Oblicza i wyzwania miękkiego HR oczami Sylwii Siejki

Oblicza i wyzwania miękkiego HR oczami Sylwii Siejki

Soneta z roku na rok zwiększa zatrudnienie o ok. 20% i obecnie zatrudnia prawie 200 osób. Jednocześnie rotacja zatrudnienia wynosi tu tylko 3% w skali roku – mówi Sylwia Siejka, konsultant ds. HR w firmie Soneta. Dowiedz się jak firma radzi sobie z wyzwaniami współczesnego HR, na jakich wartościach opiera swoją kulturę organizacyjną i co jeszcze przyciąga do niej pracowników.

Spis treści:

Najważniejsze wyzwania współczesnego HR

Dlaczego Soneta?

Pośrednio dzięki enova365. Bardzo dobrze poznałam ten system od strony użytkownika pracując w działach personalnych. Od prawie 20 lat obserwuję jego rozwój. Przyjęłam ofertę pracy w dziale HR Sonety, mając bardzo pozytywne skojarzenia z firmą.

Sprostaliśmy oczekiwaniom?

Tak. Będąc częścią tego wyjątkowego zespołu, jestem cały czas pod wrażeniem atmosfery panującej w firmie. W dodatku uwielbiam wyzwania, a branża IT wydaje się obecnie jedną z najbardziej wymagających, szczególnie w zakresie popytu i podaży specjalistów IT na rynku pracy.

Twoja droga zawodowa wiodła Cię również przez kilka innych organizacji, w których kształtowałaś procesy HR.

Miałam przyjemność zarządzać procesami HR w korporacji i firmach bezpośrednio zarządzanych przez właścicieli – produkcyjnych, handlowych i usługowych, działających w różnych sektorach rynku…  

Czy istnieją jakieś cechy wspólne, które charakteryzują ten dział?

Niezależnie od wielkości firmy, dział HR zawsze odgrywał kluczowe miejsce w strukturze organizacyjnej, a ludzie byli przez nas traktowani jako kluczowy kapitał, stanowiący siłę napędową firmy. Moim zdaniem najważniejszą kompetencją specjalistów HR powinna być umiejętność budowania relacji i godzenia interesów różnych stron: pracowników i pracodawcy.

Słowem: relacje.

Dokładnie. To właśnie relacje oparte na wzajemnym szacunku i zaufaniu, oraz szybkie i skuteczne rozwiązywanie konfliktów w miejscu pracy, odgrywają kluczową rolę w tworzeniu wspierającego środowiska pracy, przyczyniającego się do zwiększania zaangażowania, a tym samym zapewnienia organizacji efektywnej realizacji celów.

Jaki jest główny cel, który przyświeca pracownikowi działu HR?

Nie w każdej organizacji, szczególnie w małych firmach, start-upach czy organizacjach o specyficznej strukturze, jest konieczność tworzenia oddzielnego działu HR. Jednocześnie niemal każda organizacja istnieje po to, aby realizować określone cele. Głównym celem pracowników działu HR, niezależnie od branży, jest zapewnienie odpowiedniej ilości i jakości pracowników oraz wspieranie kadry kierowniczej w efektywnym zarządzaniu ludźmi. Poprzez różne narzędzia HR oraz udział w tworzeniu środowiska pracy sprzyjającego zaangażowaniu pracowników, każdy dział HR ma ogromny wpływ na osiąganie wymiernych celów firmy.

Ewolucja HR w polskim biznesie

Podejście do tego działu w polskim biznesie zmieniło się w ostatnich latach?

Bardzo. Z myślenia o ludziach z perspektywy kosztów, większość polskich pracodawców zaczęła uznawać pracowników za strategiczne aktywa, widząc że ich zaangażowanie ma bezpośredni wpływ na osiąganie sukcesu organizacji. Firmy w Polsce, podążając za globalnymi trendami, koncentrują się na kształtowaniu pozytywnej kultury organizacyjnej, która stała się kluczowym elementem skutecznego zarządzania kapitałem ludzkim. W świecie turbulentnych i nieoczekiwanych zmian rośnie znaczenie elastycznego zarządzania kapitałem ludzkim, wymagającego od HR szybkiej adaptacji do zmieniających się potrzeb biznesu i pracowników.  

Tu chociażby można powołać się na przykład pandemii.

