Nota korygująca to sposób na wprowadzenie poprawek do faktury. Dokumentu tego nie księguje się jednak. Nota korygująca do faktury wystawiana jest z reguły przez nabywcę i musi być zaakceptowana przez sprzedawcę. W obecnym stanie prawnym Krajowy System e-Faktur nie przewiduje możliwości wystawiania not korygujących do faktury ustrukturyzowanej. Dowiedz się więcej, jak wygląda nota korygująca, kto wystawia taki dokument i jakie warunki musi spełniać.
Spis treści:
- Nota korygująca – co to jest?
- Nota korygująca – kto wystawia ten dokument?
- Kiedy można wystawić notę korygującą?
- Jak wystawić notę korygującą?
- Czy trzeba wystawić notę korygującą?
- Nota korygująca a KSeF
- Nota korygująca – wiesz już o niej wszystko!
Nota korygująca – co to jest?
Nota korygująca to dokument stosowany w księgowości, służący do poprawienia błędów lub dokonania zmian we wcześniej zaksięgowanych fakturach. Możliwość wystawienia noty korygującej przewiduje ustawa o VAT w art. 106k.
1. Nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę zawierającą pomyłki, z wyjątkiem pomyłek w zakresie danych określonych w art. 106e ust. 1 pkt 8-15, może wystawić fakturę nazywaną notą korygującą.
2. Faktura, o której mowa w ust. 1, wymaga akceptacji wystawcy faktury.
3. Faktura, o której mowa w ust. 1, powinna zawierać:
1) wyrazy „NOTA KORYGUJĄCA”;
2) numer kolejny i datę jej wystawienia;
3) imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy i numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, a także numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej;
4) dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura, o której mowa w ust. 1, określone w art. 106e ust. 1 pkt 1-6;
5) wskazanie treści korygowanej informacji oraz treści prawidłowej.
4. Przepisy ust. 1-3 nie naruszają przepisów dotyczących wystawiania faktur korygujących.
Wystawienie noty korygującej ma przede wszystkim na celu wyeliminowanie błędów, które znalazły się w fakturze kosztowej czy nawet w fakturze korygującej. Co ważne – noty takiej się nie księguje.
Noty korygującej nie należy mylić z fakturą korygującą. To 2 odrębne dokumenty księgowe. Fakturę korygującą wystawia się gdy (art. 106j. ustawy o VAT):
- podstawa opodatkowania lub kwota podatku wskazana w fakturze uległa zmianie,
- (uchylony)
- dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań,
- dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4,
- stwierdzono pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji faktury
Faktura korygująca powinna zawierać:
2) numer kolejny oraz datę jej wystawienia;
2a) numer identyfikujący w Krajowym Systemie e-Faktur fakturę, której dotyczy faktura korygująca – w przypadku faktury korygującej w postaci faktury ustrukturyzowanej;
3) dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca: a) określone w art. 106e ust. 1 pkt 1–5, b) nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych korektą;
4) (uchylony)
5) jeżeli korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego – odpowiednio kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej;
6) w przypadkach innych niż wskazane w pkt 5 – prawidłową treść korygowanych pozycji.
Dodatkowo można ją opatrzyć frazą “FAKTURA KORYGUJĄCA” lub “kOREKTA”, a także opisaniem przyczyny wystawiania korekty.
Nota korygująca może dotyczyć tak faktury zwykłej, jak i faktury korygującej.
Nota korygująca – kto wystawia ten dokument?
Kto wystawia notę korygującą? Jak przewiduje art. 106k. ust. 1. ustawy o VAT notę korygującą wystawia nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę zawierającą omyłki lub błędy. Aby wystawić notę korygującą, należy uzyskać zgodę sprzedawcy, czyli podmiotu wystawiającego fakturę (art. 106k. ust. 2).
Nabywca może wystawić notę korygującą kiedykolwiek – nie spoczywa na nim żadne ograniczenie czasowe. Notę może wystawić, kiedy zauważy błąd, nawet po kilku miesiącach od transakcji.
Kiedy można wystawić notę korygującą?
Nota korygująca do faktury może zostać wystawiona przez nabywcę wtedy, kiedy błąd czy omyłka dotyczą opisowych części faktur, takich jak:
- nieprawidłowy adres sprzedającego lub nabywcy towaru, lub usługi,
- błędny NIP,
- niewłaściwie określone daty wystawienia, sprzedaży lub płatności faktury,
- błędne oznaczenie towaru lub usługi,
- zły numer rejestracyjny pojazdu w przypadku sprzedaży paliw.
Nota korygująca do faktury nie może zostać wystawiona, jeżeli do usunięcia błędów potrzebna jest faktura korygująca. Tę wystawia się natomiast w sytuacjach, kiedy sprostować trzeba:
- jednostki miary i ilości dostarczonych towarów lub wykonanych usług,
- cen jednostkowych towarów lub usług netto, czyli przed naliczeniem podatku,
- wartości upustów lub obniżek po wystawieniu faktury,
- zwrotu towaru lub zapłaty (nawet częściowo),
- błędy rachunkowe np. pomyłkę w naliczeniu stawki VAT, podana zła wartość towaru bądź usługi.
