Przebieg wdrożenia
W ramach modernizacji środowiska IT biura uruchomiono system enova365 z dodatkiem Wiele Baz Danych oparty na MS SQL Server. System działa w modelu master → slave, gdzie baza zarządcza „master” centralizuje administrowanie, a bazy klientów „slave” umożliwiają równoległą obsługę wielu firm. Skonfigurowano spójne role operatorów i mechanizm logowania przez bazę Master, co zapewniło jednolite uprawnienia i uporządkowany dostęp do baz klientów.
Równolegle wdrożono panel pracy zbiorczej umożliwiający weryfikację przeliczenia podatków, ZUS, JPK i e-Deklaracji, a także nadzór nad statusami wykonania prac w poszczególnych bazach i ewentualnymi błędami. Zaimplementowano pakiet BST.KsięgaEXT, który wprowadził masowe kontrole danych, wykrywanie duplikatów kontrahentów, czyszczenie kartotek, weryfikację statusu kontrahentów w rejestrach VIES oraz Ministerstwa Finansów, oraz usprawnienia w obsłudze kasa–bank i importach (np. importy kursy NBP).
Dla klientów prowadzących działalność na innych systemach niż enova365 uruchomiono dodatkowo import danych, dzięki czemu znacznie skrócono proces ewidencji i księgowania faktur sprzedażowych.
Ryzyko błędów w rejestrach VAT zostało ograniczone poprzez bieżące ostrzeżenia i masowe kontrole już na etapie wprowadzania dokumentów, co znacząco podniosło jakość danych i efektywność pracy zespołu
Efekty wdrożenia:
Kluczowe korzyści wynikające z wdrożenia proponowanych rozwiązań, podzielone na obszar operacyjny oraz strategiczny. Obejmują one zarówno usprawnienia codziennych procesów, jak i długofalowe efekty wpływające na rozwój, bezpieczeństwo oraz skalowalność organizacji.
Operacyjne:
Wdrożenie usprawnień operacyjnych prowadzi do znaczącego skrócenia czasu obsługi procesów masowych, takich jak przeliczenia okresowe, generowanie oraz wysyłka plików JPK i e-Deklaracji, wykonywanie aktualizacji systemowych czy import danych z systemów klientów. Automatyzacja oraz standaryzacja tych działań ogranicza konieczność ręcznej ingerencji, redukuje ryzyko błędów ludzkich i pozwala zespołom skupić się na zadaniach o wyższej wartości merytorycznej. Dodatkowo poprawie ulega jakość danych – poprzez eliminację duplikatów kontrahentów, uporządkowanie numeracji dokumentów i kartotek oraz wprowadzenie spójnych reguł walidacyjnych. Efektem jest szybsza i bardziej efektywna weryfikacja poprawności danych, co przekłada się na mniejszą liczbę korekt, reklamacji oraz problemów raportowych.
Strategiczne:
Z perspektywy strategicznej kluczową korzyścią jest skalowalność rozwiązania, umożliwiająca szybkie uruchamianie oraz obsługę kolejnych baz klientów bez konieczności proporcjonalnego zwiększania nakładów pracy administracyjnej. Pozwala to na dynamiczny rozwój organizacji i obsługę większej liczby klientów przy zachowaniu kontroli kosztów operacyjnych. Istotnym elementem jest również zwiększenie poziomu bezpieczeństwa oraz kontroli dostępu do danych poprzez centralne zarządzanie operatorami i ich uprawnieniami. Takie podejście zapewnia spójność polityk bezpieczeństwa, ułatwia audyty oraz minimalizuje ryzyko nieautoryzowanego dostępu do wrażliwych informacji.