Oczywiście. Pandemia i obostrzenia z nią związane na stałe zmieniły podejście pracodawców do pracy zdalnej, procesów zarządzania i komunikacji z pracownikami. Wraz z postępem technologii, wiele firm w Polsce inwestuje w systemy IT do zarządzania procesami HR, które nie tylko automatyzują i ułatwiają pracę działów HR, ale również pozwalają monitorować kluczowe wskaźniki efektywności i dostarczać danych do szybkiego podejmowania decyzji biznesowych.

Czy pandemia to największe wyzwanie, przez które przechodziłaś?

Tak, myślę że dla wszystkich ludzi w HR pandemia była ogromnym wyzwaniem, zmieniła cały świat, również świat biznesu. Zmusiła wiele firm do wprowadzenia błyskawicznych zmian.

Przykładowo?

Chodzi o zmiany w zakresie pracy zdalnej, wdrożenia wirtualnych kanałów komunikacji i zadbania o rozwój nowych kompetencji przywódczych, niezbędnych do zarządzania rozproszonymi zespołami. Kluczowe stały się tematy zdrowia psychicznego pracowników i zadbania o ich dobrostan, poprzez zapewnienie im dostępu do odpowiednich narzędzi i zasobów. Ponadto, niezależnie od pandemii, w niektórych branżach, np. w branży medycznej dużym wyzwaniem jest pogłębiający się kryzys demograficzny. To wymaga przedefiniowania wielu procesów HR i zwrócenia uwagi na zarządzanie różnorodnością i zarządzanie wiedzą wewnątrz organizacji.

To znaczy, że HR w firmie IT ma oblicza nieco inne od tych, które można spotkać w innych branżach?

Różne statystyki, badania i raporty wskazują na wyraźną lukę w zatrudnieniu specjalistów w sektorze IT. Z danych Polskiego Instytutu Ekonomicznego z 2022 roku i Eurostat wynika, że w Polsce brakuje ich około 25 tys., a ich przyrost jest zbyt wolny w stosunku do potrzeb i zaplanowanych projektów.

Czyli tu też są problemy z liczebnością.

Tak, i właśnie ten deficyt wykwalifikowanych specjalistów wymaga innego sposobu wykorzystania kapitału ludzkiego. Staramy się to robić poprzez identyfikację i rozwój talentów zatrudnionych w firmie i świadome zarządzanie ich rozwojem. Wdrożenie nowoczesnych ścieżek karier, zaplanowanych działań upskillingu i reskillingu,  to ogromne wyzwanie dla HR, ale również ogromna szansa na wzmacnianie zaangażowania i lojalności pracowników w długiej perspektywie czasowej.

Czym jest „twardy” i „miękki” HR?

Na czym polega podział HR na „twardy” i „miękki”?

„Twardy HR” obejmuje różnorodne kwestie związane z formalnymi aspektami zatrudnienia pracowników, skupiając się przede wszystkim na kwestiach kadrowych, płacowych i administracyjnych, takich jak m.in.: zawieranie umów, prowadzenie dokumentacji pracowniczej, ewidencja czasu pracy, naliczanie płac, rozliczanie składek ZUS i podatków od wynagrodzeń. Bez właściwej opieki nad tymi obszarami, znajomości i podążania za zmianami przepisów prawa oraz odpowiedniego oprogramowania kadrowo-płacowego, żadna firma nie jest w stanie sprawnie funkcjonować.

A „miękki HR”?

On koncentruje się na ludzkim wymiarze zarządzania, tych aspektach społecznych i emocjonalnych w miejscu pracy, które mają na celu stworzenie przyjaznego i motywującego środowiska pracy. Dotyczy to wszystkich procesów związanych z pozyskiwaniem i wdrażaniem nowych osób do pracy, organizowaniem szkoleń, planowaniem  rozwoju zawodowego i realizowaniem innych działań, zwiększających  zadowolenie i zaangażowanie pracowników. Odpowiednie zaopiekowanie się tym obszarem decyduje o jakości i efektywności funkcjonowania oraz rozwoju organizacji. 

Kultura organizacyjna w Sonecie

Soneta dynamicznie rozwija się jako firma, zatrudniając coraz więcej osób. Jak godzić potrzeby młodych, świeżo zatrudnionych pracowników, z tymi bardziej doświadczonymi?

Soneta z roku na rok zwiększa zatrudnienie o ok. 20%, które wynosi obecnie prawie 200 osób.  To imponujący wynik, biorąc pod uwagę sytuację gospodarczą.

Zdecydowanie.

