Płynność finansowa to jeden z najważniejszych aspektów biznesowych. Niezbędne dla jej osiągnięcia jest regularne prowadzenie zestawienia obrotów i sald. Jak je stworzyć i do czego możemy je wykorzystać?
Spis treści:
- Zestawienia sald i obrotów – podstawowe informacje
- Dobre praktyki w tworzeniu zestawienia obrotów i sald
- Częste pułapki w zestawieniach obrotów i sald. Jak ich unikać?
- Narzędzia i techniki dla efektywnego zarządzania zestawieniami
- Zestawienia obrotów i sald w praktyce
Zestawienia sald i obrotów ⎯ podstawowe informacje
Zestawienie obrotów i sald to wykaz wszystkich kont syntetycznych obejmujący ich saldo początkowe, obroty debetowe, obroty kredytowe oraz saldo końcowe w wybranej jednostce czasu. Zgodnie z art. 18 ust. 1 ustawy o rachunkowości powinno być ono przygotowywane nie rzadziej niż raz na koniec każdego miesiąca rozliczeniowego. Powinno zawierać:
- symbole lub nazwy kont syntetycznych, których używamy w rozliczeniach firmowych,
- salda dla każdego konta na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych,
- obroty za cały okres sprawozdawczy oraz obroty narastające od początku roku obrotowego,
- saldo dla każdego konta na koniec okresu sprawozdawczego,
- sumę wszystkich sald oraz obrotów,
- datę sporządzenia,
- wskazanie okresu sprawozdawczego,
- wskazanie roku obrotowego.
Taki dokument powinien być zatytułowany „Zestawienie obrotów i sald księgi głównej”. Jego regularne przygotowywanie umożliwia sprawdzenie poprawności prowadzenia ksiąg rachunkowych, m.in. błędów wynikających z zapisania kwoty operacji po złej stronie czy też pominięcie niektórych danych w czasie dokumentacji.
Dobre praktyki w tworzeniu zestawienia obrotów i sald
Aby przygotować dobre zestawienie obrotów i sald – wzór zgodny z zasadami rachunkowości – powinniśmy w pierwszej kolejności zwrócić uwagę na:
- dokładność danych – czy wszystkie dane, których potrzebujemy są dla nas dostępne i czy zostały wprowadzone prawidłowo,
- regularność sporządzania sprawozdania – powinno być wykonywane w regularnych odstępach czasu, najlepiej co miesiąc, ale nie rzadziej niż na każdy zamknięty kwartał,
- ujednolicone formatowanie dla wszystkich danych, aby ich odczytywanie nie pozwalało na błędną interpretację,
- jasne oznaczenia zawartych w zestawieniu informacji oraz klarowne opisy kont pozwalające na łatwe porównywanie ze sobą danych,
- dopasowanie do specyfiki branży – należy unikać ogólników, które mogłyby zaburzyć poprawność analizy informacji,
- zrozumienie kontekstu, które możemy osiągnąć dzięki dodaniu opisów i komentarzy tłumaczących poszczególne elementy zestawienia.
Skuteczne i pełnoprawne zestawienie obrotów i sald pozwala przygotować dokument zgodny ze stanem faktycznym działań przeprowadzanych na kontach. Będzie on jasny i czytelny dla każdego zainteresowanego kondycją finansową przedsiębiorstwa. Dotyczy to nie tylko zarządu, ale również pozostałych interesariuszy organizacji.
Częste pułapki w zestawieniach obrotów i sald. Jak ich unikać?
Znamy już dobre praktyki, na których można się wzorować, tworząc zestawienie obrotów i sald. Przykład działania, który przedstawiliśmy, może jednak nie wystarczyć. Warto poznać również pewne pułapki, które czyhają na nas przy okazji przygotowywania tego typu dokumentacji. Do najczęściej występujących zaliczamy:
- błędy w danych wejściowych – zwykle błędy ludzkie powstałe wskutek np. wprowadzenia danych po niewłaściwej stronie konta bądź pomylenie kont. Już na etapie ich wprowadzania musimy zachować dużą ostrożność,
- wykorzystywanie nieaktualnych danych, co może mieć miejsce, gdy nie aktualizujemy najważniejszych informacji w sposób stały. Warto to robić, aby zestawienia prezentowały faktyczny stan firmowych finansów i uwzględniały wszystkie transakcje przeprowadzane w danym okresie,
- brak standaryzacji danych, co związane jest np. z używaniem nieodpowiednich formatów wymagających ujednolicenia,
- brak spójności między zestawionymi okresami – wszystkie zestawienia powinny zawierać te same kategorie oraz definicje umożliwiające dokonanie porównań.
