Jeżeli słyszałeś, że korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur wkrótce stanie się obowiązkowe dla wszystkich podatników, ale nie podjąłeś jeszcze żadnych działań, żeby się do tego przygotować, nie jesteś sam. Z myślą o firmach takich jak Twoja odpowiadamy na 16 najczęściej zadawanych pytań, dotyczących KSeF – począwszy od tego, od kiedy KSeF wchodzi w życie, aż po wyjaśnienie, jak krok po kroku wystawić fakturę w KSeF i jak poukładać nowe procesy.
Spis treści:
- Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy? Kiedy e-faktury będą obowiązkowe?
- Co trzeba zrobić, aby korzystać z KSeF? Jak uzyskać do KSeF?
- Jak założyć konto KSeF?
- Kogo nie obejmuje KSeF?
- Kto musi wystawiać faktury w KSeF?
- Jakie podmioty nie będą musiały wystawiać faktur w KSeF?
- Ile kosztuje wdrożenie KSeF?
- Czy KSeF dotyczy faktur zagranicznych?
- Czy KSeF dotyczy nievatowców?
- Jakich faktur nie można wystawić w KSeF?
- Co to jest numer KSeF?
- Czy KSeF zastąpi JPK?
- Czy KSeF zastąpi PEF?
- Jak wystawić fakturę w KSeF?
- Kiedy należy wysłać fakturę do KSeF?
- Jaki program do KSeF?
1. Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy? Kiedy e-faktury będą obowiązkowe?
Od stycznia 2022 roku można korzystać z KSeF dobrowolnie i wystawiać faktury ustrukturyzowane w systemie, pozostając jednocześnie przy dotychczas stosowanych praktykach. Jest to okres przejściowy, w którym nie ma obowiązku rejestracji i przesyłania e-faktur za pośrednictwem KSeF.
Krajowy System e-Faktur (KSeF), czyli e-fakturowanie, będzie obowiązkowy od 1 lutego 2026 r. dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2025 r. 200 mln zł, a dla pozostałych przedsiębiorców od 1 kwietnia 2026 r.
2. Co trzeba zrobić, aby korzystać z KSeF? Jak uzyskać dostęp do KSeF?
Aby zacząć korzystać z KSeF nie jest wymagane zakładanie konta ani rejestracja na platformie, ponieważ każda firma ma już swoje „konto” w Krajowym Systemie e-Faktur, utworzone przez Ministerstwo Finansów.
Skorzystanie z KSeF jest możliwe po uwierzytelnieniu się w systemie za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego, kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, podpisu zaufanego lub tokenu wygenerowanego przez Krajowy System e-Faktur.
Dostęp do KSeF jest możliwy przez stronę Ministerstwa Finansów.
3. Jak założyć konto KSeF?
Dostęp do KSeF będzie mieć automatycznie każdy przedsiębiorca, ponieważ „konto” w KSeF zostało utworzone przez Ministerstwo Finansów.
Aby jednak korzystać z KSeF, niezbędne jest uwierzytelnienie się w systemie, do czego potrzebny jest podpis elektroniczny lub inne, wspomniane metody uwierzytelnienia. W przypadku posługiwania się kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi, które nie będą zawierać numeru NIP i PESEL podatnika będącego osobą fizyczną, uwierzytelnianie i weryfikacja posiadanych uprawnień jest możliwa również po dokonaniu zgłoszenia danych unikalnych identyfikujących podpis do naczelnika właściwego urzędu skarbowego. Służy do tego druk ZAW-FA.
4. Kogo nie obejmuje KSeF?
Obowiązek korzystania z KSeF obejmie zarówno przedsiębiorców będących czynnymi podatnikami VAT, jak też przedsiębiorców zwolnionych z VAT, a także podatników zidentyfikowanych w Polsce do szczególnej procedury unijnej One Stop Shop (OSS), posiadających polski NIP.
Zostało jednak określonych 5 przypadków, kiedy nie będzie obowiązku korzystania z KSeF:
- Faktury wystawiane przez podatnika, który nie posiada siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju. Kiedy jednak podmiot nieposiadający siedziby działalności ani stałego miejsca prowadzenia działalności na terytorium kraju będzie świadczył usługę, której miejscem świadczenia będzie Polska, i to nabywca posiadający siedzibę w Polsce na podstawie art. 17 ust. 1 pkt 4 ustawy będzie zobowiązany do rozliczenia podatku z tytułu usługi i jednocześnie w porozumieniu ze świadczeniodawcą przejmie obowiązek wystawiania faktur z tytułu świadczonej usługi na swoją rzecz, nabywca ten będzie miał obowiązek wystawiania takich faktur na podstawie ustawy o VAT, w tym faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF.
Dla podmiotu zagranicznego został przewidziany specjalny sposób uwierzytelnienia w KSeF, co umożliwi wystawianie faktur ustrukturyzowanych w imieniu sprzedawcy.
