Automatyzacja procesów biznesowych to inaczej ograniczanie liczby działań, jakie muszą być wykonywane przez ludzi na rzecz takich, które są inicjowane przez oprogramowanie. To także prowadzenie pracowników „za rękę” przez system informatyczny i centralizacja informacji. Tyle teorii. Dowiedz się, jak w praktyce mogą przebiegać procesy po wdrożeniu modułu Workflow w firmie produkcyjnej.
Spis treści:
- Na czym polega automatyzacja procesów biznesowych przy pomocy narzędzi Workflow?
- Zalety automatyzacji procesów handlowych
- Automatyzacja procesów w firmie produkcyjnej – przykład zastosowania modułu Workflow
- Automatyzacja w firmie – na ile automatyzuje?
- Jak wdrożyć automatyzację procesów w firmie produkcyjnej? Wykorzystaj Workflow
Na czym polega automatyzacja procesów biznesowych przy pomocy narzędzi Workflow?
Na działalność każdej firmy składa się szereg procesów. W tym artykule skupimy się przede wszystkim na automatyzacji procesów sprzedaży i zamówień w firmie produkcyjnej oraz związanych z nimi usprawnień w innych działach firmy. Żeby zrozumieć, na czym polega taka automatyzacja warto wiedzieć, jak przebiegają te procesy bez wsparcia nowoczesnych narzędzi.
Jak przebiegają procesy handlowe w firmie produkcyjnej?
Proces handlowy to seria następujących po sobie działań, które musi podjąć zespół handlowców, żeby firma otrzymała zamówienie – od nawiązania kontaktu z klientem, dostarczenia mu oferty, aż po jej zaakceptowanie. W firmie produkcyjnej, która produkuje towar na zamówienie to ofertowanie jest trudnym i czasochłonnym elementem, który często wymaga uzgodnień między kilkoma osobami w firmie.
Kolejnym krokiem jest wyprodukowanie towaru zgodnego z zamówieniem klienta. Wiąże się to nie tylko z zaplanowaniem produkcji, ale także wyborem dostawców materiałów czy półproduktów i ich zamówieniem. To także wymaga wymiany informacji między różnymi działami biznesu. Do akcji wkracza dział zamówień, a w kolejnym kroku także dział produkcji, który musi zaplanować produkcję i wytworzyć towar zgodnie ze specyfikacją. Proces wieńczy dostawa gotowego towaru do klienta i wystawienie faktury.
Problemy, z którymi radzi sobie moduł Workflow
Żeby te wszystkie procesy przebiegały sprawnie potrzebne są różne działania pracowników. Mogą nimi być spotkania, rozmowy telefoniczne czy wysyłanie maili do firm zewnętrznych, ale także przekazywanie dokumentów między różnymi osobami w firmie.
Takie działania, jeżeli przebiegają w sposób tradycyjny, są czasochłonne. Żeby zrealizować kolejny etap procesu często trzeba czekać na działanie któregoś z pracowników – na przykład akceptację czy udzielenie informacji. Dużo czasu wymaga także odnalezienie potrzebnych dokumentów czy sprawdzenie, na jakim etapie znajduje się proces. Co więcej, do systemów informatycznych wielokrotnie wprowadzane są te same informacje, na przykład, żeby wygenerować zamówienie, albo zaplanować produkcję, zgodnie ze specyfikacją.
Wszystkie te problemy eliminuje wdrożenie modułu systemu ERP, takiego jak Workflow enova365. Efektem jest automatyzacja procesów w firmie, czyli sytuacja, w której:
- wszystkie działania są dokumentowane w systemie,
- raz wprowadzone do systemu informacje są dostępne dla różnych działów w firmie,
- cyfrowe wersje dokumentów są przesyłane do odpowiednich osób, zgodnie z zaplanowaną ścieżką ich obiegu,
- pracownicy są automatycznie powiadamiani o zadaniu, czekającym do wykonania,
- niektóre działania są inicjowane przez oprogramowanie i nie wymagają w ogóle działania człowieka.
Jakie są zalety takiej automatyzacji?
Czytaj także: Moduł Workflow od enova365 – jak działa?