Na szczęście dzięki nowoczesnym rozwiązaniom informatycznym jesteśmy w stanie unikać tych pułapek znacznie łatwiej niż jeszcze kilka lat temu.
Narzędzia i techniki dla efektywnego zarządzania zestawieniami
Czasy, gdy zestawienia obrotów i sald przygotowywało się ręcznie na szczęście odeszły już do lamusa. Dzisiaj mamy dostęp do nowoczesnych narzędzi, przy których pomocy tworzenie tego typu dokumentacji jest znacznie prostsze i szybsze.
Bardzo ważnym elementem jest w tym przypadku upowszechnienie się systemów ERP. Te potężne narzędzia informatyczne są obecnie podstawowym rozwiązaniem stosowanym przez większość firm działających w Polsce.
Wdrożenie systemu ERP to krok w stronę poprawy jakości pracy firmy oraz większej kontroli nad jej zasobami. W przypadku danych finansowych, które są obejmowane przez zestawienia obrotów i sald, plusem wykorzystania tych narzędzi jest wspólna baza systemu ERP, zbierająca w sobie informacje o stanach magazynowych, zamówieniach, wystawionych dokumentach księgowych i fakturach zakupowych. Wszelkie dane wprowadzane są do bazy przy automatycznym sprawdzaniu ich poprawności, co zmniejsza konieczność samodzielnego obrabiania i weryfikacji.
System ERP enova365 pilnuje, aby wpisywane ręcznie dane znajdowały się w odpowiednich miejscach, co sprawia, że ryzyko wystąpienia „błędu ludzkiego” jest znikome. Moduł Finanse i księgowość ma wbudowane mechanizmy automatycznej weryfikacji danych. Co więcej, pozwala również na samodzielnie generowanie wymaganych zestawień, co oszczędza mnóstwo czasu działom rachunkowym.
Nasz system pozwala również zaprezentować gotowe zestawienia dzięki modułowi BI. Jego funkcjonalność umożliwia tworzenie dedykowanych paneli BI służących do prezentacji danych w formie tabel oraz wykresów, poprawiając tym samym możliwość interpretacji przez interesariuszy.
Zestawienia obrotów i sald w praktyce
Co daje zestawienie obrotów i sald? Przykład zastosowań tego dokumentu dla rozwoju organizacji można znaleźć w różnych branżach. Przede wszystkim pozwala w jednym miejscu zestawić wszelkie dane finansowe związane z całością bądź częścią działań firmy, a następnie przeanalizować je pod kątem podejmowanych decyzji biznesowych. Przykładowo:
- w firmie handlowej zestawienie obrotów i sald może pokazać rentowność dla poszczególnych grup lub pojedynczych produktów, dzięki czemu firma może zaktualizować strategię cenową, aby poprawić dynamikę sprzedaży,
- w firmie usługowej działającej z wieloma klientami na podstawie zestawienia możemy sprawdzić, które projekty generują największe zyski,
- w firmie produkcyjnej zestawienie jest w stanie pokazać, na jakim etapie koszty produkcji są najwyższe, dzięki czemu możliwe będzie wprowadzenie działań optymalizacyjnych pozwalających na zredukowanie wydatków.
Podsumowując, prawidłowo przygotowane zestawienia obrotów i sald wspomagają rozwiązywanie różnych problemów, z jakimi borykają się przedsiębiorstwa. Posiadanie narzędzia, które wspomaga tworzenie takich zestawień jest bardzo ważnym elementem prawidłowego działania organizacji. Dlatego system ERP enova365 jest dobrym rozwiązaniem dla firm, które chcą podejmować ważne strategiczne decyzje na podstawie faktycznych danych.
Jeśli jesteś zainteresowany wdrożeniem w swojej firmie systemu enova365, zapraszamy do umówienia się na prezentację, na której pokażemy jego możliwości w kontekście Twojego biznesu i odpowiemy na Twoje pytania.