Możliwe będzie także „odfiltrowywanie” faktur wystawionych w ramach samofakturowania, bez konieczności uprzedniego pobierania wszystkich faktur.
- Faktury wystawiane przez podatnika, który nie posiada siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, ale posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę.
- Faktury wystawiane przez podatnika, który korzysta z procedur szczególnych OSS i IOSS, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach.
- Faktury wystawiane na rzecz nabywcy towarów lub usług, który jest osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej.
- Faktury uproszczone, uznane za takie według rozporządzenia wykonawczego.
Czytaj także: Procedura OSS – jak księgować faktury OSS?
5. Kto musi wystawiać faktury w KSeF?
E-faktury będą musieli wystawiać w KSeF czynni podatnicy VAT, mający siedzibę albo stałe miejsce prowadzenia działalności realizujący sprzedaż na terytorium Polski, którzy wykonują czynności opodatkowane VAT. Podobny obowiązek będą mieli podatnicy wykonujący wyłącznie czynności zwolnione (nievatowcy).
Oznacza to, że obowiązkiem KSeF objęty jest każdy podatnik VAT, niezależnie od tego, czy jest podatnikiem VAT czynnym czy zwolnionym. Dotyczy to również stowarzyszeń i innych organizacji, jeśli będą działały w charakterze podatników.
Zostało określonych jedynie 5 przypadków, kiedy nie będzie obowiązku korzystania z KSeF (wspomnianych w odpowiedzi na pytanie nr 5).
6. Jakie podmioty nie będą musiały wystawiać faktur w KSeF?
Obowiązkiem wystawiania faktur w KSeF nie będą objęte firmy zarejestrowane na VAT, które nie posiadają stałego miejsca prowadzenia działalności dla celów VAT w Polsce, podobnie jak podmioty zagraniczne bez rejestracji na VAT w Polsce.
Obowiązkowym KSeF nie będą również objęte faktury konsumenckie (B2C). Nie muszą ich wystawiać przedsiębiorcy prowadzący sprzedaż na rzecz osób prywatnych.
7. Ile kosztuje wdrożenie KSeF?
Wdrożenie KSeF wiąże się z pewnymi kosztami, wynikającymi między innymi z konieczności przeprowadzenia szkoleń i zakupem licencji programów księgowych. Są one zróżnicowane w zależności od wielkości przedsiębiorstwa.
Według zapewnień Ministerstwa Finansów, nowy system przyniesie jednak korzyści, między innymi w postaci wdrożenia cyfrowego obiegu dokumentów, zwiększenia bezpieczeństwa transakcji i przyspieszenia zwrotu VAT.
Czytaj także: Czy Twoja firma jest gotowa na KSeF? Sprawdź checklistę!
8. Czy KSeF dotyczy faktur zagranicznych?
Nie. KSeF jest obowiązkowy tylko dla polskich przedsiębiorców, nie służy do raportowania faktur od dostawców zagranicznych.
Przedsiębiorcy, którzy otrzymają fakturę od zagranicznego dostawcy, nie zobaczą jej w Krajowym Systemie e-Faktur. Nie mają również obowiązku wprowadzenia jej do systemu.
9. Czy KSeF dotyczy nievatowców?
Tak. KSeF dotyczy podatników zwolnionych podmiotowo oraz przedmiotowo z VAT (nievatowcy).
10. Jakich faktur nie można wystawić w KSeF?
W KSeF mogą być wystawiane dokumenty zawierające obowiązkowe dane, zgodne ze wzorem faktury ustrukturyzowanej. Z tego względu przedsiębiorcy nie będą mogli przygotować przy użyciu systemu KSeF wszystkich dokumentów. Nie można będzie wystawić:
- not korygujących,
- duplikatów faktur,
- faktur wystawianych przy użyciu kasy rejestrującej,
- faktur VAT RR,
- faktur pro forma,
- faktur ustrukturyzowanych w zamówieniach publicznych (PEF),
- faktur niezgodnych ze wzorem faktury ustrukturyzowanej.
11. Co to jest numer KSeF?
Numer KSeF e-faktury to unikalny numer identyfikujący fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Składa się z następujących elementów:
- NIP sprzedawcy,
- data wystawienia faktury w formacie RRRRMMDD,
- część techniczna składająca się z 6 znaków (wartości generowane są automatycznie),
- suma kontrolna (wartość wyliczana automatycznie).
12. Czy KSeF zastąpi JPK?
Nie. KSeF nie zastąpi pliku JPK, ponieważ spełniają one dwa odmienne zadania. Mimo tego, że KSeF i JPK dotyczą zawieranych transakcji gospodarczych i przekazują do organów podatkowych szczegółowe informacje o danym zdarzeniu, to KSeF dotyczy wystawiania faktur, a nie rozliczenia z tytułu podatku VAT.
KSeF służy głównie do wystawiania faktur oraz pobierania faktur kosztowych przez nabywców. Zarówno sprzedawca, jak i nabywca posiadają dostęp do KSeF i mogą wystawiać oraz pobierać faktury, które znajdują się w KSeF. Z kolei plik JPK_V7 jest związany z rozliczeniem podatku VAT, co oznacza, że faktury wystawione w KSeF są wykazywane w ramach pliku JPK_V7.
