Zastanawiasz się, czy system ERP może usprawnić pracę w instytucji kultury? Poznaj historię Toruńskiej Agendy Kulturalnej. Dowiedz się, w jaki sposób enova365 ułatwiła proces połączenia dwóch niezależnych organizacji i jak usprawnia codzienne zarządzanie w kulturze.
Spis treści:
- Zarządzanie w kulturze – wyzwania w Toruńskiej Agendzie Kulturalnej
- Jak enova365 wsparła proces fuzji Toruńskiej Agendy Kulturalnej i Zamku Krzyżackiego w Toruniu?
- Jak enova365 wspiera codzienną pracę instytucji kultury?
- Dopasowanie enova365 do potrzeb – kluczem do sukcesu wdrożenia
Zarządzanie w kulturze – wyzwania w Toruńskiej Agendzie Kulturalnej
Toruńska Agenda Kulturalna to miejska instytucja kultury. Zajmuje się przede wszystkim organizowaniem dużych wydarzeń kulturalnych – od międzynarodowych festiwali, przez cykliczne wydarzenia, takie jak święto miasta, wydarzenia teatralne, aż po mniejsze i większe koncerty. Agenda wspiera także toruńskich artystów. Ogromnym przedsięwzięciem jest także zarządzanie instytucjami kulturalnymi, takimi jak Zamek Krzyżacki, Krzywa Wieża czy Kulturalny Hub Bydgoskiego Przedmieścia. Jakim wyzwaniom musiała stawić czoła Toruńska Agenda Kulturalna?
Księgowość, kadry, raportowanie, zarządzanie projektami – czyli bieżące zarządzanie
Prowadzenie księgowości oraz kadr i płac zgodnie z przepisami, raportowanie na miarę potrzeb, rozliczanie realizowanych projektów oraz ewidencja inwentarza – to wyzwania, którym muszą sprostać osoby, zarządzające instytucją kultury. W dużej mierze, są one podobne do tych, z którymi borykają się firmy prywatne.
„Nowoczesna instytucja kultury tak naprawdę nie różni się od przedsiębiorstwa. Musimy pozyskiwać środki finansowe i sprawnie je rozliczać. Tak jak przedsiębiorstwa jesteśmy zorientowani na pozyskiwanie własnych przychodów, czyli prowadzimy szeroko rozumianą działalność gospodarczą” – mówi Dorota Wróblewska, główna księgowa Toruńskiej Agendy Kulturalnej.
Z drugiej strony, instytucje kultury mają swoją specyfikę. Zdarza się, że muszą składać deklaracje, nieujęte w standardowych programach księgowych czy systemach ERP.
Czasami prowadzą też nietypową działalność usługową – w wypadku Toruńskiej Agendy Kulturalnej jest to, na przykład, udzielanie artystom rzeczowego wsparcia, w formie wypożyczania inwentarza.
Ważne jest więc, żeby wybrany system informatyczny był na tyle elastyczny, by stworzenie wzorów dokumentów, wykorzystywanych w danej instytucji nie nastręczało żadnych problemów, a system oferował wsparcie, które pozwala usprawnić obsługę najważniejszych procesów.
Fuzja dwóch niezależnych instytucji kultury
Podobnie jak przedsiębiorstwa instytucje kultury przechodzą także zmiany organizacyjne, takie jak fuzje. Stanowi to zarówno techniczne, jak i organizacyjne wyzwanie. Musiała mu stawić czoła także Toruńska Agenda Kulturalna.
Decyzją Rady Miasta Torunia, na początku 2022 roku połączono dwie funkcjonujące dotąd oddzielnie instytucje kultury – Toruńska Agenda Kulturalna rozszerzyła się o średniowieczny zabytek – Zamek Krzyżacki. Te dwie instytucje funkcjonowały dotąd całkiem oddzielnie. Z dnia na dzień powiększył się zespół, co wiązało się z koniecznością przebudowy procesów kadrowych. Co więcej, dokumenty księgowe Zamku Krzyżackiego ewidencjonowane były w starszym programie finansowo-księgowym o ograniczonej funkcjonalności. Instytucja zyskała też nowych kontrahentów i nowy inwentarz.
