Jak wdrożyć Krajowy System e-Faktur w dużej organizacji – wskazówki ekspertów

Kolejny etap podatkowej rewolucji cyfrowej, polegającej na wprowadzeniu obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur i posługiwania się e-fakturami, dotyczy wszystkich podatników VAT. Skala wyzwań związana z tym etapem jest proporcjonalna do skali prowadzonej przez podatników działalności. Jak przygotować się na wyzwania na płaszczyźnie prawnej, organizacyjnej i technologicznej?

Spis treści:

• Jak wprowadzenie obowiązkowego KSeF wpłynie na prowadzenie biznesu?
• Jak do KSeF powinny przygotować się duże organizacje?
• Jakie transakcje będą objęte obowiązkowym KSeF?
• Czy zagraniczne firmy będą objęte obowiązkiem KSeF?
• Jakie wyzwania czekają zagraniczne firmy w związku z wprowadzeniem KSeF?
• Moment wystawienia i otrzymania faktury – na czym polegają różnice?
• Jakie wymogi muszą spełniać faktury ustrukturyzowane i jakie są ich rodzaje?
• Jak powinny być przekazywane załączniki do faktur w KSeF?
• Nowe procesy związane z obsługą e-faktur – jak je wypracować na nowo?
• Awarie w KSeF i ich konsekwencje – co trzeba wiedzieć?
• Weryfikacja merytoryczna faktur – dlaczego w KSeF ma tak duże znaczenie?
• Nieoczywista rola KSeF – o czym warto wiedzieć?
• Nowe procedury weryfikacji faktur zakupowych
• Narzędzia do pracy z e-fakturami
• Nowe realia prowadzenia biznesu w dobie KSeF
• Obsługa faktur ustrukturyzowanych w enova365

O odpowiedź na pytania związane z wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur w dużych firmach poprosiliśmy ekspertów:

Cezarego Pieńkosza – doradcę podatkowego, eksperta z zakresu VAT, KSeF i fakturowania, wykładowcę i eksperta Stowarzyszenia Księgowych w Polsce, właściciela TaxAbout.pl.

Piotra Świergonia – konsultanta projektu Handel enova365.

Michała Środę – konsultanta projektu Księgowość enova365.

Jak wprowadzenie obowiązkowego KSeF wpłynie na prowadzenie biznesu?

Wprowadzenie obowiązkowego KSeF i e-faktury spowoduje, że nawet u osób fizycznych prowadzących działalność w formie jednoosobowej działalności gospodarczej, przystosowanie się do nowej rzeczywistości będzie oznaczało konieczność zmian dotychczas stosowanych zasad prowadzenia biznesu w zakresie związanym z wystawianiem i posługiwaniem się fakturami w postaci e-faktur, tradycyjnych faktur elektronicznych (pdf) czy faktur papierowych.

Kolejna sprawa to konieczność samodzielnego, osobistego zaangażowania się w procesy związane z funkcjonowaniem KSeF – na przykład konieczność pierwszego osobistego połączenia z KSeF drogą elektroniczną, założenia profilu zaufanego e-PUAP albo uzyskania kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Firmy muszą także wybrać narzędzie, umożliwiające wystawianie e-faktur.

Jak do KSeF powinny przygotować się duże organizacje?

Duże organizacje muszą zmierzyć się z dużą skalą wyzwań związanych z przygotowaniem do wejścia w życie przepisów dotyczących obligatoryjnego KSeF i e-faktury. Skala prowadzonych przygotowań jest w tym przypadku proporcjonalna do skali prowadzonej działalności mierzonej takimi czynnikami, jak:

• liczba pracowników wystawiających faktury,
• liczba pracowników zaangażowanych operacyjnie w proces sprzedaży czy zakupu,
• liczba wystawianych faktur,
• liczba otrzymywanych faktur,
• struktura nabywców (prowadzący działalność gospodarczą i jej nieprowadzący, podatnicy VAT zarejestrowani w Polsce i nieposiadający takiej rejestracji),
• struktura dostawców (z Polski czy spoza Polski),
• specyfika branży.

W ramach e-faktur większość danych ujęta jest w ramach formatu XML. To powszechnie stosowany sposób cyfrowego zapisu danych: format tekstowy, który pozwala na zapisywanie danych w postaci łatwej do odczytu zarówno przez maszyny, jak i przez ludzi. Przykładami takich konkretnych formatów opartych na XML, z którymi księgowi spotykają się w swojej pracy, są: JPK_VAT, JPK_FA czy – coraz częściej – właśnie faktura ustrukturyzowana z KSeF.