JPK i KSeF odpowiadają więc za co innego. JPK to deklaracja i ewidencja podatnika, a KSeF to faktura VAT – wystawiona, otrzymana.
13. Czy KSeF zastąpi PEF?
Nie. KSeF i PEF (Platforma Elektronicznego Fakturowania) to dwa odrębne i niezależne systemy. Faktury wystawione w PEF nie są widoczne w Krajowym Systemie e-Faktur i na odwrót.
PEF jest przeznaczony dla instytucji składających zamówienia publiczne oraz wykonawców zamówień publicznych.
KSeF został stworzony dla przedsiębiorców będących czynnymi podatnikami VAT, przedsiębiorców zwolnionych z podatku VAT, a także polskich podatników zidentyfikowanych do szczególnej procedury unijnej OSS.
14. Jak wystawić fakturę w KSeF?
E-faktura może być wystawiona na dedykowanej stronie KSeF. Skorzystanie z KSeF wymaga jednak uwierzytelnienia się za pomocą jednej z metod:
- kwalifikowany podpis elektroniczny,
- kwalifikowana pieczęć elektroniczna,
- podpis zaufany,
- token, czyli wygenerowany przez Krajowy System e-Faktur, po uwierzytelnieniu się podatnika lub podmiotu uprawnionego w sposób, o którym mowa w pkt 1-3, ciąg znaków alfanumerycznych, z wyłączeniem znaków interpunkcyjnych, przypisanym do podatnika lub podmiotu uprawnionego i jego uprawnień.
Konieczna jest również weryfikacja posiadanych uprawnień.
Po spełnieniu powyższych warunków można wystawić e-fakturę w kilku następujących krokach:
- logowanie do systemu KSeF,
- potwierdzenie tożsamości,
- przygotowanie danych i uzupełnienie faktury ustrukturyzowanej,
- wysyłka faktury do KSeF,
- zatwierdzenie lub odrzucenie faktury przez system KSeF,
- nadanie fakturze numeru referencyjnego.
Dużo prostszym sposobem jest wysyłanie faktur do KSeF za pośrednictwem zintegrowanego z KSeF oprogramowania księgowo-finansowego. Nowoczesne systemy ERP, takie jak enova365 umożliwiają pobieranie faktur z KSeF bez logowania, z poziomu systemu ERP oraz szybkie tworzenie i eksportowanie do KSeF faktur sprzedażowych.
15. Kiedy należy wysłać fakturę do KSeF?
Faktury, co do zasady, należy wystawiać do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym miała miejsce sprzedaż.
Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF, nie ma więc znaczenia data wskazana na fakturze. Należy jednak pamiętać, że wysłanie e-faktury do KSeF nie zawsze jest jednoznaczne, z tym że została ona wystawiona. Aby dokument mógł być nazywany fakturą ustrukturyzowaną, musi posiadać specjalny numer identyfikujący ją w systemie KSeF. Jest on nadawany przez KSeF w momencie przetworzenia dokumentu, co potwierdzane jest w formie dokumentu UPO, czyli urzędowego poświadczenia odbioru faktury.
Co istotne, w sytuacji, gdy wysyłka e-faktury zostanie zlecona w ostatnim dniu tego terminu, ale z powodu błędów nie zostanie przyjęta przez KSeF, podatnik naraża się na konsekwencje związane z nierzetelnym wystawieniem e-faktury po terminie.
16. Jaki program do KSeF?
Przykładem systemu, który można w pełnym zakresie zintegrować z KSeF, jest enova365. Za jego pośrednictwem można pobierać faktury zakupu oraz wysyłać faktury sprzedaży. Można wykorzystać system enova365 zarówno do obsługi swojej firmy (instalacja standardowa), jak i też obsługi klientów w biurze rachunkowym (instalacja biura rachunkowego).
Uwierzytelnianie w enova365 realizowane jest za pomocą tokenu, który zapisywany jest w ustawieniach konfiguracyjnych systemu. Pozwala to na sprawniejszą obsługę procesów pobierania i wysyłki faktur do KSeF, ponieważ niewymagane są dodatkowe operacje po stronie użytkownika.
Z kolei biuro rachunkowe, posiadając tokeny wygenerowane przez klientów, może pobierać i wysyłać faktury do KSeF bez konieczności wpisywania dodatkowych poświadczeń. System zrobi to automatycznie korzystając z odpowiedniego tokenu.
Bibliografia:
https://krajowysystemefaktur.pl/
https://www.gov.pl/web/kas/krajowy-system-e-faktur
https://ksef.pl/
https://www.gov.pl/web/finanse/rozpoczynamy-konsultacje-projektu-zmiany-ustawy-dotyczacej-obowiazkowego-ksef
https://www.podatki.gov.pl/ksef/pytania-i-odpowiedzi-ksef/
