Wraz z rozwojem programów dla firm księgowych zmienia się organizacja pracy w biurze rachunkowym. Jakie są najnowsze standardy? Jak może przebiegać komunikacja w zespole, albo z klientami? Jak usprawnić comiesięczne, powtarzalne prace i jak zmienić organizację pracy, gdy zmieniają się regulacje prawne? Wyjaśniamy!
Spis treści:
- Specyfika pracy w biurze rachunkowym
- Jak powinna przebiegać organizacja pracy w biurze rachunkowym?
- Dobry program do biura rachunkowego – podstawą organizacji pracy w biurze księgowym
Specyfika pracy w biurze rachunkowym
Biura rachunkowe zajmują się nie tylko prowadzeniem ksiąg rachunkowych. W zależności od zapisów w umowie, do obowiązków biura rachunkowego może należeć też:
- sporządzenie rozliczeń z ZUS,
- przygotowywanie deklaracji VAT,
- analiza sytuacji finansowej firmy,
- analiza przepływów finansowych,
- rozliczanie płac osób zatrudnionych,
- obsługa kadrowa osób zatrudnionych,
- sporządzanie sprawozdań finansowych,
- sporządzanie rozliczeń podatku dochodowego.
Cykliczne procesy
Większość wymienionych tu zadań musi być zrealizowana w przewidzianych terminach, których nie można przekroczyć. Wynika to z tego, że daty, do których trzeba złożyć deklaracje do ZUS czy do urzędu skarbowego, są sztywno określone w przepisach prawa.
To samo dotyczy sprawozdań finansowych do KRS dla spółek prawa handlowego i innych podmiotów zarejestrowanych w tym rejestrze, które mają obowiązek składać takie sprawozdania. Oznacza to, że biura rachunkowe nie mogą przełożyć pewnych zadań na później, a żeby mieć pewność, że zostaną wykonane na czas praca w biurze rachunkowym musi być odpowiednio zorganizowana.
Wymiana dokumentów i informacji z klientami
Praca w biurze rachunkowym to także współpraca z klientami. Jeśli klient biura nie będzie miał na czas wyliczonych składek ZUS lub należnych podatków, to nie będzie mógł zapłacić ich w odpowiedniej wysokości. Natomiast brak wpłaty w ustawowym terminie należności publicznoprawnych będzie wiązał się z obowiązkiem zapłaty odsetek.
Jednak nie zawsze wina leży wyłącznie po stronie biura rachunkowego. Opóźnienia w dostarczaniu przez klienta dokumentów niezbędnych do wyliczeń należnych podatków i składek, w tym składki zdrowotnej, mogą skutkować niedotrzymaniem ustawowych terminów rozliczeń z urzędem skarbowym czy ZUS.
To pokazuje, że praca w biurze rachunkowym nie zawsze jest zależna wyłącznie od pracowników biura. Pomimo najszczerszych chęci nie będą oni w stanie przygotować na czas rozliczeń, jeśli większość klientów będzie przesyłać dokumenty tuż przed terminem zapłaty podatku czy składek ZUS.
Rozwiązaniem tego problemu są odpowiednie zapisy w umowie, które mają na celu dyscyplinowanie spóźnialskich przedsiębiorców. Mogą one działać w dwie strony – nagradzać za szybkie przekazywanie dokumentów oraz karać za spóźnienia. Ponieważ zgodnie z Kodeksem cywilnym przedsiębiorcy mają dowolność w kształtowaniu umów, to nic nie stoi na przeszkodzie, aby udzielać rabatu np. za przekazywanie dokumentów na bieżąco. Z drugiej strony, biuro księgowe może wprowadzić też kary umowne za opóźnienia w dostarczaniu dokumentów.
Konieczność dostosowania się do uwarunkowań prawnych
Bez względu na to, jak wygląda organizacja pracy w biurze rachunkowym, musi być ona modyfikowana za każdym razem, gdy w życie wchodzą nowe przepisy.
Na horyzoncie widać już duże zmiany związane z wprowadzeniem KSeF. Ten system może przynieść pewne ułatwienia w pracy biur rachunkowych. Jeśli klient nada uprawnienia dla pracowników biura, to będą mieli oni bezpośredni dostęp nie tylko do faktur sprzedażowych, ale też kosztowych.
Zobacz, jakie są obowiązki biura rachunkowego w zakresie KSeF.
