Charakterystyka firmy:
Bestmilk Sp. z o.o. to przedsiębiorstwo działające w sektorze produktów mleczarskich, którego działalność operacyjna obejmuje obszary handlowe, magazynowe, finansowo-księgowe oraz kadrowo-płacowe. Charakter prowadzonej działalności wiąże się z obsługą dużej liczby operacji gospodarczych związanych z obrotem towarowym, w tym sprzedażą i zakupami, prowadzeniem ewidencji magazynowej oraz rozliczeniami z kontrahentami. Istotnym elementem funkcjonowania firmy jest także obsługa procesów administracyjnych i finansowych, w tym prowadzenie pełnej ewidencji księgowej oraz zarządzanie danymi kadrowymi i płacowymi pracowników.
Skala działalności organizacji znajduje odzwierciedlenie w złożoności procesów oraz liczbie użytkowników systemu – na etapie analizy przedwdrożeniowej określono zapotrzebowanie m.in. na 32 licencje modułu Handel w wersji złotej, co wskazuje na rozbudowaną strukturę operacyjną i znaczną liczbę pracowników zaangażowanych w obsługę procesów handlowych i magazynowych. Firma funkcjonuje w środowisku wymagającym sprawnej wymiany informacji pomiędzy działami, kontroli nad przepływem dokumentów oraz zapewnienia zgodności działań z przepisami prawa, szczególnie w obszarach księgowości i kadr. Z tego względu organizacja wymagała zintegrowanego systemu klasy ERP, zdolnego do obsługi wielu obszarów działalności w jednym, spójnym środowisku informatycznym.
Wyzwania postawione przed systemem:
Przed rozpoczęciem projektu wdrożeniowego zidentyfikowano potrzebę uporządkowania i usprawnienia kluczowych procesów biznesowych firmy. W trakcie analizy przedwdrożeniowej, prowadzonej w formie spotkań roboczych, rozmów oraz korespondencji z przedstawicielami Klienta, rozpoznano obszary, w których konieczne było wsparcie systemowe umożliwiające bardziej efektywne zarządzanie informacją oraz procesami operacyjnymi.
Jednym z głównych wyzwań była potrzeba przyspieszenia dostępu do danych operacyjnych i zarządczych. W firmie funkcjonowały procesy wymagające bieżącego wglądu w informacje dotyczące sprzedaży, zakupów, stanów magazynowych, rozrachunków z kontrahentami oraz danych finansowych. Brak jednego, centralnego systemu integrującego te obszary utrudniał szybkie pozyskiwanie spójnych danych i wykonywanie analiz wspierających podejmowanie decyzji.
Kolejną istotną potrzebą była stabilność środowiska pracy w obszarach kluczowych dla funkcjonowania organizacji. Procesy handlowe, magazynowe, księgowe oraz kadrowo-płacowe mają bezpośredni wpływ na ciągłość działalności firmy, dlatego wymagane było rozwiązanie zapewniające niezawodne działanie oraz uporządkowaną strukturę danych.
Ważnym aspektem była także zgodność z obowiązującymi przepisami prawa, szczególnie w obszarze księgowości oraz kadr i płac. Organizacja potrzebowała systemu, który umożliwi prowadzenie ewidencji zgodnie z wymogami ustawowymi, a jednocześnie zapewni kontrolę dostępu do wrażliwych danych. Dodatkowo wskazano potrzebę rozbudowy możliwości analitycznych, tak aby kierownictwo firmy mogło korzystać z zestawień i raportów wspierających zarządzanie operacyjne i finansowe.
