Nowoczesne przedsiębiorstwa używają coraz bardziej zaawansowanych technologicznie narzędzi w celu zwiększenia swojej efektywności. Jednym z takich rozwiązań jest HRIS – oprogramowanie dedykowane działom HR. Jakie posiada funkcje i czym różni się od systemu ERP?
Spis treści:
- Co to jest HRIS?
- Główne funkcje HRIS
- Główne funkcje ERP
- Różnice między HRIS a ERP
- Korzyści z wdrożenia HRIS i ERP
Najważniejsze informacje:
- HRIS to skrót od Human Resources Information System. Jest to system informatyczny przeznaczony do zarządzania zasobami ludzkimi w firmie.
- System ERP to program, który ułatwia nie tylko zarządzanie zasobami ludzkimi, ale także zarządzanie finansami, zarządzanie produkcją, zarządzanie relacjami z klientami czy raportowanie.
- Systemy HRIS i ERP różnią się przede wszystkim tym, że HRIS ułatwia wyłącznie zarządzanie procesami HR-owymi, a systemy ERP usprawniają procesy kadrowo-płacowe i HR, ale mogą mieć także wiele innych funkcji.
Co to jest HRIS?
HRIS (Human Resources Information System) to zintegrowany system informatyczny służący do zarządzania zasobami ludzkimi w organizacji. System ten centralizuje i automatyzuje różne procesy związane z zarządzaniem kadrami, takie jak gromadzenie danych pracowników, zarządzanie procesami rekrutacyjnymi oraz prowadzenie dokumentacji kadrowej. Dzięki HRIS organizacje mogą efektywnie przechowywać, przetwarzać i analizować informacje dotyczące pracowników.
Główne funkcje HRIS
Zarządzanie zasobami ludzkimi w przedsiębiorstwach staje się coraz bardziej złożone i wymagające. HRIS zapewnia szereg funkcjonalności, dzięki którym praca działów HR jest łatwiejsza:
- Zarządzanie danymi pracowników: HRIS umożliwia centralne przechowywanie i łatwy dostęp do wszystkich danych osobowych i zawodowych pracowników, takich jak dane kontaktowe, informacje o zatrudnieniu, wynagrodzeniach oraz benefitach.
- Rekrutacja i onboarding: HRIS wspiera zarządzanie całym procesem rekrutacyjnym, od publikacji ofert pracy, przez selekcję kandydatów, aż po zatrudnienie. Korzystanie z jego możliwości ułatwia również onboarding nowych pracowników dzięki dostarczeniu niezbędnych informacji oraz zasobów potrzebnych do integracji z zespołem.
- Zarządzanie czasem i frekwencją: HRIS pozwala na dokładne rejestrowanie godzin pracy, nadgodzin oraz absencji pracowników, co ułatwia zarządzanie grafikami i kontrolę nad czasem pracy.
- Zarządzanie wynagrodzeniami i świadczeniami: system automatyzuje procesy związane z kalkulacją wynagrodzeń, zarządzaniem benefitami oraz rozliczeniami podatkowymi.
- Rozwój i szkolenia: wdrożenie HRIS pomaga w planowaniu szkoleń, zarządzaniu harmonogramami oraz monitorowaniu postępów pracowników w zdobywaniu nowych kwalifikacji i certyfikatów.
- Ocena i zarządzanie wynikami: HRIS oferuje narzędzia do regularnej oceny wydajności pracowników, co pozwala na śledzenie ich wyników oraz identyfikację obszarów wymagających poprawy.
Główne funkcje ERP
Systemy ERP to zintegrowane oprogramowanie, które łączy różne funkcje biznesowe w jednym systemie i gwarantuje szereg korzyści dla rozwoju organizacji. Chodzi o m.in.:
- Zarządzanie finansami: ERP automatyzuje procesy księgowe, takie jak prowadzenie ksiąg rachunkowych, bilansów i raportów finansowych, co zapewnia dokładność i zgodność z przepisami.
- Zarządzanie łańcuchem dostaw: ERP pomaga w zarządzaniu zapasami i zamówieniami, śledzeniu poziomów magazynowych oraz optymalizacji procesów. System wspiera również planowanie produkcji, harmonogramowanie zadań oraz logistykę.
