Faktury KSeF – jak je dostarczać do biura rachunkowego, weryfikować i jak zorganizować zarządzanie płatnościami?

Faktury KSeF – jak je dostarczać do biura rachunkowego, weryfikować i jak zorganizować zarządzanie płatnościami?

Jeszcze zanim wejdą w życie obowiązkowe faktury KSeF warto ustalić nowe procedury obiegu dokumentów w biurach rachunkowych i poznać nowe zasady zarządzania płatnościami. Co się zmienia? Jakie dobre praktyki warto wdrożyć? Wyjaśniamy!

Spis treści:

Dostarczanie dokumentów sprzedażowych i kosztowych do biura rachunkowego – co zmieniają faktury KSeF?

Wprowadzenie KSeF wymusi zmianę sposobu dostarczania dokumentów sprzedażowych i kosztowych do biura rachunkowego. Według nowych zasad zarówno wystawione, jak i otrzymane przez klienta biura rachunkowego faktury przechowywane będą w KSeF. Nie ma więc konieczności, aby przedsiębiorca przygotowywał miesięczne zestawienie faktur dla swojego księgowego oraz pamiętał o dostarczeniu ich na czas. 

Przekazanie faktur do biura rachunkowego będzie mogło się odbyć na dwa sposoby:

  1. Pierwsza możliwość wymaga nadania na rzecz biura rachunkowego lub pracownika biura rachunkowego uprawnień do dostępu do faktur. Dotyczy ono zarówno faktur wystawianych, jak i otrzymywanych (zakupu i sprzedaży). To na pewno duże ułatwienie dla klientów biur rachunkowych. Biuro rachunkowe powinno jednak każdorazowo ustalić z klientem, czy preferuje właśnie taką opcję. 
  1. Druga opcja to bezpośrednie pobieranie faktur przez przedsiębiorcę i przekazywanie ich w formie elektronicznej do biura rachunkowego. Wariant ten wymaga większej samodzielności ze strony klienta, a także merytorycznego przygotowania się do zmian.

Decydując o sposobie dostarczania faktur do biura rachunkowego po wejściu w życie KSeF warto mieć na uwadze, że poza Krajowym Systemem e-Faktur pozostają niektóre typy faktur, jak:

  • faktury pochodzące od kontrahentów zagranicznych,
  • faktury konsumenckie, 
  • bilety uznawane za faktury,
  • inne dokumenty stanowiące podstawę księgowań dla celów podatku dochodowego. 

Konieczne jest więc także ustalenie sposobu przekazywania takich faktur – czy w formie papierowej jak dotychczas, czy może w formie skanu. 

Poza KSeF będą również załączniki do faktur, które w pewnych sytuacjach są niezbędne do poprawnego zaksięgowania faktury. 

Wspominane wyjątki, czyli dokumenty pozostające poza KSeF oznaczają, że muszą zostać utrzymane, choć w ograniczonym zakresie, dotychczasowe formy przekazywania dokumentów. 

Opis kosztów i przychodów na fakturze dostarczonej do biura rachunkowego

Kwestią, która wymaga specjalnego rozważenia, jest klasyfikacja kosztów i przychodów na fakturach dostarczanych do biura rachunkowego. W związku ze zmianą realiów, konieczne staje się wypracowanie na nowo odpowiedniej formy przekazania przez klienta do biura rachunkowego informacji o dokonanej przez niego merytorycznej weryfikacji faktury zakupowej ‒ oraz o rodzaju zakupów i sprzedaży.

Dobrym rozwiązaniem jest wykorzystanie programów, które pozwolą uzupełnić dokumenty elektroniczne w taki sposób, aby biuro rachunkowe mogło uzyskać informację niezbędną do prawidłowego zaksięgowania dokumentu. 

W przypadku systemu enova365 rozwiązaniem umożliwiającym komunikację i pracę nad dokumentem jest Pulpit Klienta Biura Rachunkowego. Pozwala on na wspólną pracę księgowego i klienta w trybie online, również w zakresie ostatecznej klasyfikacji kosztów i przychodów. Dzięki temu, klient ma możliwość wprowadzania uwag i komentarzy bądź też całkowitego odrzucenia faktury KSeF, zanim ta zostanie ostatecznie zaksięgowana.

Klient chcący samodzielnie przekazywać faktury do biura rachunkowego może także skorzystać z funkcjonalności Pulpitu enova365, która umożliwia pobieranie dokumentów bezpośrednio z KSeF, przeglądanie ich oraz udostępnianie ich pracownikowi biura.

Rozliczanie faktur i zarządzanie płatnościami – co się zmieni?  

Wprowadzenie KSeF oraz obowiązku posługiwania się e-fakturami wpłynie na sposób, w jaki odbywa się rozliczanie faktur i jak przebiega zarządzanie płatnościami. Przede wszystkim zostaną wprowadzone dwie istotne zmiany.

  • Termin płatności będzie liczony od momentu wystawienia faktury w KSeF – e-faktury (faktury KSeF) będą dostępne do pobrania przez nabywcę tuż po wysłaniu do KSeF i przypisaniu im numeru systemowego, co oznacza, że od tego momentu liczony będzie termin płatności należności.
  • Polecenia przelewu będą musiały zawierać numer systemowy nadawany e-fakturze. Po wejściu w życie KSeF będzie to dotyczyło płatności dokonywanych w ramach podzielonej płatności. Obowiązek podawania w poleceniu przelewu numeru systemowego KSeF nadanemu e-fakturze obejmie także pozostałe płatności.
Schemat płatności za fakturę z wykorzystaniem numeru identyfikacyjnego KSeF
Schemat płatności za fakturę z wykorzystaniem numeru identyfikacyjnego KSeF

Zmiany obejmą w związku z tym również płatności zbiorcze. Ustawodawca przewidział rozwiązanie pozwalające na identyfikację faktur, których dotyczą takie płatności. Ma do tego celu służyć identyfikator zbiorczy, w ramach którego nabywca będzie mógł wygenerować zapytanie do KSeF o nadanie zbiorczego numeru płatności dla co najmniej dwóch faktur od tego samego sprzedającego. Ponadto sprzedający, po otrzymaniu takiego przelewu, będzie mieć możliwość „zapytania” KSeF, jakich faktur dotyczy płatność. 

