więcej niż ERP

Stowarzyszenie Wiosna – Szlachetna Paczka i Akademia Przyszłości – zaufało enova365

Stowarzyszenie Wiosna – Szlachetna Paczka i Akademia Przyszłości – zaufało enova365

Dowiedz się, jak enova365 wspiera programy pomocowe – Szlachetna Paczka i Akademia Przyszłości – w zakresie zarządzania finansami i usprawniania obiegu dokumentów.

Spis treści:

Program enova365 – z jakimi wyzwaniami mierzył się w Stowarzyszeniu Wiosna?

Soneta, producent systemu ERP enova365, to firma odpowiedzialna społecznie. Innymi słowy, oprócz utrzymywania wiodącej pozycji wśród najchętniej wybieranych dostawców systemów ERP w Polsce, staramy się przyczyniać do czynienia dobra. 

Jedną z organizacji pozarządowych, które wspieramy jest Stowarzyszenie Wiosna. Szlachetna Paczka i Akademia Przyszłości, programy społeczne, których to stowarzyszenie jest twórcą, należą do największych i najskuteczniejszych w Polsce.  

„Nieprzerwanie, od 2011 r. enova365 wspiera działania pracowników i wolontariuszy Stowarzyszenia Wiosna” – mówi Agnieszka Grzechnik, Wiceprezeska Zarządu Stowarzyszenia Wiosna.

Skala pomocy udzielanej przez Szlachetną Paczkę i Akademię Przyszłości stale rośnie. 

O ile w 2003 r. wolontariusze Szlachetnej Paczki dotarli do 214 rodzin, w 2010 r. pomogli już 8 000 rodzin, a w 2017 r. – 20 000. 

Rośnie także wartość materialna pomocy przekazywanej w ramach Szlachetnej Paczki – z 10 mln zł w 2010 r., przez 54 mln zł w 2017 r., do 70 mln zł w 2021 r. 

Coraz większą liczbą dzieci opiekują się także wolontariusze Akademii Przyszłości. Wolontariat w tej organizacji przyciąga ludzi, którzy swoją energię i talenty przekuwają w realne zmiany w życiu tysięcy dzieci.

Większa skala działalności pociągnęła za sobą konieczność coraz lepszego – bardziej efektywnego i transparentnego – zarządzania finansami. W efekcie, już w 2011 r. pracownicy Stowarzyszenia Wiosna zauważyli konieczność wprowadzenia usprawnień w następujących obszarach:

  • monitorowanie wydatków i przychodów, 
  • ewidencjonowanie środków i szczegółowe budżetowanie,
  • rejestrowanie informacji o realizacji wydatków oraz wpływów od darczyńców,
  • oparcie decyzji o dogłębne analizy i plany, a wyeliminowanie decyzji czysto intuicyjnych.

Dlaczego Stowarzyszenie Wiosna wybrało oprogramowanie enova365?

Żeby znaleźć idealny dla siebie system do zarządzania finansami,  Stowarzyszenie Wiosna musiało zmierzyć się z wyzwaniem wyboru i wdrożenia systemu ERP, wspierającego wszystkie procesy zachodzące w organizacji.

„Szukaliśmy bezpiecznego, stabilnego systemu, który ułatwi naszą codzienną pracę, a jednocześnie będzie miał potencjał rozwojowy. Systemu ERP, który – tak jak my – będzie działał wszędzie tam, gdzie potrzeba” – mówi Agnieszka Grzechnik, Wiceprezeska Zarządu Stowarzyszenia Wiosna. 

Wybór padł na program enova365 – elastyczny system ERP do zarządzania i księgowości, który umożliwia dostęp do danych organizacji niezależnie od miejsca, w jakim znajdują się jego pracownicy. 

Dzięki dedykowanym interfejsom każdy pracownik Stowarzyszenia Wiosna może korzystać z enova365 z dowolnego urządzenia z dostępem do internetu. Innymi słowy, enova365 świetnie sprawdza się przy rozproszonym trybie pracy. 

Skalowanie działalności z oprogramowaniem enova365

Od 2011 r. oprogramowanie enova365 pomaga Stowarzyszeniu Wiosna w takim usprawnieniu procesów, żeby umożliwić organizacji ciągły rozwój i poszerzanie zakresu świadczonej pomocy.

Nasze dwa programy społeczne Szlachetna Paczka i Akademia Przyszłości odpowiadają na zmieniające się potrzeby ludzi. A program enova365 zmienia się razem z nami. Jest ciągle ulepszany i dzięki temu możemy skutecznie pomagać potrzebującym rodzinom i dzieciom, które nie wierzą w siebie” – uważa Agnieszka Grzechnik.

Kilka korzyści, które Stowarzyszenie Wiosna odniosło dzięki enova365.

Łatwe raportowanie, analizowanie i kontrola budżetu

Baza informacji gromadzona w systemie enova365 pozwala na analizy w bardzo różnych wymiarach. W Stowarzyszeniu Wiosna służy między innymi:

  • sprawozdawczości wewnętrznej, pozwalając na lepszą obsługę beneficjentów, darczyńców czy wolontariuszy Szlachetnej Paczki i Akademii Przyszłości, 
  • raportowaniu zewnętrznemu, czy to wobec Ministerstwa, Urzędu Skarbowego, innych urzędów i instytucji oraz grantodawców. 

