Rozwój technologii zawsze jest sumą losów ludzi, którzy ją tworzą. Skąd wzięli się w środowisku IT? Jak przekładają swoje doświadczenia na rozwiązania, które kreują? Przez lata firma Soneta napisała wiele takich historii. Przyglądamy się im w ramach cyklu rozmów pod zbiorczą nazwą #LudzieSonety. Dziś rozmawiamy z Rafałem Owsianikiem – Kierownikiem projektu Handel o tym, jak enova365 wspiera cyfryzację przedsiębiorstw.
Spis treści:
- Jak wygląda droga od wdrożeniowca do Kierownika projektu Handel?
- Jak się przygotować na wejście w życie KSeF?
- Przyszłość cyfryzacji w Polsce
- Trendy w branży e-commerce
Jak wygląda droga od wdrożeniowca do Kierownika Projektu Handel?
Jak zawsze w tym cyklu, zacznijmy od podstawowego pytania. Dlaczego Soneta?
Znalazłem się w Sonecie po tym, jak trochę zmieniłem front. Przeszedłem z firmy wdrażającej do producenta systemów ERP. Zawsze mnie ciągnęło do tworzenia systemów informatycznych, bo wdrażając system, zawsze chciałem w jakiś sposób go ulepszać. W roli wdrożeniowca jednak nie masz do tego tak wielu narzędzi. Możesz dostosowywać system pod klienta, ale w takim zakresie, na jaki pozwala standard systemu.
Teraz masz wpływ na ten standard.
Tak. Wydaje mi się, że zawsze miałem ciekawe pomysły – a teraz mam okazję przekładać je na system.
Przyglądałeś się systemom ERP, zainteresowało Cię to, chciałeś je udoskonalać.
Trochę tak, ale przede wszystkim: widziałem, jakie opory mają klienci przy zapoznawaniu się z danymi funkcjonalnościami. Dużo mi to dawało do myślenia, dochodziłem do wniosku, że da się to zrobić lepiej. Mogłem też porównywać dane systemy ze sobą. Masz jakąś funkcję – dajmy na to – w trzech systemach. Każdy podchodzi do niej inaczej. Można wyciągnąć część wspólną i zorientować się, jak to zrobić najlepiej. Takie doświadczenie można przekładać na to, co robię teraz, czyli udoskonalanie systemu. Katalizatorem są zawsze reakcje klientów. Ich opór weryfikuje, jak najprościej podejść do danego rozwiązania.
Czyli wiedza, którą uzyskałeś jako wdrożeniowiec, stanowiła pomost do obecnej roli.
Tak, dokładnie. Doświadczenie wdrożeniowe bardzo tu pomaga.
Idąc więc po kolei – dlaczego moduł Handel? Co stoi za tym, że właśnie on stał się Twoją domeną?
Na początku pracowałem w dziale wsparcia powdrożeniowym, dzięki czemu „złapałem” po trochu z każdego modułu. Zajmowałem się choćby księgowością, częściowo kadrami i płacami. Wdrożenia zresztą zwykle zaczynają się od działów wsparcia klienta.
One „zbierają” najwięcej informacji.
Tak, bo to do nich siłą rzeczy trafiają ludzie z różnych firm. Być może właśnie dzięki temu w każdym module czułem się dość dobrze. Ale w pewnym punkcie zająłem się logistyką, która jest bezpośrednio połączona z handlem i magazynem. Poczułem, że to jest właśnie to, co mi się najbardziej podoba. Pomogli mi również inni ludzie: chociażby u nas Ania w HR oceniła, że w tym czuję się najlepiej. Zarazem takie projekty po prostu dobrze mi wychodziły, kiedy uczestniczyłem we wdrażaniu modułów.
Pewnie, inni ludzie bardzo pomagają zdefiniować nasze mocne strony.
Szczególnie, kiedy pracuje się w zespołach, a nie stricte samodzielnie. Jest jakiś udział osoby trzeciej, nawet czwartej, feedback się poszerza. W efekcie opinie innych mnie uświadomiły, w czym jestem najlepszy.
Jak się przygotować na wejście w życie KSeF?
Najpoważniejszą zmianą w Handlu w najbliższych miesiącach jest Krajowy System e-Faktur. Jak mógłbyś streścić związane z nim zmiany?
