Zatrudnienie obcokrajowca w Polsce to proces, który wymaga spełnienia pewnych formalności i procedur. Jakie kroki należy podjąć, aby w firmie mogła legalnie pracować osoba bez polskiego obywatelstwa? Poznaj różnice w zatrudnianiu obywateli Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) i spoza tych obszarów.
Spis treści:
- Zatrudnienie obcokrajowca − najważniejsze zasady
- Zatrudnienie obcokrajowca z kraju Unii Europejskiej lub EOG
- Rodzaje zezwoleń na pracę cudzoziemców
- Etapy zatrudnienia obcokrajowca spoza UE i EOG – jak zdobyć zezwolenie na pracę typu A krok po kroku
- Zatrudnienie cudzoziemca – jakie warunki trzeba spełnić?
- Jak przedłużyć zezwolenie na pracę?
- Zatrudnienie obcokrajowca – upewnij się, czy spełniasz wszystkie formalności
Zatrudnienie obcokrajowca − najważniejsze zasady
Zatrudnienie obcokrajowca w Polsce wymaga pewnych formalności. To, jakie warunki należy spełnić, zależy w głównej mierze od narodowości potencjalnego pracownika.
Możemy wymienić różne grupy obcokrajowców:
- Obywatel państwa należącego do Unii Europejskiej – w takim przypadku nie będzie potrzebne zezwolenie na pracę, ani wiza. Zatrudnienie obywatela UE nie wiąże się ze skomplikowanymi procedurami.
- Obcokrajowiec z kraju należącego do Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) – także w tym wypadku nie będzie wymagane zezwolenie na pracę. Warunki zatrudnienia będą podobne do tych obowiązujących cudzoziemców z UE.
- Cudzoziemiec spoza EOG i Unii Europejskiej – zatrudnienie takiej osoby będzie wiązało się z uzyskaniem kilku dokumentów, takich jak zezwolenie na pobyt czasowy lub pobyt stały oraz zezwolenie na pracę. Dodatkowo dla obywateli państw takich jak Armenia, Białoruś, Gruzja, Mołdawia i Ukraina istnieje tzw. procedura uproszczona. Dzięki niej obywatele z tych państw mogą zostać zatrudnieni przez pracodawcę w Polsce bez zezwolenia przez okres nie dłuższy niż 6 miesięcy, w ciągu kolejnych 12 miesięcy. Warunkiem jest wpisanie przez powiatowy urząd pracy oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi do ewidencji oświadczeń.
- Obywatele Ukrainy, którzy uciekli przed wojną do naszego kraju – od lutego 2022 roku, aby zatrudnić obywatela Ukrainy lub małżonka obywatela Ukrainy w sposób legalny (o ile ich pobyt w Polsce jest zgodny z prawem), wystarczy w ciągu 14 dni od daty rozpoczęcia pracy powiadomić odpowiedni powiatowy urząd pracy, który jest właściwy ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania pracodawcy.
Aby skutecznie wypełnić wszystkie zadania związane z zatrudnianiem pracowników niebędących obywatelami polski, warto skorzystać z modułu Kadry, płace i HR enova365. Zapoznaj się z jego możliwościami!
Zatrudnienie obcokrajowca z kraju Unii Europejskiej lub EOG
Zatrudnienie obcokrajowca z Unii Europejskiej lub kraju EOG nie wymaga żadnych dodatkowych formalności – osobę taką zatrudnia się jak polskiego obywatela. Cudzoziemiec powinien jednak zgłosić swój pobyt w miejscowym urzędzie wojewódzkim, jeżeli planuje przebywać w Polsce dłużej niż 3 miesiące.
Pracodawcy mogą zawierać z cudzoziemcami zarówno umowy o pracę, jak i umowy cywilnoprawne (np. umowy zlecenia czy umowy o dzieło). Wynagrodzenie nie może być niższe niż płaca minimalna lub minimalna stawka godzinowa, zależnie od rodzaju umowy
Pracodawcy mają również obowiązki, takie jak sprawdzanie ważności dokumentów pobytowych cudzoziemców, przechowywanie kopii tych dokumentów, zawarcie pisemnej umowy, przekazanie kopii zezwolenia na pracę, a także informowanie o niepodjęciu pracy lub przerwaniu pracy przez cudzoziemca. Pracodawcy muszą również zapewnić warunki zatrudnienia zgodne z polskim prawem pracy.
Rodzaje zezwoleń na pracę cudzoziemców
Aby cudzoziemiec spoza Unii Europejskiej i EOG mógł legalnie pracować w Polsce, powinien on zyskać odpowiednie zezwolenie na pracę. Istnieją różne rodzaje zezwoleń na pracę dla cudzoziemców w Polsce:
- Zezwolenie typu A – dotyczy cudzoziemców, którzy pracują na podstawie umowy z podmiotem zarejestrowanym na terenie Polski. Pracownik z zagranicy musi otrzymywać wynagrodzenie równe lub wyższe niż wynagrodzenie pracowników lokalnych na porównywalnym stanowisku. Zezwolenie typu A dla cudzoziemca jest ważne przez okres do 3 lat.
