Standardy obsługi klienta w biurze rachunkowym – jak je podnieść?

Standardy obsługi klienta w biurze rachunkowym – jak je podnieść?

Klientom trudno podjąć decyzję o zmianie biura rachunkowego na inne, jeżeli wszelkimi sposobami ułatwia im ono życie. Dlatego warto zadbać o nowoczesne standardy obsługi klienta. Jakie są obecnie te standardy? Jak w ich podniesieniu pomaga enova365?

Spis treści:

Najważniejsze informacje:

  • Dostępność 24/7, współpraca księgowego i klienta w czasie rzeczywistym, zapewnienie wysokiego poziomu bezpieczeństwa danych oraz przejrzystych cen – to obowiązujące już obecnie standardy obsługi klienta w biurze rachunkowym.
  • Żeby zapewnić klientom odpowiednie standardy obsługi, w biurze rachunkowym warto wdrożyć portal umożliwiający wymianę plików i informacji z klientami oraz rozwiązania, pozwalające na automatyzację pracy księgowych. 
  • Udostępnianie klientom informacji księgowych w specjalnym portalu klienta (np. Pulpicie Klienta Biura Rachunkowego enova365) podnosi konkurencyjność biura rachunkowego, zwiększa bezpieczeństwo przekazywanych informacji i pozwala zaoszczędzić czas pracownika przeznaczony na komunikację z klientem.
  • Klient korzystający z Pulpitu Klienta Biura Rachunkowego ma dostęp do niezbędnych informacji w jednym miejscu, z dowolnego urządzenia i o dowolnej porze. Ponadto może samodzielnie przygotowywać niektóre wydruki dla zewnętrznych instytucji oraz realizować przelewy bankowe.

Czym są standardy obsługi klienta?

Standardy obsługi klienta to zestaw zasad, obowiązujących w firmie, które określają sposób kontaktowania się z klientem i odpowiadania na jego oczekiwania. Czas odpowiedzi na zapytania klienta, zrozumienie jego potrzeb, sposób wywiązywania się z umowy oraz efektywność tych działań są ważnymi elementami budowania bliższej relacji z klientami. 

Jak to ma miejsce w większości branż, także podniesienie jakości obsługi klienta w biurze rachunkowym może skutkować długotrwałym, skalowalnym wzrostem, bo zadowoleni klienci mogą stać się motorami wzrostu z wielu powodów. Po pierwsze, mogą być źródłami dobrych opinii o biurze rachunkowym i polecać je innym firmom, co ułatwia biuru zdobywanie nowych klientów. Często są także otwarci na nowe sposoby współpracy z biurem, co pozwala tym biznesom na poszerzenie zakresu usług. 

Kiedy jednak można powiedzieć, że biuro rachunkowe ma nowoczesne standardy obsługi klienta? Czy wystarczy strona internetowa, która zawiera najważniejsze informacje czy potrzebne są bardziej zaawansowane działania? Sprawdźmy, jakie są standardy obsługi klienta w biurze rachunkowym.

Jakie są nowoczesne standardy obsługi klienta w biurze rachunkowym?

Oczekiwania klientów wobec biur rachunkowych dobrze podsumowuje raport Wolters Kluwer „2024 Accounting Industry Report”. Wynika z niego, że najważniejsze oczekiwania klientów wobec biur rachunkowych obejmują między innymi.

  • Dostępność 24/7 – klienci chcą mieć dostęp do swoich danych księgowych i finansowych przez cały czas, z dowolnego miejsca i z dowolnego urządzenia.
  • Współpraca w czasie rzeczywistym – klienci biur rachunkowych nie chcą mieć żadnych opóźnień w dostępie do informacji – na przykład otrzymywać informacji e-mailem. Preferują stały dostęp do ważnych plików i danych oraz sytuację, w której wszystkie są dostępne w jednym miejscu. 
  • Bezpieczeństwo danych – klienci biur rachunkowych obawiają się o bezpieczeństwo swoich danych. Dlatego oczekują, że biura rachunkowe zastosują zabezpieczenia, które uniemożliwią dostęp do danych osobom trzecim.
  • Przejrzystość cen – klienci chcą wiedzieć dokładnie, za co płacą i mieć pewność, że wszystkie swoje obowiązki biuro rachunkowe wypełnia na czas i efektywnie.

To jednak nie wszystkie wymagania stawiane biurom rachunkowym przez klientów. Coraz częściej podkreślają oni, że oczekują spersonalizowanej obsługi. Standardowe pakiety usług często już nie wystarczają. 

Ponadto coraz więcej klientów biur rachunkowych wskazuje, że zakres usług biura rachunkowego powinien obejmować także doradztwo finansowe. Innymi słowy, firmy nie chcą już, tylko żeby biura rachunkowe pomagały im rozliczać podatki. Chcą móc rozumieć swoją sytuację finansową i korzystać ze wskazówek, jak ją poprawić.

