Dlaczego systemy do obsługi kontrahentów stały się tak popularne? Bo przynoszą organizacjom liczne korzyści, takie jak redukcja kosztów oraz szybszy i przyjazny klientom sposób obsługi. Poznaj Pulpit Kontrahenta enova365!
Spis treści:
- System do obsługi kontrahentów – co powinien zawierać?
- Pulpit Kontrahenta – jak wspomoże Twój biznes?
- Pulpit Kontrahenta w enova365 – funkcjonalności systemu
- Składanie ofert i zamówień – Pulpit Kontrahenta pozwala na więcej!
System do obsługi kontrahentów – co powinien zawierać?
Systemy do obsługi kontrahentów to platformy, albo inaczej portale B2B, które pozwalają firmom zarządzać ich relacjami z dostawcami lub klientami. W dużym uproszczeniu można powiedzieć, że system do obsługi kontrahentów to zaawansowana wersja samoobsługowego portalu, która upraszcza i przyspiesza komunikację oraz współpracę firm.
W takim portalu B2B, w panelu użytkownika, klienci lub dostawcy mogą sprawdzić sobie historię zamówień, płatności czy też aktualne oferty handlowe. Można też przeglądać listę dostępnych towarów czy usług oraz ich ceny. Jedną z możliwości jest też składanie zamówień.
Ważną funkcją, którą oferuje większość tego typu platform, jest też możliwość przekazywania dokumentów – umów czy faktur – jako dokumenty PDF lub komunikaty EDI. Dzięki temu, że dokumenty wymieniane są na linii komputer-komputer nie muszą być obsługiwane przez ludzi, co pozwala zaoszczędzić czas i wyeliminować błędy.
Czytaj także: Czym jest EDI?
Co ciekawe, zaoferowanie klientom i dostawcom wspomnianych wyżej możliwości staje się powoli standardem. Biznesy zaczynają już wymagać pewnego standardu obsługi i wprost oczekują, że partnerzy biznesowi zaoferują im możliwość skorzystania z systemu do obsługi kontrahentów. Według badań opublikowanych w portalu Statista w 2022 roku, aż 88% klientów oczekuje, że ich kontrahent da im możliwość korzystania z samoobsługowego portalu dla klientów. Może to oznaczać, że era składania ofert czy faktur e-mailem powoli dobiega końca.
Pulpit Kontrahenta – jak wspomoże Twój biznes?
Przykładem systemu do obsługi kontrahentów jest Pulpit Kontrahenta enova365. Jest to jeden z modułów enova365 przeznaczony do usprawnienia obsługi klientów lub dostawców, którzy korzystają z systemu ERP enova365.
Pulpit Kontrahenta to aplikacja, działająca na serwerze, do której dostęp uzyskuje się za pomocą przeglądarki internetowej. Użytkownik – zarówno kontrahent unijny jak i krajowy – może z niej korzystać, będąc w dowolnym miejscu z dostępem do internetu. Pozwala mu ona między innymi na:
- przeglądanie listy towarów i usług,
- przekazywanie zapytań ofertowych,
- otrzymywanie ofert handlowych,
- składanie zamówień oraz sprawdzanie stanu ich realizacji,
- analizowanie rozrachunków,
- przeglądanie i dodawanie zadań oraz zdarzeń, związanych z firmami podległymi.
Kontrahent może również drukować wystawione dla jego firmy dokumenty oraz pobierać komunikaty EDI, jeśli zostały wygenerowane. Te wszystkie możliwości, jakie oferują samoobsługowe portale przynoszą biznesom cały szereg korzyści. Poniżej podsumujemy te najważniejsze.
Optymalizacja czasu pracy i związana z nią redukcja kosztów
Komunikacja z klientami wiąże się z nakładami. Specjaliści od obsługi i utrzymania klientów wykonują wiele powtarzalnych czynności, takich jak odpowiadanie na zapytania klientów czy przetwarzanie dokumentów. Takie działania są czasochłonne, więc ich koszt dla firmy może być spory. Wiążą się też z ryzykiem popełnienia błędów.
Samoobsługowy portal daje klientom czy dostawcom możliwość samodzielnego znalezienia potrzebnych informacji, a EDI pozwala na wymianę dokumentów bez udziału człowieka. Efektem jest optymalizacja czasu pracy – obsługa zamówień jest szybsza, dzięki czemu personel może się zająć kreatywnymi zadaniami, a cały proces współpracy przebiega płynniej.