Zalety automatyzacji procesów handlowych
Wykorzystanie narzędzi Worfklow i związana z nimi automatyzacja procesów handlowych i innych procesów w firmach przynosi im wiele korzyści. Należą do nich między innymi:
- wyższa produktywność, która przekłada się na niższe koszty – eliminacja niektórych manualnych działań pozwala zaoszczędzić czas, a także zredukować koszty (więcej na ten temat przeczytasz w tekście: Redukcja kosztów w firmie – wykorzystaj Workflow);
- efektywna wymiana informacji między działami – prawie wyeliminowana jest konieczność przesyłania informacji drogą telefoniczną, mailową czy ustną, wszystkie informacje przesyłane są poprzez narzędzie Workflow i pozostają w systemie informatycznym do wglądu dla osób uprawnionych;
- łatwe wdrożenie nowych pracowników – jasno zdefiniowany przebieg procesów pozwala łatwo zrozumieć, co jest do zrobienia na każdym jego etapie;
- łatwy wgląd w działania, które już zostały wykonane – każdy uprawniony pracownik może szybko sprawdzić, na jakim etapie jest proces lub, w którym miejscu są wąskie gardła;
- możliwość świadczenia usług wyższej jakości – pracownicy powiadamiani są o czekających zadaniach, dzięki czemu procesy przebiegają sprawniej, a opóźnienia w odpowiedzi na pytania są eliminowane.
Automatyzacja procesów w firmie produkcyjnej – przykład zastosowania modułu Workflow
Poniżej przedstawiamy zastosowanie modułu Workflow enova365 w firmie produkcyjnej, który został wdrożony przez firmę Agemit – Autoryzowanego Partnera enova365. Wspiera on działanie innych modułów systemu enova365 – Handel oraz Produkcja.
„Klient z branży produkcyjnej oczekiwał wdrożenia nowoczesnego oprogramowania, które pozwoli na rozliczenie całego procesu produkcyjnego w modelu projektowym. Wdrożono u niego moduły Handel, Produkcja i Workflow enova365” – wyjaśnia Paweł Maciejewski z firmy Agemit.
Efektem wdrożenia jest automatyzacja procesów handlowych i innych procesów w firmie. Praca składa się teraz z następujących etapów.
- Otrzymanie zapytania ofertowego
Proces zaczyna się u klienta od zapytania ofertowego. Jak tylko wpłynie do firmy jest ono ewidencjonowane w systemie enova365. Następnie z zapytania ofertowego generowana jest oferta i uruchamiany jest proces jej opiniowania.
- Proces opiniowania oferty
W ramach tego procesu osoby do tego upoważnione muszą zaakceptować daną ofertę czyli zdecydować czy będzie realizowana. Na tym etapie określa się także sposób tej realizacji, co w praktyce sprowadza się do skompletowania następujących informacji:
- ile zlecenie, które jest przedmiotem oferty, zajmie czasu czyli jaką liczbę roboczogodzin trzeba na nie przeznaczyć,
- jakie zasoby ludzkie zaangażuje,
- ile będą kosztowały surowce,
- ile wyniosą koszty maszyn i urządzeń w firmie.
Kolejny krok to akceptowanie wyceny przez poszczególne działy w firmie. Dopiero po dopełnieniu tych formalności oferta może być wysyłana do klienta.
- Otrzymanie zamówienia od klienta
Jeżeli klient zaakceptował ofertę i przesłał zamówienie to z takiej oferty generowane jest zamówienie. Z tego zamówienia natomiast, generowane są zlecenia produkcyjne. Dodatkowo, na podstawie wcześniej wykonanych szacunków, generowane są plany produkcyjne, w których znajdują się wcześniej wymienione informacje i które trafiają między innymi do działu księgowości. Następnie do zleceń produkcyjnych generowane są zapotrzebowania materiałowe.
- Wybór dostawcy materiałów produkcyjnych
W kolejnym kroku zapotrzebowanie materiałowe trafia do odpowiedniego działu, w którym zbierane są oferty na dostawę materiałów czy półproduktów. Celem jest pozyskanie wyceny od minimum trzech dostawców. Następnie uruchamiany jest proces, który służy wyborowi najlepszego dostawcy. Dokonują go upoważnione do tego osoby w firmie. W efekcie, wybierana jest oferta na dostawę materiałów produkcyjnych, która będzie realizowana.
