Urlop na żądanie budzi emocje zarówno u pracowników, jak i pracodawców. Sprawdź, jaka powinna być forma wniosku o urlop na żądanie, ile dni przysługuje pracownikom oraz kto i jak często może wnioskować o taki urlop. Dowiedz się także, czy pracodawca może odmówić urlopu na żądanie.

Spis treści:

• Ile razy w ciągu roku można wziąć urlop na żądanie?
• Urlop na żądanie – komu przysługuje?
• Czy pracodawca może odmówić urlopu na żądanie?
• Jak poprosić o urlop na żądanie?
• Zapłata za urlop na żądanie
• Urlop na żądanie w systemie enova365
• Najważniejsze fakty do zapamiętania o urlopie na żądanie 

Ile razy w ciągu roku można wziąć urlop na żądanie?

Co do zasady, każdemu pracownikowi przysługuje 4 dni urlopu na żądanie w ciągu roku. Co ważne urlop na żądanie jest częścią przysługującego na dany rok urlopu wypoczynkowego, a nie dodatkowymi dniami, które pracownik może sobie doliczyć do dni urlopu wypoczynkowego. Ma to znaczenie przy umowach na czas określony. Wyjaśniamy to poniżej na przykładzie.

Jeśli pracownik ma umowę tylko na miesiąc, a u poprzedniego pracodawcy nie wykorzystał ani jednego dnia urlopu na żądanie albo jest to jego pierwsza umowa w danym roku, to wymiar urlopu na żądanie będzie pokrywał się z wymiarem urlopu wypoczynkowego. Przy umowie na miesiąc pracownik w zależności od stażu pracy ma prawo do 2 lub 3 dni urlopu wypoczynkowego, wobec czego jego wymiar urlopu na żądanie będzie również wynosił 2 lub 3 dni.

To, ile razy w ciągu roku pracownik weźmie wolne na żądanie, zależy od tego, w jaki sposób podzieli sobie przysługujący mu urlop. Może od razu wykorzystać wszystkie dni z dostępnej mu puli i w tym wypadku na taki urlop wybierze się tylko raz. Może też brać pojedyncze dni, wobec czego ma prawo nawet 4 razy w roku zgłosić urlop na żądanie. Ostatnią możliwością jest podzielenie tego urlopu na 2+2 lub 3+1 dni. W tym przypadku po taki urlop zgłosi się 2 razy w ciągu roku.

Urlop na żądanie jest prawem pracownika, ale nie jest obowiązkowy. Wobec tego mogą być pracownicy, którzy w ciągu roku nie wezmą ani jednego dnia takiego urlopu. W tym przypadku przypadające im dni urlopu na żądanie mogą wykorzystać jako zwykły urlop wypoczynkowy w czasie uzgodnionym wcześniej z pracodawcą.

Urlop na żądanie – komu przysługuje?

Taki urlop przysługuje wszystkim pracownikom, którzy nabyli prawo do urlopu wypoczynkowego. Nie ma tu znaczenia staż pracy, rodzaj umowy czy wymiar czasu pracy.

Niewykorzystany urlop na żądanie, w odróżnieniu od urlopu wypoczynkowego, nie przechodzi na kolejny rok kalendarzowy. Wobec tego pracownicy nie mogą sobie „nazbierać” dni urlopu na żądanie.

Trzeba jednak pamiętać, że taki urlop powinien być przyznawany w nagłych wypadkach, więc pracownicy nie powinni nadużywać prawa do takiego urlopu. Z jednej strony pracownik nie ma obowiązku informować pracodawcy o przyczynach, dla których bierze taki urlop, ale z drugiej strony pracodawca w pewnych sytuacjach może odmówić udzielenia urlopu na żądanie.

Czy pracodawca może odmówić urlopu na żądanie?

Pracodawca zawsze powinien zezwolić pracownikowi na skorzystanie z urlopu na żądanie, ale w szczególnych sytuacjach i uzasadnionych okolicznościach ma prawo odmówić takiego urlopu. Może się tak stać na przykład w sezonie urlopowym, gdy pracownik wiedział wcześniej, że będzie potrzebował urlopu, ale nie uzgodnił tego z pracodawcą i postawił go przed faktem dokonanym, zgłaszając urlop na żądanie.

Odmowa udzielania urlopu w tym przypadku jest zgodna z normą zawartą w art. 8 Kodeksu pracy. Mówi ona, że “nie można czynić ze swego prawa użytku, który byłby sprzeczny ze społeczno-gospodarczym przeznaczeniem tego prawa lub zasadami współżycia społecznego. Takie działanie lub zaniechanie uprawnionego nie jest uważane za wykonywanie prawa i nie korzysta z ochrony.”

Przykładem może być spowodowanie zakłóceń w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa, gdy nie ma możliwości zastępstwa dla osoby, która wnioskuje o urlop na żądanie. Odmowa udzielenia takiego urlopu powinna być jednak dobrze uzasadniona. Chodzi o to, że pozbawienie pracownika możliwości skorzystania z urlopu na żądanie może zostać uznane za wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Jeśli taka sprawa trafi przed Sąd pracy, to pracodawca może zostać ukarany grzywną.