Wymiana danych pomiędzy systemami ERP a KSeF odbywa się właśnie z wykorzystaniem plików w formacie XML. Zgodnie ze specyfikacją, pliki wysyłane do systemu KSeF muszą mieć ustaloną strukturę zgodną z publikowanym przez Ministerstwo Finansów szablonem (schemą). Plik taki nosi nazwę faktury ustrukturyzowanej i jest zbiorem danych o strukturze drzewiastej, w którym zapisywane są poszczególne elementy faktury, takie jak:

• dane sprzedawcy oraz nabywcy,

•  poszczególne pozycje faktury wraz z ilościami, cenami, stawkami i kwotami podatku,

• inne elementy opisujące transakcję.

Przedsiębiorcy już od kilku lat mają do czynienia z wysyłką dokumentów w formacie XML do urzędów skarbowych – chodzi oczywiście o JPK. Systemy ERP przyzwyczaiły nas do tego, że sam plik stanowi jedynie nośnik informacji, a użytkownik systemu nie musi przejmować się tym, czy dane w nim zawarte mają poprawną strukturę, ponieważ dba o to system. Nie inaczej jest w przypadku systemu enova365 i plików XML (faktur ustrukturyzowanych), które będą wysyłane i pobierane z KSeF. enova365 pozwala zarówno na importowanie, jak i na wysyłkę do KSeF faktur zapisanych w takich plikach.

Jakie transakcje będą objęte obowiązkowym KSeF?

Obowiązek posługiwania się e-fakturami miał od 1 lipca 2024 r. objąć transakcje dokonywane między podatnikami VAT (podatnicy wykonujący wyłącznie czynności zwolnione z VAT mieli zostać objęci obowiązkiem od 1 stycznia 2025 r.). 19 stycznia 2024 roku Ministerstwo Finansów ogłosiło przesunięcie daty wdrożenia KSeF. Nie jest jeszcze znana nowa data wejścia w życie KSeF.

Transakcje sprzedaży na rzecz osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej nie będą objęte obowiązkiem wystawiania e-faktur. Faktury na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej będą wystawiane na dotychczasowych zasadach, tj. w postaci dotychczas wystawianych faktur elektronicznych (np. pdf) albo w postaci faktur papierowych. W konsekwencji, nowe zasady spowodują konieczność wdrożenia procesu wystawiania faktur ustrukturyzowanych (e-faktur) i bieżącej obsługi trzech procesów wystawiania faktur, odrębnie dla każdej postaci faktury. Konieczność odpowiedniego przygotowania nie ogranicza się tylko do wdrożenia odrębnego procesu wystawiania faktur dla podatników i osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej.

Czy zagraniczne firmy będą objęte obowiązkiem KSeF?

Podatnicy (przedsiębiorcy), którzy nie mają w Polsce siedziby i nie mają w Polsce stałego miejsca prowadzenia działalności nie będą mieli obowiązku wystawiania faktur w KSeF. Jednakże w przypadku, gdy funkcjonowanie zagranicznej firmy w Polsce spowodowało powstanie stałego miejsca prowadzenia działalności stanie się ona obowiązana do korzystania z KSeF i wystawiania e-faktur w odpowiednim zakresie. Jest to zagadnienie, na które należy zwrócić szczególną uwagę, gdyż na przestrzeni lat identyfikacja przypadków posiadania na terytorium Polski stałego miejsca prowadzenia działalności wywoływała wiele wątpliwości i sporów z organami podatkowymi.

Z drugiej strony podkreślić należy, że zakresem obowiązku udokumentowania transakcji e-fakturą objęta będzie tylko realizacja tych czynności, których wykonanie będzie spoczywało na tym stałym miejscu prowadzenia działalności.

Faktury pochodzące od kontrahentów zagranicznych pozostają poza systemem KSeF. Podobnie faktury konsumenckie czy bilety uznawane za faktury, a także inne dokumenty stanowiące podstawę księgowań dla celów podatku dochodowego. Tym samym konieczne jest także ustalenie sposobu przekazywania takich faktur (dotychczasowy sposób np. forma papierowa czy inny np. skan). Poza KSeF pozostaną ponadto załączniki do faktur, niezbędne w pewnych sytuacjach do poprawnego zaksięgowania faktury. W związku z powyższym muszą zostać utrzymane również – choć w ograniczonym zakresie – dotychczasowe formy przekazywania dokumentów.

