Jakie są zalety korzystania z oprogramowania uruchomionego w chmurze? Po pierwsze, ponosisz niższe koszty na etapie wdrożeniowym. Po drugie nie musisz mieć działu IT, który będzie dbał o bezpieczeństwo lub aktualizacje systemu ani serwera na własność. Dodatkowym bonusem jest możliwość szybkiego dodawania nowych funkcji bez dużych nakładów. Dowiedz się wszystkiego, co o chmurze powinni wiedzieć właściciele biur rachunkowych.
Spis treści:
- Modele korzystania z chmury – podstawowe pojęcia
- SaaS – co to jest?
- Co to jest system ERP w modelu SaaS?
- Program dla biur rachunkowych na wynajem w enova365 – czyli jakie masz opcje w praktyce?
- Bezpieczeństwo danych i customizacja oprogramowania w chmurze
- Dlaczego SaaS jest atrakcyjny dla biur rachunkowych?
- Korzystanie z systemu ERP w modelu abonamentowym – przykład zastosowania
- Jaki model korzystania z systemu ERP wybrać w biurze rachunkowym?
- Przyszłość księgowości w chmurze
Najważniejsze informacje:
- Z oprogramowania uruchomionego w chmurze można korzystać na różne sposoby. Należą do nich: SaaS, IaaS oraz PaaS. Łączy je to, że poszczególne zasoby (oprogramowanie czy infrastruktura) są udostępniane w chmurze w ramach abonamentu, czyli jako subskrypcja.
- SaaS, czyli oprogramowanie jako usługa, to możliwość korzystania z programu uruchomionego w chmurze w zamian za abonament. W tym modelu nie musisz instalować oprogramowania na lokalnym serwerze – korzystasz z niego przez przeglądarkę lub mobilną aplikację.
- Brak konieczności jednorazowego płacenia z góry za licencję i fakt, że kwestie bezpieczeństwa i aktualizacji oprogramowania bierze na siebie jego dostawca to powody, dla których wiele firm oraz biur rachunkowych wybiera chmurę i subskrypcję oprogramowania.
- Żeby wdrożyć system ERP w modelu subskrypcyjnym nie trzeba mieć dużego budżetu, ani znacznych zasobów ludzkich. Taki system może rosnąć wraz z firmą – pozwala na uruchamianie dodatkowych funkcji, wraz z jej rozwojem, bez dużych nakładów finansowych.
Modele korzystania z chmury – podstawowe pojęcia
Software as a Service (SaaS) to wynajem aplikacji lub oprogramowania wraz z infrastrukturą potrzebną do uruchomienia jej w chmurze obliczeniowej. Umożliwia korzystanie z usług za pomocą przeglądarki lub interfejsu API. Jest to model, w którym użytkownik końcowy otrzymuje gotowe środowisko pracy w formie usługi.
Infrastructure as a Service (IaaS) to wynajem infrastruktury IT w chmurze. Ten model pozwala na uruchomienie dowolnego oprogramowania na wynajętych serwerach. Infrastruktura dostarczona i zarządzana jest przez usługodawcę.
Platform as a Service (PaaS) oznacza wynajem platformy informatycznej wraz z infrastrukturą w chmurze. Rozwiązanie umożliwia tworzenie, testowanie, zarządzanie, aktualizowanie oraz dystrybuowanie aplikacji uruchomionej w wynajętej infrastrukturze.
W praktyce z tej ostatniej formy – PaaS – korzystają producenci oraz dostawcy oprogramowania. Dlatego w dalszej części artykułu skupimy się na modelach istotnych z punktu widzenia firm, w tym biur rachunkowych, korzystających z chmury na własny użytek.
SaaS – co to jest?
Saas (software as a service, czyli oprogramowanie jako usługa) to jeden z rodzajów usługi dostępnej w chmurze. W jej ramach użytkownicy uzyskują dostęp do dowolnego oprogramowania z dowolnego urządzenia z dostępem do internetu, w zamian za abonament.
