Przeprowadzona analiza przedwdrożeniowa potwierdziła te wszystkie mankamenty oraz ograniczenia dotychczas wykorzystywanego systemu. Precyzyjnie określono ramowe potrzeby nowego systemu, oraz niezbędne funkcjonalności, potrzebne do sprawnej obsługi wszystkich procesów kadrowo-płacowych. Zaproponowano również szereg rozwiązań mających na celu poprawienie komunikacji w firmie, a także poprawę dostępu do danych i możliwości ich wykorzystywania. W efekcie podjęto decyzję o wdrożeniu systemu enova365, który spełnia wszystkie te założenia, a szeroki zakres funkcjonalności pozwala na szereg automatyzacji i usprawnień. Otwiera też nowe możliwości dotąd niewykorzystywane w firmie Yazaki. Jednym z kluczowych elementów wyboru enova365 była gwarancja szybkiego dostępu do automatycznych aktualizacji, zapewniających zgodność systemu z bardzo często zmieniającymi się przepisami. Wdrożenie nowego systemu enova365 Kadry i Płace skróciło cały proces naliczania wynagrodzeń do zaledwie kilku godzin, bez wpływu na pracę pozostałych użytkowników systemu. Proces wysyłania deklaracji podatkowych i dokumentów rozliczeniowych składanych do ZUS został zautomatyzowany i uproszczony, ograniczono również liczbę pomyłek. Warto także podkreślić, że wdrożenie oraz konfiguracja nowego systemu zostały dopasowane do potrzeb firmy i istniejących w firmie Yazaki procedur, a nie odwrotnie.
Nowy system został zintegrowany z istniejącym oprogramowaniem w firmie np. systemem zarządzania produkcją, finansowo-księgowym, systemem RCP oraz z zewnętrznymi systemami, niezbędnymi do prawidłowego funkcjonowania procesów kadrowych. Efektem tego jest swobodny przepływ dokumentów w firmie między różnymi systemami oraz w pełni zautomatyzowane procesy raportowania np. do Płatnika czy rozliczania z pracownikami.
System enova365 Kadry i Płace wspierają dodatkowe moduły, które rozszerzają funkcjonalność oprogramowania o kolejne ważne elementy zarządzania i komunikacji w firmie. Rozwiązują kilka istotnych problemów, które zostały zdiagnozowane w trakcie analizy przedwdrożeniowej z zakresu komunikacji wewnętrznej, organizacji czasu i zarządzania ludźmi a nawet zarządzania strategicznymi obszarami firmy. Uruchomienie modułu Pulpit Kierownika pozwala kierownikom sprawniej zarządzać czasem pracy pracowników i efektywniej planować pracę i zadania.
Szybki i pełny dostęp do różnych danych, został zapewniony dzięki wdrożeniu modułu Business Intelligence. Zarząd oraz kadra kierownicza uzyskała narzędzia do analizy danych pobieranych w czasie rzeczywistym, bez konieczności uciążliwego importu i wielokrotnego przetwarzania w wielu zewnętrznych narzędziach. Bardzo ważnym elementem sprawnego funkcjonowania informatycznego systemu zarządzania jest jego zgodność z obowiązującym prawem i przepisami. System enova365 jest polskim oprogramowaniem, w pełni dostosowanym do polskiego prawa. Producent zapewnia automatyczne aktualizacje systemu. Ma to kluczowe znaczenie w obliczu częstych modyfikacji przepisów.
Wszystkie przyjęte założenia i oczekiwania firmy Yazaki zostały zrealizowane w nowym systemie enova365.
Korzyści:
- Wdrożenie nowego systemu enova365 Kadry i Płace wspartego dodatkowymi modułami usprawniło wiele procesów, a wprowadzone liczne automatyzacje wyeliminowały szereg czasochłonnych i podatnych na błędy ludzkie operacji oraz pozwoliły zaoszczędzić sporo czasu.
- Zarząd i kierownictwo Yazaki Poland podkreślają fakt integracji nowego systemu z kluczowymi systemami w firmie. Swobodny przepływ danych, dokumentów i informacji diametralnie zmienił funkcjonowanie firmy w wielu obszarach, również w sferze zarządzania, dzięki szybkiemu dostępowi do potrzebnych danych. Nowoczesny i wydajny system informatyczny z szybkim dostępem do aktualizacji w obliczu częstych zmian przepisów to fundament prawidłowego funkcjonowania i sprawnego zarządzania.
- Osoby odpowiedzialne w Yazaki za wdrożenie systemu podkreślają również nieocenioną rolę wsparcia zespołu wdrożeniowego kolom.pl. Duża wiedza merytoryczna oraz doświadczenie wdrożeniowe pozwoliły na sprawne przeprowadzenie projektu.