Jakie wyzwania czekają zagraniczne firmy w związku z wprowadzeniem KSeF?

Wyzwania dla zagranicznych podmiotów związane z ustaleniem, czy są one objęte KSeF i ewentualnie w jakim zakresie, zasadniczo nie będą się bezpośrednio przekładały na podatników mających siedzibę na terytorium Polski. Wystawiając fakturę na zagraniczny podmiot prowadzący działalność gospodarczą (a zatem spełniający warunki uznania go za podatnika w rozumieniu art. 15 ustawy o VAT), zarówno z UE jak i spoza UE, polski podatnik VAT będzie miał obowiązek wystawienia e-faktury. Różnica w stosunku do nabywców krajowych będzie sprowadzała się do tego, że zagranicznemu nabywcy będzie można przekazać fakturę w sposób z nim uzgodniony, czyli np. w postaci faktury elektronicznej (pdf) czy w postaci faktury papierowej, a nawet – jeżeli strony umowy tak postanowią – za pośrednictwem KSeF (np. poprzez dostęp anonimowy).

W tym miejscu wskazać należy, że możliwość przekazywania nabywcy e-faktury w sposób z nim uzgodniony występuje gdy:

• miejscem świadczenia jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju lub terytorium państwa trzeciego lub

• nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, lub

• nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w nabyciu towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę.

W kontekście funkcjonowania w obrocie faktur w trzech postaciach, konieczne będzie też odpowiednie przeszkolenie pracowników w zakresie zasad rozliczania VAT w zależności od postaci w jakiej występuje faktura. W dużych organizacjach zagadnienie to nabiera szczególnego znaczenia ze względu na ilość osób mających w swojej codziennej pracy styczność z fakturami oraz ilość samych faktur. Konieczne będzie zatem zidentyfikowanie takich osób i w zależności od specyfiki stanowiska pracy wsparcie ich w przyswojeniu wiedzy dotyczącej poszczególnych postaci faktur w erze obowiązkowego KSeF.

Moment wystawienia i otrzymania faktury – na czym polegają różnice?

Identyfikacja momentu wystawienia faktury, czy też identyfikacja momentu otrzymania faktury zakupu to klasyczny przykład odmienności rozliczania e-faktur i faktur w innej postaci niż e-faktura.

Przypomnijmy – momentem wystawienia e-faktury jest moment jej przesłania do KSeF (oczywiście o ile przejdzie ona pozytywnie proces weryfikacji przez KSeF pod względem zgodności ze wzorcem – czyli schemą i zostanie jej nadany numer KSeF, co będzie w ogóle oznaczało, że e-faktura została wystawiona – czyli powstała w sensie prawnym). Z kolei momentem otrzymania e-faktury z KSeF jest moment nadania jej numeru przez KSeF, a momentem otrzymania faktury w innej postaci niż e-faktura jest moment jej faktycznego otrzymania.

Są to kwestie o podstawowym znaczeniu i już one same przekładają się na zasady rozliczania podatku VAT. Nie wyczerpują jednak zakresu wiedzy koniecznej do przyswojenia przez pracowników mających do czynienia z fakturami w erze obowiązkowego KSeF.

Jakie wymogi muszą spełniać faktury ustrukturyzowane i jakie są ich rodzaje?

Obok wymogów prawnych dotyczących faktur wynikających z ustawy o VAT i innych przepisów dotyczących zagadnień związanych z fakturowaniem, pracownicy zatrudnieni przez podatników VAT będą musieli mieć świadomość wymogów technicznych towarzyszących wystawianiu faktur w postaci ustrukturyzowanej. Przede wszystkim sprowadzają się one do wymogów wystawiania e-faktury zgodnie z obowiązującą strukturą – obecnie FA(2), polegających na wypełnieniu treścią odpowiednich pozycji (pól) faktury w zależności od rodzaju wystawianej faktury. Z perspektywy wymogów technicznych stawianych e-fakturze, wynikających z obowiązującego jej wzorca (schemy) możliwe jest wystawienie 7 rodzajów faktur ustrukturyzowanych, czyli faktury:

• podstawowej (oznaczanej w polu RodzajFaktury oznaczeniem „VAT”),
• korygującej (oznaczanej w polu RodzajFaktury oznaczeniem „KOR”),
• zaliczkowej (oznaczanej w polu RodzajFaktury oznaczeniem „ZAL”),
• korygującej do faktury zaliczkowej (oznaczanej w polu RodzajFaktury oznaczeniem „KOR_ZAL”),
• uproszczonej (oznaczanej w polu RodzajFaktury oznaczeniem „UPR”),
• rozliczeniowej (oznaczanej w polu RodzajFaktury oznaczeniem „ROZ”),
• korygującej do faktury rozliczeniowej (oznaczanej w polu RodzajFaktury oznaczeniem „KOR_ROZ”).