Należy pamiętać, że wystawienie noty korygującej nie może doprowadzić do zmiany przedmiotu umowy sprzedaży. Nota zawiera więc jedynie korektę danych, które nie są istotne z punktu widzenia całej transakcji. Gdy na fakturze błędne są wszystkie dane nabywcy czy sprzedawcy, nie można naprawić tego notą korygującą. W takim wypadku sprzedawca musi wystawić fakturę korygującą i zaksięgować ją zgodnie z art. 106j.
Jak wystawić notę korygującą?
Wzór noty korygującej opisuje artykuł 106k. ust 3. ustawy o VAT. Jej niezbędnymi elementami są:
- nazwa “Nota korygująca”,
- kolejny numer i data jej wystawienia,
- imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywców,
- adresy podatnika i nabywców,
- numery, za pomocą których podatnik i nabywca są identyfikowani na potrzeby podatku,
- dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca, określone w art. 106e. pkt 1-6, czyli:
1) datę wystawienia;
2) kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
3) imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
4) numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a;
5) numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b;
6) datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
- informację dotyczącą treści korygowanej oraz nową, poprawną treść.
Tak sformułowaną notę korygującą wraz z kopią należy przedstawić wystawcy faktury do akceptacji. Przepisy nie określają, w jakiej formie podatnik ma udzielić akceptacji. Istnieje domniemanie się, że może być to podpis, a w praktyce często uznaje się, że wystarczająca jest nawet akceptacja w korespondencji mailowej.
Notę korygującą najszybciej wystawisz za pomocą programu księgowego. Przetestuj moduł Księgowość enova365 i zobacz, jak szybko skorygujesz wszelkie omyłki kontrahenta. Sprawnie działający system do rachunkowości pozwoli Ci też uniknąć pomyłek, dzięki czemu Twoja firma nie będzie musiała otrzymywać not korygujących.
Czy trzeba wystawić notę korygującą?
Co do zasady, ten, kto wystawia notę korygującą, nie jest zobowiązany do jej wystawienia. Zgodnie z Interpretacją indywidualną z 30 listopada 2015 r., nr IPPP1/4512-979/15-3/AŻ – Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie:
”Błędne dane adresowe przy jednoczesnej prawidłowej nazwie oraz prawidłowym numerze NIP są jedynie wadą techniczną, niewyłączającą możliwości prawidłowego określenia nabywcy towaru, a jednocześnie pozostającą bez znaczenia dla wysokości zobowiązania podatkowego.[…] Nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę zawierającą pomyłki dotyczące jakiejkolwiek informacji wiążącej się zwłaszcza ze sprzedawcą lub nabywcą, lub oznaczeniem towaru, lub usługi, z wyjątkiem pomyłek w pozycjach faktury określonych w art. 106e ust. 1 pkt 8-15, zgodnie z art. 106k ust. 1 ustawy może wystawić fakturę nazywaną notą korygującą, ale nie jest to jego obowiązkiem”.
Z tej indywidualnej interpretacji wynika więc, że o ile faktura nie zawiera pomyłek skutkujących tym, że faktury nie można poprawnie rozliczyć, nie musi ona być korygowana. Jednocześnie nota korygująca nie ma charakteru obligatoryjnego, a jedynie fakultatywny i jest przywilejem nabywcy, a nie jego obowiązkiem.
Nota korygująca a KSeF
Krajowy System e-Faktur nie przewiduje możliwości wystawienia noty korygującej. Co do zasady, zamysł wystawiania faktur ustrukturyzowanych ma wyeliminować możliwość popełniania błędów i omyłek. Dlatego też nota korygująca online nie jest przewidziana przez KSeF.
Nota korygująca – wiesz już o niej wszystko!
Nota korygująca to sposób na korektę mniej istotnych omyłek, które pojawić się mogą w fakturze, także w fakturze korygującej. Wystawiana jest przez nabywcę i wymaga akceptacji sprzedawcy. Ustawa o VAT określa wzór faktury korygującej oraz okoliczności, w jakich można ją wystawić. Korzystanie z opcji noty korygującej jest fakultatywne, a nie obligatoryjne.
Aby szybko i sprawnie wystawić fakturę korygującą, także w systemie KSeF, możesz skorzystać z indywidualnego systemu księgowego (moduł Księgowość enova365). Oprogramowanie pomoże Ci także w razie potrzeby wystawić notę korygującą.
Sprawdź, jak enova365 sprawdzi się w Twoim przedsiębiorstwie. Wypróbuj bezpłatne demo lub umów się na rozmowę z naszym konsultantem!
