więcej niż ERP

Import faktur skraca czas obsługi księgowej sieci aptek o 94% – case study

Czy automatyczny import faktur otrzymywanych mailem jest możliwy? Ile czasu można dzięki temu zaoszczędzić? Rachunkowość dla firm, która korzysta z rozwiązania Agemit, stworzonego na bazie enova365, skróciła czas potrzebny na wprowadzanie faktur do systemu o 340 godzin miesięcznie.

Import faktur skraca czas obsługi księgowej sieci aptek o 94% – case study

Rachunkowość dla firm Sp. z o.o. to nowoczesne biuro rachunkowe, które świadczy usługi prowadzenia ksiąg rachunkowych i wykonywania audytów.

Od początku swojej działalności – czyli od 2010 r. – firma korzystała z modułu Księga Handlowa systemu ERP enova365. Został on wdrożony przez Autoryzowanego Partnera enova365 – firmę Agemit. Wraz z rozwojem Rachunkowości dla firm, firma Agemit stopniowo rozbudowywała program, z którego korzystało biuro rachunkowe o dodatkowe moduły enova365. Były to: Handel, Kadry Płace oraz Księga Podatkowa.

Choć rozwiązanie automatyzowało wiele procesów, Rachunkowość dla firm, która zdążyła już docenić korzyści z zastosowania systemu ERP, miała apetyt na więcej. Impulsem do wdrożenia kolejnych modułów enova365 stało się także pozyskanie nowych, większych klientów, których obsługa była szczególnie pracochłonna.

Standardowe wprowadzanie faktur generuje koszty, pochłania czas, ogranicza rozwój

Ręczne wprowadzanie danych i faktur do systemu finansowo-księgowego przekładało się w Rachunkowości dla firm na szereg problemów. Najważniejsze z nich były następujące.

1.    Wysokie koszty

Manualne wprowadzanie danych do systemów księgowych to duży nakład pracy i związane z tym – wysokie koszty zatrudnienia.

2.    Ryzyko popełnienia błędu

Zmęczenie czy dekoncentracja to czynniki, sprzyjające popełnieniu tzw. błędu ludzkiego, którego prawdopodobieństwo rośnie, wraz ze skalą działalności.

3.    Zasoby ludzkie – wąskim gardłem

Gdy biuro rachunkowe zaczyna obsługę nowych firm musi zapewnić zasoby ludzkie, które zapewnią wprowadzanie faktur sprzedaży do systemy w odpowiednim czasie. Liczba pracowników musi być wystarczająca do zapewnienia całorocznej, nieprzerwanej obsługi klientów, także w czasie urlopów czy zwolnień lekarskich.

Żeby wyeliminować powyższe problemy firma wdrożeniowa Agemit tworzyła dla Rachunkowości dla firm dodatkowe rozwiązania, jako element bieżącej obsługi serwisowej. Umożliwiały one import danych do systemu enova365, przy czym format importu danych był zróżnicowany, w zależności od klienta końcowego. Niestety, były to rozwiązania proste, na miarę ówczesnych potrzeb.

Z czasem, brak bardziej zaawansowanych narzędzi informatycznych dopasowanych do potrzeb firmy stał się przeszkodą w rozwoju biura rachunkowego.

Wzrost liczby faktur wprowadzanych do systemu – do 30 000

Punktem zwrotnym okazał się 2019 r., kiedy do grona klientów biura rachunkowego Rachunkowość dla firm dołączyła grupa kapitałowa składająca się z sieci aptek.

Obsługa księgowa branży farmaceutycznej sama w sobie jest wyzwaniem pod względem złożoności prawnej czy współdziałania z Narodowym Funduszem Zdrowia. W tym przypadku niebagatelna była także skala – miesięczna liczba pozycji (faktur sprzedaży i zakupu łącznie), które musiały zostać wprowadzone do systemów księgowych przekraczała 30 000.

Jak przebiegała obsługa faktur przed wdrożeniem nowoczesnych metod importu faktur

Obsługa faktur przed wdrożeniem nowoczesnych metod importu faktur

1.  Pliki JPK_FA były ręcznie generowane z systemu i automatycznie wysyłane do biura rachunkowego

2.  Faktury otrzymywane drogą mailową były ręcznie zapisywane i wczytywane do systemu enova365

3.  Na etapie pobierania faktur ręcznie dodawano też numer apteki

4.   Wysyłano informację zwrotną do aptek, z których maile dotarły bez załączników

Skalę wyzwania najlepiej obrazuje fakt, że obsługa dobowej działalności jednej apteki zajmowała 20 minut, co przy 36 aptekach, jakie obsługiwała sieć, dawało 12 godzin pracy.

