Coraz więcej działań biznesowych możemy wykonać elektronicznie. Narzędzie, jakim jest podpis kwalifikowany, pozwala na podpisywanie dokumentów w wersji cyfrowej. Co to jest podpis elektroniczny, jak go uzyskać i do czego się przyda? Czytaj w artykule!
Spis treści:
- Podpis elektroniczny – co to jest?
- Jak uzyskać podpis elektroniczny?
- Ile kosztuje podpis elektroniczny?
- Podpis elektroniczny – do kiedy jest ważny?
- Jak długo czeka się na podpis elektroniczny?
Podpis elektroniczny – co to jest?
Podpis elektroniczny to cyfrowy odpowiednik podpisu, jaki umieszczamy na papierze, np. umowie lub fakturze. Jeszcze do 2016 roku mógł występować w jednym z trzech wariantów, np. jako: standardowy podpis elektroniczny (cyfrowa deklaracja tożsamości podpisującego np. w formie imienia i nazwiska lub faksymile), elektroniczny podpis zaawansowany (trudniejszy do sfałszowania cyfrowy zapis tożsamości podpisującego) lub podpis kwalifikowany (podpis spełniający wysokie standardy bezpieczeństwa, działający na zasadzie certyfikatu wystawionego na daną osobę i zapisanego na jej karcie kryptograficznej).
1 lipca 2016 roku weszło w życie Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie identyfikacji elektronicznej. Regulacja ta, zwana eIDAS, wprowadziła na terenie całej Unii Europejskiej ujednolicenie w kwestii cyfrowego potwierdzenia tożsamości. Od tego momentu weryfikacja podpisu elektronicznego nie stanowi już żadnego problemu, a cyfrowe wersje dokumentów są tak samo ważne, jak ich papierowe odpowiedniki.
Rozporządzenie eIDAS zakłada, że podpis elektroniczny (lub inaczej podpis kwalifikowany) jest równoznaczny podpisowi własnoręcznemu pod warunkiem że:
- jest przyporządkowany wyłącznie do osoby go składającej,
- został złożony za pomocą dedykowanych narzędzi weryfikujących jego poprawność,
- jest powiązany z podpisywanymi danymi w taki sposób, że jakakolwiek ingerencja w tę strukturę zostałaby rozpoznana.
Posiadając podpis elektroniczny kwalifikowany, masz możliwość podpisywania praktycznie wszystkich dokumentów, które do tej pory wymagały ich własnoręcznego podpisania na papierze. Jak zrobić swój podpis elektroniczny i ułatwić sobie codzienną pracę?
Jak uzyskać podpis elektroniczny?
Kwalifikowany podpis elektroniczny jako rozwiązanie biznesowe jest relatywnie łatwy do uzyskania. W Polsce zajmuje się tym kilka podmiotów. Posiadają one odpowiednie certyfikaty i znajdują się na specjalnej rządowej liście kwalifikowanej. Do tej grupy należą:
- Kwalifikowane Centrum Dostawcy Kluczy CenCert,
- EuroCert,
- Krajowa Izba Rozliczeniowa,
- Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych,
- Powszechne Centrum Certyfikacji Certum.
Z racji, że rozporządzenie eIDAS działa na terenie całej UE, możesz również skorzystać z usług zagranicznego partnera (do wyboru masz ok. 200 firm), pełną listę podmiotów umożliwiających przejście procedury weryfikacji podpisu znajdziesz na stronie esignature.ec.europa.eu.
Pierwszym krokiem do zapewnienia sobie podpisu elektronicznego jest więc wybór konkretnej firmy. Następnie musisz podpisać umowę z danym podmiotem, a na jej podstawie przejść całą procedurę weryfikacyjną. Kończy się ona otrzymaniem czytnika kart i dedykowanego oprogramowania oraz specjalnej karty kryptograficznej z zapisanym certyfikatem. W wielu przypadkach weryfikacja podpisu elektronicznego odbywa się też przez aplikację mobilną, do której dostęp otrzymujesz po zakończeniu całego procesu.
