Właściwa wycena usług księgowych może zdecydować o tym, czy Twoje biuro rachunkowe będzie dynamicznie rosnąć, czy tylko utrzymywać się na rynku. Jeżeli więc nie wiesz, czy ceny usług księgowych w Twojej firmie mają optymalny poziom, jeszcze raz przeanalizuj, jakie czynniki wpływają na wycenę usług księgowych, poznaj strategie cenowe stosowane przez najlepsze biura księgowe oraz narzędzia, wykorzystywane przez nie w tym procesie.
Spis treści:
- Czynniki wpływające na wycenę usług księgowych
- Jak zbudować cennik usług księgowych, czyli popularne strategie cenowe
- Co zrobić, aby ceny usług księgowych były konkurencyjne?
- Już wiesz, jak wycenić usługi księgowe!
Czynniki wpływające na wycenę usług księgowych
Tworząc cennik usług księgowych biura rachunkowe, podobnie jak wszystkie inne biznesy, muszą brać pod uwagę cały szereg czynników. Należą do nich nie tylko koszty świadczenia usług – stałe i zmienne – ale także ceny konkurencji, wartość oferowanych usług dla klientów oraz wizerunek marki. Poniżej omówimy krótko każdy z nich.
1. Koszty
Koszty, jakie biuro rachunkowe ponosi, żeby obsłużyć swoich klientów, powinny wpływać bezpośrednio na cenę świadczonych przez nie usług.
Zazwyczaj najważniejszą grupę kosztów w firmach księgowych stanowią wynagrodzenia pracowników. Według szacunków, udział płac w kosztach świadczenia usług w biurze rachunkowym może wynosić nawet 50-70%. Z tego powodu, bardziej konkurencyjne cenowo mogą być te biura rachunkowe, które wykorzystują nowoczesne oprogramowanie i w ten sposób zmniejszają pracochłonność poszczególnych działań. Świadczenie usług kosztuje u nich po prostu mniej.
Dzięki automatyzacji, mogą one całkowicie wyeliminować pracę człowieka przy niektórych czynnościach, takich jak np. wprowadzanie danych czy odbiór faktur od klientów oraz skrócić czas potrzebny na inne działania (np. generowanie deklaracji czy księgowanie faktur), co bezpośrednio przełoży się na redukcję kosztów obsługi klientów.
2. Konkurencja
Niezależnie od tego, czy przy wycenie usług księgowych zamierzasz odnosić się do cen konkurencyjnych biur księgowych, czy nie, warto mieć świadomość, jaki jest poziom cen u konkurencji. Dlatego stworzenie cennika dla biur rachunkowych obejmuje zwykle analizę cen w konkurencyjnych firmach księgowych. Jak wyceniają swoje usługi? Jakich klientów przyciągają i jak się pozycjonują na rynku? Jakie usługi oferują i co ty możesz zrobić, żeby się wyróżnić?
Biura księgowe, które odpowiedzą na powyższe pytania mogą przyjąć jedną z trzech następujących strategii:
- zaoferuj podobny zakres usług po niższej cenie,
- zapewnij lepszy poziom obsługi klienta i lepsze przygotowanie merytoryczne opiekunów księgowych oraz podobne ceny, jak konkurencja,
- wyróżniaj się poziomem obsługi i kompetencjami pracowników, oferując ceny wyższe niż inne biura rachunkowe.
3. Potrzeby klientów
Zbadaj, jakich usług szukają klienci – na ile są to standardowe usługi księgowe, a na ile wyjątkowe? Czy oprócz prowadzenia ksiąg interesują ich usługi dodatkowe, np. usługi doradcze? Sprawdź, czy dostawcę usług wybierają kierując się przede wszystkim ceną, czy o ich wyborze decydują inne czynniki. Jaką rolę w ich procesie decyzyjnym odgrywa cena?
4. Renoma i wizerunek marki
Jak długo działasz na rynku? Czy dopiero zaczynasz, czy masz już długą listę zadowolonych klientów? Czy możesz pochwalić się wieloma referencjami? Jak Twoja firma księgowa chce być postrzegana i w czym szuka swoich przewag konkurencyjnych? Chcesz pracować dla dużych, wymagających klientów, którzy oczekują dużego doświadczenia czy Twoim celem jest możliwie płynna obsługa małych firm?