Innymi słowy, w przeciwieństwie do tradycyjnego modelu korzystania z oprogramowania, w którym klient płaci z góry za licencję, użytkownicy SaaS płacą abonament za dostęp do oprogramowania wraz z niezbędną infrastrukturą IT uruchomioną „pod spodem”. Można więc powiedzieć, że klient korzysta z oprogramowania w modelu subskrypcyjnym – opłaca miesięczne lub roczne faktury.
Oprócz innego modelu płatności korzystanie z SaaS różni się od modelu tradycyjnego także tym, że oprogramowanie nie jest instalowane lokalnie na serwerze klienta, tylko jest hostowane w chmurze dla wielu dzierżawców. Co za tym idzie, żeby móc korzystać z oprogramowania wystarczy Ci do tego jedynie przeglądarka lub mobilna aplikacja.
To, że oprogramowanie dostępne w modelu SaaS może być rozmieszczone w centrach danych w chmurze, sprzyja bezpieczeństwu danych. Nie stracisz ich w razie włamania do biura czy pożaru, bo o regularny backup danych dba dostawca usługi.
Czytaj także: Rozwiązania chmurowe o systemy ERP – fakty i mity
Co to jest system ERP w modelu SaaS?
Jednym z rodzajów oprogramowania, z którego firmy korzystają w modelu SaaS jest ERP, czyli Enterprise Resource Planning (czytaj także: Co to jest system ERP?). Istotą systemu ERP jest to, że dane z poszczególnych obszarów działalności firmy czy organizacji – księgowości, kadr płac czy CRM – znajdują się w jednej wspólnej bazie danych. Ponieważ wszystkie te informacje są w jednym miejscu i są spójne, firma ma jedno wspólne źródło precyzyjnych danych dla całej organizacji. Poszczególne moduły usprawniają także pracę w różnych działach firmy lub cross-obszarowo (np. Workflow).
Jeżeli przedsiębiorstwo decyduje się na korzystanie z systemu ERP w modelu SaaS, nie musi:
- posiadać serwerów, na których będzie przechowywać dane na własność, ani wypożyczać ich na własną rękę,
- troszczyć się o bezpieczeństwo serwerów,
- aktualizować oprogramowania – wyjątkiem jest sytuacja, kiedy możliwość samodzielnej aktualizacji jest niezbędna z punktu widzenia klienta. W niektórych wypadkach, istnieje możliwość udostępnienia klientowi opcji samodzielnej aktualizacji programu, bezpośrednio w aplikacji.
To, że organizacja nie musi się w ogóle martwić o kwestie technologiczne korzystając z SaaS ERP – to dostawca konfiguruje serwery i zarządza nimi – dla wielu firm może być ważną zaletą tego modelu korzystania z systemu. Twoja firma współpracuje wyłącznie z interfejsem oprogramowania, z którego pracownicy mogą korzystać z dowolnego urządzenia z dostępem do internetu.
Kolejna ważna kwestia, która często decyduje o wyborze SaaS lub innej chmurowej opcji, jako modelu korzystania z oprogramowania ERP, to fakt, że użytkownik nie musi ponosić z góry wysokich opłat.
To wszystko sprawia, że system ERP w modelu SaaS staje się dostępny także dla mniejszych firm i organizacji. W tym także biur rachunkowych. Nie trzeba mieć już budżetu i zasobów, takich jak potrzebnych na wdrożenie systemu ERP w tradycyjnym modelu.
Niektórzy producenci oprogramowania ERP dostarczają swoje oprogramowanie w modelu SaaS bezpośrednio klientom końcowym. Inni, zwłaszcza w przypadku systemów wdrożeniowych, które oferują możliwość znacznie bardziej precyzyjnego dostosowania do potrzeb klienta czynią to we współpracy z Autoryzowanymi Partnerami Wdrożeniowymi, którzy dopasowują rozwiązanie do indywidualnych potrzeb zestawiając je z kilku usług, by finalne dostarczyć w formie SaaS dla użytkownika końcowego.
