuro rachunkowe a powstałą szkodą. Będzie musiał też wskazać, jakie konkretnie błędy biura się do tego przyczyniły.
Jednym z błędów, za które biuro rachunkowe może ponosić odpowiedzialność, jest strata w majątku klienta. Taka sytuacja może wystąpić wtedy, gdy biuro przekaże nierzetelne dane do organów skarbowych, a klient otrzyma do zapłacenia np. karę grzywny lub odsetki za zaległe podatki. Należy jednak pamiętać, że pomimo błędu biura to przedsiębiorca, czyli podatnik ponosi odpowiedzialność za zobowiązania podatkowe. W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej odpowiada za nie całym swoim majątkiem.
Odpowiedzialność biura rachunkowego za błędy a odszkodowanie
To, że odpowiedzialność za zobowiązania podatkowe spoczywa na podatniku nie oznacza oczywiście, że przedsiębiorca nie może dochodzić odszkodowania od biura rachunkowego za popełnione przez nie błędy. Rzecz w tym, że w przypadku zobowiązań wobec ZUS czy urzędu skarbowego będzie musiał zapłacić za nie z własnej kieszeni, choć może oczekiwać odszkodowania np. z polisy ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej biura rachunkowego.
Innymi słowy, odszkodowanie za błędy księgowej lub księgowego z biura rachunkowego nie jest wypłacane automatycznie. Oczywiście w przypadku, gdy księgowy popełni błąd, który spowoduje szkodę finansową dla klienta, ten ma prawo do ubiegania się o odszkodowanie za błędy biura rachunkowego. W tym wypadku odpowiedzialność biura rachunkowego może wynikać z błędu nieumyślnego, ale także z rażącego niedbalstwa lub nawet celowego działania w celu wyrządzenia szkody.
W przypadku wystąpienia szkody, poszkodowany powinien jak najszybciej skontaktować się z biurem rachunkowym, aby przedyskutować sytuację i złożyć oficjalne zgłoszenie o odszkodowanie. Do likwidacji szkody niezbędny jest numer polisy OC biura rachunkowego. Może się okazać, że cała sprawa zostanie szybko wyjaśniona, a ewentualne odszkodowanie za błędy księgowej w krótkim czasie wpłynie na konto klienta.
Jednak jeśli nierzetelne biuro rachunkowe nie odpowie w zadowalający sposób lub odmówi wypłaty odszkodowania, klient może zwrócić się do sądu w celu rozwiązania sporu. W przypadku udowodnienia winy biura rachunkowego klient może oczekiwać odszkodowania, które pokryje poniesione straty. Może też dochodzić zwrotu kosztów związanych z procesem prawnym.
Skarga na biuro rachunkowe
Przedsiębiorca, który jest niezadowolony z usług biura rachunkowego, może także złożyć skargę na jego działania do Stowarzyszenia Księgowych w Polsce (SKwP). Warto jednak wiedzieć, że stowarzyszenie może podjąć interwencję tylko w stosunku do swoich członków. Nie ma instrumentów, które pozwoliłyby wpłynąć na nierzetelne biuro rachunkowe. Ponieważ wiele biur rachunkowych nie jest zrzeszonych w SkwP, taka skarga na biuro rachunkowe często może nie przynieść pożądanych rezultatów.
Reklamacja na usługi księgowe biura rachunkowego
Przedsiębiorca poszkodowany przez nierzetelne biuro rachunkowe ma także możliwość złożenia reklamacji na usługi księgowe. Odbywa się ona na podstawie przepisów określających odpowiedzialność sprzedawcy za wykonaną usługę.
Jednak przed jej wniesieniem należy dokładnie sprawdzić umowę z biurem. Stronami takiej umowy są przedsiębiorcy, a do reklamacji mają zastosowanie przepisy o rękojmi. Zgodnie z artykułem 558 Kodeksu cywilnego umowa między stronami może rozszerzyć, ograniczyć lub wyłączyć stosowanie rękojmi. Jeśli rękojmia została całkowicie wyłączona, to skarga na nierzetelne biuro rachunkowe nie zda się na zbyt wiele.
Jedyne co można zrobić w takiej sytuacji, to w zależności od rodzaju i wagi błędu popełnionego przez biuro, złożyć zawiadomienie do prokuratury lub wnieść sprawę do sądu cywilnego. Jest tak dlatego, że ograniczenie rękojmi nie wpływa na możliwość dochodzenia roszczenia regresowego.
Błędy biura rachunkowego – jak się przed nimi ustrzec?
Choć popełnianie błędów przez biura rachunkowe jest, do pewnego stopnia, nieuniknione dobre biura rachunkowe mogą podjąć działania, które pozwolą zminimalizować liczbę tego rodzaju potknięć. Także jako przedsiębiorca możesz zrobić wiele, żeby ustrzec się przed konsekwencjami błędów popełnianych przez biura rachunkowe. Warto, by obie strony zwróciły uwagę na następujące aspekty.
- Czy biuro rachunkowe korzysta z nowoczesnego oprogramowania dla biur rachunkowych?
Powszechnie wiadomo, że automatyzacja pracy księgowego zmniejsza ryzyko popełniania tzw. ludzkich błędów w rutynowych czynnościach i ułatwia terminowe wywiązywanie się z obowiązków.