- Zezwolenie typu B – dotyczy cudzoziemców zatrudnionych na stanowiskach w zarządzie spółek zarejestrowanych jako przedsiębiorcy. W większych firmach (zatrudniających więcej niż 25 osób), zezwolenie to może obowiązywać do 5 lat.
- Zezwolenie typu C – dotyczy cudzoziemców pracujących dla pracodawcy zagranicznego, który zostaje delegowany do oddziału lub zakładu na terenie Polski na okres dłuższy niż 30 dni w roku kalendarzowym.
- Zezwolenie typu D – dotyczy cudzoziemców pracujących na terenie Polski w celu świadczenia usług tymczasowych i okazjonalnych na rzecz pracodawcy zagranicznego, który nie ma stałej działalności na terenie Polski. W przypadku usług eksportowych, wymagane są szczegółowe informacje dotyczące umowy.
- Zezwolenie typu E – dotyczy cudzoziemców delegowanych na teren Polski na okres dłuższy niż 30 dni w ciągu kolejnych 6 miesięcy w celu innych działań niż określone w zezwoleniach typu B, C i D. Pracownicy delegowani muszą mieć warunki zatrudnienia zgodne z polskim prawem pracy.
- Zezwolenie typu S – zezwolenie na pracę sezonową, które dotyczy pracy sezonowej wykonywanej przez okres nie dłuższy niż 9 miesięcy w roku kalendarzowym w działalnościach sezonowych, takich jak prace rolnicze, zakwaterowanie, i usługi gastronomiczne.
Etapy zatrudnienia obcokrajowca spoza UE i EOG – jak zdobyć zezwolenie na pracę typu A krok po kroku
Jak wygląda proces zatrudniania obcokrajowca spoza UE i EOG? Pokrótce przedstawiamy kolejne kroki.
Krok 1 – Sprawdź, czy cudzoziemiec zalegalizował swój pobyt w Polsce
Aby cudzoziemiec mógł legalnie pracować u polskiego pracodawcy, musi zalegalizować swój pobyt. Cudzoziemcy mogą legalnie przebywać w Polsce, korzystając z paszportu biometrycznego, wizy, zezwolenia na pobyt czasowy lub stały. Warto zwrócić uwagę na 2 kwestie.
Po pierwsze, istnieje możliwość uzyskania przez cudzoziemca tzw. zezwolenia jednolitego, które pozwala na legalizację pobytu i pracy w ramach jednej procedury. Wtedy wniosek taki składa obcokrajowiec, a nie pracodawca.
Po drugie, obywatele Ukrainy, którzy przybyli do Polski z powodu działań wojennych na Ukrainie od 24 lutego 2022 roku, mogą otrzymać ochronę czasową w Polsce, pod warunkiem że nie otrzymują podobnej ochrony w innym państwie członkowskim Unii Europejskiej z powodu tych działań wojennych i nie posiadają innych tytułów pobytowych, takich jak status uchodźcy czy zezwolenie na pobyt. Przyznanie ochrony czasowej uprawnia ich do legalnego pobytu w Polsce do 4 marca 2024 roku.
Krok 2 – Złóż wniosek o zezwolenie na pracę cudzoziemca (typu A)
Podmiot zatrudniający cudzoziemca powinien złożyć wniosek o zezwolenie na pracę (typu A, B, itd.). Wniosek ten powinien być złożony w odpowiednim urzędzie wojewódzkim, właściwym ze względu na siedzibę firmy. Do wniosku o zezwolenia należy dołączyć następujące dokumenty:
- oświadczenie dotyczące karalności (a właściwie o niekaralności) wnioskodawcy,
- podpisane 2 klauzule informacyjne dotyczące ochrony danych osobowych,
- umowę spółki lub akty notarialne o zawiązaniu spółki, jeśli podmiotem powierzającym pracę cudzoziemcowi jest spółka z ograniczoną odpowiedzialnością lub spółka akcyjna,
- kopię ważnego dokumentu podróży cudzoziemca z danymi osobowymi, a jeśli cudzoziemiec nie posiada takiego dokumentu, kopię innego dokumentu potwierdzającego jego tożsamość,
- informację wydaną przez starostę właściwego ze względu na główne miejsce wykonywania pracy przez cudzoziemca o braku możliwości zaspokojenia potrzeb kadrowych pracodawcy w oparciu o rejestry bezrobotnych i poszukujących pracy lub o negatywnym wyniku rekrutacji organizowanej dla pracodawcy,
- dokumenty potwierdzające spełnienie wymagań stawianych kandydatom do pracy przez podmiot powierzający pracę, zgodnie z informacją starosty o braku możliwości zaspokojenia potrzeb kadrowych pracodawcy, jeśli takowa informacja była wymagana,
- dokumenty potwierdzające spełnienie wymagań kwalifikacyjnych i innych warunków w przypadku zamiaru powierzenia cudzoziemcowi pracy w zawodzie regulowanym,
- dokumenty potwierdzające spełnienie innych wymagań określonych w osobnych przepisach, które mogą mieć wpływ na wynik postępowania, takie jak licencja na międzynarodowy przewóz drogowy,
- dowód wpłaty opłaty za wydanie zezwolenia na pracę,
- dokument sporządzony przez agencję pracy tymczasowej, potwierdzający skierowanie cudzoziemca, jeśli agencja jest podmiotem powierzającym pracę.
