- E-teczki pracownicze — co to takiego?
- Jak wdrożyć w swojej firmie e-teczki pracownicze?
- Jak wygląda prowadzenie e-teczek pracowniczych?
- Korzyści z prowadzenia teczek pracowniczych w formie elektronicznej
- Obowiązki związane z prowadzeniem elektronicznej dokumentacji pracowniczej
Prowadzisz firmę, która zatrudnia pracowników. Wiesz, że to na Tobie jako pracodawcy spoczywa obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej. A może zastanawiasz się, w jakiej formie najlepiej to robić? Czy masz w tej dziedzinie całkowitą dowolność? Czy korzystniejsze będzie dla Ciebie przejście na elektroniczne teczki pracownicze? W jaki sposób wdrożyć je w swoim przedsiębiorstwie? Więcej na ten temat dowiesz się z artykułu. E-teczki pracownicze są dostępne także dla Ciebie.
E-teczki pracownicze — co to takiego?
Obowiązujące od 2019 r. przepisy dają pracodawcy możliwość prowadzenia akt pracowniczych wyłącznie w wersji elektronicznej. Od tego momentu nie ma konieczności prowadzenia dokumentacji pracowniczej w formie papierowej. Ta zmiana przepisów sprawiła, że coraz więcej przedsiębiorców wprowadza u siebie elektroniczne teczki pracownicze. Jest to dla nich bardzo wygodne rozwiązanie, które w dłuższej perspektywie przynosi firmie oszczędności. Ale czym tak naprawdę są elektroniczne teczki pracownicze?
E-teczka pracownicza to pracownicze akta osobowe, ale prowadzone w formie elektronicznej. Akta te, podobnie jak te w wersji papierowej, składają się z czterech części. Część A to dokumenty związane z ubieganiem się pracownika o zatrudnienie. Sekcja B to dokumentacja dotycząca nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia. Część C zawiera dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia. A część D to dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej albo określonej w innych przepisach. Elektroniczne teczki pracownicze to kompletne rozwiązanie dla kadr i płac całkowicie zastępujące dokumentację papierową. Jak wprowadzić je w swojej firmie?
Jak wdrożyć w swojej firmie e-teczki pracownicze?
Jeśli prowadzisz przedsiębiorstwo, w którym zatrudnionych jest niewielu pracowników, to cały proces wprowadzenia e-teczek pracowniczych nie powinien zająć zbyt dużo czasu. Osoba odpowiedzialna za prowadzenie akt osobowych musi odwzorować cyfrowo, czyli np. zeskanować, wszystkie dokumenty znajdujące się w papierowych aktach poszczególnych pracowników. Następnie musi opatrzeć je kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę, który będzie potwierdzeniem zgodności odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym.
W sytuacji, gdy prowadzisz dużą firmę i zatrudniasz wielu pracowników, do procesu digitalizacji dokumentacji pracowniczej trzeba się nieco bardziej przygotować. Dlaczego? Bo ilość dokumentów, które trzeba odwzorować cyfrowo i podpisać elektronicznie jest znacznie większa. Dobry plan opracowany w porozumieniu ze specjalistą od odpowiedniego oprogramowania, pomoże sprawnie wprowadzić w Twojej firmie e-teczki pracownicze i korzystać z udogodnień, które zapewniają.
Jak wygląda prowadzenie e-teczek pracowniczych?
E-teczki można prowadzić przy pomocy specjalnie utworzonego do tego celu oprogramowania komputerowego. Często jest ono przygotowane pod kątem wielkości i profilu prowadzonej działalności. Dzięki temu świetnie trafia w indywidualne potrzeby przedsiębiorcy i oferuje przydatne i najkorzystniejsze dla niego rozwiązania.