Schemat płatności za więcej niż jedną fakturę KSeF
Schemat płatności za więcej niż jedną fakturę KSeF z wykorzystaniem identyfikatora zbiorczego

Odkąd KSeF stanie się obowiązkowy, przygotowanie przelewów przed przedsiębiorcę nie będzie już tak łatwym procesem, a nowy obowiązek może wydłużyć i utrudnić proces generowania przelewów. 

Aby usprawnić rozliczanie faktur i zarządzanie płatnościami, warto wdrożyć rozwiązania, które ułatwią proces oraz zwiększą efektywność wszystkich działań.

Obieg dokumentów w biurze rachunkowym i zarządzanie płatnościami po wejściu w życie KSeF – dobre praktyki

Integracja systemu informatycznego z KSeF, która pozwala na automatyzację niektórych czynności

Zastosowanie nowoczesnego systemu informatycznego klasy ERP, który jest zintegrowany z KSeF pozwala na dwustronną komunikację między tymi systemami. Usprawnia to realizację podstawowych procesów, jak pobieranie faktur zakupu, ich rejestrację w systemie oraz wysyłkę do KSeF faktur sprzedaży. Efektem jest ograniczenie do minimum dodatkowych czynności, jakie muszą wykonać użytkownicy systemu podczas codziennej pracy. Ma to duże znaczenie szczególnie dla pracowników biur rachunkowych, którzy każdego dnia księgują ogromną liczbę faktur i innych dokumentów. 

Dobry, zintegrowany z KSeF system ERP, taki jak enova365, pozwala usprawnić procesy związane z obiegiem dokumentów z i do KSeF, rozliczaniem faktur i zarządzaniem płatnościami. Jest to możliwe między innymi dzięki temu, że enova365 pozwala na zapisanie parametrów połączenia dla każdego klienta. W efekcie, niezależnie od celu, w jakim system komunikuje się z KSeF (pobieranie czy wysyłka faktur), użytkownik nie musi wykonywać dodatkowych działań związanych z uwierzytelnieniem, ponieważ system wykonuje operację automatycznie z użyciem zapisanego w danych konfiguracyjnych tokenu

Dodatkowo automatyzacja ułatwia procesy pobierania i wysyłki faktur zgodnie z utworzonym harmonogramem. Pobrane pliki faktur zapisywane są w bazie danych systemu bądź wybranym katalogu, gdzie oczekują na weryfikację i podział na faktury kosztowe oraz handlowo-magazynowe. 

Wykorzystanie elektronicznej platformy do komunikacji z klientem

Obecnie praca biur rachunkowych polega w dużej mierze na gromadzeniu faktur przesyłanych przez klientów w formie elektronicznej lub papierowej, a następnie odpowiednim księgowaniu ich w systemie w celu prawidłowego ujęcia w księgach rachunkowych i ewidencjach podatkowych. Niestety nieterminowe przekazywanie dokumentów skutkowało nieprawidłowościami w rozliczeniach podatkowych, a tym samym koniecznością składania korekt. 

Wprowadzenie KSeF może wyeliminować te problemy, pod warunkiem nadania przez klienta uprawnień pracownikom biura rachunkowego. Wtedy biuro, w imieniu klienta, będzie mogło ustalić, jak często będą pobierane faktury. W ten sposób będzie można wyeliminować problem nieterminowo przekazywanych dokumentów. 

Jeszcze więcej możliwości daje wykorzystanie platformy elektronicznej komunikacji, jak Pulpit Klienta Biura Rachunkowego enova365. Dzięki niej klient biura rachunkowego może dokonywać merytorycznej weryfikacji poprawności faktur, szczególnie faktur zakupu. Może również wystawiać własne faktury sprzedaży w złotówkach lub innej walucie. Po zatwierdzeniu trafiają one bezpośrednio do bazy klienta w biurze rachunkowym. Pulpit Klienta Biura Rachunkowego umożliwia też wysyłanie wystawionych faktur sprzedaży do KSeF oraz pobieranie faktur zakupu. Jak wspomnieliśmy wyżej, w zależności od umowy z biurem, klient może wykonywać określone czynności samodzielnie lub zlecić je specjalistom z biura rachunkowego. 

Ponadto biuro rachunkowe, które posiada Pulpit Klienta Biura Rachunkowego ma pewność, że jego klient ma zapewnione niezbędne zaplecze techniczne do komunikacji z KSeF. 

Co dalej? Zacznij działać już dziś!

Jak wynika z powyższego artykułu enova365 jest rozwiązaniem, które jest w stanie usprawnić wiele procesów w biurze rachunkowym. Należą do nich także obieg dokumentów kosztowych, rozliczanie faktur i zarządzanie płatnościami po wejściu w życie KSeF. 

Żeby dowiedzieć się więcej o tym, jak przygotować się na KSeF w biurze rachunkowym i jak może Ci w tym pomóc enova365 jeszcze dziś pobierz przewodnik dla biur rachunkowych po KSeF.

Krajowy System e-faktur
ikona demo systemu ERP enova365
Wersja demo systemu enova365

Przetestuj produkt enova365 i poznaj jego możliwości

prezentacja
Umów bezpłatną prezentację

Spotkaj się z Autoryzowanym Partnerem enova365