Colas Rail to część Grupy Colas – światowego lidera w branży budownictwa drogowego i kolejowego. Korzystanie z kilku systemów informatycznych oraz papierowa ewidencja teczek pracowniczych utrudniały firmie pracę. Wdrożenie ERP enova365 pozwala obsłużyć procesy księgowe, kadrowo-płacowe i sprzedażowe w jednym systemie IT, dzięki czemu praca przebiega szybciej i sprawniej.
Spis treści:
- Wyzwania Colas Rail Polska, z którymi poradziła sobie enova365
- Wdrożenie ERP enova365 w Colas Rail Polska – jakie procesy usprawniono i w jaki sposób?
- Korzyści wynikające z wdrożenia ERP enova365 w Colas Rail Polska
Wyzwania Colas Rail Polska, z którymi poradziła sobie enova365
Colas Rail Polska sp. z o.o. jest częścią Grupy Colas – światowego lidera w branży budowy i utrzymania oraz bezpieczeństwa ruchu drogowego, inżynierii lądowej, rur, uszczelnień, konstrukcji kolei i kontroli zanieczyszczeń terenowych. Grupa działa na każdym kontynencie w około 40 krajach, za pośrednictwem sieci 1400 miejsc, zatrudniając ponad 62 000 osób. Polska spółka Colas Rail specjalizuje się ściśle w infrastrukturze kolejowej. Jej zakres usług obejmuje modernizację i budowę infrastruktury kolejowej oraz wynajem wyspecjalizowanych maszyn.
Potrzeba obsłużenia procesów księgowych, kadrowych i płacowych w jednym systemie oraz ich automatyzacji
W 2020 r. roku firma Colas Rail zgłosiła się do XLE sp. z o.o., Autoryzowanego Partnera Soneta – producenta oprogramowania enova365 – z zapytaniem o opcje wdrożenia nowego systemu informatycznego. Celem wdrożenia była automatyzacja rozliczeń księgowych oraz efektywniejsze zarządzanie procesami kadrowo-płacowymi dla 100-osobowego zespołu spółki.
Spółce zależało na usprawnieniu obiegu i przetwarzania danych, bo dotychczasowe procesy i rozliczenia były prowadzone w różnych programach informatycznych.
Naliczanie wynagrodzeń pracowniczych i przechowywanie danych kadrowych miało miejsce w innym programie kadrowym, w zewnętrznym biurze rachunkowym i w plikach Excel, a teczki pracownicze w siedzibie spółki w wersji papierowej. Księgowość prowadzono w programie finansowo-księgowym jeszcze innego producenta.
Powiązanie danych między tymi wszystkimi systemami było pracochłonne, dlatego firma zaczęła szukać rozwiązania klasy ERP, które pozwoli obsłużyć wszystkie te procesy w jednym systemie.
Konkretne wyzwania postawione przed systemem ERP enova365
Przeprowadzona analiza przedwdrożeniowa procesów w firmie Colas Rail pozwoliła na określenie elementów, które powinny być uwzględnione w systemie enova365. Z punktu widzenia spółki kluczowe było między innymi:
- stworzenie zintegrowanego środowiska dla rozliczeń spółki – sprzedażowych i pracowniczych,
- automatyzacja czynności standardowych z opcją indywidualnych opisów dokumentów,
- przyśpieszenie procesu księgowania,
- wprowadzenie formularzy dokumentów dopasowanych do wymagań spółki ,
- ustawienie rejestru czasu pracy – w tym dla specyfiki pracy maszynistów – oraz szeregu powiadomień o wskazanych terminach związanych z obsługą kadr,
- automatyczne przeksięgowania okresowe według złożonego algorytmu,
- obsługa raportowania Lokacji w CashFlow,
- integracja z Suncode Plus Workflow.
Wdrożenie ERP enova365 w Colas Rail Polska – jakie procesy usprawniono i w jaki sposób?
Zaproponowany i przyjęty w spółce Colas Rail zakres wdrożenia uwzględnił moduły enova365 z obszarów kadrowo-płacowych, handlu i księgowości. Poniżej wyjaśniamy, jakie dokładnie rozwiązania wdrożono w każdym ze wspomnianych wyżej obszarów.
Procesy kadrowo-płacowe
Konfiguracja modułu Kadry Płace enova365 dla firmy Colas Rail rozpoczęła się od weryfikacji i migracji danych pracowniczych z bazy programu kadrowego.
W kolejnym kroku zdefiniowano strukturę organizacyjną w programie, w tym strukturę podległościową dla raportowania zewnętrznego. Była to funkcja, której brakowało we wcześniej wykorzystywanym systemie.