E-teczki to pełnowartościowe akta osobowe pracowników, równie ważne jak dokumentacja papierowa. Ich prowadzenie odbywa się na podobnej zasadzie jak teczek papierowych, z tym, że dokumenty są generowane i podpisywane elektronicznie. E-teczki zawierają więc wszystkie wymagane dokumenty pracownicze, które w każdym momencie można szybko odszukać.
Korzyści z prowadzenia teczek pracowniczych w formie elektronicznej
Dlaczego warto w swojej firmie wprowadzić e-teczki? Jedną z ważniejszych korzyści są oszczędności. Korzystając z tego elektronicznego rozwiązania zmniejszają się znacznie koszty związane z obsługą i przechowywaniem dokumentów pracowniczych, jak i prowadzeniem ich archiwum. W praktyce można więc ograniczyć powierzchnie biurowe, które stanowią duży koszt. E-teczki pomagają zaoszczędzić również czas. Nie trzeba sięgać po papierową teczkę i wertować wielu kartek, żeby odnaleźć szukany dokument. Zamiast tego wystarczy kilka kliknięć w komputerze i od razu widzimy potrzebny skan. Ponadto na jednym dokumencie może pracować kilka osób jednocześnie. Oszczędności dotyczą też zużycia papieru i tonerów. Prowadząc e-teczki nie musimy drukować papierowych dokumentów.
Kolejną korzyścią przechowywania dokumentów w formie elektronicznej jest większe bezpieczeństwo. Dostęp do nich posiadają tylko i wyłącznie upoważnione osoby. Firma nie ponosi więc kosztów zabezpieczenia jakie generuje papierowa składnica akt. Poza tym elektroniczne dokumenty nigdy nie zaginą ani się nie zniszczą z upływem czasu.
Inną zaletą e-teczek, mającą coraz większe znaczenie w dzisiejszych czasach, jest dostęp do dokumentów z praktycznie każdego miejsca, w którym dysponujemy Internetem. Oprogramowanie takie daje dodatkowo możliwość łatwego kontaktu pracowników z przełożonymi i działem kadr. Pracownicy zaś mają dostęp do swoich dokumentów praktycznie w każdej chwili.
Jeszcze innym ważnym aspektem dla pracodawcy jest stosowanie aktualnych przepisów prawa w zakresie kadrowym. Pracując na specjalnie do tego przystosowanym programie nie trzeba martwić się o zmiany przepisów. Każdy system ERP jest na bieżąco aktualizowany. Mamy więc pewność, że prowadzona dokumentacja pracownicza przez cały czas dostosowuje się do bieżących wymogów legislacyjnych.
Zobacz nagranie webinaru na temat e-teczek organizowany przez UHY ECA z ekspertami enova365 oraz Datio.
Obowiązki związane z prowadzeniem elektronicznej dokumentacji pracowniczej
Pracodawca, prowadząc dokumentację pracowniczą w formie elektronicznej, musi stosować rozwiązania techniczne, które zapewnią dostępność, używalność i wiarygodność dokumentacji. Ponadto musi zadbać, by odwzorowania cyfrowe dokumentów spełniały minimalne wymagania techniczne nałożone przepisami prawa. Obowiązany jest między innymi do ich odpowiedniego zabezpieczenia, integralności treści dokumentacji i metadanych oraz identyfikacji osób mających do nich dostęp.
Dlatego dobrym rozwiązaniem dla przedsiębiorcy jest skorzystanie ze specjalnie do tego przygotowanego systemu ERP, który spełni wszystkie powyższe wymagania. Godnym polecenia programem jest enova365. Pomoże on bez komplikacji wprowadzić w Twojej firmie e-teczki. Dzięki temu zoptymalizujesz ponoszone koszty i usprawnisz pracę. Jest to szczególnie istotne w dobie obecnej cyfryzacji. Chociaż na ten moment korzystanie z e-teczek to Twój wybór, wyraźnie widać tendencję idącą w kierunku całkowitej zamiany dokumentów papierowych na elektroniczne. Warto więc wprowadzić takie udogodnienie jak najszybciej.