Każdy z rodzajów e-faktury ma odrębnie określone wymogi, co do sposobu wypełnienia pozycji w obowiązującej strukturze prezentowanych danych. Z drugiej strony, przyjęta struktura pozwala na prezentację w treści e-faktury dodatkowych szczegółowych danych, które wprawdzie nie są wymagane na podstawie obowiązujących przepisów VAT, ale umożliwiają prezentację rozbudowanych informacji co do przebiegu transakcji.

Istniejące możliwości prezentacji w treści faktury dodatkowych danych wymagają rozważenia przez podatnika czy z perspektywy specyfiki jego branży albo sposobu prowadzenia działalności, chciałby w treści faktury takie dane prezentować, a jeśli tak, to w jakim zakresie. Dodatkowo przy tej okazji należy podkreślić, że w erze obowiązkowego KSeF nie będzie możliwości wystawiania faktur przy pomocy oprogramowania stosowanego w Polsce w oparciu o tzw. wymogi koncernowe, jeżeli takie oprogramowanie nie będzie dawało możliwości wystawiania faktur zgodnie z wymogami stawianymi e-fakturze. W takim przypadku konieczne będzie albo rozbudowanie stosowanego oprogramowania o nowe funkcjonalności związane z KSeF, albo wyposażenie się w odrębne narzędzia informatyczne służące wystawianiu e-faktur w KSeF.

Jak powinny być przekazywane załączniki do faktur w KSeF?

Załączniki do faktur to ważne zagadnienie, szczególnie dla dużych podmiotów. Dla wielu branż (np. budowlanej, chemicznej, spożywczej czy transportowej) są one kluczowe. KSeF nie zawiera funkcjonalności umożliwiającej ich dołączenie bezpośrednio do e-faktury. Niezbędne jest zatem rozważenie sposobu ich przekazywania w erze obowiązkowego KSeF.

Możliwe są różne rozwiązania w tym zakresie, w zależności od wybranego systemu informatycznego i jego możliwości technicznych. Sama struktura e-faktury daje możliwość przekazania kontrahentowi dodatkowych informacji dotyczących załączników, np. poprzez podanie linku umożliwiającego ich pobranie.

Założenia Krajowego Systemu e-Faktur nie przewidują możliwości dołączania do faktur dokumentów dodatkowych takich jak np. protokoły odbioru prac. Załączniki będą zatem przekazywane między stronami z pominięciem rządowej platformy. Ciekawe rozwiązanie w tym zakresie przedstawia producent oprogramowania enova365, który udostępnia możliwość dołączenia załączników do faktur pobranych z KSeF, dzięki czemu w programie znajduje się komplet informacji: zarówno faktura, jak i jej załączniki. Daje to gwarancję bezpiecznego przechowywania dokumentu wraz z fakturą oraz pozwoli na zmniejszenie częstotliwości korzystania z OCR – optycznego rozpoznawania znaków.

Dostawcy systemów OCR często oferują również usługę archiwizacji dokumentów. W przypadku faktur ustrukturyzowanych przechowywanie będzie możliwe na platformie KSeF. Takie podejście daje przedsiębiorcom szansę na zmniejszenie kosztów archiwizacji. KSeF niewątpliwie przyczyni się do wzmożenia procesu odchodzenia od technologii opartej o OCR, ale to absolutnie nie oznacza jej całkowitego wyeliminowania. Takie narzędzia będą w dalszym ciągu użyteczne.

Nowe procesy związane z obsługą e-faktur – jak je wypracować na nowo?

Wdrożenie odpowiednich procedur działania i przygotowanie pracowników do obsługi procesu wystawiania lub odbierania faktur, a następnie ich odpowiedniego rozliczania to kolejne wyzwanie, z jakim trzeba się zmierzyć w dobie zbliżającego się obowiązkowego KSeF.

Warto zwrócić uwagę w tym miejscu, że liczba pracowników zaangażowanych w procesy związane z e-fakturami po stronie sprzedaży i zakupu przełoży się również na rozmiar i przebieg samego procesu nadawania im uprawnień do korzystania z KSeF, bowiem bez uprawnień pracownik nie będzie mógł korzystać z KSeF.