Jakie funkcje programów dla biur rachunkowych pomagają wdrożyć nowoczesne standardy obsługi klienta?

Badania prowadzone w ostatnich latach potwierdzają trwającą ewolucję w standardach obsługi klienta w biurach rachunkowych. Podkreślają też, że kluczową rolę w podniesieniu tych standardów odgrywają nowoczesne rozwiązania technologiczne. To znaczy, że bez nowoczesnego oprogramowania nie da się osiągnąć satysfakcjonującego poziomu obsługi klienta w biurach rachunkowych. Jakie technologiczne możliwości programów dla biur rachunkowych powinny się znaleźć w centrum Twojego zainteresowania?

  • Portal umożliwiający wymianę danych, plików i informacji z klientami – pozwalający na efektywną, wygodną i szybką obsługę klientów przez 24 godziny na dobę. Zrewolucjonizowały one branżę księgowości, bo umożliwiają przekazywanie plików oraz informacji między księgowymi i klientami biur rachunkowych, jednocześnie gwarantując bezpieczeństwo danych.
  • Automatyzacja pracy księgowych – robotyzacja procesów powoduje, że księgowi nie muszą już wykonywać wielu rutynowych, powtarzalnych działań, bo robią to za nich odpowiednie programy. Chodzi tutaj nie tylko o pracę dla klienta, taką jak prowadzenie ksiąg rachunkowych, ale także, na przykład, udzielanie odpowiedzi na rutynowe zapytania – zamiast księgowych mogą to robić chatboty. Wprowadzenie takich rozwiązań uwalnia czas księgowych, który można wykorzystać na bardziej kreatywną pracę. 
  • Wysoki poziom bezpieczeństwa danych – ochrona danych finansowych klientów to absolutny priorytet, który wymaga zastosowania skutecznych środków ochrony danych. Celem jest zapewnienie poufności i bezpieczeństwa przekazywanych informacji oraz zdobycie zaufania klientów. Taki poziom bezpieczeństwa zapewnia nowoczesne oprogramowanie od renomowanych dostawców.

Czytaj także: System finansowo-księgowy a system ERP dla biura rachunkowego – czym się różnią?

Jak obsługiwać klienta w biurze rachunkowym przy wsparciu enova365?

Z myślą o biurach rachunkowych, eksperci enova365 stworzyli specjalny pakiet oprogramowania, wyposażony w funkcje, które usprawniają pracę biur rachunkowych i pozwalają na podniesienie w nich standardów obsługi klienta. 

1. Pulpit Klienta Biura Rachunkowego

Pulpit Klienta Biura Rachunkowego to platforma elektronicznej wymiany informacji, która umożliwia wspólną pracę księgowego i klienta w trybie online. Użytkownikiem Pulpitu Klienta Biura Rachunkowego jest właściciel lub pracownik firmy, będącej klientem biura rachunkowego. W Pulpicie Klienta Biura Rachunkowego, klient biura może m.in.: 

  • wystawiać faktury sprzedaży – zaraz po wystawieniu trafią one do bazy klienta w biurze rachunkowym,
  • oznaczać kartoteki towarowe kodami GTU niezbędnymi do przygotowania w biurze JPK,
  • przekazywać dokumenty kosztowe do biura zbiorczo jako paczki plików PDF, JPG itp. lub pojedynczo, jednocześnie uzupełniając potrzebne informacje, np. opisując odpowiednio koszty, co pozwala księgowym przyporządkować je do MPK,
  • pobierać plik z przelewami gotowymi do realizacji w banku, 
  • przeglądać i samodzielnie drukować rejestry i ewidencje (np. rejestr VAT, KPiR, inwentarz),
  • przeglądać zestawienia przygotowane i opublikowane przez biuro rachunkowe (np. bilans, rachunek wyników itp.), 
  • zobaczyć, jakie są aktualne kwoty podatków i składek do zapłaty.

Klient ma w Pulpicie Klienta Biura Rachunkowego także wgląd w informacje na temat faktycznej pracy biura rachunkowego w programie na rzecz klienta. Mogą to być statystyki, informujące o liczbie dodanych dokumentów, zapłat w wyciągu bankowym/raporcie kasowym, zapisów, dekretów oraz utworzonych dokumentów amortyzacji.

Dzięki mechanizmom kontrolnym oraz zbiorze ostrzeżeń wbudowanym w system enova365, klienci biur mają większą kontrolę nad danymi, a ryzyko popełnienia przez nich błędu jest mniejsze

Z drugiej strony, dzięki włączeniu klienta do pracy – np. w zakresie wprowadzania dokumentów – księgowi mają mniej obowiązków i mogą się skupić na działaniach księgowych, a biuro może lepiej dopasować cennik usług księgowych do klienta.