Znasz już odpowiedzi na powyższe pytania? Poznaj popularne w polskich biurach rachunkowych strategie cenowe.
Jak zbudować cennik usług księgowych, czyli popularne strategie cenowe
Jednym z powodów, dla których usługi księgowe są trudne do wyceny jest to, że biznesy klientów oraz ich potrzeby różnią się między sobą.
Przyjmijmy, że oferujesz usługę, jaką jest prowadzenie księgi przychodów i rozchodów. Może to oznaczać, że obsługując prawnika, który pracuje tylko dla kilku korporacji musisz zaksięgować tylko 5 faktur sprzedażowych miesięcznie i kilka dokumentów kosztowych. Jednak, jeżeli będziesz pracować dla drukarni, która ma wielu niewielkich klientów, może to oznaczać 50 faktur sprzedażowych dziennie. Z powodu takich rozbieżności większość biur rachunkowych w Polsce oferuje klientom miesięczny ryczałt, którego wysokość, uzależniona jest od liczby księgowanych dokumentów.
Czasami klienci mogą potrzebować większego wsparcia niż przewidziane w ich miesięcznym pakiecie usług, objętym opłatą ryczałtową. Wtedy często stosowaną praktyką jest pobieranie opłat za usługi dodatkowe, wykraczające poza zakres umowy. Różne firmy księgowe, jednak traktują różne usługi jako dodatkowe. Większość biur rachunkowych żąda dopłat za:
- raporty i sprawozdania,
- transakcje z podmiotami zagranicznymi,
- aktualizację NIP-u czy zmianę w Centralnej Ewidencji Informacji Gospodarczej,
- wystawienie świadectwa pracy,
- dostęp do informacji na temat ksiąg księgowych.
Oczywiście to tylko przykłady. Lista tych usług i dopłat może być bardzo długa.
Miesięczny ryczałt + opłaty dodatkowe – wady i zalety takiego sposobu rozliczania biur rachunkowych z klientami
Zalety: Stały miesięczny ryczałt to sposób rozliczania się z klientami, który jest atrakcyjny dla biur rachunkowych, bo wiedzą, ile zarobią każdego miesiąca. Cenią go także klienci, którzy mają gwarancję realizacji określonej liczby usług w określonym czasie i w określonej cenie.
Wady: Czas, jaki firma księgowa poświęca klientowi może przekroczyć zakładany w momencie wyceny czas pracy na rzecz klienta i zamiast zysków przynosić firmie księgowej straty.
Z problemem można sobie jednak łatwo poradzić, wykorzystując oprogramowanie, takie jak enova365, które pozwala na dokładne śledzenie czasu, jaki opiekun księgowy poświęca na obsługę poszczególnych klientów i liczby wykonanych przez niego operacji. Biuro rachunkowe może wtedy oferować stałe ceny, a jednocześnie monitorować czas poświęcany na obsługę danego klienta. Jeżeli zakładany czas obsługi jest przekroczony konieczna może być aktualizacja cennika usług księgowych.
Oprócz wspomnianego wyżej modelu wyceny pracy biura rachunkowego wszystkie inne sposoby wyceny usług spotyka się znacznie rzadziej. Niemniej do wyceny usług, które wykraczają poza cennik, lub do zleceń jednorazowych stosuje się także takie metody wyceny, jak stawka godzinowa. Żeby je zastosować, wystarczy ustalić stawkę godzinową i monitorować liczbę godzin poświęcaną na pracę dla danego klienta.
Choć każda firma księgowa może wyceniać swoje usług w nieco inny sposób, każda ma jeden cel – ceny, które pozwolą zdobyć i utrzymać klientów z grupy docelowej. Jak go osiągnąć?
Co zrobić, aby ceny usług księgowych były konkurencyjne?
Poniżej zebraliśmy kilka działań, których wdrożenie sprawia, że najbardziej pracochłonne czynności są eliminowane, dzięki czemu jeden opiekun księgowy może obsłużyć większą liczbę klientów, a biuro może bez trudu monitorować czas poświęcany na pracę dla poszczególnych klientów. Zaczynamy!
