W Polsce zarejestrowanych jest przeszło 100 tysięcy organizacji pozarządowych. Księgowość NGO może być prowadzona na 2 sposoby. Sprawdź, które organizacje muszą prowadzić pełne księgi rachunkowe, a które mogą stosować uproszczoną księgowość dla NGO.
Spis treści:
- Zasady ogólne i prawne regulujące działalność NGO
- Księgowość NGO krok po kroku
- Najczęstsze wyzwania i jak sobie z nimi radzić
- Narzędzia i oprogramowanie wspierające księgowość NGO
- Podsumowanie
Najważniejsze informacje:
- Regulacje dotyczące NGO znajdują się w kilku aktach prawnych.
- Każda organizacja pozarządowa musi prowadzić księgowość.
- Mniejsze organizacje NGO mogą stosować uproszczoną księgowość.
- Większe NGO muszą prowadzić pełne księgi rachunkowe.
- enova365 wspiera pełną księgowość w NGO.
Nazwa NGO to skrót od angielskiego wyrażenia non-governmental organization, które oznacza organizacje pozarządowe. W Polsce tej nazwy używa się głównie w odniesieniu do fundacji i stowarzyszeń.
Nie ma jednego aktu prawnego, który regulowałby wszystkie zagadnienia związane z NGO. Jednak można wymienić 3 najważniejsze ustawy, które odnoszą się do problematyki organizacji pozarządowych:
- Ustawa o fundacjach,
- Prawo o stowarzyszeniach,
- Ustawa o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.
W zależności od formy prawnej koniecznie trzeba zapoznać się z dwoma aktami prawnymi wymienionymi powyżej. W Polsce jest zarejestrowanych więcej stowarzyszeń niż fundacji. Jednak z każdym rokiem rejestruje się coraz więcej fundacji, więc w niepamięć odchodzą czasy, gdy przewaga nowych stowarzyszeń nad fundacjami była niemal siedmiokrotna.
Ustawa o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie nazywana jest niekiedy konstytucją NGO. Można w niej znaleźć definicję zarówno organizacji pozarządowej, jak i wolontariatu. Ten akt prawny określa też zasady współpracy organizacji NGO z administracją publiczną i definiuje pojęcie pożytku publicznego.
To jeszcze nie wszystkie ustawy, które powinny być w kręgu zainteresowań organizacji NGO. Warto zapoznać się z ustawą o rachunkowości, która określa w jaki sposób powinna być prowadzona księgowość.
Kolejną sprawą są podatki i to nawet pomimo zwolnienia podatkowego dostępnego dla organizacji pozarządowych. Stosowne regulacje można znaleźć w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych. Ten akt prawny nakłada też obowiązek sporządzania zeznania podatkowego CIT-8.
Inne ustawy przydatne w działalności NGO to:
- Kodeks cywilny,
- Kodeks pracy,
- przepisy o ochronie danych osobowych, czyli RODO.
Warto też znać przepisy związane z KRS, które umożliwiają nie tylko rejestrację NGO, ale również zgłaszanie zmian.
Czytaj także: Zarządzanie finansami w organizacji pozarządowej – sprawdź, jak robi to Stowarzyszenie Wiosna
Księgowość NGO krok po kroku
Rodzaj księgowości w NGO zależy od tego, czy organizacja ma status organizacji pożytku publicznego (OPP), czy prowadzi działalność gospodarczą oraz jaki poziom przychodów ma dana NGO.
Uproszczona księgowość w NGO to przywilej, z którego mogą korzystać małe organizacje. Jest tak dlatego, że warunkiem są przychody niższe niż 100.000 zł. Pod uwagę brane są przychody z poprzedniego roku. Nie dotyczy to oczywiście nowo powstałych organizacji.
To nie koniec wymagań, jakie musi spełnić organizacja, by mieć prawo do uproszczonej księgowości. Dodatkowymi warunkami są:
- przychody osiągane ze źródeł wskazanych w ustawie,
- brak prowadzenia działalności gospodarczej,
- działanie w sferze zadań publicznych,
- brak statusu OPP.
Przychody, które uprawniają do prowadzenia UEPiK zostały wymienione w art. 10a ust. 1 pkt 4 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. Przepis ten wymienia zamknięty katalog przychodów.
Do najważniejszych należą przychody z odpłatnej działalności pożytku publicznego, gdzie możliwa jest zarówno sprzedaż towarów, jak i usług. Drugą grupą przychodów jest sprzedaż, najem lub dzierżawa składników majątku NGO. Kolejna grupa to przychody z odsetek od rachunków bankowych i lokat terminowych.
Ostatnią i najbardziej liczną grupą są przychody z działalności nieodpłatnej pożytku publicznego, wśród których można wymienić:
- przychody z ofiarności publicznej,
- składki członkowskie,
- subwencje,
- darowizny,
- dotacje,
- zapisy,
- spadki.
Organizacje, które mają status OPP, prowadzą działalność gospodarczą lub osiągają przychody przekraczające 100.000 zł muszą stosować pełną księgowość. Oznacza to konieczność nie tylko prowadzenia ksiąg rachunkowych, ale też przyjęcia polityki rachunkowości i sporządzenia planu kont.
Każdy wpływ i wydatek musi być zaewidencjonowany na kontach księgowych. Konieczne jest też prowadzenie rozrachunków w podziale na kontrahentów oraz księgowanie wszystkich wyciągów bankowych oraz operacji kasowych. Pełna rachunkowość NGO wymaga zastosowania programu finansowo-księgowego, który znacznie ułatwi prowadzenie obowiązkowej ewidencji księgowej.
