Dowody księgowe to wszystkie dokumenty, które mogą stanowić podstawę zapisów w księdze rachunkowej. Mają one za zadanie udowodnić, że dana operacja gospodarcza miała miejsce w rzeczywistości. Podstawą prawną, która reguluje kwestie dowodów księgowych, jest ustawa o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. Poznaj rodzaje dowodów księgowych.
Spis treści:
- Dowód księgowy – definicja
- Rodzaje dowodów księgowych
- Jakie elementy powinien zawierać dowód księgowy?
- Cechy dowodu księgowego
- Co to jest równoważny dokument księgowy?
- Dowody księgowe w księgach rachunkowych – już znasz ich rodzaje!
Dowód księgowy – definicja
Dowody księgowe są niezbędnym elementem prowadzenia ksiąg rachunkowych. Zgodnie z postanowieniami ustawy o rachunkowości (art. 20 ust. 1)
Art. 20. 1. Do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.
Jednak każdy zapis zdarzenia musi zostać poparty dowodem księgowym. Ustawa nazywa je także dowodami źródłowymi. Dowody księgowe to określone w ustawie dokumenty księgowe, które mogą stanowić podstawę do zapisu w księdze – mówi o tym art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości:
2. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi” (…).
Czytaj także: Nota korygująca – kto ją wystawia i kiedy?
Rodzaje dowodów księgowych
Klasyfikacja dowodów księgowych została zawarta w art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Rodzaje dowodów księgowych wyróżnić można ze względu na pochodzenie. Są to:
- dowody księgowe zewnętrzne obce – pochodzą od kontrahentów,
- dowody księgowe zewnętrzne własne – przekazuje się je w oryginale kontrahentom,
- dowody księgowe wewnętrzne – dotyczą operacji wewnątrz jednostki, np. firmy.
Ustawa o rachunkowości wyróżnia także inne rodzaje dowodów księgowych takie jak (art. 20 ust. 3):
- dowód księgowy zbiorczy – służy do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;
- dowód księgowy korygujący poprzednie zapisy;
- księgowy dowód zastępczy – wystawiony do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego; art. 20 ust. 4 ustawy o rachunkowości wskazuje, że dowód księgowy zastępczy może stanowić podstawę udokumentowania operacji gospodarczej w przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego. Na zapis taki zezwala kierownik jednostki. Co ważne, zastępczy dowód księgowy nie może dotyczyć zakupów opodatkowanych VAT oraz skupu metali nieżelaznych od ludności;
- dowód księgowy rozliczeniowy – ujmuje już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.
W rachunkowości stosuje się czasem podział na dowody księgowe pierwotne oraz wtórne. Dowody pierwotne to dowody źródłowe, wtórne – zbiorcze.
Dowód księgowy – co powinien zawierać?
Zgodnie z art. 21 ust. 1 dowód księgowy powinien zawierać takie elementy jak:
Art. 21. 1. Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:
1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;
4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu;
5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano, lub od której przyjęto składniki aktywów;
6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
Tak więc, dekretacja dowodu księgowego to sposób ujęcia go w księgach rachunkowych. Utrzymanie porządku w księgach rachunkowych zapewni Ci korzystanie z odpowiedniego systemu informatycznego, takiego jak moduł Finanse i Księgowość enova365.
Ustawa określa także, że niektóre z tych elementów mogą zostać pominięte na dowodzie księgowym, jeżeli odrębne przepisy tak stanowią.
Co więcej, dowód księgowy nie musi uwzględniać wartości, gdy w procesie przetwarzania danych wyrażonych w jednostkach naturalnych dokonana zostaje ich wycena potwierdzona wydrukiem (art. 21. ust. 2)
Jeżeli dowód księgowy dotyczy walut obcych, to powinien uwzględniać ich przeliczenie na polskie złote, zgodnie z kursem, który obowiązuje w dniu przeprowadzania operacji gospodarczej. Przeliczenie takie zamieszcza się bezpośrednio na dowodzie, chyba że system przetwarzania danych zapewnia automatyczne przeliczenie – wtedy dokonanie tego przeliczenia powinno być potwierdzone odpowiednim wydrukiem (art. 21. ust. 3).
Podpisy na dowodach księgowych mogą być zastąpione znakami umożliwiającymi identyfikację osoby wystawiającej dowód oraz osoby, której go wydano. Tak więc wystarczy uwierzytelnić go parafą. Wyjątek od tej zasady stanowią:
- przekazanie lub przejęcie składnika aktywów,
- przeniesienie prawa własności gruntu lub użytkowania wieczystego,
- dowód księgowy zastępczy.
Na tych elementach musi znaleźć się pełny podpis osób określonych w art. 21 ust 1 pkt 5.
Czytaj także: Nota uznaniowa – kto ją wystawia i kiedy?
Cechy dowodu księgowego
Cechy dowodu księgowego określone w ustawie o rachunkowości to przede wszystkim:
- rzetelność – art. 22 ust 1. definiuje, że rzetelność to zgodność z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej; aby potwierdzić rzetelność dowodu księgowego, powinien zawierać wszystkie niezbędne elementy, co wiąże się z kolejną cechą, którą jest…
- kompletność – dowód księgowy musi uwzględniać elementy określone w art. 21 ustawy,
- brak błędów rachunkowych,
- brak przeróbek oraz wymazywania.
A co jeżeli na dokumencie pojawią się błędy? Omyłki zdarzają się często. Dlatego ustawodawca przewidział i taką ewentualność. Skorygowanie błędu w dowodach księgowych zewnętrznych obcych oraz własnych może być dokonane wyłącznie przez wysłanie kontrahentowi sprostowania w formie dokumentu. Powinno ono zawierać uzasadnienie wprowadzania korekty. (art. 22 ust. 2).
Kwestia poprawek zupełnie inaczej wygląda przy dowodach wewnętrznych. Tu dopuszczalne są skreślenia błędnej treści czy kwoty. Jednak ważne jest zachowanie czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb. Na dokumencie powinna zostać wpisana poprawna treść, która będzie oznaczona datą poprawki oraz podpisem osoby upoważnionej do jej dokonania. Nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr. (art. 22 ust. 3)
Co to jest równoważny dokument księgowy?
Ustawa o rachunkowości przewiduje także, że zapisy w księgach rachunkowych, dokonane za pomocą urządzeń łączności, informatycznych nośników czy oprogramowania na podstawie informacji zawartych już w księgach mogą zostać uznane za równoważne dowody księgowe, jeżeli spełniają łącznie warunki (art. 20 ust. 5), czyli:
1) uzyskają one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych;
2) możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie;
3) stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów;
4) dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych.
Dowody księgowe w księgach rachunkowych – już znasz ich rodzaje!
Prowadzenie ksiąg rachunkowych w przedsiębiorstwie wymaga skrupulatności oraz należytej uwagi. Każda operacja gospodarcza, zakup, opłacenie faktury, zbycie własności etc. powinna zostać ujęta w księgach przez prowadzenie zapisu. Ten może powstać jedynie na podstawie dowodu księgowego, czyli dokumentu, który potwierdza rzetelność operacji. Klasyfikacja dowodów księgowych została ściśle określona przez ustawodawcę w ustawie o rachunkowości.
Prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz zarządzanie finansami firmy ułatwi Ci informatyczny system rachunkowy. Przekonaj się, jak działa moduł Finanse i Księgowość enova365. Umów się na prezentację z naszym konsultantem lub przetestuj nasz system za darmo przez 14-dni. Uruchom darmowe demo już dziś!
