Gdyby podsumować trwający rozwój procesów biznesowych jednym słowem, zdecydowanie byłaby nim „automatyzacja”. Dotyka ona wielu różnych aspektów prowadzenia działalności – szczególnie ważna wydaje się automatyzacja procesów finansowych.
Spis treści:
- Co oznacza automatyzacja procesów finansowych?
- Korzyści i wyzwania automatyzacji procesów finansowych
- Obszary automatyzacji w finansach
- Narzędzia i technologie wspierające automatyzację finansową w firmach
- Jak usprawnić analizę finansową w biurze rachunkowym?
Najważniejsze informacje
- Automatyzacja procesów finansowych pozwala wyeliminować manualne działania w obszarze zarządzania płatnościami, rozliczeń i księgowości, zarządzania ryzykiem, analizy finansowej i wielu innych obszarów.
- Narzędziami, które umożliwiają wdrożenie automatyzacji procesów finansowych są systemy ERP.
- Istnieją specjalne rozwiązania klasy ERP, stworzone z myślą o biurach rachunkowych, takie jak enova365. Pozwalają one na sprawniejsze zarządzanie danych finansowymi biura rachunkowego i ich klientów, ponieważ automatyzują powtarzalne, oparte na regułach manualne zadania.
Co oznacza automatyzacja procesów finansowych?
Automatyzacja procesów finansowych w firmie odnosi się do wykorzystania technologii, oprogramowania i systemów informatycznych do zastąpienia lub wspomagania czynności wykonywanych do tej pory w tradycyjny sposób – przez pracowników działów rachunkowości. Obejmuje ona różne działania, m.in. automatyzację zarządzania płatnościami, rozliczeń, raportowania finansowego, analizy danych, zarządzania ryzykiem.
Główne cele automatyzacji procesów finansowych to m.in. zwiększenie efektywności, redukcja błędów wywoływanych przez tzw. czynnik ludzki, oszczędność czasu i zasobów oraz poprawa jakości danych. Dzięki eliminacji powtarzalnych zadań pracownicy mogą skupić się na bardziej strategicznych aspektach zarządzania finansami, takich jak analiza trendów, planowanie strategiczne i podejmowanie decyzji biznesowych.
Automatyzacja procesów biznesowych firmy może być realizowana za pomocą różnych narzędzi, takich jak oprogramowanie do zarządzania relacjami z klientami (CRM), systemy zarządzania zasobami przedsiębiorstwa (ERP), oprogramowanie do zarządzania płatnościami, robotyka procesowa (RPA), sztuczna inteligencja (AI) i uczenie maszynowe. Dzięki temu firmy mogą zwiększyć wydajność i konkurencyjność poprzez lepsze wykorzystanie zasobów i możliwości technologicznych.
Korzyści i wyzwania automatyzacji procesów finansowych
Automatyzacja procesów finansowych niesie za sobą szereg korzyści, ale również wyzwania, które warto wziąć pod uwagę. Do zalet automatyzacji zaliczyć możemy m.in.:
- zwiększenie efektywności: automatyzacja pozwala na szybsze i bardziej precyzyjne wykonywanie zadań, co prowadzi do ogólnej poprawy wydajności procesów finansowych,
- redukcja kosztów: ograniczenie rutynowych zadań przekłada się na oszczędności związane z wydajnością czasu i redukcją potrzebnych zasobów,
- poprawa dokładności danych: systemy automatyzacji – jako mniej podatne na błędy ludzkie – pozwalają na gromadzenie i przetwarzanie bardziej precyzyjnych i rzetelnych danych finansowych,
- szybsze podejmowanie decyzji: automatyzacja raportowania i analizy danych umożliwia szybsze uzyskiwanie potrzebnych informacji. Pozwala to podejmować decyzje biznesowe na podstawie bardziej aktualnych danych,
- ograniczenie ryzyka w kwestiach przepisów prawnych: automatyzacja może pomóc w zachowaniu zgodności z przepisami prawnymi i standardami branżowymi oraz w redukcji ryzyka popełnienia błędów.
Automatyzacja procesów w firmie niesie więc za sobą szereg korzyści. Warto jednak pamiętać, że wraz z nimi idą też wyzwania biznesowe, którym musimy stawić czoła. Należą do nich m.in.:
- koszt wdrożenia: wdrożenie systemów automatyzacji może wymagać znaczących inwestycji finansowych i czasowych. Budżet na całość przedsięwzięcia musi być zaplanowany z wyprzedzeniem,
- konieczność przeszkolenia pracowników: automatyzacja wiąże się z przeszkoleniem pracowników w obszarze nowych technologii i procesów, które wykonywać za nich będzie wdrażane oprogramowanie,
- bezpieczeństwo danych: automatyzacja procesów finansowych wymaga zapewnienia odpowiednich środków bezpieczeństwa, aby chronić wrażliwe informacje finansowe przed nieuprawnionym dostępem,
- konieczność serwisowania systemów: systemy do automatyzacji wymagają regularnej konserwacji i aktualizacji, aby zapewnić ciągłość działania.
