Dokumentacja pracownicza w formie elektronicznej – jak to zrobić w enova365?

Dokumentacja pracownicza w formie elektronicznej – jak to zrobić w enova365?

Od 1 stycznia 2019 roku dokumentacja pracownicza może być prowadzona zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej. Biorąc jednak pod uwagę postępującą cyfryzację, w przyszłości e-akta mogą stać się jedyną obowiązującą formą przechowywania dokumentacji pracowniczej. Przygotuj się na zmiany już teraz i sprawdź, w jaki sposób enova365 usprawni zarządzanie dokumentacją pracowniczą. 

Spis treści:

Elektroniczna dokumentacja pracownicza – jak prowadzić?

Zacznijmy od tego, że elektroniczna dokumentacja pracownicza to inaczej pracownicze akta osobowe prowadzone w formie elektronicznej. Innymi słowy, e-akta czyli elektroniczne akta osobowe są cyfrowym odzwierciedleniem papierowych akt osobowych, więc dokumenty w e-teczce są indeksowane według kategorii (A, B, C, D i E):

  • A – dokumenty sprzed okresu zatrudnienia (świadectwa pracy, dyplomy itp.),
  • B – dokumenty związane z zatrudnieniem pracownika (umowa, zaświadczenie lekarskie, szkolenie BHP) ,
  • C – dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu,
  • D – dokumenty wystawiane po zwolnieniu pracownika (świadectwo pracy, wypowiedzenie, inne),
  • E – dokumenty, związane z kontrolą pracownika dotyczącą trzeźwości oraz na obecność środków, działających podobnie, jak alkohol.
Rodzaje akt osobowych dostępnych w e-teczkach enova365

Dokumentacja elektroniczna, tak samo jak tradycyjna, musi być prowadzona zgodnie z obowiązującym prawem.  Dokładne wytyczne dotyczące prowadzenia e-dokumentacji znajdują się w Rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Rozporządzenie określa zakres, sposób i warunki prowadzenia, przechowywania oraz zmian w dokumentacji, sposób i tryb dostarczenia informacji lub zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji w przypadku wygaśnięcia okresu jej przechowywania. 

Rozporządzenie wyodrębnia szczególne wymagania dotyczące prowadzenia dokumentacji w formie elektronicznej. Uwzględnia, między innymi, kwestie funkcjonalności systemu, które muszą zostać spełnione, aby można było prowadzić w nim dokumentację. Zgodnie z rozporządzeniem system informatyczny powinien zapewniać między innymi: 

  • zabezpieczenie dokumentacji przed uszkodzeniem utratą oraz nieuprawnionym dostępem, 
  • stały dostęp do dokumentacji przez osoby upoważnione, 
  • eksport w postaci elektronicznej dokumentacji lub części dokumentacji, 
  • funkcjonalność wydruku dokumentacji. 

E-dokumentacja pracownicza – korzyści z posiadania e-akt osobowych

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej w formie papierowej jest nie tylko czasochłonne, ale także droższe niż prowadzenie e-akt. Jest tak między innymi dlatego, że pracodawcy muszą zapewnić miejsce, w którym papierowa dokumentacja pracownicza może być bezpiecznie przechowywana, a działania związane z jej aktualizacją czy obsługą są po prostu bardziej pracochłonne niż wtedy, kiedy dokumentacja jest cyfrowa.

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej w wersji elektronicznej przyniesie Twojemu biznesowi co najmniej 6 różnych korzyści. Co zyskasz przechodząc na e-akta? 

Wygoda i łatwość dostępu

Elektroniczne akta osobowe są dostępne za pomocą komputera, smartfona lub innego urządzenia z dostępem do internetu. Firmy, które prowadzą dokumentację pracowniczą w formie elektronicznej, nie muszą więc nosić ze sobą fizycznych dokumentów ani szukać ich w archiwum. W razie potrzeby mogą odnaleźć i udostępnić potrzebne dane przy pomocy kilku kliknięć. 

Bezpieczeństwo i ochrona danych

Elektroniczne akta osobowe przechowywane są w zabezpieczonych bazach danych, co minimalizuje ryzyko ich utraty lub kradzieży. Wyeliminowane zostaje również ryzyko zniszczenia dokumentów przez pożar czy zalanie. 

Łatwiejsza aktualizacja danych

W przypadku zmiany danych osobowych, takich jak adres zamieszkania czy nazwisko, dane osobowe w e-aktach można szybko zaktualizować. Nie trzeba składać papierowych dokumentów ani czekać na ich przetworzenie przez urzędy.

Oszczędność czasu i kosztów

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej w wersji elektronicznej pozwala zredukować czas związany z koniecznością przeszukiwania papierowego archiwum. Odpadają również koszty drukowania i przechowywania dokumentów w magazynach. 

Szeroka funkcjonalność

Rozwiązanie daje możliwość podpięcia podpisu elektronicznego oraz metod uwierzytelnienia dla pracowników, co pozwala na sprawniejszą obsługę dokumentacji. 

Rozwiązanie przyjazne środowisku

Przejście na dokumentację elektroniczną ma również korzystny wpływ na środowisko. Eliminacja papierowych dokumentów redukuje zużycie papieru, a tym samym zmniejsza wycinanie drzew i produkcję odpadów.