Wskazówka dla biura rachunkowego: Zadbaj o to, by Twoje biuro rachunkowe korzystało z nowoczesnego oprogramowania, które automatyzuje pracę księgowych. Program księgowy, przeznaczony dla biur rachunkowych, taki jak enova365 nie tylko obsługuje wszystkie czynności, związane z rozliczaniem podatku od towarów i usług, podatku dochodowego oraz rozliczeniami kadrowo-płacowymi, ale też usprawnia obsługę księgową klientów i wymianę dokumentów. Dzięki odpowiednim zabezpieczeniom zapewnia także wysoki poziom bezpieczeństwa danych klientów, dzięki czemu minimalizuje ryzyko utraty poufnych informacji.
- Czy biuro rachunkowe umożliwia elektroniczny obieg dokumentów na linii klient-biuro rachunkowe?
Dobrą praktyką, która wspiera rzetelną obsługę klienta w biurze rachunkowym, jest wprowadzenie ułatwień w zakresie obiegu dokumentów i informacji pomiędzy klientem a księgowymi. Elektroniczny obieg dokumentów staje się już standardem w firmach i biura rachunkowe nie powinny pozostawać w tym aspekcie w tyle. Wdrażanie narzędzi, przeznaczonych dla biur rachunkowych, które ułatwiają wymianę informacji i obieg dokumentów w wersji elektronicznej usprawnia współpracę, zmniejsza ryzyko utraty dokumentów, czy błędów przy wprowadzaniu danych (bo je często eliminuje) a dla biura rachunkowego jest przewagą na konkurencyjnym rynku. Takim rozwiązaniem jest Pulpit Klienta Biura Rachunkowego enova365.
Wskazówka dla przedsiębiorcy: Zanim podpiszesz umowę z biurem rachunkowym, sprawdź, czy stosuje ono nowoczesne rozwiązania informatyczne!
- Czy umowa w przejrzysty określa zasady współpracy na linii klient-biuro rachunkowe?
Podstawą dobrej współpracy między biurem rachunkowym a klientem jest zawarcie umowy, która jasno określa obowiązki stron, niezbędne do realizacji usług, świadczonych przez biuro rachunkowe.
Jako właściciel biura rachunkowego:
- przyjrzyj się organizacji klienta i jej potrzebom,
- poznaj jej specyfikę działalności,
- porozmawiaj z klientem o jego oczekiwaniach,
- nakreśl proponowane procedury.
Zdarza się, że nastawienie właściciela i kierownictwa firmy w pewien sposób wyklucza prowadzenie satysfakcjonującej współpracy i w tym wypadku należy przemyśleć, czy warto podejmować się zlecenia. Bo choć pozyskanie nowego klienta bardzo się liczy, to jednak nie zawsze za wszelką cenę. Tym bardziej, że nieterminowe dostarczanie dokumentów dezorganizuje pracę, wymusza pośpiech i sprzyja pomyłkom.
Wskazówka dla biura rachunkowego: Kiedy podejmujesz się prowadzenia rachunkowości, od razu ustal z klientem:
- jakie dokumenty i informacje ma dostarczać,
- w jakiej postaci powinien je przekazywać,
- kiedy powinien doręczać je do biura,
- kto w firmie klienta będzie za to odpowiedzialny.
- Czy biuro rachunkowe ma renomę i wiarygodność?
Do założenia biura rachunkowego w Polsce nie są potrzebne żadne szczególne kwalifikacje. Wystarczy posiadać pełną zdolność do czynności prawnych oraz nie być skazanym prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, obrotowi gospodarczemu, mieniu lub za przestępstwo skarbowe.
W związku z tym za prowadzenie biura mogą brać się osoby, które nie posiadają do tego wystarczających kwalifikacji. To wszystko może przekładać się na błędy w prowadzeniu ksiąg rachunkowych.
Wskazówka dla przedsiębiorcy: Jako potencjalny klient, jeszcze przed podpisaniem umowy z biurem rachunkowym, sprawdź jego doświadczenie i referencje innych klientów.
- Czy biuro rachunkowe ma polisę OC?
W przypadku wystąpienia szkody, poszkodowana firma może liczyć na odszkodowanie z polisy OC biura rachunkowego. Nie każde biuro rachunkowe jednak taką polisę posiada. W przypadku biur rachunkowych, które obsługują klientów zobowiązanych wyłącznie do prowadzenia ryczałtu ewidencjonowanego lub Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów, polisa OC nie jest obowiązkowa. Jest obligatoryjna w przypadku, gdy biuro rachunkowe prowadzi pełne księgi rachunkowe.
Jeśli biuro nie ma takiej polisy lub jest ona w zbyt niskiej kwocie, to przedsiębiorca może dochodzić odszkodowania za błędy bezpośrednio z majątku biura. Jednak może to czasem wymagać wstąpienia na drogę sądową.
Wskazówka dla przedsiębiorcy: Sprawdź, czy Twoje biuro rachunkowe ma wykupioną polisę OC i w jakiej kwocie.
Ryzyko popełnienia błędów przez biuro rachunkowe da się ograniczyć!
Każdy przedsiębiorca może spotkać się z błędami ze strony biura rachunkowego, bo każde biuro rachunkowe może popełnić błędy. Żeby zminimalizować ryzyko ich popełnienia, biura rachunkowe powinny automatyzować procesy przy pomocy nowoczesnego oprogramowania dla biur rachunkowych, takiego jak enova365, umożliwiać elektroniczną wymianę dokumentów oraz jasno regulować zasady współpracy.