- Anulacja niewybranych ofert
Gdy zaakceptowana jest konkretna oferta, pozostałe są anulowane, co jest tożsame z tym, że nie ma możliwości wygenerowania z nich zamówień do dostawców. Zamówienia do dostawców generowane są wyłącznie z zaakceptowanej oferty. Na podstawie tego zamówienia – towar przyjeżdża do firmy.
- Generowanie dokumentu PZ
Na podstawie wprowadzonego wcześniej zamówienia, towar jest przyjmowany na magazyn i generowany jest dokument PZ (przyjęcie z zewnątrz).
- Obieg faktury zakupowej
Gdy do firmy wpłynie faktura zakupowa, uruchamiany jest osobny proces. Zaczyna się on w sekretariacie i w module DMS. Odpowiednia osoba w firmie wprowadza dane do systemu, skanuje fakturę, załącza do procesu i uruchamia odpowiedni proces w firmie. Proces trafia w pewnym momencie do działu technologicznego, gdzie technolodzy, na podstawie danej faktury przypinają odpowiednie dokumenty PZ do tej faktury.
„PZ-tkę można w bardzo łatwy sposób odnaleźć w systemie, ponieważ jest ona powiązana ze wszystkimi poprzednimi dokumentami” – wyjaśnia Paweł Maciejewski z Agemitu.
Po wyborze odpowiedniej PZ-tki faktura trafia do kierowników działów, a potem do działu księgowości, gdzie zostaje rozksięgowana na odpowiednie zlecenia produkcyjne.
- Porównanie planowanych kosztów z rzeczywistymi
Dzięki temu, że plany produkcyjne trafiły wcześniej do księgowości możliwe jest porównanie zaplanowanych kosztów produkcji z tymi, jakie rzeczywiście poniosła firma.
„Po zakończeniu danego zlecenia produkcyjnego i rozksięgowaniu wszystkich kosztów, związanych z danym zleceniem produkcyjnym następuje porównanie założonych wartości kosztowych przy danym zleceniu produkcyjnym z rzeczywistym wykonaniem. Dzięki temu klient może weryfikować, czy trafnie wycenia usługi dla klientów” – wyjaśnia Paweł Maciejewski.
Automatyzacja w firmie – na ile automatyzuje?
Powyższa część artykuł pokazała, że moduł Workflow może zoptymalizować w firmach produkcyjnych wiele różnych procesów. Jego wdrożenie pomaga wykorzystać potencjał innych wdrożonych w firmie modułów systemu ERP, takich jak Handel czy Produkcja. Innymi słowy, wykorzystanie modułów Handel, Produkcja i Workflow pozwala poprawić wydajność pracy bardziej niż wdrożenie tylko modułów handlowych i produkcyjnych.
Jaką część pracy można zautomatyzować po wdrożeniu modułu Workflow? Na ile potrzebna jest ingerencja człowieka, na przykład jego klikanie w systemie?
„Wdrażając moduł Workflow zawsze chcemy uniknąć klikalności w systemie. Chcemy, żeby system prowadził klienta za rękę. Żeby nie było sytuacji, że ktoś musi się nad czymś zastanawiać, nie wiedząc, co powinien zrobić. Proces jest po to, żeby zautomatyzować zadania i żeby je usztywnić, żeby ludzie nie próbowali chodzić na skróty, bądź dłuższą drogą” – mówi Paweł Maciejewski.
Jak wdrożyć automatyzację procesów w firmie produkcyjnej? Wykorzystaj Workflow
Automatyzacja jest już nieodzownym elementem pracy w większości firm produkcyjnych. Pozwala produkować więcej przy tych samych nakładach, dzięki usprawnieniu przebiegu procesów w firmie. Żeby zachować, a nawet rozbudować przewagę konkurencyjną warto więc wdrożyć narzędzia, które taką automatyzację umożliwią. Jeszcze dziś sprawdź, jak Twoje potrzeby biznesowe może zaspokoić system enova365. W tym celu umów się na prezentację systemu. Możesz też pobrać darmowe demo i przetestować interesujące Cię funkcjonalności.