Czytaj także: ERP on-premise – co to znaczy? Poznaj zasady działania systemu
Program dla biur rachunkowych na wynajem w enova365 – czyli jakie masz opcje w praktyce?
Co zyskujesz przy poszczególnych abonamentowych, chmurowych modelach korzystania z systemu wyjaśnimy na przykładzie enova365. Poniżej znajdziesz najpopularniejsze opcje.
Opcja 1 – wynajem licencji enova365
W modelu licencji czasowych (ASP) otrzymasz tzw. licencję enova365 w modelu wynajmu na określony czas. Będziesz płacić za nią miesięczny lub roczny abonament, a program uruchomisz na dowolnej infrastrukturze – może to być:
- Twój własny serwer, jeżeli go posiadasz,
- serwer wynajęty od dowolnego Data Center działającego w skali lokalnej,
- dowolna chmura publiczna.
Ten model korzystania z programu różni się od SaaS tym, że użytkownik wynajmuje od Autoryzowanego Partnera Soneta tylko program enova365 w modelu abonamentowym, ale nie wynajmuje środowiska chmurowego lub wynajmuje je we własnym zakresie.
Jeśli nie chcesz zajmować się infrastrukturą IT, zapytaj Autoryzowanego Partnera, czy świadczy usługi wynajmu infrastruktury lub skorzystaj z opcji opisanych poniżej.
Opcja 2 – wynajem licencji enova365 wraz z infrastrukturą w chmurze Microsoft Azure dostarczaną przez producenta enova365
Jeżeli jesteś zainteresowany korzystaniem z enova365 jedynie na potrzeby obsługi pojedynczej firmy wybierz usługę enova365 SaaS. Przy takim modelu korzystania z programu masz dostęp tylko do aplikacji uruchomionej w chmurze, nie możesz więc na przykład wejść na serwer.
enova365 SaaS jest uruchomiona w chmurze Microsoft Azure, którą zarządza Soneta – producent enova365 – i która jest dostarczana przez Autoryzowanego Partnera Soneta. Zastosowane tam rozwiązania są zoptymalizowane kosztowo pod kątem obsługi i zarządzania pojedynczymi bazami danych (w rozumieniu pojedynczych, odrębnych firm).
Zatem jeżeli zajmujesz się obsługą księgową kilku firm, np. w ramach grupy kapitałowej lub z ramienia Biura Rachunkowego Autoryzowany Partner Soneta zaproponuje Ci bardziej personalizowane rozwiązanie w dopasowaniu do Twoich potrzeb (z możliwością wykorzystania licencji enova365 typu Biuro Rachunkowe lub Wielofirmowa).
Może to być:
- wynajem licencji czasowych enova365 w połączeniu z usługą enova365 IaaS z dostępem wyłącznie aplikacji enova365, zatem z Twojego punktu widzenia korzystasz jako SaaS,
- wynajem licencji czasowych enova365 w połączeniu z usługą enova365 IaaS z dostępem do aplikacji enova365 oraz serwerów, na których jest uruchomiona.
Usługa enova365 IaaS również jest uruchomiona w chmurze Microsoft Azure, którą zarządza Soneta. To opcja dla Klientów, którzy mają bardziej indywidualne potrzeby lub chcą obsłużyć licencje enova365 zakupione na własność.
Opcja 3 – wynajem licencji enova365 wraz z infrastrukturą w dowolnej chmurze
Niektórzy Autoryzowani Partnerzy Soneta świadczą usługi hostingowe we własnym zakresie lub współpracują z dostawcami chmury.
Zaletą oprogramowania enova365 jest to, iż jest tworzone zgodnie z nurtem Cloud Native. Oznacza to, iż jest dostosowana do pracy w chmurze od dowolnego dostawcy, tak by dać Klientowi możliwość wyboru w zgodzie z jego preferencjami.