Integracja systemu ERP z KSeF stwarza szansę na wypracowanie na nowo procesów związanych z obsługą dokumentów w firmie. Wdrożenie KSeF będzie wymagało usystematyzowania obiegu dokumentów. Ma to związek m.in. z tym, że nie będzie już funkcjonowało pojęcie anulowania dokumentu czy duplikatu dokumentu. Dokument wysłany do KSeF nie może zostać wycofany, zatem nie będzie możliwości stosowania w systemach ERP operacji anulowania dokumentów.

Wiele systemów (w tym system enova365) udostępniało możliwość oznaczenia jako „anulowany” dokumentu, który został zatwierdzony, ale nie został jeszcze wysłany do klienta. Oznacza to zmiany w podejściu do wystawiania faktur i konieczność opracowania wewnętrznych procedur związanych z zatwierdzaniem faktur sprzedaży w systemach ERP.

Awarie w KSeF i ich konsekwencje – co trzeba wiedzieć?

Przypadki, gdy nie będzie możliwości korzystania z KSeF z uwagi na prace serwisowe, awarię KSeF (dwa rodzaje awarii – o większych i mniejszych konsekwencjach w zakresie posługiwania się e-fakturą) albo problemy występujące po stronie podatnika wymagają przygotowania odpowiednich procedur.

W zależności od zaistniałej sytuacji po stronie podatnika wystąpią różne konsekwencje:

1) Niedostępność KSeF związana z zaplanowanymi pracami serwisowymi tego systemu – tzw. tryb offline

W okresie niedostępności KSeF wynikającej z konieczności przeprowadzenia prac serwisowych podatnik zobowiązany będzie do wystawienia faktury zgodnej z obowiązującą w danym momencie schemą e-faktury. Wypełniony przez podatnika wzór faktury wraz z wprowadzoną w polu P_1 datą wystawienia faktury, będzie stanowił pełnoprawną fakturę, którą następnie podatnik jest zobowiązany opatrzyć kodem weryfikującym i przekazać nabywcy w sposób z nim uzgodniony. Tak wystawiona faktura powinna zostać przekazana pod groźbą kary do KSeF po zakończeniu prac serwisowych najpóźniej następnego dnia roboczego.

2) Awaria KSeF ogłaszana w komunikacie na stronach internetowych MF oraz za pośrednictwem interfejsu (dalej zwana „zwykłą”)

W przypadku awarii opublikowany zostanie komunikat w BIP MF (czyli na stronach internetowych MF), informujący o dacie początkowej i końcowej awarii. Ponadto komunikat o awarii będzie przekazywany poprzez dodatkowy, niezależny od KSeF, interfejs informujący podatnika o awarii systemu. W przypadku awarii KSeF, tak jak w przypadku niedostępności ze względu na prace serwisowe, podatnik zobowiązany będzie do wystawienia faktury zgodnej z obowiązującą w danym momencie schemą e-faktury, opatrzenia jej kodem weryfikującym i przekazania nabywcy w sposób z nim uzgodniony. Po zakończeniu awarii KSeF, faktury wystawiane w tym okresie, wystawca będzie miał obowiązek przesłać do KSeF, co do zasady, w terminie do 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii KSeF, określonej w komunikacie zamieszczonym w BIP MF. Jeśli podatnik nie spełni ww. obowiązku, organ podatkowy nałoży, w drodze decyzji karę pieniężną, przy czym przepisy o karach za przekazanie faktury do KSeF po terminie nie będą stosowane do końca 2024 r.

3) Awaria systemu ogłaszana w środkach społecznego przekazu

W przypadku gdy z przyczyn nadzwyczajnych nie będzie możliwe ogłoszenie awarii KSeF poprzez komunikaty zamieszczone w BIP MF lub poprzez oprogramowanie interfejsowe, przewidziano możliwość przekazania podatnikom ww. komunikatu poprzez środki społecznego przekazu. W takim przypadku faktury i faktury korygujące będą mogły być wystawiane i dostarczane nabywcom w postaci tradycyjnej faktury papierowej lub w postaci „zwykłej”, tradycyjnej faktury elektronicznej (np. pdf). Istotne jest to, że wystawiona w takich okolicznościach faktura nie musi być wystawiona w postaci elektronicznej i być zgodna ze wzorem faktury ustrukturyzowanej. Faktury takiej, po ustaniu awarii, nie przesyła się do KSeF.