Posłuchaj, co o roli enova365 w połączeniu Toruńskiej Agendy Kulturalnej i Zamku Krzyżackiego mówią Przemysław Draheim, zastępca dyrektora Toruńskiej Agendy Kulturalnej oraz Dorota Wróblewska, główna księgowa.
Jak enova365 wsparła proces fuzji Toruńskiej Agendy Kulturalnej i Zamku Krzyżackiego?
Ponieważ Toruńska Agenda Kulturalna korzystała już z enova365, a Zamek Krzyżacki posługiwał się starszym oprogramowaniem finansowo-księgowym, nie brano pod uwagę żadnego innego oprogramowania, kiedy zdecydowano się skupić wszystkie procesy na jednej platformie.
„Z enova365 korzystam od wielu lat. Jeszcze nigdy funkcje programu nie okazały się tak pomocne jak wtedy, kiedy trzeba było połączyć dwa różne systemy w jeden” – mówi Dorota Wróblewska, główna księgowa Toruńskiej Agendy Kulturalnej.
Sprawne wprowadzenie danych Zamku Krzyżackiego do enova365 umożliwiła funkcja migracji danych z Excela.
„Migracja z Excela zaoszczędziła mi godzin żmudnego, ręcznego wprowadzania danych. enova365 zaimportowała rachunki bankowe, rozrachunki i wyciągi bankowe. Pomogła mi również naliczyć wynagrodzenia i zasiłki chorobowe dla nowych pracowników” – wyjaśnia główna księgowa.
„Program na każdym kroku pilnował, żebym jako użytkownik nie popełniła błędu. To się okazało bardzo pomocne, bo pracowałam z danymi, z którymi do tej pory nie miałam żadnej styczności” – dodaje.
W wyniku dołączenia do Toruńskiej Agendy Kulturalnej Zamku Krzyżackiego, instytucja musiała znacząco poszerzyć liczbę ewidencjonowanych pozycji inwentarza, między innymi o tak nietypowe pozycje jak manekin walczący, zbroje rycerskie, miecze, kolczugi czy rekwizyty w postaci odciętych toporem rąk. Funkcje enova365 usprawniły także to zadanie.
„Formalne połączenie dwóch instytucji to nie jest łatwa sprawa. Jest przy tym dużo pracy. I nie brakuje miejsc, które nastręczają problemów. Z systemem ERP wszystko przebiegło tak, jak powinno. Jako główny księgowy, który z systemu enova365 korzysta na co dzień serdecznie polecam” – podsumowuje Dorota Wróblewska.
Jak enova365 wspiera codzienną pracę instytucji kultury?
W usprawnieniu codziennej pracy Toruńskiej Agendy Kulturalnej pomaga system ERP enova365, a konkretnie następujące jego moduły: Wypożyczalnia, Księgowość, Kadry i płace oraz Projekty i budżetowanie. Jakie procesy optymalizuje każdy z nich?
Rozliczanie projektów
Toruńska Agenda Kulturalna realizuje różnorodne projekty – gminne, wojewódzkie, a nawet europejskie – finansowane z takich funduszy jak EOG czy Kreatywna Europa. Moduł Projekty i budżetowanie enova365 usprawnia ich rozliczanie i dostarcza dokumentację potrzebną do takich rozliczeń.
„Żeby sprawnie rozliczać projekty, staramy się je tak księgować, żeby dokumentacja przedłożona do realizacji wynikała wprost z systemu księgowego. Możemy to uzyskać dzięki enova365” – mówi Dorota Wróblewska.
Wypożyczanie inwentarza i sprzętu
Toruńska Agenda Kulturalna zarabia nie tylko dzięki organizacji wydarzeń kulturalnych, ale także wypożyczając inwentarz i sprzęt innym instytucjom miejskim. W ewidencji protokołów wypożyczenia pomaga moduł Wypożyczalnia enova365.