- W przypadku dokumentów wystawionych w języku innym niż polski i mających służyć jako dowód w procesie, konieczne jest ich przetłumaczenie na język polski przez tłumacza przysięgłego. Jednak ta zasada nie dotyczy dokumentów podróży cudzoziemca.
Czytaj także: Dokumentacja pracownicza w formie elektronicznej – jak to zrobić w enova365
Krok 3 – Zgłoś cudzoziemca w ZUS
Jeśli zatrudniasz cudzoziemca w swojej polskiej firmie na podstawie umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej takie jak umowa agencyjna, umowa-zlecenie lub inna umowa o świadczenie usług, masz obowiązek zgłosić go do ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego w Polsce w ciągu 7 dni od rozpoczęcia przez niego pracy lub współpracy, lub od daty określonej w umowie jako dzień rozpoczęcia jej wykonywania. Składki ubezpieczeniowe powinny być opłacane zgodnie z obowiązującymi przepisami.
W przypadku cudzoziemców pochodzących z krajów, z którymi Polska ma zawartą ważną umowę o zabezpieczeniu społecznym, konieczne jest sprawdzenie przepisów tej umowy, aby ustalić, które zasady ubezpieczeń będą obowiązywać dla cudzoziemca. Obecnie Polska ma takie umowy międzynarodowe z krajami takimi jak Stany Zjednoczone, Kanada, Ukraina, Macedonia, Korea Południowa, Australia, Czarnogóra, Mongolia, Serbia oraz Bośnia i Hercegowina.
Zatrudnienie cudzoziemca – jakie warunki trzeba spełnić?
W przypadku zatrudnienia cudzoziemca na podstawie umowy o pracę, obowiązuje zasada, że jego warunki zatrudnienia muszą być zawsze co najmniej tak korzystne, jak te określone przez polskie przepisy prawa pracy.
Jeśli jednak cudzoziemiec jest zatrudniony na mocy umowy cywilnoprawnej, pracodawca jest zobowiązany zapewnić mu minimalne wynagrodzenie, które wynika z obowiązującej stawki godzinowej oraz odpowiednie, bezpieczne i higieniczne warunki pracy. Cudzoziemiec pracujący na podstawie umowy o dzieło nie podlega stawce godzinowej minimalnej.
Jak przedłużyć zezwolenie na pracę?
Zezwolenie na pracę typu A jest wydawane jest na czas określony, nie dłuższy niż 3 lata. Aby kontynuować zatrudnienie obcokrajowca po zakończeniu okresu ważności zezwolenia, należy złożyć wniosek o przedłużenie zezwolenia na pracę typu A w odpowiednim urzędzie wojewódzkim na podstawie miejsca zamieszkania lub siedziby Twojej firmy. Wniosek o przedłużenie zezwolenia należy złożyć nie wcześniej niż 90 dni i nie później niż 30 dni przed upływem ważności obecnego zezwolenia.
W przypadku obywateli Ukrainy, których pobyt w Polsce jest legalny, nie ma konieczności wnioskowania o przedłużenie zezwolenia na pracę. Wystarczy zgłosić fakt zatrudnienia ich do odpowiedniego powiatowego urzędu pracy za pośrednictwem strony praca.gov.pl w ciągu 14 dni od momentu rozpoczęcia pracy.
Zatrudnienie obcokrajowca – upewnij się, czy spełniasz wszystkie formalności
Zatrudnienie obcokrajowca w Polsce może wiązać się z pewnymi wyzwaniami, ale z odpowiednią wiedzą i przygotowaniem można to zrobić legalnie i skutecznie. Pamiętaj, że każdy przypadek może mieć swoje własne szczegóły, dlatego zawsze warto skonsultować się z odpowiednimi instytucjami i ekspertami, aby uniknąć nieporozumień i problemów prawnych.
W uporządkowaniu kwestii zatrudnienia pomoże Ci system enova365, moduł Kadry, Płace i HR. Pobierz bezpłatną wersję demo jeszcze dziś i sprawdź, jak enova365 sprawdza się w Twojej firmie. Jeśli chcesz, możesz także umówić się na prezentację z naszym doradcą, aby dowiedzieć się, jak system może dodatkowo usprawnić zarządzanie Twoją firmą.