4) Brak możliwości wystawienia e-faktury przez podatnika z przyczyn leżących po jego stronie – tzw. tryb offline

W przypadku braku możliwości wystawienia e-faktury z przyczyn leżących po stronie podatnika, konieczne będzie wystawienie faktury zgodnej ze schemą. Następnie podatnik będzie opatrywał taką fakturę kodem weryfikującym i przesyłał do nabywcy w sposób z nim uzgodniony. Tak wystawioną fakturę podatnik będzie miał obowiązek przesłania do KSeF nie później niż następnego dnia roboczego po jej wystawieniu (nawet jeśli nie usunięto awarii systemu podatnika). Za niewykonanie tego obowiązku w terminie na podatnika nakładana będzie kara administracyjna, podobnie jak w przypadku nieprzesłania do KSeF w terminie faktury wystawionej w okresie awarii KSeF albo jego serwisu.

Możliwość występowania powyższych sytuacji i odmiennie określone w przepisach ich konsekwencje oznaczają, że konieczne jest opracowanie i wdrożenie odpowiednich procedur postępowania w przypadkach wystąpienia wskazanych wyżej zdarzeń tak, aby z jednej strony sytuacje nadzwyczajne nie sparaliżowały funkcjonowania firmy, a z drugiej strony nie stały się przyczyną negatywnych konsekwencji – sankcji i błędów w rozliczeniach – z uwagi na niedochowanie wskazanych wyżej wymogów postępowania.

Jednym z zagadnień wymagających szczególnej uwagi, jest sposób postępowania w przypadku awarii, która uniemożliwia wysłanie dokumentów do KSeF. Taka awaria może wystąpić po stronie platformy KSeF (czasowa niedostępność) lub po stronie podatnika (np. awaria łącza internetowego).

W takich przypadkach po stronie platformy KSeF przewidziano możliwość wystawiania faktur w tzw. trybie offline, czyli poza Systemem. Dokumenty wystawione w tym trybie muszą jednak zostać dostarczone do KSeF w odpowiednim terminie. W zależności od tego, po której stronie wystąpiła awaria, terminy dostarczenia tych dokumentów są różne.

• W przypadku awarii po stronie podatnika, dostarczenie dokumentów powinno nastąpić najpóźniej w następnym dniu roboczym po ich wysta-wieniu offline.

• Jeżeli awaria miała miejsce po stronie platformy KSeF, termin ten wynosi 7 dni roboczych.

• W przypadku awarii po stronie wysyłającego, termin ten jest stosunkowo krótki i może być niewystarczający w przypadku, gdy awaria będzie trwać dłużej, tym bardziej, że niedostarczenie faktury do KSeF w terminie zagrożone jest karą finansową.

Zwrócić należy także uwagę na właściwe zorganizowanie procesu odbioru faktur od podmiotów wystawiających je w okresie „zwykłej” awarii, niedostępności KSeF, albo braku możliwości przesłania faktury do KSeF z przyczyn leżących po stronie podatnika. Konieczne jest wdrożenie mechanizmów weryfikacji otrzymywanych faktur tak, aby nie dochodziło do sytuacji kilkukrotnego ujmowania tych samych faktur zakupu w rozliczeniach VAT z uwagi na udostępnienie ich przez nabywcę poza KSeF, a następnie pojawienie się ich w KSeF.

Cenne będą w tym zakresie narzędzia wprowadzane do systemów informatycznych automatycznie weryfikujące czy dana faktura, która ma być wprowadzona do systemu, nie została już do niego wprowadzona w związku z jej otrzymaniem poza KSeF. W tym kontekście trzeba też podkreślić, że takie szczególne przypadki wpłyną na zasady rozliczania faktur korygujących.

Zagadnieniem wymagającym szczególnego rozważenia jest merytoryczna weryfikacja faktur zakupu oraz klasyfikacja kosztów i przychodów. W związku ze zmieniającymi się realiami konieczne staje się wypracowanie na nowo odpowiedniej formy przekazania przez klienta informacji o dokonanej przez niego merytorycznej weryfikacji faktury zakupowej – oraz o rodzaju zakupów i sprzedaży. Tutaj z pomocą mogą przyjść narzędzia informatyczne, które pozwolą odpowiednio zasilić informacją dokument elektroniczny w taki sposób, by uzyskać pełną informację niezbędną dla prawidłowego zaksięgowania dokumentu.

Weryfikacja merytoryczna faktur – dlaczego w KSeF ma tak duże znaczenie?