Następnie wdrożono funkcje, które umożliwiają, między innymi, efektywne zarządzanie umowami, wynagrodzeniami, rejestracją czasu pracy i nieobecności oraz generowanie deklaracji i alertów.
Obsługa umów z pracownikami
W systemie enova365 uwzględniono nie tylko umowy o pracę, ale też umowy cywilno-prawne, ze stawką godzinową i miesięczną oraz dla pracowników, którzy pracują w różnych działach firmy. Z listy umów dostępne są różne operacje seryjne jak na przykład deklaracje ZUS oraz indywidualne.
Także kartoteka pracownika Colas Rail ma w systemie możliwość wprowadzenia oprócz umowy o pracę także umowy cywilno-prawnej, jako dodatkowej formy zatrudnienia. Dane i parametry zatrudnienia pracownika mogą być aktualizowane, przy zachowaniu danych historycznych.
Zarządzanie wynagrodzeniami
Elementy wynagrodzenia są podzielone w systemie na takie, które w wypłatach pracownika pojawiają się cyklicznie oraz takie, które wypłacane są okazjonalnie.
W systemie dla Colas Rail uwzględniono:
- nadgodziny,
- dodatek nocny,
- dodatek za uciążliwe warunki pracy.
Co ważne, dodatkowe składniki wynagrodzeń można aktualizować w czasie. W programie wprowadzono też możliwość rozliczania świadczeń dodatkowych, takich jak np. opieka medyczna w formie zarówno brutto nie do wypłaty, jak również potrącenia netto.
„Zaimportowanie z programu kadrowego do enova365 wszystkich definicji dodatkowych elementów płacowych wymagało szczegółowej konfiguracji m.in. sposobu naliczeń, sposobu wliczania wynagrodzenia za czas urlopu, podstawy zasiłków, pomniejszania za nieobecności” – wyjaśnia Joanna Buza, konsultant z firmy XLE.
W kartotece pracownika uwzględniono też możliwość:
- rozliczania zajęć komorniczych/alimentacyjnych dla pracownika, z opcją wygenerowania listy zajęć komorniczych,
- tworzenia w systemie rezerw na wynagrodzenia, premie roczne, urlopowe czy odprawy według schematu (planowana lista płac),
- obsługę Pracowniczych Planów Kapitałowych według wytycznych Klienta.
Korekty wynagrodzeń
System ERP enova365 ma bardzo rozbudowane automatyczne przeliczanie korekt (np.: tak zwana opcja miesięcy wstecz), co pozwala w bieżących wypłatach skorygować składki i elementy z miesięcy wstecz. Dla firmy Colas Rail ustawiono korekty list płac po zatwierdzeniu korygowanej deklaracji PIT.
Czas pracy i nieobecności
Z systemu kadrowo-płacowego zaimportowano do enova365 kalendarz standardowy i zdefiniowano nowe kalendarze, w których dostosowano czasy pracy i parametry do potrzeb klienta. Pracownicy mają też możliwość dodawania nowych kalendarzy lub modyfikacji istniejących.
Zaimportowano również wszelkie definicje nieobecności pracowników. Za pomocą dostępnych filtrów można wskazać, jaka lista nieobecności zostanie wyświetlona. Wprowadzono różne filtry określone przez klienta.
System ERP enova365 umożliwił seryjne naliczanie limitów urlopowych dla pracowników oraz wprowadzanie korekt z lat ubiegłych, co w poprzednim systemie kadrowo-płacowym nie było realizowane.
Przelewy
Wprowadzono możliwość generowania paczek przelewów do banku dla zobowiązań pracowniczych i komorniczych. Plik z płatnościami można wygenerować z modułu dotyczącego ewidencji środków pieniężnych.
Deklaracje
Jest opcja generowania kompletu deklaracji ZUS wraz z załącznikami, deklaracji do Urzędu Skarbowego oraz wysyłki e-deklaracji. To ostanie umożliwia, między innymi, podpięcie certyfikatu podpisu elektronicznego.
Alerty (powiadomienia)
Programistycznie ustawiono dodatek tzw. “KiP Terms Reminder” – autorskie rozwiązanie XLE. Pozwala ono na wysyłanie przez system przypomnień o terminach:
- zakończenia umowy z pracownikiem / współpracownikiem,
- ważności badań lekarskich, okresu zasiłkowego, szkoleń BHP i innych szkoleń oraz uprawnień, umów pracowniczych,
- zmiany wymiaru urlopu.
Ponadto dodatkowe programistyczne prace objęły:
- opcję dodawania opisu analitycznego na podstawie wpisanych godzin pracy w kalendarzu,
- tworzenie opisu analitycznego do list płac na podstawie wpisanych podzielników na kartotece pracownika oraz umowach cywilnoprawnych – wynagrodzenie jest podzielone w odpowiednich procentach, a na tej podstawie tworzone są narzuty na konta z podziałem na MPK,
- definicje elementów do naliczeń rezerw urlopowych.