Najczęstsze wyzwania i jak sobie z nimi radzić
Uproszczona księgowość NGO nie zwalnia z obowiązku sporządzania deklaracji CIT-8. Chociaż w każdej organizacji pozarządowej, w której przychody wykorzystywane są na prowadzenie działalności statutowej, występuje zwolnienie z podatku dochodowego, to jednak konieczne jest tu rozliczenie z urzędem skarbowym.
Jeśli dany wydatek wiąże się z realizacją celów statutowych, to co prawda nie można zaliczyć go do kosztów uzyskania przychodu danej organizacji, ale jest dobra wiadomość. Równowartość dochodu odpowiadająca takiemu wydatkowi będzie wolna od podatku dochodowego. Takim dochodem mogą być m.in. darowizny i składki członkowskie.
Innym obowiązkiem organizacji pozarządowej zarejestrowanej w KRS jest sporządzenie i zamieszczenie w tym rejestrze sprawozdania finansowego. Sprawozdania muszą być sporządzone według wzoru określonego w ustawie o rachunkowości. Wyjątkiem jest sytuacja, w której dana organizacja jest uprawniona do prowadzenia księgowości w postaci uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów. Takie stowarzyszenia i fundacje nie muszą martwić się o sprawozdawczość wymaganą przez ustawę o rachunkowości.
Pełne sprawozdanie finansowe zawiera:
- bilans,
- rachunek zysków i strat,
- wprowadzenie do sprawozdania,
- dodatkowe informacje i wyjaśnienia.
Dodatkowe informacje to miejsce na przedstawienie struktury zrealizowanych przychodów z uwzględnieniem dotacji i subwencji. Jeśli dana organizacja tworzy fundusz statutowy, to przedstawia tu też dane o źródłach zwiększenia i sposobie wykorzystania funduszu statutowego. Dodatkowo informuje o otrzymanych darowiznach i tym, jak wykorzystała te środki.
Czytaj także: ERP w organizacjach pozarządowych, czyli NGO z cyfrowym napędem
Narzędzia i oprogramowanie wspierające księgowość NGO
Uproszczona księgowość dla NGO może być prowadzona nawet w formie tabelki w arkuszu kalkulacyjnym. I to zarówno w popularnym Excelu, jak i w bezpłatnych programach typu Google Sheets czy LibreOffice Calc.
Wystarczy trzymać się wzoru wynikającego z Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 października 2018 r. w sprawie prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów przez niektóre organizacje pozarządowe oraz stowarzyszenia jednostek samorządu terytorialnego.
Uproszczona księgowość NGO polega na wpisywaniu wszystkich przychodów i kosztów w odpowiednie pola tabeli, która stanowi załącznik do wyżej wymienionego rozporządzenia. Taki sposób postępowania sprawdzi się w mniejszych organizacjach.
Ręczne prowadzenie UEPiK staje się bardziej skomplikowane w momencie, gdy NGO zaczyna korzystać z dotacji. Podmioty, które takich dotacji udzielają, wymagają rozliczenia wydatków. Co prawda, w tym wypadku nadal można korzystać z tabeli z rozporządzenia, ale przyporządkowanie poszczególnych kosztów do konkretnych dotacji może stać się nieco problematyczne. Tym bardziej, jeśli takich dotacji jest więcej.
Pomocne może być prowadzenie dodatkowych tabeli, w których byłyby wykazane przychody i koszty związane z otrzymanymi dotacjami w podziale na poszczególne dotacje. Jednak w przypadku organizacji, która korzysta z licznych dotacji, może być to dość uciążliwe. Tu z pomocą przychodzą programy księgowe wspierające obsługę UEPiK w NGO.
W przypadku, gdy z mocy prawa wymagana jest pełna rachunkowość NGO, to trzeba skorzystać z programu, który obsługuje pełne księgi rachunkowe. Dobrym wyborem jest enova365, gdzie w module Księga Handlowa można poprowadzić pełną księgowość dla NGO.
Co ważne enova365 wspiera pracę fundacji, stowarzyszeń oraz organizacji pożytku publicznego. Nie tylko jest zawsze w zgodzie z często zmieniającym się prawem, ale ma też pakiety promocyjne dla NGO. Dzięki temu takie podmioty mogą zakupić niezbędne oprogramowanie w bardzo korzystnej cenie.
Podsumowanie
Prowadzenie księgowości to obowiązek każdej NGO. Od rozmiaru i zakresu działania takiej organizacji będzie zależeć możliwość skorzystania z ułatwień, jakie zapewnia uproszczona księgowość NGO w formie UEPiK.
Organizacje, które muszą stosować pełne księgi rachunkowe mogą skorzystać z rozwiązań dostarczanych przez enova365. Pomoże to w utrzymaniu transparentności finansowej, która jest niezwykle ważna dla podmiotów ubiegających się o subwencje i dotacje.
System enova365 posiada wszystkie niezbędne funkcje dzięki czemu przygotowanie sprawozdania finansowego organizacji NGO nie będzie stanowić problemu. Jeśli chcesz przetestować nasz program, to już dziś możesz pobrać bezpłatne demo.
Bibliografia:
- Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 22 października 2018 r. w sprawie prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów przez niektóre organizacje pozarządowe oraz stowarzyszenia jednostek samorządu terytorialnego,
- Ustawa z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i wolontariacie,
Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych, - Ustawa z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości.