Możliwość podejmowania decyzji biznesowych opartych na danych
Systemy do obsługi kontrahentów agregują dane o użytkownikach i podejmowanych przez nich działaniach. Jeżeli zaoferujesz klientom i dostawcom Pulpit Kontrahenta, zyskasz łatwy wgląd w statystyki o zamówionych przez nich towarach, pobranych materiałach marketingowych oraz zaproponowanych poszczególnym kontrahentom warunkach handlowych. To wszystko pomaga lepiej zrozumieć kontrahentów, trafniej prognozować przyszłe transakcje oraz podejmować lepsze decyzje biznesowe.
Zadowolenie klientów i ich lojalność
Większość klientów korporacyjnych jest przyzwyczajona do wysokiego poziomu cyfryzacji w innych sferach życia i tego samego oczekuje od firm B2B. Dlatego szybka obsługa zamówień, która jest niezbędnym elementem wysokiej jakości obsługi klienta, zwiększa satysfakcję współpracowników firmy, co skutkuje zwiększoną lojalnością klientów.
Wyższa sprzedaż
Jedną z zalet samoobsługowego portalu jest możliwość tworzenia zindywidualizowanych ofert dla poszczególnych kontrahentów. Jeżeli dodamy do tego wspomniane wyżej zadowolenie klientów z lepszej obsługi, można zrozumieć, dlaczego takie rozwiązanie przyczynia się generowania wyższych przychodów.
Pulpit Kontrahenta w enova365 – funkcjonalności systemu
Najważniejszą funkcją Pulpitu Kontrahenta w enova365 jest dwustronna wymiana dokumentów oraz obsługa zleceń handlowych. Może ona przebiegać następująco.
Pracownicy działów handlowych, korzystając z Pulpitu, mogą udostępnić swoim kontrahentom np. listy towarów lub indywidualny cennik. Ten zakres uprawnień dla osób logujących się do Pulpitu Kontrahenta enova365 może jednak podlegać przyjętym w firmie regułom lub być indywidualnie dostosowany do wymagań kontrahenta.
Dzięki dostępowi do Pulpitu kontrahent – unijny lub krajowy – samodzielnie wybiera interesujące go towary z listy i generuje dokumenty zamówień.
Zamówienie automatycznie pojawia się do realizacji po stronie pracownika działu handlowego, który realizuje zlecenie oraz wystawia fakturę. Dokument księgowy jest natychmiast dostępny dla kontrahenta i gotowy do pobrania w formacie PDF/EDI.
Pulpit Kontrahenta jako ServiceDesk
Pulpit Kontrahenta może też służyć jako ServiceDesk. Udostępnione rozwiązanie pozwala na definiowanie, zgodnie z potrzebami kontrahenta, poszczególnych kanałów komunikacji – od najprostszych polegających na zaewidencjonowaniu jakiejś informacji, do skomplikowanych procesów komunikacyjnych zwrotnych związanych ze zmianami stanów, jak na zamieszczonym niżej schemacie komunikacji.
W bloku CRM użytkownik może w prosty sposób przeglądać i zarządzać zgromadzonymi informacjami o zadaniach własnych, wszystkich zadaniach kontrahenta, jak i urządzeniach serwisowanych oraz wypożyczonych. Dzięki tej funkcjonalności przedstawiciel kontrahenta może w szybki sposób zarówno wprowadzić, jak i odnaleźć potrzebne informacje.
Czytaj też: Planowanie finansowe – kontroluj przepływy pieniężne z enova365!
Składanie ofert i zamówień – Pulpit Kontrahenta pozwala na więcej!
W branży B2B samoobsługowe portale dla klientów i dostawców są niezbędnym narzędziem w firmach, które chcą usprawnić obsługę kontrahentów. Aby wyeliminować rutynowe czynności i jednocześnie zapewnić klientom i dostawcom spersonalizowaną obsługę, firmy mogą tworzyć osobne portale B2B dla każdego dużego klienta, z którym współpracują. Mogą także skorzystać z gotowego narzędzia – Pulpitu Kontrahenta enova365 – który, jako część systemu ERP, można dodatkowo zintegrować z innymi obszarami działania przedsiębiorstwa.
Jeśli chcesz przetestować, jak enova365 sprawdzi się w Twoim e-commerce, umów się na bezpłatną prezentację, w czasie której pokażemy Ci wszystkie funkcje usprawniające pracę i przyspieszające rozwój sklepu internetowego.