Takie rozwiązanie nie sprawdzi się jednak w odniesieniu do wszystkich podmiotów. Z zapowiedzi resortu finansów wynika, że po wejściu w życie obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF firmy, które nie są czynnymi podatnikami VAT nie będą miały obowiązku wystawiać faktur przy pomocy KSeF, więc takie faktury będą musiały być dostarczane w inny sposób.
Co więcej, KSeF będzie dotyczyć wyłącznie faktur w formacie B2B. Faktury dla konsumentów będą mogły być wystawiane jak dotychczas. Wobec tego odpowiedniego określenia w umowach zawieranych pomiędzy biurem rachunkowym a jego klientami będzie wymagać to, w jaki sposób będą wystawiane i dostarczane do biura faktury wystawione na rzecz osób prywatnych, których zakupy nie są związane z ewentualnie prowadzoną przez nich działalnością gospodarczą.
Jak powinna przebiegać organizacja pracy w biurze rachunkowym?
Kluczem do dobrej organizacji pracy i zapewnienia klientom wysokiej jakości obsługi jest optymalizacja kluczowych z punktu widzenia biura rachunkowego procesów. Które procesy warto usprawnić w pierwszej kolejności i jak to zrobić?
1. Komunikacja w zespole
Organizacja pracy w biurze rachunkowym wymaga odpowiedniego planowania. Konieczny jest przydział poszczególnych zadań oraz określenie odpowiedzialności każdego z pracowników. Najczęściej spotykanym rozwiązaniem jest przypisanie do poszczególnych opiekunów księgowych firm obsługiwanych w ramach pracy w biurze rachunkowym. Nie jest to jednak regułą, bo równie dobrze można wprowadzić inne rozwiązania, na przykład takie, które stawiają na specjalizację poszczególnych członków zespołu.
Niezależnie od zastosowanego rozwiązania praca musi być tak zorganizowana, żeby zapewnić wysoką wydajność i umożliwić szybkie reagowanie na potrzeby klientów. To duże wyzwanie, szczególnie jeżeli zespoły pracują zdalnie.
Najważniejsza zasada to upewnienie się, że wszystkie informacje związane z realizowanymi zadaniami dla poszczególnych klientów znajdują się w jednym miejscu. Takim miejscem może być program dla biur rachunkowych enova365, wyposażony w moduły Workflow i DMS. Nie tylko można w nim projektować przebieg procesów, w tym informacji i dokumentów. Program może także informować członków zespołu o tym, że czeka na nich praca do wykonania.
Każdy uprawniony pracownik może z łatwością znaleźć w systemie potrzebny document i sprawdzić drogę, jaką przeszedł. Jednocześnie menedżer biura księgowego może z łatwością nadzorować pracę wszystkich opiekunów księgowych, sprawdzając, czy w danym okresie naliczono składki ZUS czy różne deklaracje, śledzić status realizacji każdego zadania oraz obieg dokumentów.
2. Comiesięczne, powtarzalne prace
Jednym z najważniejszych dla usprawnienia organizacji pracy w firmie obszarów jest sposób pracy nad zadaniami, które zespół wykonuje cyklicznie – codziennie, czy co miesiąc. Dlatego pracę nad optymalizacją organizacji pracy w biurze rachunkowym najlepiej zacząć od analizy kroków, koniecznych do wykonania w poszczególne dni miesiąca.
Zobacz, jak usprawnić pracę w biurze rachunkowym.
W jaki sposób spływają dokumenty kosztowe i faktury sprzedażowe? Kiedy wykonywane są uzgodnienia kont? Jak często i w jakim celu kontaktuje się z księgowymi klient? Jak biuro rachunkowe dostarcza klientom informacje o wysokości składek do zapłaty w ZUS i wysokości podatku dochodowego?
Kiedy zadasz te pytania poszczególnym członkom zespołu, prawdopodobnie uda Ci się ustalić jak przebiega i jak powinien przebiegać standardowy proces gromadzenia dokumentów, księgowania, generowania deklaracji i raportowania.
W odzwierciedleniu poszczególnych etapów procesów w systemie i usprawnieniu ich przebiegu pomoże Ci wspomniany wyżej moduł Workflow.
Program dla biur rachunkowych enova365 pozwoli także do pewnego stopnia wyręczyć księgowych – część czynności może być wykonywana automatycznie przez program, uwalniając ich czas.