- Zarządzanie zasobami ludzkimi: moduły HR-owe systemów ERP mogą posiadać wszystkie funkcje HRIS, umożliwiając kompleksowe zarządzanie danymi pracowników, procesami rekrutacyjnymi i oceną wyników. Co więcej, automatyzują procesy związane z zarządzaniem kadrami, w tym naliczanie wynagrodzeń, zarządzanie benefitami oraz gwarantują zgodność z przepisami prawa pracy. Pozwalają także na ewidencję czasu pracy oraz – jeżeli wyposażysz je w Pulpity Pracownika czy Kierownika – samoobsługę pracowniczą.
- Zarządzanie relacjami z klientami: oprogramowanie wspiera zarządzanie procesami sprzedaży i marketingu, umożliwiając śledzenie lejka sprzedażowego, kampanii marketingowych oraz analizowanie wyników. Pomaga również w zarządzaniu relacjami z klientami, obsłudze zgłoszeń serwisowych oraz wsparciu posprzedażowym.
- Analizę danych i raportowanie: ERP zbiera dane z różnych działów przedsiębiorstwa, co umożliwia kompleksową analizę i lepsze zrozumienie procesów biznesowych. Dodatkowo pozwala na tworzenie raportów oraz pulpitów BI, które pomagają w monitorowaniu kluczowych wskaźników wydajności (KPI).
Różnice między HRIS a ERP
Systemy HRIS i ERP odgrywają kluczową rolę w zarządzaniu przedsiębiorstwami, a różnią się przede wszystkim tym, że HRIS ułatwia wyłącznie zarządzanie procesami HR-owymi, a systemy ERP usprawniają procesy kadrowo-płacowe i HR, ale mają także wiele innych funkcji. Poniżej prezentujemy zestawienie funkcjonalności obydwu rozwiązań w kilku kluczowych obszarach.
Zakres funkcji
HRIS jest systemem skoncentrowanym na zarządzaniu zasobami ludzkimi. Obejmuje funkcje związane z rekrutacją, zarządzaniem danymi pracowników, naliczaniem wynagrodzeń, ocenami pracowników oraz ich rozwojem. Został zaprojektowany z myślą o ułatwieniu pracy działów HR poprzez automatyzację i centralizację procesów kadrowych.
Z kolei ERP to kompleksowe oprogramowanie integrujące różnorodne funkcje biznesowe w jednym systemie dla całego przedsiębiorstwa. Oprócz licznych funkcji ułatwiających pracę działów HR system ERP wspiera również zarządzanie finansami, łańcuchem dostaw, produkcją, sprzedażą i obsługą klienta.
Specjalizacja vs. wszechstronność
HRIS jest specjalistycznym narzędziem. Jego głównym celem jest optymalizacja procesów HR, co czyni go idealnym rozwiązaniem dla firm, którym potrzebne są funkcje, usprawniające procesy z obszarów kadr i płac.
ERP natomiast jest wszechstronnym systemem, integrującym różne aspekty działalności firmy. Z jednej strony, jego modułowa budowa pozwala na kompleksowe zarządzanie przedsiębiorstwem, z drugiej moduły kadrowo-HR-owe systemów ERP mogą posiadać takie same funkcje jak systemy HRIS. Ta wszechstronność sprawia, że system ERP z modułem HR jest idealnym rozwiązaniem dla średnich i większych organizacji.
Czytaj także: Automatyzacja w HR – poznaj dobre praktyki
Integracja z innymi systemami
HRIS może funkcjonować jako autonomiczny system lub jako moduł wewnątrz większego systemu ERP. W pierwszym przypadku integracja HRIS z innymi systemami może wymagać dodatkowych działań.
ERP integruje różne moduły w jednym spójnym systemie. To zapewnia płynny przepływ danych między różnymi działami i pozwala na lepszą koordynację oraz efektywność operacyjną.
Co daje integracja funkcji kadrowo-płacowych z innymi obszarami przedsiębiorstwa w jednym systemie? Przeczytaj korzyści z wdrożenia enova365 w Dr Irena Eris.
Skalowalność i wdrożenie
System HRIS jest łatwy i szybki do wdrożenia w małych i średnich firmach. Skoncentrowanie na funkcjach HR oznacza, że proces implementacji jest mało skomplikowany i zajmuje mniej czasu.