Dzięki możliwości analizy danych z wielu perspektyw, system jest wykorzystywany na dużo większą skalę, niż tylko przygotowanie obowiązkowego dla stowarzyszenia sprawozdania finansowego i merytorycznego. 

„Oprogramowanie enova365 jest bazą, gromadzącą wszystkie informacje biznesowe. Dzięki niemu na bieżąco możemy raportować wydatki i przychody, mając informacje o ich realizacji z podziałem na projekty czy planowane budżety. To kluczowy element naszej sprawozdawczości” – wyjaśnia Agnieszka Grzechnik. 

„Wiedza pozyskiwana z systemu służy do wielu analiz, pozwalając na lepszą obsługę rodzin, darczyńców i wolontariuszy” – podsumowuje.

Dzięki wdrożeniu enova365 możliwe stało się raportowanie na bieżąco wydatków w sposób precyzyjny i transparentny, w szczególności w powiązaniu ze źródłem przychodów. Szczegółowe informacje o realizacji wydatków i wpływów z podziałem na projekty czy budżety są przetwarzane w systemie enova365 przez elastyczny, a jednocześnie prosty w obsłudze mechanizm zestawień finansowych. 

Ulubioną funkcją analityków w stowarzyszeniu jest także dwukierunkowy import i eksport danych do programu MS Excel.

Nadążanie za zmianami w przepisach

Klienci enova365 w ramach ważnej gwarancji otrzymują dostęp do aktualizacji systemu związanych ze zmianami w przepisach w cenie licencji. Oznacza to, że wszystkie formularze i wnioski dostępne w systemie zawsze są zgodne z obowiązującymi przepisami. Docenia to Stowarzyszenie Wiosna.

„Wszystkie moduły systemu enova365 – kadrowo-płacowy, księgowy czy handlowy – są na bieżąco dostosowywane do zmian przepisów. Mamy więc pewność ich aktualności.”

Płynny obieg dokumentów

Dzięki modułowi Workflow enova365 bieg każdej ze spraw toczących się w systemie jest zautomatyzowany. Oznacza to, że osoby odpowiedzialne otrzymują powiadomienie o konieczności podjęcia akcji – np. kierownik otrzymuje powiadomienie o tym, że w aplikacji enova365 znajdują się wnioski o nieobecności jego pracowników, które oczekują na akceptację. 

Wsparcie przy pracy zdalnej szczególnie docenianą funkcją

2020 r. przyniósł wiele zmian, związanych z pandemią. Zmiany zaszły również w stylu pracy, a Stowarzyszenie Wiosna – Szlachetna Paczka, wolontariusze i pracownicy – przenieśli się do pracy zdalnej. 

„Aplikacja enova365 okazała się dla nas nieocenionym wsparciem. Dzięki Pulpitom Pracownika i Kierownika, z których korzystamy na co dzień praca w rozproszonym modelu nie sprawiła problemów dla obiegu wniosków pracowniczych w Stowarzyszeniu” – komentuje Aneta Karwowska, Lider Zespołu Kadr i Płac w Stowarzyszeniu Wiosna.

Aplikacja Pulpit Pracownika w enova365 – menu główne

Samoobsługa pracownicza

Dzięki funkcjonalności samoobsługi pracowniczej, każdy członek Stowarzyszenia Wiosna zyskuje dostęp do swoich danych kadrowych i obiegu wniosków pracowniczych w enova365. Aplikacja Pulpit Pracownika zawiera komplet informacji kadrowo-płacowych, takich jak wypłaty, limity urlopowe czy trwające procesy (np. obieg wniosku urlopowego), które zainicjowano w enova365. Logowanie pracownika daje mu wgląd do wszystkich spraw kadrowych dotyczących danej osoby.

„Nasz przebywający w różnych miejscach zespół posiada dostęp do pulpitów pracowniczych, czy pulpitów kierownika, a dzięki nim do swoich danych. Niezależnie od miejsca przebywania, logując się kontrolujemy swoje sprawy w stowarzyszeniu” – dodaje Agnieszka Grzechnik.

Dowiedz się więcej o module Kadry, Płace i HR.

Sprawna komunikacja na linii przełożony-pracownik

Aplikacja enova365, a szczególnie Pulpit Kierownika pozwala przełożonym z łatwością zarządzać grafikiem pracy osób w swoim zespole i organizować zastępstwa. A dzięki wspólnej bazie danych, nawet w rozproszonej strukturze i przy pracy mobilnej wszystkie zmiany są widoczne na bieżąco dla każdego operatora aplikacji enova365. Logowanie pracownika daje dostęp do potrzebnych danych.

Akademia Przyszłości i Szlachetna Paczka pomagają ze wsparciem enova365 

System ERP enova365 usprawnia zarządzanie finansami i obiegiem dokumentów w Stowarzyszeniu Wiosna. Szlachetna Paczka i Akademia Przyszłości mogą się dzięki temu skupić na tym, co najważniejsze, i bez przeszkód zwiększać skalę świadczonej pomocy.

– Jestem dumny z tego, że oprogramowanie enova365 aktywnie wspiera organizacje pozarządowe i tym samym przyczynia się do czynienia dobra – mówi Robert Czuła.

Chcesz usprawnić zarządzanie finansami i obieg dokumentów? Wypróbuj oprogramowanie enova365, które działa wszędzie tam, gdzie potrzeba. Testuj bezpłatnie