Ewidencja czasu pracy
Spółka Colas Rail poprawiła funkcjonowanie procesów kadrowych poprzez wdrożenie Pulpitów Kierownika i Pracownika. Za pośrednictwem Pulpitu Kierownika, menedżer może m.in. akceptować wnioski pracownicze oraz sprawdzać czas pracy swoich podwładnych.
Wdrożono tu także autorskie rozwiązanie XLE, które pozwoliło na dodanie dodatkowych cech opisujących wykonywane przez pracowników zadania. To na ich podstawie odbywa się rejestracja czasu pracy maszynistów. Wprowadzono możliwość dodawania w ewidencji czasu numeru karty oraz nazwiska dyspozytora, który ją nadał dla wskazanego pracownika. Kierownik ma możliwość tworzenia grafików czasu pracy dla swoich podwładnych oraz wypełniania czasu pracy faktycznie przepracowanego dla grupy pracowników wydziału Maszyny, zgodnie z wymaganiami kalendarza pracy w równoważnym systemie czasu pracy.
Zarówno w module Kadry Płace, jak i w Pulpicie Kierownika jest dostępny raport/tabela, pokazujący czas pracy dla pracowników w zadanym okresie.
Czas pracy, w tym maszynistów, można uzupełniać z poziomu aplikacji enova365 jak i z poziomu Pulpitów dostępnych przez stronę www.
Czytaj także: Samoobsługa pracownicza – jak działa Pulpit Pracownika w enova365
Procesy księgowe
Funkcje wdrożone w module Księga Handlowa
„enova365 Księga Handlowa przeznaczona jest do księgowania w oparciu o plan kont. To ergonomiczne i nowoczesne narzędzie dla księgowych, które pozwala ewidencjonować dokumenty, sporządzać deklaracje oraz sprawozdania bieżące i okresowe. Usprawnia codzienną pracę, zamykanie miesiąca czy roku obrachunkowego. Oprócz funkcji opartych o ogólne zasady prowadzenia księgowości, oferuje narzędzia, które automatyzują proces ewidencjonowania dokumentów oraz operacji gospodarczych” – wyjaśnia Agnieszka Opalińska, kierownik projektu Księgowość enova365.
Zespół XLE, po zaimportowaniu planu kont z arkusza Excel, uwzględnił w konfiguracji tego modułu:
- parametry dla różnych potrzeb sprawozdawczości okresu obrachunkowego – ustawiono m.in. tzw. 13-ty okres w roku, co pozwala ująć dokumenty, które muszą zostać uwzględnione w roku sprawozdawczym przy sporządzaniu francuskiego sprawozdania finansowego; pozostała sprawozdawczość wprowadzona jest zgodnie z ustawowymi terminami,
- rejestrację kosztów rozliczanych międzyokresowo, takich jak np. ubezpieczenia majątkowe i inne oraz prenumeraty i czasopisma, z określeniem okresu rozliczania, naliczanie RMK oraz ich księgowanie,
- ustawienie matryc dokumentów i zapłat w sposób automatyzujący opisy analityczne w ewidencji dokumentów i na raportach bankowych – w celu uproszczenia procesu księgowej parametryzacji dokumentów,
- ustawienie procesu ewidencji dokumentów – dokument przetworzony w EOD (Suncode) wraz z opisem analitycznym przekazany jest do ewidencji dokumentów (rozwiązanie autorskie XLE),
- ewidencję dla celów rozliczenia VAT z automatyczną dekretacją VAT na miesiąc, na podstawie daty rozliczenia w deklaracji VAT,
- automatyczną weryfikację kontrahentów – podatników VAT w wykazie Ministerstwa Finansów, tzw. Biała Lista,
- ustawienie księgowania kosztów w podziale na KUP (koszty uzyskania przychodów) i NKUP (koszty niestanowiące kosztów uzyskania przychodów) dla celów rozliczenia CIT,
- umożliwienie importu dokumentów z programu finansowo-księgowego w zakresie JPK_V7 – odbywa się on elektronicznie (komputer-komputer) przy pomocy EDI,
- ustawienie raportowania według wymagań grupy Colas.
Funkcje wdrożone w module Księga Inwentarzowa
Moduł enova365 Księga Inwentarzowa pozwala prowadzić ewidencję majątku firmy wg Krajowych (KSR) lub Międzynarodowych Standardów Rachunkowości (MSR). Zapewnia dostęp do pełnej weryfikacji majątku firmy oraz automatyzuje wykonywane operacje na środkach trwałych i majątku – m.in. pełną rejestrację zdarzeń związanych ze środkami trwałymi. Umożliwia również szybką analizę informacji o danym przedmiocie lub dokumencie.