Ta zmiana polega tak naprawdę głównie na tym, że wszystkie nasze faktury zostaną przesłane przez platformę cyfrową. To będzie jedyna obowiązująca forma. Znika więc nam w jakiś sposób tradycyjne wystawianie faktur w Excelu, Wordzie czy innych systemach, które nie są do tego dostosowane. To jest trochę rewolucja, ale wydaje mi się, że nie ma się co jej bać. Wiadomo, że niemal każda duża zmiana jest na początku odbierana negatywnie, szczególnie gdy wprowadzają ją rządzący – zawsze mówi się, że ustawodawca tylko nam dokręca śrubę. Ale wydaje mi się, że tutaj jest ona dużą szansą na restrukturyzację swoich procesów w firmie.
Na czym taka restrukturyzacja procesów przy okazji wdrożenia KSeF może polegać?
Krajowy System e-Faktur „zabierze” sporo dotychczasowej elastyczności z wystawiania faktur. Trzeba być tego świadomym. Chodzi o ustandaryzowanie tych dokumentów i dopilnowanie, aby one były wystawiane w terminach i dostarczane w odpowiednim czasie do odbiorców. To angażuje wszystkie zasoby, cała firma musi brać KSeF pod uwagę w swoich procesach.
Czy można w ogóle taką zmianę porównać z jakąkolwiek inną w ostatnich latach?
To jest duży przełom, jeśli chodzi o całość cyfryzacji procesów biznesowych w naszym kraju. Największa rewolucja i szok, który się może pojawić. Z perspektywy czasu na razie nie było nic większego…
…od momentu, w którym operujemy na komputerach i internecie.
Tak. W drugiej kolejności dużą roszadą mógłby być plik JPK, ale to też sytuacja pośrednio powiązana. Przy KSeF również występuje nowa struktura, czyli pliki XML.
Więc jak się na KSeF przygotować?
Zawsze powtarzamy na webinarach, szkoleniach czy w rozmowach z partnerami: nie czekać do ostatniej chwili. Już teraz jest platforma testowa, funkcjonująca od półtorej roku. Już w tym momencie można się testowo zalogować – nie trzeba nawet mieć swoich poświadczeń, wystarczy zalogować się na istniejący NIP. Co więcej – jeśli pobierzemy sobie demo enovy, to ona jest już w stu procentach gotowa. Wystarczy wygenerować sobie token i zrobić proste konfiguracje.
O czym jeszcze pamiętać?
Firma musi nie tylko przetestować KSeF, lecz również przygotowywać pracowników. Uświadomić ich, jakie są wymogi formalne wystawiania faktur. Wszystko będzie pilnowane, a szczególnie data. Ona jest najważniejsza: data przesłania stanie się datą faktury. Tu nie ma żadnych wyjątków. I druga sprawa – trzeba uczulić pracowników, że raz wysłanej faktury nie da się anulować. W dosłownie mikrosekundę ona się pojawi u odbiorcy, który już może ją kliknąć. Nie ma opcji, żeby to usunąć.
Polskie prawo chyba nawet nie przewiduje takiego rozwiązania.
Są jakieś wyjątki, sytuacje w których transakcja nie doszła do skutku, natomiast są nieliczne. Zawsze będziemy musieli korygować dokumenty, więc trzeba zrobić wszystko, by nie okazało się, że w pierwszym miesiącu obowiązywania KSeF mamy trzy razy więcej korekt, niż przed jego wejściem.
Czym staje się faktura w takich realiach?
Przestaje być papierowym dokumentem. To jest tak naprawdę wyłącznie plik, który wędruje między Ministerstwem Finansów, a systemem ERP. Jeżeli więc pracujemy na takim systemie już teraz, to w teorii z perspektywy klienta nie ma jakiejś dużej zmiany. Zmienia się odpowiedzialność, związana z formą dostarczenia do odbiorcy. Inna sprawa, że takie systemy już istniały – mamy EDI od różnych producentów i takie faktury też mogliśmy wysyłać plikami XML do wybranych dostawców, jeżeli oni też korzystali z danego systemu.
KSeF to rządowe EDI?
Które wymusi na nas wszystkich, żebyśmy z plików XML korzystali. Więc faktura będzie niezmienna jako dokument dla klienta. Zmieni się jednak forma jej dostarczania i odczytywania przez odbiorcę.