Moduł ten ułatwia także realizację jednego z pilotażowych projektów Toruńskiej Agendy Kulturalnej – Mikrowsparcia. Jego celem jest wsparcie autorskich projektów artystycznych, kierowanych do mieszkańców Torunia poprzez udzielanie rzeczowej pomocy, a nie dotacji. Przykładem takiego wsparcia może być wypożyczanie inwentarza, takiego jak różnego rodzaju rekwizyty.
„Mamy bardzo dużą halę magazynową i nie mamy problemu z tym, że nie wiemy, czy coś mamy na stanie, nie musimy też prowadzić takiej ewidencji ręcznie, bo moduł Wypożyczalnia enova365 świetnie się do tego sprawdza” – podkreśla Dorota Wróblewska.
Obsługa księgowa i kadrowo-płacowa instytucji
Obsługa księgowa Toruńskiej Agendy Kulturalnej odbywa się w enova365. Program pomaga też rozliczać wynagrodzenia czy zasiłki chorobowe. Pracownicy mogą to robić nie tylko na komputerze, ale też tablecie czy smartfonie.
„enova365 to główne narzędzie, jakie wykorzystujemy w naszej działalności. Pomaga nam usprawnić wszystkie czynności kadrowo-płacowe” – mówi Dorota Wróblewska.
Główna księgowa instytucji podkreśla także zgodność programu z przepisami i to, że jest aktualizowany zawsze, gdy zmieniają się regulacje.
„enova365 powoduje, że praca staje się spokojniejsza. Wszystkie zmiany prawne są wprowadzane na bieżąco. Można je testować. Można w bardzo sprawny sposób sprawdzić ich funkcjonowanie. Aktualizacje wychodzą bardzo często, a twórcy oprogramowania są nastawieni na to, żeby słuchać swoich odbiorców” – mówi.
Według księgowej Toruńskiej Agendy Kulturalnej wystarczy na bieżąco wprowadzać dane księgowe, żeby wszystkie pozostałe deklaracje oraz rozliczenia z urzędami były generowane automatycznie, co w dużym stopniu usprawnia pracę. Co więcej, łatwo jest znaleźć poszczególne dokumenty w systemie.
„Program utrudnia też popełnianie błędów – nie można wykonać pewnej operacji, jeżeli jest ona niezgodna z przepisami” – wyjaśnia główna księgowa.
Dopasowanie enova365 do potrzeb – kluczem do sukcesu wdrożenia
System enova365 został dobrze dopasowany do potrzeb Toruńskiej Agendy Kulturalnej, dzięki czemu instytucja może korzystać z dokładnie takich wzorów dokumentów, jakich potrzebuje.
„Ta elastyczność systemu jest bardzo ważna w instytucjach kultur, które różnią się między sobą. To, że program można dostosować do specyfiki teatru, kina czy instytucji eventowej jest jego bardzo dużą zaletą” – uważa Dorota Wróblewska.
„Zmieniają się potrzeby instytucji kultury i zmieniają się potrzeby publiczności. Jest ona przyzwyczajona, że kulturalne wydarzenia czy content jest na wyciągnięcie ręki. I to przejście w świat cyfrowy jest widoczne. Instytucje idą w cyfryzację – szukają nowych sposobów na realizację wydarzeń, na przykład online, i nowych sposobów zarobkowania (np. system pay per view). To, co oferuje enova365 się w to bardzo wpisuje. Pewne działania można wykonać na smartfonie, nawet będąc w podróży” – tłumaczy.
Zastępca dyrektora Toruńskiej Agendy Kulturalnej podsumowuje też najważniejsze zalety korzystania z enova365 z punktu widzenia instytucji kultury.
„Najważniejsze zalety enova365 to dla mnie nowoczesność, rozwojowość i szybka odpowiedź na nasze potrzeby. Jeżeli z czymś mamy problem i potrzebujemy, żeby jakaś funkcja się znalazła w enovie, jest duża szansa, że się tam się znajdzie i problem zostanie rozwiązany” – podsumowuje.
Jeżeli Twoja instytucja także chce usprawnić zarządzanie w kulturze przy pomocy elastycznego, intuicyjnego, zawsze zgodnego z przepisami oprogramowania, jeszcze dziś umów się na prezentację i powiedz nam o swoich potrzebach.