Wyzwaniem o szczególnym znaczeniu, zwłaszcza w dużych organizacjach, jest kwestia zapewnienia merytorycznej rzetelności wystawianych faktur oraz weryfikacja merytoryczna otrzymywanych faktur zakupu. Nawet w czasie poprzedzającym KSeF jest to w wielu organizacjach duże wyzwanie, ale w erze obowiązkowego KSeF będzie miało szczególne znaczenie. Wystawienie e-faktury, które nastąpi co do zasady w momencie jej przesłania do KSeF spowoduje, że taka faktura od razu zostanie wprowadzona do obrotu prawnego, w związku z czym poprawienie błędów w jej treści, które pojawiły się podczas sporządzenia faktury będzie wymagało wystawienia faktury korygującej, również wystawianej w postaci faktury ustrukturyzowanej. W konsekwencji proces wystawiania faktury będzie musiał być przeprowadzany przy zachowaniu szczególnej staranności po stronie podatnika i jego pracowników.

Nieoczywista rola KSeF – o czym warto wiedzieć?

Rola KSeF nie ogranicza się tylko do archiwizacji faktur, uczestniczenia w procesie wystawiania faktury i jej otrzymywania przez nabywcę. Trzeba pamiętać, że umożliwia on również administracji skarbowej nie tylko bieżący wgląd w wystawiane przez podatników faktury, ale wręcz bieżące monitorowanie i obserwowanie dynamiki procesów związanych z fakturowaniem (wystawianie faktur, wystawianie korekt faktur, kształtowanie się łańcuchów sprzedaży, obserwacja skali i specyfiki pojawiających się błędów).

Biorąc pod uwagę powyższe spostrzeżenia związane z funkcjonowaniem KSeF jako rozwiązania obowiązkowego, należy podkreślić wagę odpowiedniego zorganizowania procesu wystawiania faktur sprzedaży w taki sposób, aby zapewnić zgodność zawartych w jej treści informacji z rzeczywistym przebiegiem transakcji. Ma to ogromne znaczenie w dużych organizacjach, w których w realizację transakcji, w tym w proces fakturowania, może być zaangażowanych wiele osób. Poza odpowiednim zorganizowaniem samego procesu wystawiania e-faktury w erze obowiązkowego KSeF, szczególnie istotny jest wybór odpowiednich narzędzi informatycznych służących sprawnemu obiegowi dokumentów pomiędzy pracownikami odpowiedzialnymi za zapewnienie merytorycznej poprawności faktury.

Nowe procedury weryfikacji faktur zakupowych

Równie istotne jest zapewnienie merytorycznej weryfikacji rzetelności faktur zakupowych. Sam fakt otrzymania faktury z KSeF nie daje gwarancji, że będzie ona poprawna pod względem merytorycznym, że została wystawiona rzetelnie – czyli, że opisuje transakcję, której dotyczy w pełni zgodnie z tym, jak taka transakcja faktycznie przebiegała. Tym samym konieczne jest wdrożenie procedur i wyposażenie firmy w narzędzia informatyczne umożliwiające sprawne przeprowadzenie tego rodzaju weryfikacji w formie najbardziej efektywnej w obecnych realiach prowadzenia biznesu, czyli w formie elektronicznego obiegu dokumentów.

Narzędzia do pracy z e-fakturami

Dotykając obszaru wyposażenia pracowników w narzędzia informatyczne podkreślić należy, że od narzędzi tych zależeć będzie możliwość wydajnej, sprawnej i komfortowej pracy z e-fakturami w kontekście zapewnienia ich merytorycznej poprawności. Szczególnie istotne jest zadbanie na poziomie oprogramowania, aby gromadziło ono takie dane, jak:

• numer nadany fakturze w KSeF,
• data przesłania do KSeF,
• data nadania numeru w KSeF, czyli data otrzymania faktury.

Przetwarzanie takich danych z UPO (urzędowe poświadczenie odbioru generowane przez KSeF potwierdzające wystawienie przez podatnika e-faktury, które jest mu udostępniane przez ten system) i zapewnienie łatwego do nich dostępu z poziomu konkretnej faktury niewątpliwie usprawni pracę, uczyni ją bardziej komfortową i wydajną.

Dostęp do poszczególnych danych będzie wymagany na różnych etapach pracy z fakturą przez różnych pracowników – od merytorycznej weryfikacji po dokonywanie płatności. W kontekście tego ostatniego etapu należy podkreślić, że w erze obowiązkowego KSeF konieczne będzie podawanie w poleceniu przelewu numeru nadanego e-fakturze w KSeF.