Bezpieczeństwo danych i customizacja oprogramowania w chmurze
Jeżeli zastanawiasz się, czy firmowe dane w chmurze są bezpieczne, możesz spać spokojnie. Renomowani dostawcy usług chmurowych traktują bezpieczeństwo danych jako absolutny priorytet, wykorzystując w tym celu najlepsze branżowe praktyki. Inwestują w to znaczące środki i zatrudniają najlepszych specjalistów.
„Można powiedzieć, że bezpieczeństwo zasobów w chmurze jest jedną z jej największych zalet” – uważa Sabina Jurek, kierownik zespołu rozwoju i serwisu rozwiązań chmurowych w enova365.
Wdrażając system ERP w modelu SaaS nie trzeba się także obawiać, że jako aplikacja SaaS nie będzie mogło ono być dostosowane do potrzeb firmy. W enova365, niezależnie od modelu dystrybucyjnego oprogramowania ERP, także w modelu SaaS, można je dostosować do własnych potrzeb. Nowoczesne rozwiązania, takie jak system ERP enova365 mają zaawansowane możliwości integracji i customizacji. Więc kwestia możliwości ich dostosowania do potrzeb, przestaje być istotnym czynnikiem przy podejmowaniu decyzji o wyborze modelu korzystania z systemu ERP.
Dlaczego SaaS jest atrakcyjny dla biur rachunkowych?
Specyfika korzystania z oprogramowania w modelu subskrypcyjnym sprawia, że biuro rachunkowe może zredukować koszty zarówno na etapie wdrożeniowym, jak i związane z eksploatacją oprogramowania. Dodatkowo jest to model korzystania z programu, który zapewnia dużą elastyczność oraz daje organizacji możliwość korzystania z zawsze aktualnego, nowoczesnego technologicznie oprogramowania.
Brak konieczności ponoszenia jednorazowo wysokich opłat
Korzystając z oprogramowania w modelu SaaS nie płacisz z góry za licencję. Zamiast tego, płacisz miesięczny lub roczny abonament. Płatność abonamentowa za oprogramowanie sprawia, że jest ono przystępne nawet dla niedużych firm.
Brak konieczności posiadania opieki działu IT
Z racji swojej specyfiki, oprogramowanie jest zasobem, który musi być często aktualizowany. Ma to szczególnie duże znaczenie dla biur rachunkowych, korzystających z modułów, które obsługująksięgowość czy kadry i płace, w wypadku których zgodność z przepisami jest kluczowa. System ERP enova365, który jest znany ze zgodności z regulacjami.
W modelu SaaS w standardzie korzystasz z automatycznych i terminowych aktualizacji, a o bezpieczeństwo przechowywania Twoich danych, hostowanych w chmurze troszczy się usługodawca (Producent lub Autoryzowany Partner Wdrożeniowy).
Elastyczność i gotowość na zmiany
Czy zastanawiałeś się, jak szybko możesz dostosować swoje oprogramowanie do zmieniających się potrzeb Twojego biura rachunkowego? W tym kontekście warto pamiętać, że zaletą systemu ERP jest jego skalowalność. Ponieważ w modelu SaaS nie płacisz z góry za licencje, dodanie nowych funkcji będzie wiązało się tylko ze zwiększeniem abonamentu. Przykładowo, w enova365, dostępnej jako aplikacja SaaS, w każdej chwili możesz wykupić dodatkowe licencje, za które będziesz płacić abonament.
Dodatkowo, ponieważ enova365 to modułowy system ERP, możesz korzystać tylko z tych modułów, które są Ci potrzebne. Korzystasz obecnie z modułu Księgowość czy Pulpitu Klienta Biura Rachunkowego, najczęściej wykorzystywanych w biurach rachunkowych? Możesz szybko zwiększyć liczbę wykorzystywanych narzędzi – np. wdrożyć samoobsługę pracowniczą lub skuteczniej wychodzić naprzeciw potrzebom odbiorców przy pomocy modułu CRM. Kolejne moduły możesz dodawać z czasem, kiedy pojawi się potrzeba ich zastosowania.
