Postępująca cyfryzacja polskiego biznesu z roku na rok powoduje znaczące zmiany mające być ułatwieniem zarówno dla kupujących, jak i sprzedających. Jedną z najważniejszych jest bez wątpienia e-paragon, który może wkrótce wyprzeć swoją papierową wersję.
Spis treści:
- Co to jest e-paragon?
- E-paragon – od kiedy można do wystawić?
- Jak wystawić e-paragon?
- Jak dostarczyć kupującemu e-paragon?
- E-paragon a drukarka fiskalna
Najważniejsze informacje:
- Podstawą prawną stosowania e-paragonów jest rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29.04.2019 r. w sprawie kas rejestrujących i jego zmiana z 25.04.2020 r. Wprowadza ono pojęcie dokumentu elektronicznego (e-paragonu).
- Paragony elektroniczne można wystawiać od 15 września 2023.
- Możliwość anonimowego wystawiania e-paragonów z wykorzystaniem kodu kreskowego zapewnia platforma HUB Paragonowy oraz aplikacja mobilna e-paragony 2.0 udostępniona przez Ministerstwo Finansów.
- Żeby móc wystawiać e-paragony warto sprawdzić, czy posiadane drukarki fiskalne umożliwiają wysyłkę e-paragonów do HUB-a paragonowego Ministerstwa Finansów.
Co to jest e-paragon?
E-paragon jest elektroniczną wersją dokumentu fiskalnego, który jest bardzo dobrze znany. Otrzymujesz go przy okazji prywatnych zakupów jako potwierdzenie zawarcia transakcji. Paragon elektroniczny ma być jego odpowiednikiem wystawianym przez specjalne kasy online, przesyłanym (na życzenie kupującego) na wybrany przez niego adres e-mail bądź numer telefonu oraz do Centralnego Repozytorium Kas (CRK).
Oznacza to, że w przeciwieństwie do paragonu standardowego, nie ma potrzeby jego wydruku. Zgodnie z § 25 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących e-paragon powinien zawierać dokładnie takie same informacje, jakie znajdują się na paragonie papierowym, czyli:
- nazwę podatnika wraz z adresem punktu sprzedaży lub adresem siedziby podatnika,
- NIP podatnika,
- kolejny numer wydruku,
- datę, godzinę i minutę wydruku dokumentu,
- nazwę „Paragon fiskalny”,
- cenę towaru lub usługi i jego/jej nazwę umożliwiającą identyfikację,
- cenę jednostkową towaru lub usługi,
- ilość i wartość sumaryczną sprzedanego towaru lub wykonanej usługi,
- wartości wszelkich udzielonych rabatów,
- wartość podatków dla poszczególnych pozycji paragonu,
- sumę podatków,
- łączną wartość sprzedaży brutto,
- numer kasy i oznaczenie kasjera (gdy jest więcej niż jedno stanowisko kasowe),
- NIP nabywcy (na jego żądanie).
Wśród zalet e-paragonu dla sprzedawcy można wymienić oszczędność kosztów, lepszą integrację e-paragonów z systemami księgowymi oraz łatwiejszą analizę sprzedaży na podstawie wystawionych dokumentów.
Nabywca z kolei może w prosty sposób przechowywać e-paragony (np. przy pomocy aplikacji) i łatwiej korzystać z reklamacji i ze zwrotów. Ponadto brak konieczności drukowania papierowego dokumentu jest lepszy dla środowiska.
E-paragon – od kiedy można go wystawić?
Podstawą prawną, która umożliwia wystawianie e-paragonów, jest pakiet SLIM VAT 3, czyli nowelizacja ustawy o VAT z 26 maja 2023 roku. Zakłada ona, że paragony elektroniczne można wystawiać od 15 września 2023.
Czytaj także: Pakiet SLIM VAT 3 – od kiedy? Co się zmienia?
W celu wystawienia e-paragonu konieczne jest (zgodnie z art. 111 ust 3a pkt 1 ustawy o VAT) uzyskanie zgody nabywcy, która może zostać wyrażona:
- przy jednoczesnym zaakceptowaniu regulaminu sprzedaży, w ramach którego została ona uwzględniona (musi on mieć jednak zapis pozwalający na rezygnację z niej),
- w momencie dokonywania zakupu, np. poprzez ustne potwierdzenie lub (w przypadku zakupów online) wybór opcji „e-paragon” w systemie transakcyjnym sklepu,
- za pośrednictwem aplikacji bądź strony internetowej (np. poprzez wypełnienie dedykowanego formularza).