2. Praca na wielu bazach

Obsługa wielu klientów biura rachunkowego przebiega w enova365 szybciej dzięki możliwości pracy na wielu bazach. Przyjmowanie do rozliczenia nowych klientów odbywa się sprawniej, dzięki zdefiniowanym wzorcom, które dostarcza producent lub wdrożeniowiec, a które można zastosować w nowej bazie. Tak samo już właściwe księgowanie i rozliczanie wielu firm jest wspierane np. przez możliwości wykonywania czynności zbiorczo oraz sprawnego przechodzenia do wybranych baz. 

Moduł enova365 Praca na wielu bazach pozwala, na przykład, na jednoczesną wysyłkę e-deklaracji dla wielu klientów, albo automatyczne generowanie wielu list płac jednocześnie. Program automatyzuje też ewidencjonowanie i dekretację dokumentów.

Czytaj także: Obsługa wielu klientów biura rachunkowego, czyli praca z wieloma bazami danych

3. Inne funkcje wspierające automatyzację księgowań i innych rutynowych prac księgowych

Opcji automatyzacji pracy w enova365 jest tak dużo, że nie sposób ich wszystkich tutaj wymienić. Dlatego wspomnimy tylko o webservice, umożliwiającym wykonywanie szybkich przelewów, elektronicznych wyciągach bankowych, które pozwalają na automatyczne wczytywanie do systemu wyciągów bankowych, pobranych ze strony banku, importach księgowych oraz EDI, która umożliwia wymianę danych komputer-komputer.

Pracę księgowych w enova365 przyspieszają także matryce typowych dokumentów zakupu/ sprzedaży czy zapłat. Matryce są uzupełnione danymi, które są powtarzalne dla danego dokumentu, a księgowy wprowadza tylko pozostałe informacje (np. numer i datę). 

Kolejna funkcja, która usprawnia pracę księgowych, umożliwiając sprawniejszą obsługę klienta to kopiowanie dokumentów. W trakcie odtwarzania dokumentów księgowy może skopiować cały dokument lub jego wybrany element. Funkcjonalność ta wspomaga także oznaczanie dokumentów na potrzeby tworzenia pliku JPK_V7M i JPK_V7K. Dokumenty mogą być oznaczane także jako szablony do kopiowania, dzięki czemu cały proces przebiega jeszcze szybciej.

Oprogramowanie enova365 umożliwia także automatyzację księgowań, dzięki mechanizmowi schematów księgowych. 

Jak wdrożenie enova365 podniosło standardy obsługi klienta w biurze rachunkowym – case study NovaFakt

Biuro rachunkowe NovaFakt jest przykładem firmy, której udało się wdrożyć nowoczesne standardy obsługi klienta. Narzędziem, które zrewolucjonizowało ten proces okazał się Pulpit Klienta Biura Rachunkowego enova365. Przed jego wdrożeniem firma musiała wysyłać dużą liczbę wiadomości e-mail, żeby przekazać klientom wszystkie konieczne informacje. Co więcej, e-maile musiały być dzielone według grup klientów, co nie ułatwiało zadania. 

Nie mieliśmy sprawdzonego sposobu weryfikacji czy dany klient wyraża zgodę na otrzymywanie takich maili. Naszym ówczesnym rozwiązaniem było wykonywanie tego manualnie, i zapisywanie sobie w bazie, które osoby nie wyrażają zgody– mówi prezes zarządu NovaFakt Katarzyna Lubojańska. 

Taki sposób pracy był nie tylko czasochłonny, ale też obarczony dużym ryzykiem pojawienia się błędu.  

Wdrożenie Pulpitu Klienta Biura Rachunkowego enova365 usprawniło bardzo ten proces. 

Dzięki temu rozwiązaniu nie spędzamy nadmiernego czasu na wysyłce maili […] Nie odbieramy telefonów od osób poirytowanych mailami, ponieważ takie już nie istnieją. 

W przyszłości możemy stworzyć grupę bliskich klientów, którym to wysyłalibyśmy informacje o dodatkowych promocjach. Nie musielibyśmy się martwić, czy wysłaliśmy je do wszystkich i czy przypadkiem nie zostały wysłane do niewłaściwych. Wszystko dlatego, że takie problemy przestały istnieć” − wyjaśnia prezes NovaFakt.

Zrób krok w kierunku zwiększenia zadowolenia klientów

Wiesz już jak obsługiwać klientów i dlaczego warto podnieść standardy obsługi klienta w biurze rachunkowym. Pora na kolejny krok – bliższe poznanie rozwiązań technologicznych, które to umożliwiają. Żeby to zrobić umów się niezobowiązującą prezentację, podczas której nasz ekspert wyjaśni Ci, w jaki sposób enova365 może wesprzeć Twoją firmę.  

Bibliografia:

Raport Wolters Kluwer „2024 Accounting Industry Report

ikona demo systemu ERP enova365
Wersja demo systemu enova365

Przetestuj produkt enova365 i poznaj jego możliwości

prezentacja
Umów bezpłatną prezentację

Spotkaj się z Autoryzowanym Partnerem enova365