1. Automatyzuj manualne i powtarzalne czynności
Im więcej czynności wykona za księgowych system komputerowy, tym niższe mogą być koszty świadczenia usług i wyższa marża, przy tych samych cenach. Wprowadzanie danych, dekretacja czy uzgadnianie kont bankowych – to wszystko czynności, które w wielu biurach rachunkowych wykonują już niemal wyłącznie maszyny. Nowoczesne narzędzia dla biur rachunkowych, takie jak enova365 pozwalają także na generowanie deklaracji czy list płac jednocześnie dla wielu klientów, co dodatkowo oszczędza czas księgowych.
Czytaj także: Automatyzacja procesów w biurze rachunkowym – poznaj 9 obszarów, które zmienia robotyzacja
2. Monitoruj czas poświęcany na obsługę każdego klienta
Zastosowanie narzędzi, które pozwalają łatwo sprawdzić liczbę przeprocesowanych dokumentów, wykonanych operacji czy dekretów pozwoli Ci sprawdzić, ile dokładnie czasu poświęcasz na obsługę każdego klienta. Łatwo wtedy zidentyfikujesz moment, w którym przekraczasz czas, zaplanowany na pracę dla danej firmy i ujęty w wycenie. Pozwoli Ci to zauważyć, z którym klientem warto negocjować cenę i kiedy przychodzi moment, w którym warto zaktualizować ceny usług księgowych. Uchroni to Twoje biuro rachunkowe przed pracą po zaniżonych cenach.
3. Usprawniaj obsługę stałych klientów
Im mniej czasu poświęcają opiekunowie księgowi na obsługę klientów, tym bardziej konkurencyjne ceny mogą zaoferować klientom.
Jednym ze sposobów na usprawnienie obsługi stałych klientów jest wdrożenie narzędzi, które umożliwiają automatyczne dostarczanie dokumentów w wersji cyfrowej.
Najprostszym z nich jest Pulpit Klienta Biura Rachunkowego – samoobsługowa platforma służąca do dwukierunkowej komunikacji biura rachunkowego z klientami, w tym przekazywania dokumentów. Bardziej złożonym, które sprawdza się we współpracy z dużymi podmiotami, w których liczba dokumentów sięga kilkudziesięciu dziennie – jest EDI.
EDI umożliwia wymianę dokumentów w postaci plików o ustandaryzowanej strukturze, które są generowane przez jedną firmę, a importowane przez drugą. Jest możliwe także wtedy, gdy każda z nich posługuje się różnymi systemami informatycznymi. Oszczędza czas nie tylko biura rachunkowego, ale także klienta, bo dokumenty są przekazywane bezpośrednio między systemami informatycznymi, a bez udziału człowieka.
4. Oferuj w pakiecie usługi dodatkowe
Nowoczesne narzędzia informatyczne dla biur rachunkowych, takie jak enova365 mają w standardzie podstawowe funkcje BI. Pozwalają one na generowanie analiz BI na podstawie danych zawartych w bazach klientów biura rachunkowego. Co ciekawe, możesz określić, jakie wskaźniki chcesz monitorować, a jakie raporty generować i w jakiej postaci. Takie rozwiązanie pozwoli Ci dostarczać klientom czytelne i przejrzyste analizy ich sytuacji finansowej, bez pracy dodatkowej, wykonywanej przez opiekunów księgowych.
Czytaj także: Jak wykorzystać Business Intelligence w biurze rachunkowym?
Już wiesz, jak wycenić usługi księgowe!
Cennik usług biura rachunkowego to jeden z elementów, które mają bezpośredni wpływ na jego sukces. Upewnij się więc, że Twoje ceny odzwierciedlają poziom merytoryczny Twoich pracowników oraz jakość oferowanej obsługi. Jeżeli klienci będą przekonani, że uwolnisz ich problemów, oszczędzisz ich czas i pieniądze, z przyjemnością zapłacą za to adekwatną cenę.
Mamy nadzieję, że ten artykuł uświadomił Ci, że nowoczesna obsługa klienta w branży usług księgowych wymaga zastosowania nowoczesnych rozwiązań, takich jak enova365, a ich wdrożenie pozwoli osiągnąć wyższe marże i jednocześnie zyskać przewagę konkurencyjną.