ERP wymaga bardziej złożonego i długotrwałego procesu wdrożenia. Zintegrowanie wszystkich modułów i dostosowanie systemu do specyficznych potrzeb firmy może wymagać większych nakładów finansowych. Z drugiej strony, jeżeli zdecydujesz się na wdrożenie pojedynczego modułu – np. Kadry Płace i HR enova365 wdrożenie może być stosunkowo proste. Co istotne, po pełnym wdrożeniu system ERP oferuje pełną integrację i wszechstronność. To przynosi długoterminowe korzyści dla średnich i dużych organizacji.
Korzyści z wdrożenia HRIS i ERP
Który system może okazać się lepszy dla Twojej firmy – HRIS czy moduł kadrowo-płacowy systemu ERP? Aby odpowiedzieć na to pytanie, należy porównać ze sobą korzyści z wdrożenia obu narzędzi.
Korzyści z wdrożenia HIRS
W przypadku systemów HRIS zyskujesz:
- lepszą organizację danych HR i możliwość łatwego zarządzania nimi,
- automatyzację procesów kadrowo-płacowych i redukcję błędów,
- wsparcie w rekrutacji i rozwoju pracowników.
Z drugiej strony, systemy HRIS nie są zintegrowane z pozostałymi obszarami działalności firmy – nie działają na tej samej bazie danych, co dział księgowości, finansów czy produkcji, co może być źródłem wielu nieefektywności.
Co więcej, wraz ze wzrostem firmy, kiedy rośnie skala działalności coraz istotniejsza może się okazać integracja danych z różnych obszarów firmy. Wdrożenie rozwiązania, które zintegruje wszystkie dane i oddzielne systemy (np. HRIS i program do księgowości) będzie wymagało dużego nakładu pracy i kosztów.
Korzyści z wdrożenia ERP
Wdrożenie systemu ERP przyniesie z kolei poniższe korzyści:
- Kompleksowe zarządzanie wszystkimi aspektami działalności firmy: ERP integruje różne funkcje biznesowe związane z zarządzaniem, sprzedażą i marketingiem w jednym systemie. Dzięki temu organizacje mogą efektywnie kontrolować wszystkie aspekty swojej działalności.
- Integracja danych i procesów biznesowych: systemy ERP umożliwiają centralizację i integrację danych z różnych działów, co zapewnia spójność informacji w całej organizacji i możliwość ich wykorzystania przez osoby z różnych działów.
- Zwiększenie efektywności i lepsza kontrola nad procesami: ERP automatyzuje wiele kluczowych procesów biznesowych, co prowadzi do zwiększenia efektywności operacyjnej. Dzięki lepszej koordynacji i zarządzaniu zasobami firmy mogą zredukować koszty operacyjne, poprawić terminowość realizacji zamówień, a także zwiększyć ogólną produktywność.
- Skalowalność: systemy ERP, takie jak enova365 dostosowują się do wielkości firmy. Możesz zacząć od wdrożenia modułu, automatyzującego jeden z obszarów – na przykład Kadry, Płace i HR. Kiedy wzrosną Twoje potrzeby, bez dużych nakładów wzbogacisz system o dodatkowe moduły.
Podsumowanie
Wdrożenie HRIS i ERP może przynieść organizacjom znaczące korzyści, zarówno w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi, jak i kompleksowej organizacji pracy w całym przedsiębiorstwie. Dzięki tym systemom firmy mogą skuteczniej kontrolować wewnętrzne procesy i zwiększać efektywność działania w poszczególnych obszarach.
Jeżeli Twoja firma szuka systemu, który pozwoli zautomatyzować i uporządkować tylko procesy HR-owe, sprawdzi się w niej system dla HR, taki jak HRIS. Jeżeli jednak zależy Ci na podniesieniu sprawności funkcjonowania całej organizacji lub planujesz rozwój w przyszłości, wybierz system ERP, np. enova365 z modułem Kadry Płace.
Oprogramowanie enova365 to wielofunkcyjne narzędzie pozwalające na skuteczne zarządzanie obowiązkami i kompetencjami. Jeśli chcesz sprawdzić możliwości systemu ERP w praktyce, przetestuj wersję demonstracyjną. Możesz również umówić się na prezentację, w czasie której nasz specjalista dokładnie omówi zalety systemu, jak i odpowie na wszystkie pytania.