E-dokumentacja elektroniczna a kontrola z Państwowej Inspekcji Pracy

Dokumenty pracownicze w formie elektronicznej są tak samo zgodne z prawem, jak prowadzenie dokumentacji pracowniczej w formie tradycyjnej. Jak wspomnieliśmy powyżej, taka możliwość została zagwarantowana w Rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Warto jedynie pamiętać, że w wypadku kontroli Państwowej Inspekcji Pracy może pojawić się konieczność wydrukowania konkretnych lub wszystkich dokumentów pracownika, albo ich elektronicznej wysyłki.

Dokumentacja pracownicza w formie elektronicznej w enova365

e-teczka dostępna w module Kadry, Płace i HR enova365 jest cyfrowym odzwierciedleniem dokumentacji papierowej. Przeniesienie dokumentacji z formy tradycyjnej na formę elektroniczną jest procesem łatwym ale im większa firma, tym proces staje się bardziej czasochłonny z uwagi na ilość dokumentów.

Korzystanie z e-teczek enova365 pozwala na przechowywanie i prowadzenie dokumentacji pracowniczej w sposób, który spełnia wytyczne Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. 

 Sam proces przenoszenia dokumentacji polega, między innymi, na następujących krokach.

  1. Sporządzeniu odwzorowania cyfrowego dokumentów papierowych, co sprowadza się do wprowadzenia do e-teczek zeskanowanych dokumentów, podzielonych na odpowiednie części (ABCDE) wraz z metryką dokumentu. 
  1. Opatrzeniu skanów podpisem kwalifikowanym elektronicznym pracodawcy, kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej osoby, który potwierdzi zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym.
  1. Wprowadzeniu danych do kartoteki pracownika na podstawie skanów dokumentów. 
  1. Opcjonalnie udostępnieniu pracownikowi w Pulpicie Pracownika e-teczki z dokumentacją.

System enova365 poza możliwością dodawania i przechowywania akt osobowych daje możliwość ewidencjonowania pozostałej dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy w zakładce Elektroniczna dokumentacja pracownicza/Pozostała dokumentacja.

Do tego katalogu można dodawać inne dokumenty, które mogą wystąpić w obsłudze kadrowej pracowników. Poprzez podział na podkategorie pozwala to na uporządkowanie dokumentacji związanej z:

  • urlopem wypoczynkowym,
  • PPK,
  • ewidencją czasu pracy,
  • odzieżą roboczą,
  • wynagrodzeniami i innymi świadczeniami.

E-teczki enova365 spełniają także inne wymogi, określone w rozporządzeniu, dotyczące przechowywania dokumentacji pracowniczej, a nie wymienione powyżej, w tym:

  • przeglądanie i skuteczne wyszukiwanie wybranych dokumentów przez upoważnione do tego osoby w zakresie wynikającym z upoważnienia,
  • zabezpieczenie treści dokumentacji przed uszkodzeniem i wprowadzaniem zmian, z wyjątkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur,
  • zapewnienie nadzoru oraz możliwość identyfikacji osób, mających dostęp do dokumentacji oraz rejestrowanie dokonywanych przez te osoby zmian w dokumentacji i metadanych,
  • wprowadzenie usystematyzowanego sposobu dokładania nowych dokumentów do akt, najlepiej poprzez zaczytywanie do aktówek szablonów wyeksportowanych z systemu kadrowo-płacowego po nadaniu im metadanych i opatrzeniu ich podpisem kwalifikowanym przez upoważnionych pracowników,
  • zapewnienie możliwości wydawania, w tym przez eksport w postaci elektronicznej, dokumentacji albo części dokumentacji oraz drukowania tej dokumentacji.

Prowadzenie e-dokumentacji pracowniczej – jakie wymagania musi spełniać Twój system?

Już wiesz, że prowadzenie e-dokumentacji pracowniczej niesie ze sobą szereg korzyści – oszczędność pieniędzy, czasu, a także bezpieczeństwo. Żeby je jednak zrealizować, konieczne jest zastosowanie systemu, który zapewni stałą dostępność dokumentacji – w tym z urządzeń mobilnych, niezawodność oraz bezproblemową, intuicyjną obsługę.

Wszystkie te wymagania spełnia system ERP enova365, który stanowi kompletne rozwiązanie dla działów kadrowo-płacowych. enova365 to oprogramowanie, które jest na bieżąco aktualizowane i zawsze zgodne z dynamicznie zmieniającymi się przepisami. 

Wszystkie zmiany prawne są odzwierciedlane w systemie, a klient otrzymuje je bezpłatnie w ramach aktualizacji. enova365 gwarantuje również bezpieczeństwo danych, dbając o właściwe zabezpieczenia serwerów. Także jeśli nie chcesz inwestować w utrzymanie własnych serwerów, enova365 oferuje instalację systemu w bezpiecznej chmurze Microsoft Azure. 

Wypróbuj wersję demonstracyjną systemu, która pozwoli Ci zapoznać się z systemem ERP najnowszej generacji. 

testuj enova365