Dzięki zaszytym w enova365 schematom księgowym, po eksporcie dokumentu z zewnętrznego obiegu, jest on automatycznie wprowadzany na odpowiednie konta. Takie schematy można ustawić dla każdego typu księgowanych dokumentów, więc cały ten proces sprowadza się do zaplanowania tego w systemie. Dzięki automatyzacji procesów, zespół księgowych może:
- przyspieszyć proces zamknięcia ksiąg,
- szybciej tworzyć JPK i rozliczać VAT,
- łatwo rozliczać i ewidencjonować czas pracy – eRCP,
- przygotowywać raporty na potrzeby sprawozdawczości finansowej czy kontrolingowej.
Czas księgowych oszczędza także funkcja “pracy na wielu bazach”, która pozwala na wykonywanie niektórych czynności dla wielu klientów jednocześnie. Mogą oni, na przykład, hurtowo generować i wysyłać pliki JPK.
Czytaj także: Automatyzacja procesów w biurze rachunkowym – poznaj 9 obszarów, które wspiera robotyzacja
3. Punkty styku z klientami
Dobre relacje z klientami zapewniają biurom rachunkowym stabilny rozwój. Dlatego każde biuro księgowe powinno ocenić, które punkty styku z klientami są kluczowe dla tego, żeby opiekunkowie księgowi mogli płynnie wykonywać swoją pracę, a klienci mieli dostęp do informacji, danych i raportów, których potrzebują. Następny krok to zadbanie o maksymalnie płynny przebieg tych procesów.
W organizacji komunikacji na linii klient – biuro rachunkowe dużą pomocą jest Pulpit Klienta Biura Rachunkowego. Dzięki niemu firmy, które są obsługiwane przez biuro rachunkowe korzystające z systemu enova365 mogą samodzielnie przekazywać niezbędne dokumenty, takie jak np. faktury kosztowe. Mogą też wystawiać faktury, które trafią bezpośrednio do bazy danych w biurze rachunkowym. Korzystając z tego narzędzia klienci biura mogą uzyskać też wgląd w rejestr VAT czy KPiR, a także w zestawienia, które przygotowało biuro rachunkowe – może to być m.in. bilans lub rachunek wyników.
4. Dostosowanie organizacji pracy do zmieniających się regulacji prawnych
Jednym z realiów działania biur rachunkowych jest ciągle zmieniające się otoczenie prawne. Duże zmiany prawne, takie jak niedalekie wejście w życie KSeF wymuszają także zmianę organizacji pracy biur rachunkowych.
Czytaj także: Wdrożenie KSeF w biurze rachunkowym – krok po kroku
Warto więc wyznaczyć w firmie zespół, odpowiedzialny za monitorowanie zmian prawnych i ewentualnie przygotowanie Twojego biura na wejście w życie zmian. Taki zespół po pierwsze, dokładnie pozna nowe obowiązki, a następnie zaktualizuje w firmie procedury przepływu dokumentów.
Sprawdzi też, czy Twój system finansowo-księgowy jest gotowy na zmiany – na przykład czy daje możliwość wysyłania i odbierania faktur KSeF w imieniu klientów (jeżeli wyrażą taką chęć) oraz sprawnego opisywania faktur.
Dobry program do biura rachunkowego – podstawą organizacji pracy w biurze księgowym
Wraz z rozwojem programów dla biur rachunkowych, rosną standardy organizacji pracy w tych firmach. Niemal każdy istotny obszar działania biur rachunkowych może przebiegać sprawniej dzięki wdrożeniu odpowiedniego oprogramowania, które:
- gromadzi w jednym miejscu wszystkie informacje związane z zadaniami, realizowanymi dla poszczególnych klientów,
- pozwala monitorować pracę wykonywaną przez poszczególnych księgowych,
- przypomina pracownikom o zadaniach do wykonania,
- pozwala projektować przebieg procesów i usprawnia przepływ informacji i dokumentów,
- automatyzuje powtarzalne prace,
- jest aktualizowane zawsze, kiedy zmieniają się regulacje prawne,
- umożliwia integrację z KSeF bez dodatkowych opłat.
Wszystkie te funkcje posiada program dla biur rachunkowych enova365. Jeśli chcesz sprawdzić, jak może usprawnić pracę w Twoim biurze rachunkowym – umów się na bezpłatną prezentację z naszym ekspertem!