Obszary automatyzacji w finansach
Automatyzacja procesów w firmie obejmuje wiele obszarów, w których możemy ją zastosować. Należą do nich przykładowo:
- zarządzanie płatnościami – automatyzacja procesów związanych z przetwarzaniem płatności. Może obejmować elektroniczne systemy płatności, automatyczne rozliczanie przelewów, zarządzanie rachunkami bankowymi oraz integrację z systemami bankowymi,
- rozliczenia i księgowość – w tej kwestii automatyzacja może obejmować generowanie faktur, monitorowanie transakcji, księgowanie wpłat i wypłat, prowadzenie rozrachunków, a także automatyczne księgowanie i tworzenie raportów finansowych,
- zarządzanie ryzykiem i zgodnością – systemy automatyzacji mogą pomóc w identyfikowaniu ryzyka finansowego, monitorowaniu zgodności z przepisami i standardami branżowymi oraz w zarządzaniu audytami i kontrolami wewnętrznymi,
- analityka finansowa – zautomatyzowana analiza finansowa firmy może obejmować zbieranie, przetwarzanie i analizę danych z różnych źródeł, tworzenie raportów i wskaźników wydajności finansowej oraz generowanie prognoz i wniosków.
Decydując się na wdrożenie automatyzacji w biurze rachunkowym, warto dowiedzieć się więcej o technologiach wspierających automatyzowanie procesów w wymienionych wyżej obszarach.
Narzędzia i technologie wspierające automatyzację finansową w firmach
Jednym z najlepszych przykładów technologii wspomagających wdrożenie automatyzacji są systemy ERP. Umożliwiają one zarządzanie wszystkimi zasobami przedsiębiorstwa. Ich zakres funkcjonalności nie ogranicza się tylko do wsparcia poszczególnych działów i poprawienia obiegu dokumentacji wewnątrz struktury firmowej. To również potężne narzędzie automatyzujące, ułatwiające zaplanowanie i wdrożenie takich rozwiązań, które zapewnią wyższą wydajność wszystkich pracowników.
Przykładem takiego narzędzia jest system klasy ERP enova365. Jest on wyposażony w szereg modułów, które przeznaczone są do pracy konkretnych działów w organizacji. W zależności od potrzeb jesteś w stanie dopasować to rozwiązanie do wielkości swojej firmy.
Moduły takie jak Business Intelligence oraz Finanse i księgowość są w stanie wymieniać między sobą informacje w czasie rzeczywistym, co zapewnia nie tylko stały podgląd firmowych kwestii finansowych, ale również automatyzację szeregu działań wykonywanych do tej pory przez pracowników. Co istotne, enova365 zawiera także pakiet rozwiązań, stworzonych specjalnie z myślą o biurach rachunkowych.
Jak usprawnić analizę finansową w biurze rachunkowym?
Jak wspomnieliśmy wyżej, system enova365 dostępny jest w specjalnej wersji dla biur rachunkowych. Ma ona wszystkie moduły niezbędne do zarządzania danymi finansowymi biura rachunkowego, klientów oraz funkcje automatyzacji szeregu procesów. Dzięki nim możesz skonfigurować to narzędzie tak, aby wiele działań, prowadzonych do tej pory przez księgowych lub osoby zarządzające biurem rachunkowym, odbywało się automatycznie. Obszary, które możesz zautomatyzować przy pomocy enova365 omawia artykuł: Automatyzacja procesów w biurze rachunkowym – poznaj 9 obszarów, które zmienia robotyzacja.
Warto zwrócić uwagę na możliwości, jakie biurom rachunkowym oferują narzędzia Business Intelligence, które są częścią pakietu dla biur rachunkowych. Korzystając z nich biuro rachunkowe ma szybki dostęp do danych zawartych w bazach klientów, dlatego przy pomocy kilku kliknięć może sprawdzić ich dynamikę sprzedaży, zobowiązania nierozliczone z długością przeterminowania, albo inne KPI.
Biura rachunkowe, jak wszystkie inne firmy, muszą także cały czas troszczyć się o własną efektywność. Narzędzie enova365 pozwoli Ci łatwo sprawdzać, jak bardzo obciążeni pracą są księgowi w biurze rachunkowym – możesz monitorować liczbę przetwarzanych dokumentów, wykonanych operacji czy dekretów. Nie tylko sprzyja to efektywniejszemu zarządzaniu zespołem, ale także usprawnia wycenę usług księgowych.
Podsumowując, program księgowy dla biur rachunkowych enova365 daje wgląd we wszystkie kluczowe informacje, potrzebne do prowadzenia analiz finansowych i podejmowania decyzji mających wpływ na dalszy rozwój biura rachunkowego.
Jeśli chcesz wyposażyć swój biznes w potężne narzędzie automatyzujące działania pracowników, sprawdź enova365. Wypróbuj wersję demo naszego systemu i umów się na prezentację, w czasie której pokażemy jego możliwości i odpowiemy na wszystkie Twoje pytania.