Korzystanie z systemu ERP w modelu abonamentowym – przykład zastosowania
Firma Finker, która świadczy całe spektrum usług finansowo-księgowych – od prowadzenia księgowości, kadr, płac i controllingu, aż po pełnienie funkcji dyrektora finansowego – docenia możliwość korzystania z systemu ERP enova365 w modelu abonamentowym, bo pozwala jej to korzystać z nowych funkcji systemu, bez ponoszenia wysokich kosztów.
„enova365, to system, który zapewnia duże możliwości, a w rękach odpowiednio przygotowanych osób staje się narzędziem, dzięki któremu możemy realizować każdy śmiały pomysł naszej firmy. Wybraliśmy model abonamentowy, co pozwala nam uruchamiać nowe funkcjonalności bez istotnych nakładów finansowych” – mówi Paweł Ruka, CEO Finker.
Finker korzysta w modelu subskrypcyjnym z następujących modułów systemu enova365:
- kadry i płace,
- pulpity pracownika i kierownika, których najważniejszą funkcją jest samoobsługa pracownicza,
- księgowość,
- handel i magazyn,
- workflow,
- controlling.
Jaki model korzystania z systemu ERP wybrać w biurze rachunkowym?
Jeżeli zastanawiasz się nad wyborem modelu wdrożenia systemu ERP, weź pod uwagę przede wszystkim rachunek ekonomiczny. Jeśli masz już w budżecie zaplanowany wydatek związany z wdrożeniem oprogramowania ERP lub otrzymujesz dofinansowanie na jego zakup, być może wybierzesz zakup „na własność” z jednorazową opłatą z góry. Jeżeli wolisz rozłożyć inwestycję w czasie, wybierz oprogramowanie ERP w modelu SaaS lub wynajmij jedynie infrastrukturę na potrzeby uruchomienia systemu ERP.
Przed decyzją, który model korzystania z systemu ERP wybrać. Sprawdź także, czy dysponujesz zasobami ludzkimi, które mogłyby się zajmować bieżącym utrzymaniem i aktualizacją systemu (konieczne przy modelu on-premise).
Warto pomyśleć także o tym, jakie są Twoje plany na przyszłość. Czy wolisz, żeby wydatki związane z oprogramowaniem były w przyszłości kosztem operacyjnym (opex) czy inwestycją (capex).
Jak widać, tych aspektów jest wiele. Dlatego warto umówić się na spotkanie ze specjalistą, który wyjaśni wszystkie za i przeciw oraz przygotuje wstępną wycenę.
Przyszłość księgowości w chmurze
Aplikacje SaaS i chmura w ogóle stają się coraz popularniejsze. Według badań Gartner Research, do 2025 r. nawet 95% nowych zasobów cyfrowych będzie instalowana w chmurze, a dla 85% firm cloud-first będzie podstawową strategią lokowania oprogramowania. Powody tak dużej popularności tych rozwiązań przedstawiliśmy już powyżej. Z całą pewnością można więc stwierdzić, że aplikacje SaaS będą coraz popularniejsze.
Jednak nic nie jest biało-czarne, dlatego także Twoja decyzja o przejściu do chmury powinna być poprzedzona szczegółową analizą. Warto wiedzieć, że z niektórych systemów ERP, na przykład z enova365, można korzystać zdalnie nie tylko w modelu SaaS, ale także w modelu tradycyjnym (możesz mieć zdalny dostęp do lokalnego serwera). Przy wyborze modelu korzystania z systemu ERP, możliwość zdalnego dostępu do danych nie będzie więc czynnikiem decydującym.
W podjęciu ostatecznej decyzji pomogą Ci doświadczeni konsultanci, dlatego jeszcze dziś umów się na bezpłatną konsultację.