Wdrożenie modułu przez zespół XLE objęło migrację danych z poprzednio wykorzystywanego programu finansowo-księgowego w zakresie środków trwałych i WNiP do Księgi Inwentarzowej enova365. Skonfigurowano także schematy księgowań w zakresie poszczególnych operacji, dotyczących składników majątku, z uwzględnieniem amortyzacji dwutorowej.
Fakturowanie
W module enova365 Faktury, który umożliwia obsługę firmy w zakresie wystawiania dokumentów sprzedaży, zespół XLE uwzględnił szczególne wymagania Colas Rail. Faktury sprzedaży i faktury korygujące mogą być wystawiane, zarówno w PLN, jak i w euro. Dzięki wdrożeniu modułu Harmonogram Zadań, który inicjuje określone działania bez udziału człowieka, możliwe jest automatyczne pobieranie kursów walut.
Faktury z logiem firmy można drukować, zarówno w języku polskim, jak i angielskim oraz wysłać mailem bezpośrednio z systemu według ustalonych szablonów. Dodatkowo, faktura korygująca zawiera przyczynę (do wybrania z listy) oraz miejsce na komentarz.
Uzgodnienia kont bankowych
Moduł enova365 Elektroniczne Wyciągi Bankowe automatycznie zaczytuje do systemu wyciągi bankowe pobrane ze strony banku w formie pliku elektronicznego. Wspiera to pracę osoby odpowiedzialnej za rozliczenia na wszystkich etapach pracy z wyciągiem bankowym.
Dane importowane są do Ewidencji Środków Pieniężnych w postaci raportu zawierającego operacje bankowe oraz wpłaty i wypłaty. Rozwiązanie umożliwia importowanie wyciągów bankowych z niemal wszystkich banków w Polsce.
Raportowanie
Wdrożono autorskie rozwiązanie XLE, które umożliwia generowanie danych do raportów z różnych modułów enova365. Są to dopasowane do szczególnych potrzeb Grupy Colas raporty “Salary Review” oraz „DATALAKE_EMPOYEES”. Są one dostępne w dwóch wersjach językowych – polskiej i angielskiej.
Korzyści wynikające z wdrożenia ERP enova365 w Colas Rail Polska
“Wdrożenie systemu informatycznego enova365 pozwoliło nam na integrację kilku obszarów operacyjnych naszej działalności – księgowości, kadr i płac, sprzedaży, dzięki czemu praca naszych zespołów odbywa się dużo sprawniej. Do tego możemy procesować i weryfikować dokumenty zdalnie i na bieżąco” – mówi Magdalena Nadtoka, Główna Księgowa Colas Rail Polska.
Pracownicy i zarząd firmy Colas Rail korzystają z systemu od ponad dwóch lat i odnotowują następujące korzyści:
- szybkie i intuicyjne księgowanie dokumentów na kontach bez potrzeby pracochłonnej, ręcznej dekretacji,
- sprawniejszy obieg dokumentów, bez konieczności ich drukowania, dzięki integracji z zewnętrznym oprogramowaniem,
- efektywne zarządzanie danymi kadrowymi – umowami, rozliczeniami, urlopami oraz elastyczne dopasowanie składników wynagrodzeń; wprowadzenie możliwości aktualizacji danych i przechowywania dokumentacji pracowniczej w systemie,
- automatyzacja wystawiania faktur – cały proces fakturowania przebiega dzięki temu szybciej,
- obsługa wielu różnych procesów w jednym systemie – różne działy pracują na jednej bazie danych, co eliminuje konieczność wielokrotnego wprowadzania tych samych danych,
- możliwość pracy zdalnej w dziale księgowym i kadrowo-płacowym oraz łatwe monitorowanie postępów prac wykonywanych przez pracowników,
- szybkie generowanie raportów dopasowanych do potrzeb zarządu.
Firma ceni także możliwość łatwego dodania w przyszłości kolejnych modułów oprogramowania, które będą w pełni zintegrowane z systemem ERP.
B2B, w tym branża budownictwa infrastruktury drogowej i kolejowej to branże, w których wdrożenie ERP podnosi produktywność, usprawnia procesy i przyczynia się do sukcesu biznesu. Jeżeli zastanawiasz się, od czego zacząć taki proces zapraszamy do kontaktu z naszymi specjalistami, którzy chętnie przeprowadzą prezentację demonstrującą możliwości enova365, a także odpowiedzą na wszystkie Twoje pytania.