Jak wystawić e-paragon?
Wspomniana wyżej zgoda nie jest jedynym wymogiem pozwalającym na to, by móc wprowadzić e-paragon. Jak wystawić go w pełni poprawnie?
15 września 2023 r. Ministerstwo Finansów udostępniło platformę o nazwie HUB Paragonowy oraz aplikację mobilną e-paragony 2.0. Założeniem tego rozwiązania jest możliwość anonimowego wystawiania e-paragonów z wykorzystaniem kodu kreskowego generowanego w aplikacji mobilnej e-paragony 2.0.
Kod generowany jest przez użytkownika aplikacji (kupującego), który podaje go do zeskanowania sprzedawcy. Po zeskanowaniu kodu kasa lub drukarka fiskalna prześle paragon w postaci elektronicznej do HUB-a Paragonowego, gdzie będzie on przechowywany przez okres 30 dni.
Użytkownik aplikacji e-paragony 2.0 ma możliwość pobrania paragonu oraz zapisania go na urządzeniu mobilnym lub w chmurze. Sama aplikacja pozwala także na digitalizację paragonów w formie papierowej.
Co jednak istotne, rozwiązanie zaproponowane przez Ministerstwo Finansów ma charakter dobrowolny. Oznacza to, że sprzedawcy mogą wystawiać e-paragony wykorzystując w tym celu własne aplikacje np. w powiązaniu z prowadzonymi programami lojalnościowymi. Możliwe jest także wystawianie paragonów wyłącznie w formie papierowej np. jeżeli sprzedawca nie posiada drukarki wspierającej komunikację z rządowym HUB-em Paragonowym.
Sprawdź, jakie rozwiązania ma dla Twojego biznesu enova365 w zakresie e-commerce.
Jak dostarczyć kupującemu e-paragon?
Przepisy prawa określają 3 różne rozwiązania dotyczące sposobu dostarczenia e-paragonu. Nabywca powinien samodzielnie wybrać jeden z nich:
- dostarczenie SMS na podany numer telefonu,
- dostarczenie w wiadomości e-mail,
- dostarczenie do odpowiedniej aplikacji w urządzeniu mobilnym.
Ten trzeci sposób wydaje się ciekawą możliwością dla wszystkich osób, które chcą mieć porządek w swoich dokumentach. Na rynku istnieje obecnie kilka tego rodzaju rozwiązań, a jednym z ważniejszych jest aplikacja „E-paragony” dostępna w AppStore i Google Play, przygotowana przez Ministerstwo Finansów.
E-paragon a drukarka fiskalna
„Pomimo, że HUB paragonowy został uruchomiony we wrześniu 2023 roku, na razie nie wszystkie kasy i drukarki fiskalne zostały dostosowane do komunikacji z tą platformą. Proces dostosowania urządzeń fiskalnych wymaga uwzględnienia nowych protokołów komunikacyjnych oraz uzyskania homologacji Głównego Urzędu Miar.
Pierwsze urządzenia umożliwiające wysyłkę e-paragonów do HUB-a Ministerstwa Finansów pojawiły się na rynku pod koniec roku 2023. Przewidujemy, że w roku 2024 lista urządzeń dostosowanych do komunikacji z rządową platformą do obsługi e-paragonów będzie się sukcesywnie zwiększać” – mówi Piotr Świergoń z enova365.
Wysyłkę e-paragonów na platformę rządową umożliwiają tylko wybrane modele drukarek fiskalnych. Jeżeli chcesz zacząć więc wystawiać e-paragony zweryfikuj, czy posiadane przez Ciebie urządzenia umożliwiają wysyłkę e-paragonów do HUB-a paragonowego Ministerstwa Finansów.
System enova365 współpracuje z najpopularniejszymi modelami drukarek fiskalnych dostępnych na rynku. Parametry komunikacji z tymi urządzeniami oraz listy nowych urządzeń współpracujących z enova365 są aktualizowane w kolejnych wersjach programu.
Zachęcamy do sprawdzenia systemu enova365 w ramach wersji testowej. Zapraszamy również do lektury naszego bloga. Znajdziesz tu wiele ciekawych artykułów związanych z nowościami w przepisach prawnych dla finansów i księgowości.