Jeśli pracownik poprosi o urlop na żądanie, a pracodawca mu go odmówi, to taki pracownik powinien stawić się do pracy. Jeśli tego nie zrobi, to pracodawca może nawet zwolnić go dyscyplinarnie. Ale w tym wypadku pracownik może odwołać się do Sądu pracy, który weźmie pod uwagę okoliczności zaistniałe zarówno po stronie pracownika, jak i pracodawcy. I jeśli pracodawca nie miał solidnych podstaw do odmowy udzielenia urlopu na żądanie, to późniejsze zwolnienie z powodu poważnego naruszenia obowiązków pracowniczych może zostać zakwestionowane przez sąd.

Jak poprosić o urlop na żądanie?

Zgodnie z Kodeksem pracy pracownik powinien zgłosić chęć skorzystania z urlopu na żądanie najpóźniej w dniu jego rozpoczęcia. Jednak przepisy nie określają czy powinno to być w godzinie planowanego rozpoczęcia pracy, czy może jeszcze przed tą godziną.

Ważne jest, żeby pracownik powiadomił swojego pracodawcę w sposób skuteczny. W tym wypadku przepisy również nie określają takiej formy, wobec czego może to być zrobione na przykład:

• ustnie,
• telefonicznie,
• mailowo,
• faksem,
• SMS-em,
• w inny skuteczny sposób.

Pracodawca ma jednak możliwość sformalizowania udzielania takiego urlopu i uszczegółowić związane z tym zasady w regulaminie zakładu pracy. Ale nawet jeśli zapisze tam, że konieczne jest wypisanie wniosku, to nie oznacza automatycznie, że pracownik musi taki wniosek wypełnić przed rozpoczęciem urlopu na żądanie. Jeśli wcześniej skutecznie powiadomi swojego pracodawcę o zamiarze skorzystania z takiego urlopu, to nawet jeśli regulamin wymaga podpisania wniosku, to pracownik może to zrobić dopiero po powrocie z urlopu na żądanie.

Zapłata za urlop na żądanie

Zasady odpłatności za taki urlop są proste. Jeśli zastanawiasz się, czy urlop na żądanie jest płatny, to odpowiedź na to pytanie brzmi: tak. Wolne na żądanie pracownika jest płatne na takich samych zasadach jak zwykły urlop wypoczynkowy. Jego wysokość to 100% wynagrodzenia. Należne wynagrodzenie można obliczyć w module Kadry i Płace systemu enova365.

Urlop na żądanie w systemie enova365

Czy w planie urlopów powinien znaleźć się urlop na żądanie? Ile dni urlopu wypoczynkowego powinni więc rozpisać pracownicy? Urlopu na żądanie nie powinno być w planie urlopów. Powinien się tam znaleźć tylko urlop wypoczynkowy, a jego wymiar zależy od stażu pracy uprawniającego do urlopu. Co ważne, na ten staż składa się zarówno praca, jak i nauka w szkole pod warunkiem, że nie była łączona z pracą na etacie. W tym przypadku należy przyjąć tylko jeden z tych okresów.

System enova365 ułatwia wyliczenie należnego urlopu wypoczynkowego. W zależności od stażu pracy będzie to 20 lub 26 dni w ciągu roku. Wobec tego w planie urlopów pracownicy powinni rozpisać odpowiednio 16 lub 22 dni urlopu wypoczynkowego, pod warunkiem że są zatrudnieni na cały rok i nie został im urlop z roku poprzedniego.

W momencie, gdy pracownik zgłasza urlop na żądanie, a pracodawca udzieli mu takiego urlopu, można odnotować to w systemie enova365. Dzięki temu jako pracodawca będziesz mógł w Pulpicie Kierownika na bieżąco kontrolować, ile dni urlopu na żądanie przysługuje jeszcze poszczególnym pracownikom.

Z kolei pracownicy logując się do Pulpitu Pracownika, mogą sprawdzić urlop na żądanie – ile dni takiego urlopu wykorzystali już do tej pory oraz ile dni przysługuje im jeszcze w danym roku kalendarzowym. Sprawdzą tam również swój urlop wypoczynkowy.

Najważniejsze fakty do zapamiętania o urlopie na żądanie

• Wymiar urlopu na żądanie wynosi 4 dni w ciągu roku i jest częścią urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi. 

• To czy urlop na żądanie jest płatny, nie podlega dyskusji. Pracodawca musi za takie wolne zapłacić 100% należnego wynagrodzenia.

• Czy pracodawca może odmówić urlopu na żądanie, zależy od okoliczności, w jakich zgłaszany jest taki wniosek. Jeśli zdezorganizuje to pracę firmy, a pracodawca nie jest w stanie zapewnić zastępstwa, to może nie zgodzić się na urlop na żądanie.

• Zasady udzielania urlopu na żądanie zostały określone w Kodeksie pracy, a ponieważ taki urlop stanowi prawo pracownika, to jego odmowa musi być bardzo dobrze uzasadniona.

• System enova365 ułatwia monitorowanie liczby wykorzystanych przez pracowników dni urlopu na żądanie. Jeśli jako pracodawca chcesz mieć pełną kontrolę nad stanem urlopu Twoich pracowników, to możesz przetestować wersję demo modułu Kadry i Płace. Pozwoli to Ci na poznanie korzyści, które płyną z używania tego narzędzia.