Jeżeli wysłany dokument został zarejestrowany w KSeF operacja sprawdzenia statusu zapisuje w systemie jedynie numer systemowy nadany e-fakturze przez KSeF. Z drugiej strony, operacja ta nie pozwala na uzyskanie informacji, takich jak np. data rejestracji tego dokumentu w Systemie. Platforma KSeF umożliwia jednak pobranie Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO), w którym zawarta jest dokładna data i godzina:

•  przesłania faktury do systemu – traktowana jako data wystawienia faktury,

•  rejestracji dokumentu w KSeF – data nadania numeru i jednocześnie data otrzymania faktury przez nabywcę.

Obie wspomniane daty mogą mieć znaczenie w sytuacji, gdy faktura została wysłana do KSeF na przełomie dnia, a także miesiąca lub roku – data rejestracji w KSeF może różnić się od daty nadania numeru. Z perspektywy wystawiającego faktury może to mieć istotne znaczenie, np. podczas weryfikacji kursu waluty zastosowanego na fakturze sprzedaży walutowej. Wówczas istotna będzie data przesłania faktury do KSeF.

Choć w większości sytuacji obie daty będą takie same, jednak wyjątkowo, gdy będą one różne, UPO może być cennym źródłem informacji na temat faktury wysłanej do KSeF. W systemie enova365 możliwe jest pobranie UPO do faktur. Wówczas obydwie daty – wysłania do KSeF i zarejestrowania w KSeF – są widoczne na dokumencie w naszym systemie ERP.

Nowe realia prowadzenia biznesu w dobie KSeF

Rozwój technologiczny i postępująca rewolucja cyfrowa przynoszą nadzieję na podniesienie komfortu życia poprzez podniesienie komfortu pracy, ale jednocześnie wywołuje obawą i generuje zagrożenia. Jak to z reguły ma miejsce w przypadku nowatorskich rozwiązań technologicznych, również w przypadku KSeF i e-faktury, wydaje się słuszne przyjęcie założenia, że szczęśliwe przebrnięcie przez etap wdrożenia właściwych rozwiązań koniecznych w nowej rzeczywistości pozwoli usprawnić procesy biznesowe związane z fakturowaniem i fakturami, co w ostatecznym rozrachunku zwiększy komfort pracy i pozwoli na oszczędność czasu. Stanie się tak tylko pod warunkiem odpowiedniego przygotowania do nowych realiów prowadzenia biznesu. Niewłaściwe przygotowanie nie tylko utrudni funkcjonowanie firmy w erze obowiązkowego KSeF, ale może wręcz sparaliżować jej funkcjonowanie. Ważne jest zatem szczegółowe przemyślenie wszystkich procesów, przeszkolenie pracowników oraz wybór odpowiednich narzędzi informatycznych.

Kolejny czekający nas etap podatkowej rewolucji cyfrowej w postaci obowiązkowego KSeF i e-faktury dotknie w zasadzie każdego podatnika VAT i tylko poziom zaangażowania w proces przystosowania do nowej rzeczywistości poprzez przygotowanie kadry, opracowanie niezbędnych procedur i wyposażenie jej w najlepsze i adekwatne do skali działalności danej firmy informatyczne narzędzia pracy, pozwolą wkroczyć firmie w nową erę z sukcesem.

Obsługa faktur ustrukturyzowanych w enova365

System KSeF działa na podobnej zasadzie jak elektroniczna wymiana danych, którą enova365 umożliwia już od wielu lat. W enova365 przy każdej fakturze znajduje się zakładka, która umożliwia wykonanie czynności służących do przesłania jej w trybie elektronicznego obiegu dokumentów. enova365 umie też odczytywać pliki XML. Jest więc przystosowana do obsługi faktur ustrukturyzowanych w formacie zaproponowanym przez Ministerstwo Finansów. Przy imporcie lub eksporcie faktur możesz przejrzeć ich strukturę i upewnić się, że dane w niej zawarte są prawidłowe.

Warto wiedzieć, że podczas gdy inne oprogramowania narzucają opłaty za wysyłanie i odbieranie faktur z KSeF, przedsiębiorcy korzystający z enova365 są zintegrowani z KSeF bezpłatnie. Jest to standardowa opcja w systemie.

Bibliografia:

https://krajowysystemefaktur.pl/
https://www.gov.pl/web/kas/krajowy-system-e-faktur
https://ksef.pl/
https://www.gov.pl/web/finanse/rozpoczynamy-konsultacje-projektu-zmiany-ustawy-dotyczacej-obowiazkowego-ksef
https://www.podatki.gov.pl/ksef/pytania-i-odpowiedzi-ksef/