- Jakie dane kadrowo-płacowe przetwarzają działy HR?
- Zastosowania Business Intelligence w kadrach i płacach
- Czego dowiesz się z analizy czasu pracy poszczególnych pracowników?
- Obserwuj rotację i lepiej zarządzaj
- Weź pod lupę nieobecności pracowników
- Analizuj poziom wynagrodzeń
- Dane kadrowo-płacowe z perspektywy zarządu
- Praca zdalna a dane kadrowo-płacowe
- Oszczędność czasu pojedynczego pracownika to oszczędności dla działu HR i dla firmy
Praca w działach kadrowo płacowych to wyzwanie. Zakres obowiązków obejmuje wiele czynności – od weryfikacji czasów pracy pracowników, przez aktualizację dokumentacji pracowniczej, rozliczanie wynagrodzeń pracowników, aż po kontakty z urzędami. Aby móc płynnie zarządzać tym obszarem i mieć pod kontrolą wszystkie procesy, jakie w nim zachodzą, potrzebujesz nowoczesnego narzędzia BI.
Jakie dane kadrowo-płacowe przetwarzają działy HR?
Wbrew pozorom, pracownicy działu kadr i płac muszą zarządzać ogromną ilością informacji, których liczba rośnie proporcjonalnie do wielkości organizacji. Obsługa kadrowo-płacowa to między innymi:
- weryfikacja czasów pracy,
- naliczanie wynagrodzeń pracowników,
- tworzenie list płac,
- pilnowanie terminów szkoleń, badań czy umów,
- zakładanie i aktualizowanie kartotek pracowników,
- przygotowywanie świadectw pracy i innych dokumentów związanych z historią zatrudnienia,
- współpraca z Urzędem Skarbowym, Zakładem Ubezpieczeń Społecznych i innymi instytucjami,
- bieżące śledzenie zmian z zakresu prawa pracy.
To oczywiście jedynie przykłady, bo zakres obowiązków pracowników działu kadr jest znacznie szerszy.
Niezależnie od tego, jak duża jest Twoja firma, korzystaj z narzędzi, które ułatwią analizę danych kadrowo-płacowych, takich jak narzędzie Business Intelligence enova365.
Zastosowania Business Intelligence w kadrach i płacach
Narzędzie Business Intelligence (BI) pomoże Ci zyskać kontrolę nad danymi. Wszystkie raporty i wskaźniki znajdziesz w jednym miejscu – na Panelach BI.
Z poziomu Paneli BI szybko uzyskasz niezbędne dane, bez potrzeby wchodzenia na pojedyncze karty pracowników. Dodatkowo, dzięki filtrom możesz analizować dane w różnych przekrojach i interwałach czasowych, obserwować zmienność zjawisk w czasie oraz ich dynamikę. Choć zawsze możesz drążyć głębiej, dochodząc do oczekiwanego poziomu szczegółowości, analizę ułatwi wychodzenie od ogółu do szczegółu.
CIEKAWOSTKA: Dzięki odpowiedniemu filtrowaniu jeden raport może przedstawić całościowo sytuację firmy lub szczegółowo poszczególnych działów albo pojedynczych pracowników.
Poniżej znajdziesz kilka przykładowych zastosowań analiz BI pogrupowanych w tematyczne Panele BI, które umożliwiają wszechstronną analizę następujących danych, przetwarzanych w działach kadr:
- dane wynikające z ewidencji czasu pracy,
- elementy płacowe i koszty wynagrodzeń,
- rotacja pracowników i jej przyczyny,
- zwolnienia chorobowe, urlopy i inne nieobecności.
Czego dowiesz się z analizy czasu pracy poszczególnych pracowników?
Wbrew pozorom, ewidencjonowanie czasu pracy nie jest tylko obowiązkiem pracodawcy, który służy do wywiązania się z przepisów Kodeksu pracy. Analiza danych z systemów rejestracji czasu pracy może dostarczyć wiele wartościowych informacji.
Dowiedz się, którzy pracownicy wygenerowali najwięcej nadgodzin w danym miesiącu, w którym dziale zjawisko to występuje najczęściej, a także którym pracownikom brakuje godzin do pełnej miesięcznej normy czasu pracy z powodu wyjść prywatnych w czasie pracy.
Dlaczego to takie ważne?
1. Wpływa na koszty wynagrodzeń. W przypadku niemożności odebrania nadgodzin, pracodawca musi wypłacić odpowiednie wynagrodzenie. Dlatego informacje, którym pracownikom trzeba przypomnieć o konieczności odpracowania wyjść lub w odbiorze nadgodzin są ważne z punktu widzenia pracodawcy.
