Rola Centrum Wdrożeń Informatycznych
Naszym podstawowym zadaniem było upewnienie się, czy system enova365 spełni potrzeby Toi Toi Polska, w zakresie obsługi procesów kadrowo-płacowych instytucji. Wstępne oczekiwania klienta, sprowadzały się do:
- wdrożenia elastycznego systemu, który będzie dopasowany do specyfiki branży,
- zapewnienia zgodności z przepisami polskiego prawa,
- skalowalności systemu i jego płynności w działaniu,
- możliwości automatyzacji w obszarze procesów kadrowo – płacowych,
- zapewnienia możliwości integracji / współpracy z innymi obszarami firmy,
- długoterminowego wsparcia partnera wdrażającego oraz producenta systemu.
Przeprowadzona analiza wykazała, że system enova365 będzie idealnym rozwiązaniem dla bieżących wyzwań firmy oraz umożliwi rozwój w przyszłości. Na podstawie analizy, opracowany został kilku etapowy projekt i harmonogram prac.
Proces wdrożenia – kluczowe elementy
Prace wdrożeniowe prowadzone były etapami i dotyczyły kompleksowego wdrożenia modułu Kadry i Płace systemu enova365. W tym zakresie sporządzona została dokładna lista obsługiwanych czynności, procesów oraz sposobów ich realizacji. Zespół Toi Toi Polska miał doświadczenia w pracy z poprzednim systemem oraz wieloletnie dane archiwalne do przeniesienia. Informacje te stały się punktem odniesienia do prowadzonego wdrożenia.
W ramach prac, zaprojektowane oraz zrealizowane zostały również nowe procesy, nieobsługiwane wcześniej przez system działający w Toi Toi Polska.
Prace zapoczątkowało przekazanie przez Klienta struktury organizacyjnej z przypisanymi pracownikami oraz odtworzenie jej w systemie enova365. Następnie wprowadzenie i zmapowanie składników płacowych z poprzedniego systemu, wraz ze zdefiniowaniem nowych elementów. Wśród danych przekazanych przez firmę, znajdowały się również słowniki: badań lekarskich, szkoleń, posiadanych uprawnień czy lista szkół, wliczanych do stażu pracy.
Parametryzacja systemu enova365 do potrzeb Toi Toi Polska, dotyczyła m.in. obsługi specyficznych procesów kadrowych związanych z rozliczeniem czasu pracy kierowców czy obsługi pracowników sezonowych.
Kluczowym etapem współpracy była kilku stopniowa migracja danych z poprzedniego systemu. Po dostosowaniu systemu do właściwej obsługi procesów, w pierwszej kolejności przeprowadzona została migracja danych kadrowych. Wśród nich znajdowały się m.in.: podstawowe dane wraz z danymi ubezpieczeniowymi,
- dane podatkowe i rachunki bankowe,
- informacje o rodzinie pracownika,
- badania lekarskie i szkolenia BHP,
- posiadane uprawnienia,
- historia wykształcenia i zatrudnienia,
- zajęcia komornicze.
Po weryfikacji kompletności i poprawności danych, kolejne migracje dotyczyły:
- umów cywilno-prawnych,
- umów o pracę,
- nieobecności,
- list płac.
Każdorazowo proces weryfikacji przeprowadzony był według tej samej procedury.
W ramach wdrożenia, zrealizowano fazę testów, aby upewnić się, że system działa poprawnie w rzeczywistym środowisku. Następnie przeprowadzono szkolenia dla pracowników m.in. działu HR, aby zapewnić sprawne korzystanie z nowego systemu. Ponadto, zgodnie z zasadami Centrum Wdrożeń Informatycznych, pierwsze naliczenia list płac, były wspólnie weryfikowane.
Efekty wdrożenia:
Efektem współpracy było unowocześnienie oraz przeniesienie realizacji procesów kadrowo – płacowych do systemu ERP enova365, który stał się kluczowym narzędziem wspierającym strategię HR Toi Toi Polska. Firma zyskała w pełni sparametryzowany do swoich potrzeb system.
Wdrożenie systemu do kadr i płac enova365 w Toi Toi Polska, otworzyło firmę na:
- oszczędność czasu,
- automatyzację procesów w obszarze kadr i płac,
- samoobsługę pracowniczą,
- ciągłą zgodność z przepisami polskiego prawa,
- wydajniejsze przetwarzanie danych,
- redukcję błędów i zwiększoną czujność na ich popełnianie.
Dzięki wdrożeniu systemu o budowie modułowej, firma zyskała możliwość dalszego rozwoju, z której skorzystała jeszcze w ramach tego samego wdrożenia. Współpracę rozszerzyliśmy o stworzenie i obsługę Poleceń Księgowań.