20 minut x 36 aptek = 720 minut = 12 godzin

Sytuację komplikowało również to, że apteki pracują także w dni wolne. Czas potrzebny na realizację tego zadania wynosił więc nie mniej niż 360 godzin miesięcznie. W efekcie, obsługą aptek i wprowadzaniem danych musieli się zajmować dwaj pracownicy zatrudnieni na pełnych etatach i jeden w połowie wymiaru godzin. Wyzwaniem było też zapewnienie odpowiedniej obsługi w sytuacji, gdy pracownicy szli na urlopy lub zwolnienie chorobowe.

Jak Agemit zautomatyzował import faktur, korzystając z rozwiązań enova365

Doświadczeni specjaliści z firmy Agemit zaprojektowali i wdrożyli zaawansowane rozwiązanie informatyczne na miarę aktualnych potrzeb biura rachunkowego. Oparli je, przede wszystkim, o moduły CRM, EDI i Harmonogram zadań oraz kilka cech i zadań automatycznych.

Dzięki wdrożeniu opisanych mechanizmów faktury zostaną wczytane automatycznie, a czas potrzebny na import danych uległ znacznemu skróceniu. Pomimo, że apteki pracują 7 dni w tygodniu, to praca na dokumentach odbywa się tylko w dni robocze. Aktualnie zajmuje około godzinę dziennie, co daje 20 godzin w miesiącu.

Jak przebiega obsługa aptek po wdrożeniu rozwiązania Agemit opartego o moduły enova365

Automatyczny import faktur - jak przebiega proces

Zbiorczy import faktur jest tak wysoko wydajny, że gdyby wczytywano dokumenty za dłuższe okresy niż jeden dzień, to czas poświęcony na ich obsługę byłby jeszcze krótszy. W tym przypadku jednak, zarówno specyfika klienta, jak i nacisk na to, by systematycznie importować faktury do systemu ze strony spółki Rachunkowość dla firm, wykluczają takie działanie.

„Głównym celem było wdrożenie rozwiązania, które znacznie przyspieszy wczytywanie dokumentów z oprogramowania sieci aptek obsługiwanej przez naszego klienta.

Zaproponowałem import faktur poprzez pliki JPK_FA z wykorzystaniem dodatkowego modułu enova365 EDI. Pliki źródłowe generowane przez systemy apteczne są wczytywane codziennie za poprzedni dzień. Dzięki wdrożeniu modułu CRM oraz wykorzystaniu dodatku Harmonogram zadań, proces działa w pełni automatycznie. Cel został osiągnięty.”

Paweł Maciejewski, Członek Zarządu Agemit Sp. z o.o.

Co się udało uzyskać poprzez zbiorczy import faktur?

Mniejszy nakład pracy

Import faktur umożliwia skrócenie czasu potrzebnego na obsługę tych dokumentów o 94% (z 360 do 20 godzin miesięcznie).

Lepsza jakość danych

Podczas importu faktur program sprawdza czy dany dokument nie został już zaimportowany. Mechanizm wykrywania duplikatów wyeliminował kilkakrotny import tego samego dokumentu, co w znacznym stopniu wpłynęło na poprawę jakości danych.

„Prowadząc księgi rachunkowe dla naszych klientów zawsze dążymy do tego, by z wyprzedzeniem przewidywać wpływ konkretnych zdarzeń gospodarczych na wyniki finansowe i obciążenia fiskalne. Szybkość księgowania bieżących dokumentów stanowi kluczowy element szerszego cyklu. Wdrożone rozwiązanie w sposób niezwykle efektywny zmieniło ten proces. Obecnie, w czasie niemal rzeczywistym, widzimy bieżącą sytuację finansową i majątkową spółek naszego klienta. Automatyzacja wprowadzania dokumentów jest genialnym rozwiązaniem i z pewnością będziemy ją wdrażać w kolejnych obsługiwanych przez nas podmiotach.

Leszek Pałaszewski, Członek Rady Nadzorczej Rachunkowość dla firm Sp. z o.o.

Import plików o różnych formatach – krok w stronę wydajności

Dzięki wdrożeniu rozwiązania bazującego na modułach enova365, a wdrożonego przez Agemit, sprawniej przebiegają następujące procesy.

Wczytywanie danych

Przed wdrożeniem rozwiązania pracownicy ręcznie generowali pliki JPK_FA z systemu. Również ręcznie, zapisywali dokumenty otrzymywane w e-mailach.

Po wdrożeniu rozwiązania Agemit wiadomości e-mail z plikami JPK_FA są automatycznie pobierane. Zaimportowane dokumenty są automatycznie wczytywane do systemów księgowych przy pomocy modułu EDI enova365.

Wykrywanie duplikatów

Przed wdrożeniem rozwiązania zdarzało się, że ten sam dokument był importowany nawet trzykrotnie. Negatywnie wpływało to na jakość danych. Automatyczna operacja importu faktur pozwala na automatyczne oznaczenie duplikatów w trakcie importu i ich usunięcie.

Chcesz wdrożyć rozwiązanie automatycznie pobierające faktury sprzedaży?

Zdecyduj się na wdrożenie programu enova365, który umożliwia import faktur.

Testuj demo