2. Pozwala zaobserwować trendy ważne ze strategicznego punktu widzenia. Dane o czasie pracy pomogą zaobserwować różne zjawiska, które warto poddać pod dyskusję na poziomie kierowniczym, żeby podjąć decyzje o charakterze strategicznym.
PRZYKŁAD: Jeżeli zaobserwujesz dużą liczbę nadgodzin w każdym miesiącu, w tym samym dziale, warto zastanowić się nad rozwiązaniem problemu u źródła. Co będzie korzystniejsze – zatrudnienie dodatkowej osoby do tego działu czy wypłacanie dodatkowego wynagrodzenia z tytułu nadgodzin pozostałym pracownikom tego działu?
![Jak analizować czas pracy pracowników](https://www.enova.pl/content/uploads/2022/10/pelc-elzbieta-1110x733.png)
Obserwuj rotację i lepiej zarządzaj
W sytuacji, kiedy pracodawcy konkurują o pracownika duża rotacja zatrudnionych może urosnąć do rangi problemu. Dlatego przeanalizuj jacy pracownicy opuszczają firmę – czy są to młodzi stażem, czy doświadczone osoby. Sprawdź, dlaczego decydują się na zakończenie stosunku pracy i w których działach zjawisko to występuje najczęściej.
Ponieważ problem dużej fluktuacji może nie dotyczyć całej firmy lecz konkretnych działów, warto zweryfikować, co się dzieje w tych komórkach organizacyjnych. Sprawdź, jak wygląda w nich sposób zarządzania lub też jakie są tam wynagrodzenia.
![Panel BI, który umożliwia analizę rotacji pracowników](https://www.enova.pl/content/uploads/2022/10/dabka-damian-1110x687.png)
![Rotacja pracowników a wiek, płeć lub rodzaj umowy zawartej z pracownikiem](https://www.enova.pl/content/uploads/2022/10/rotacja-pracownikow-1110x600.png)
Weź pod lupę nieobecności pracowników
Jak wiemy, przyczyn nieobecności może być wiele… Począwszy od urlopów wypoczynkowych, które wszyscy bardzo lubimy, po zwolnienia chorobowe i opiekę nad dziećmi lub członkami rodziny. Warto więc kontrolować i weryfikować te zjawiska. Być może są pracownicy, którzy mają niewykorzystany urlop wypoczynkowy, skumulowany z kilku lat. Monitoruj takie sytuacje i przypominaj o konieczności bieżącego wykorzystywania urlopów.
Widzisz trendy, istotne ze strategicznego punktu widzenia? Uważasz, że warto rozważyć zakładanie rezerw na wypłatę ekwiwalentów? Wykorzystaj dane do zasygnalizowania tych informacji zarządowi.
Pytań można w tej kwestii stawiać wiele, jednak dzięki odpowiednim narzędziom BI, odpowiedzi na nie można uzyskać w szybki i prosty sposób.
![Nieobecności pracowników a ich przyczyny - panel BI](https://www.enova.pl/content/uploads/2022/10/nieobecnosci-1110x690.png)
Analizuj poziom wynagrodzeń
Podejmując rozmowę z pracownikiem o zmianie wysokości wynagrodzenia, czy nowych stawkach dla pracowników ubiegających się o pracę, możesz szybko zweryfikować widełki płacowe, obowiązujące aktualnie na danych stanowiskach, czy w konkretnych wydziałach.
Co więcej, dzięki filtrom okresów możesz porównać dane do poprzednich lat, budując tym samym świadomość dynamiki wzrostów i innych zmian w tym obszarze.
Chcesz analizować dane pod różnym kątem? Raporty BI zawierają szereg wskaźników od najniższych i najwyższych kwot wynagrodzeń, po średnie i mediany. W celu wyeliminowania marginalnych danych spowodowanych np. pracą na ½ etatu, kwoty wynagrodzeń prezentowane na tych wskaźnikach przeliczone są na pełny etat.
![Zestawienie wynagrodzeń według wydziałów i stanowisk](https://www.enova.pl/content/uploads/2022/10/wynagrodzenia-wg-stanowisk-1110x781.png)
Dane kadrowo-płacowe z perspektywy zarządu
Jak analizować koszty wynagrodzeń z punktu widzenia pracodawcy? Rosnąca inflacja sprawia, że organizacja weryfikuje możliwość podniesienia wynagrodzeń? Odpowiedni Panel BI także przychodzi tu z pomocą.