Nasza kultura organizacyjna mocno opiera się na wartościach, takich jak współpraca i budowanie partnerskich relacji, co przejawia się otwartą i przyjazną atmosferą pracy. Dzięki temu nowe osoby szybko adaptują się w zespołach, a działania integrujące pracowników pomagają połączyć zróżnicowane doświadczenia, umiejętności i potrzeby. Firma oferuje wyjątkową formę pracy hybrydowej, z przewagą pracy zdalnej w domu, która zaspokaja różnorodne preferencje pracowników w różnych grupach wiekowych, szczególnie te dotyczące równowagi między pracą, a życiem prywatnym. Wspólnie z Zarządem świadomie podchodzimy do różnic pokoleniowych i stwarzania takich warunków, w których każdy pracownik może efektywnie pracować i rozwijać się, niezależnie od wieku czy stażu pracy.

Czy istnieją jeszcze tematy i zasoby, których współczesny HR nie przepracował w pełni? Co można udoskonalać?

HR to obszar, który stale ewoluuje i to jest w nim najbardziej ekscytujące i motywujące!
Jest mnóstwo obszarów, które można doskonalić, czy rozwijać, ważne aby stale obserwować rynek, trendy w biznesie i HR i myśleć perspektywiczne o przyszłych potrzeb organizacji i pracowników.

Co więc jest interesujące z Twojej perspektywy?

W zakresie zainteresowania naszego działu HR jest obszar związany z wykorzystaniem potencjału technologii i doskonaleniem analizy danych HR, ale również wdrażanie koncepcji employee experience (EX), poprzez wzmacnianie kultury feedbacku, wdrażanie ścieżek kariery i możliwości rozwoju w ramach organizacji.

Jakie są cechy charakterystyczne zespołu Sonety? Dlaczego warto do nas dołączyć?

Ludzie, którzy tworzą nasze produkty, to silny, zgrany i bardzo zaangażowany zespół. Rotacja na poziomie 3% w skali roku i coraz większa liczba poleceń pracowniczych, świadczy również o wysokim poziomie lojalności wobec firmy. Przyjacielska i „niekorporacyjna” atmosfera w firmie przyciąga do nas coraz więcej osób, którą cenią dobre relacje w zespole i możliwość wykorzystywania w pracy swoich kompetencji i doświadczenia. Oprócz stabilnego zatrudnienia i pracy z wykorzystaniem nowoczesnych technologii i narzędzi pracy, oferujemy przyjazne środowisko pracy, w którym doceniamy potencjał każdego pracownika. Firma planuje dalszy intensywny rozwój, a doświadczeni pracownicy są największą siłą naszej organizacji, dlatego wdrażamy ścieżki kariery, które pozwolą w pełni wykorzystać talenty i potencjał poszczególnych osób. W marcu 2023 roku przeprowadziliśmy badanie kultury organizacyjnej i obszarów satysfakcji pracowników, a zdiagnozowane potrzeby pracowników stały się podstawą działań i wdrażanych narzędzi HR.

Jakie wnioski można z nich wyciągnąć?

Najlepiej ocenionym obszarem satysfakcji pracowników jest praca hybrydowa (praca w biurze nie częściej niż raz na dwa tygodnie), która zapewnia odpowiedni balans między pracą, a życiem prywatnym. „Firma to ludzie a nie budynki” – dzięki wprowadzonym programom onboardingu czy exit interview, wiemy że bardzo wysoko oceniana jest atmosfera pracy. Przy tak szybkim rozwoju i przyroście zatrudnienia, mamy świadomość konieczności formalizowania procesów wewnętrznych, ale staramy się przede wszystkim, zarówno my jako HR jak i Zarząd, nie zatracić naszego specyficznego „DNA firmy” – atmosfery otwartości, życzliwości i możliwości przedyskutowania każdego problemu (zawodowego czy prywatnego) z kolegą z zespołu, czy Prezesem firmy. Drzwi gabinetu Prezesa są zawsze otwarte dla pracowników.

Jak najlepiej oderwać się od bieżączki – co robisz w wolnym czasie?

Oderwanie się od codziennego pędu, czyli od „bieżączki”, czasem stanowi dla mnie wyzwanie, ale od kilku lat staram się dbać o odpowiednią ilość wypoczynku i dostarczanie organizmowi odpowiedniej ilości endorfin. Od kilku lat moją ogromną pasją jest tworzenie i  pielęgnowanie ogrodu, który oprócz fizycznego wysiłku, daje mi poczucie wyciszenia i satysfakcji.  Polecam każdemu!

ikona demo systemu ERP enova365
Wersja demo systemu enova365

Przetestuj produkt enova365 i poznaj jego możliwości

prezentacja
Umów bezpłatną prezentację

Spotkaj się z Autoryzowanym Partnerem enova365