Mając swój własny elektroniczny podpis, możesz podpisywać cyfrowe dokumenty tak samo, jak ich papierowe odpowiedniki. Wystarczy, że podepniesz czytnik kart do komputera, na którym zainstalowane jest dostarczone oprogramowanie, a następnie włożysz kartę z certyfikatem do odpowiedniego portu. Całe działanie potwierdzasz kodem PIN lub aplikacją na smartfonie.
Ile kosztuje podpis elektroniczny?
Wiesz już, jak zrobić swój podpis elektroniczny, ale pewnie zastanawiasz się, ile to kosztuje. Cena na szczęście nie jest zbytnio wygórowana.
Chcąc nabyć własny kwalifikowany podpis elektroniczny, przygotuj się na wydatek w wysokości od 200 do 500 zł za każdy rok. Ostateczny koszt zależy przede wszystkim od okresu, na jaki wykupujesz cyfrowy certyfikat poświadczający tożsamość, jednak średnio możemy przyjąć wartość 300 zł rocznie.
Podpis elektroniczny – do kiedy jest ważny?
Standardowo podpis elektroniczny kupisz u partnera na okres jednego roku. Oznacza to, że otrzymujesz certyfikat ważny przez kolejnych 12 miesięcy. Po upływie tego czasu, by weryfikacja podpisu odbyła się ponownie, musisz dokonać kolejnej płatności.
Wydawane są również certyfikaty dłuższe, jednak zwykle maksymalny czas ich ważności wynosi 3 lata. W tym czasie, posiadając podpis kwalifikowany, możesz podpisywać z jego pomocą praktycznie wszystkie dokumenty w ramach swojego codziennego trybu pracy, tj.:
- deklaracje podatkowe,
- wnioski i formularze składane do urzędów, ZUS-u oraz innych podmiotów sektora państwowego,
- faktury elektroniczne,
- umowy cywilno-prawne,
- wiarygodną korespondencję wymagającą potwierdzenia tożsamości.
Jak długo czeka się na podpis elektroniczny?
Chcąc uzyskać podpis elektroniczny, możesz zastanawiać się, ile czasu upłynie od Twojej decyzji do momentu, w którym zyskasz możliwość podpisania pierwszego dokumentu. Wszystko tak naprawdę zależy od procedury, którą wybierzesz.
Jeśli osobiście stawisz się w siedzibie partnera, dokonasz płatności i zweryfikujesz swoje dane, podpis cyfrowy uzyskasz nawet w pół godziny. Czas ten wydłużyć się może do kilku dni w przypadku, gdy całość procesu odbywa się z udziałem poczty tradycyjnej bądź kuriera. Wtedy weryfikacja oraz płatność następują zdalnie, ale musisz wziąć pod uwagę czas niezbędny na dostarczenie Ci karty, czytnika oraz nośnika z oprogramowaniem (jeśli nie jest dostępne online).
Od tego momentu możesz już podpisywać dokumenty online. Wygodnie zrobisz to, wykorzystując nowoczesne systemy ERP. W przypadku systemu enova365 złożenie podpisu elektronicznego na dokumentach możliwe jest m.in. przy pomocy modułu Workflow lub Kadry, Płace i HR. Za co one odpowiadają?
Moduł Workflow odpowiada za sprawny obieg dokumentów w firmie. Kolejne osoby mogą jednym kliknięciem przekazać je sobie np. do podpisu. Dzięki temu decyzje w firmie zapadają szybciej, a dokumenty dla podmiotów zewnętrznych nie zalegają wiele dni na biurkach.
Kadry, Płace i HR z kolei pozwala wykorzystać podpis kwalifikowany do zawierania umów z pracownikami czy ich aneksowania. Dzięki temu cały proces rekrutacji, zatrudnienia oraz np. awansów przebiega bez zbędnej zwłoki, wynikającej np. z nieobecności prezesa firmy z powodu delegacji.
System ERP enova365 doskonale radzi sobie nie tylko z implementacją podpisów elektronicznych. Jeśli jesteś zainteresowany jego możliwościami i zaletami, konieczne zapoznaj się z wersją demonstracyjną oprogramowania.