W modelach danych wykorzystywanych do budowy raportów zebranych na omawianym Panelu BI enova365, prezentowane są kwoty brutto powiększone o narzuty, co stanowi całościowy koszt wynagrodzeń, jaki pokrywa pracodawca.
Analizuj z łatwością:
- jak kształtują się wynagrodzenia na poziomie organizacji lub poszczególnych działów,
- trendy w wynagrodzeniach na przestrzeni lat,
- jakie składniki płacowe stanowią największy udział w całości kosztów wynagrodzeń ponoszonych przez pracodawcę.
![Koszty wynagrodzeń a składniki płacowe](https://www.enova.pl/content/uploads/2022/10/zestawienie-skladnikow-wynagrodzen-1110x834.png)
WSKAZÓWKA: Każdy opisany Panel BI, poza pracą operacyjną z danymi, pozwala na analizę pewnych zjawisk na strategicznym poziomie. Zatem na poziomie zarządu firmy również można weryfikować dane związane z nieobecnościami, fluktuacją czy czasem pracy, wyciągając z nich wnioski służące do poprawy działania całej organizacji.
Praca zdalna a dane kadrowo-płacowe
Twoja firma oferuje możliwość pracy hybrydowej albo zdalnej? Choć taki tryb pracy wiąże się z tym, że rzadziej załatwiasz sprawy bezpośrednio w siedzibie firmy, dzięki odpowiednim narzędziom – Pulpitom Pracownika i Kierownika – można płynnie obsługiwać te procesy.
Jakie funkcje ma Pulpit Pracownika?
Za pośrednictwem Pulpitu Pracownika, zwanego potocznie portalem pracownika – pracownik może złożyć online różne wnioski pracownicze, które zostaną przeprocesowane drogą elektroniczną.
Jednak oprócz funkcji pracy operacyjnej, pulpity, dzięki dostępności w nich Business Intelligence, mogą dostarczać pracownikom informacje związane z ich osobą w formie raportów i wskaźników BI. Modele danych wykorzystane do budowy analiz BI wykorzystują kontekst zalogowanego operatora, co umożliwia mu wgląd w informacje związane np. z jego:
- ewidencją czasu pracy,
- wynagrodzeniem,
- przypisanymi zadaniami i ich realizacją.
W ten sposób pracownik, bez bezpośredniego kontaktu z działem kadrowo-płacowym, uzyska dane o:
- przysługującym mu limicie urlopowym i pozostałych do wykorzystania dniach urlopu,
- historii nieobecności,
- wysokościach kwot wynagrodzeń w poszczególnych okresach, ich składnikach oraz średnich wartościach, co pozwoli szybko wypełnić wniosek o kredyt, czy zakup towaru lub usługi rozłożony na raty.
PODSUMOWANIE: Business Intelligence, za pomocą Pulpitów Pracownika, może dostarczyć szereg informacji, do których pracownik ma dostęp w dowolnym czasie i z dowolnego miejsca, bez potrzeby osobistej wizyty w biurze.
![Pulpit pracownika zwany też portalem pracownika](https://www.enova.pl/content/uploads/2022/10/panel-pracownika-1110x586.png)
Oszczędność czasu pojedynczego pracownika to oszczędności dla działu HR i dla firmy
Business Intelligence dostępny w enova365 to narzędzie zarówno do operacyjnej pracy z danymi, jak również analizy danych na poziomie strategicznym. Podczas gdy na poziomie operacyjnym pozwoli analizować dane szczegółowe, na poziomie strategicznym spojrzysz na pewne zjawiska ogólnie – z poziomu całej firmy lub wydziałów.
Panel Business Intelligence pozwala na analizę danych kadrowych-płacowych, w tym:
- bieżące monitorowanie zachodzących w organizacji procesów,
- weryfikację realizacji bieżących zadań,
- pilnowanie terminowości,
- filtrowanie danych zgodnie z potrzebami,
- analizę danych od ogółu do szczegółu – na wielu rożnych płaszczyznach, w zależności od potrzeb analitycznych danego podmiotu, czy też pojedynczych użytkowników
Business Intelligence enova365 to moduł, który świetnie sprawdza się w standardowej instalacji enova365, ale także w środowisku wielu baz danych i Pulpitach.
Posiada dużo standardowych modeli danych, ale także pozwala na budowę swoich modeli lub rozszerzenie istniejących.
Twój system kadrowo-płacowy dostarcza Ci za mało informacji?
Wybierz kompleksowe narzędzie, które nie tylko pomoże Ci w prowadzeniu kadr, ale też umożliwi przetwarzanie danych i łatwe prowadzenie analiz.