Przyszłość cyfryzacji w Polsce
To kolejny krok na drodze do cyfryzacji zasobów w firmach. Jest tam jeszcze pole do rozwoju?
Wydaje mi się, że tak. Nawet skupiając się na samym KSeF i tym, co plik XML oferuje – jest to odgórnie zdefiniowane, a więc ograniczone. Na dotychczasowych fakturach pojawiały się takie informacje, które w pliku XML trudno jest zawrzeć, więc część danych nadal będzie płynąć dotychczasową drogą, dajmy na to mailem.
Na przykład?
Chociażby specyfikacje transportowe przesyłki, ewentualnie certyfikaty. Szeroko pojęte materiały produkcyjne. Zależy, czego dana branża wymaga. Od tego zależeć będzie dalszy rozwój. Chodzi o to, żeby ten kanał dodatkowych informacji rozwinąć. System KSeF na ten moment nie zezwala np. na wysyłanie załączników. Można też rozbudować samą schemę tak, by objąć jak najwięcej branż „niszowych”.
Są już jakieś pierwsze działania?
Wiem, że ministerstwo nad tym już pracuje. Nowa schema, która wychodzi od 1 września, była już konsultowana nie tylko wewnętrznie przez pracowników administracji skarbowej i ministerstwa, tylko pytano ludzi z branży oraz nas jako dostawców systemu ERP. Starają się słuchać rynku, ale to będzie pewnie w perspektywie lat wykładniczo rosło. Mam nadzieję, że zakres pliku będzie coraz szerszy.
I chyba tego możemy się spodziewać.
Dalej cyfryzować można również dokumenty magazynowe. Mamy już e-fakturę, ale chcielibyśmy zejść jeszcze poziom niżej. W jakimś stopniu jest to już scyfryzowane poprzez pliki JPK_MAG, ale nie ma obowiązku za każdym wystawieniem wysyłania ich na jakąś platformę.
Trendy w branży e-commerce
Drugim ważnym tematem handlowym, choć nieco bardziej oswojonym, jest popularyzacja e-commerce w ostatnich latach. Jak tutaj kształtują się tendencje rynkowe?
Po pandemii w zasadzie wróciliśmy do normalności – ale patrząc na dane, e-commerce nadal się rozwija i jest w tendencji zwyżkowej. Wydaje mi się, że zbliżamy się już do górki. Możemy nawet spojrzeć po swojej okolicy i ocenić, ile powstało nowych paczkomatów.
Ich liczba dalej rośnie.
Tak, natomiast rynek będzie to w najbliższych kilku latach weryfikował. Liczba osób, które mogą zamawiać przez internet, jest siłą rzeczy ograniczona. Wątpię, że wrócimy do tradycyjnych sklepów – potwierdza to również trend widoczny zagranicą. Tam z kolei odległości do najbliższych sklepów np. z elektroniką są tak duże, że wszyscy wolą zamówić dane narzędzie przez internet.
Szczególnie w Stanach Zjednoczonych występują takie „pustynie”.
Nie ma sklepu, ale na przykład hub Amazona jest za 15 kilometrów – i da się zamówić w nim rzeczy. To jest trochę przerażające, ale zarazem istotne dla osób, które tam mieszkają.Więc tutaj tendencja jest taka, że dalej rośniemy – i nie widzę tutaj na rynku jakichś sygnałów spowolnienia. Coraz więcej powstaje platform e-commerce integrujących, takich jak Baselinker czy ILUO. One łączą ze sobą wiele kanałów sprzedaży: Allegro, Amazon, wszystko w jednym miejscu. Jeśli to rośnie, to znaczy, że mamy jeszcze miejsce. Ten rynek cały czas się rozrasta.
Wracając na koniec do Ciebie samego: jak widać, jest mnóstwo wątków, które dotykają modułu Handel. Jak osoba, która za niego odpowiada, relaksuje się w wolnych chwilach?
W tej branży najlepszym oderwaniem od bieżących tematów jest wyłączenie mózgu. Staram się w wolnym czasie stawiać na aktywności fizyczne – rower, wyjścia z psem, spacery. Wszystko po to, by po tej 17:00 nie myśleć już… chociażby o KSeFie.
