Efektywne zarządzanie zespołem to spore wyzwanie nawet dla doświadczonego menedżera. Skala wyzwania dodatkowo rośnie, jeśli zespół jest wielojęzyczny i pracuje zdalnie. Sprawdź, jakie metody i narzędzia mogą Ci w tym pomóc.
Spis treści:
- Zarządzanie zespołem wielojęzycznym – wyzwania
- Jak zarządzać wielojęzycznym zespołem w firmie?
- Jak systemy ERP wspierają zarządzanie zespołem rozproszonym i wielojęzycznym?
- Zarządzanie zespołem wielojęzycznym – najważniejsze informacje
Efektywne zarządzanie zespołem wielojęzycznym – wyzwania
Wraz z postępującą globalizacją oraz zmianą modelu pracy na rozproszony menedżerowie muszą stawiać czoła zupełnie nowym wyzwaniom. Zespół rozproszony to grupa osób, pracująca z różnych lokalizacji, różnych miast, a często także różnych krajów. Może to nie tylko znaczyć, że członkowie zespołu pracują w różnych strefach czasowych, ale często także posługują się różnymi językami.
Kolejne wyzwanie to różnice kulturowe – osoby pochodzące z różnych krajów często mają różne oczekiwania co do stylu zarządzania i sposobów komunikacji.
Zarządzanie takim wielojęzycznym i pracującym w trybie rozproszonym zespołem jest trudniejsze niż zarządzanie zespołem pracującym stacjonarnie. Jednak wiele firm decyduje się na to, ze względu na szereg korzyści, jakie taki rodzaj współpracy ze sobą niesie. Są to m.in. większa podaż wykwalifikowanych pracowników, możliwość międzynarodowej ekspansji czy innowacyjne pomysły, proponowane przez zróżnicowany zespół, który patrzy na problemy z różnej perspektywy.
Żeby zwiększyć szanse na to, że wielojęzyczny zespół osiągnie zakładane cele warto wdrożyć spójne, znane wszystkim zasady i narzędzia, które ułatwiają pracę.
Zarządzanie zespołem rozproszonym i wielojęzycznym – dobre praktyki
Na pracę zespołową pozytywnie wpływają między innymi: komunikacja, integracja, produktywność, proaktywność, jasno zdefiniowane cele, zaangażowanie, wyraźny podział obowiązków. Menedżer wielojęzycznego zespołu, który pracuje w trybie zdalnym stoi przed wyzwaniem wzmacniania każdej z tych cech w swoim zespole. Jakie metody zarządzania zespołem rozproszonym będą szczególnie pomocne?
1. Używaj jednego języka do komunikacji
Efektywne zarządzanie zespołem projektowym wymaga przede wszystkim sprawnej komunikacji, a jej podstawą jest dobre wzajemne rozumienie się. Jeżeli więc zespół porozumiewa się na co dzień w wielu językach, warto ustalić jeden wspólny i zrozumiały dla wszystkich język do komunikacji, co pozwoli uniknąć nieporozumień. W tym samym języku warto przechowywać także dokumentację projektową oraz wybrać go, jako wiodący, w oprogramowaniu wykorzystywanym przez zespół.
2. Zbuduj swoją własną kulturę organizacyjną
Ponieważ członkowie Twojego zespołu mogą się wywodzić z różnych kultur, żeby ułatwić współpracę, warto zbudować w firmie własną społeczność na własnych zasadach, z którymi mogą się identyfikować poszczególni członkowie zespołu. Jak to zrobić?
Badania firmy McKinsey pokazały, że stworzenie pozytywnej kultury organizacyjnej – w której członkowie zespołu cenią się nawzajem, dbają o wzajemny dobrostan i współdecydują o tym, w jaki sposób wykonują pracę – warto zacząć od wytworzenia w zespole poczucia psychologicznego bezpieczeństwa. Warto pamiętać, że na stworzenie takiego klimatu, największy wpływ mają menedżerowie, poprzez przykład, jaki dają swoimi działaniami.
Żeby zespół mógł się identyfikować z firmową kulturą organizacyjną konieczne są też działania, służące budowaniu poczucia wspólnoty i zaangażowania. Choć zespoły pracujące zdalnie mogą nie mieć zbyt wielu okazji do spotkań, mogą tworzyć więzi, dzięki uczestnictwu we wspólnych grach czy warsztatach.
3. Ustal określone godziny pracy, obowiązujące wszystkich członków zespołu
Jeżeli członkowie Twojego zespołu pracują z różnych części globu, jest duże ryzyko, że pracujecie w różnych strefach czasowych. Żeby współpraca była łatwiejsza dla wszystkich, ustalcie wspólne dla wszystkich godziny pracy.
Jeżeli z jakichś powodów jest to niemożliwe, przyjmijcie przynajmniej zasadę, że członkowie zespołu po skończonej pracy uzupełniają najważniejsze informacje w systemie informatycznym, żeby uniknąć problemów w komunikacji i dublowania się zadań.
4. Stwórz i dobrze udokumentuj procedury
W komunikacji zespołów pracujących zdalnie wiele może „zginąć w tłumaczeniu”. Można temu zapobiec ustalając jasne, znane wszystkim procedury. Warto zainwestować czas w ustalenie jasnych ról i procesów, bo przełoży się to na zaangażowanie pracowników. Potwierdzają to wieloletnie badania Instutytu Gallupa.
Upewnij się więc, że sposoby działania w obszarach, istotnych z punktu widzenia Twojego zespołu ją jasne i łatwo dostępne dla wszystkich.
5. Korzystaj z oprogramowania, które gromadzi wszystkie istotne dla zespołu informacje i spina wszystkie najważniejsze procesy
Najlepszym sposobem na usprawnienie organizacji pracy w zespole jest skorzystanie z narzędzi klasy ERP, które gromadzą w jednym miejscu wszystkie informacje istotne dla członków zespołu oraz rejestrują wszystkie procesy. Systemy zarządzania ERP można dopasować do potrzeb każdej firmy, dzięki czemu doskonale spisują się w zastosowaniach biznesowych, zapewniając łatwość użytkowania.
Jednym z takich rozwiązań jest system ERP enova365, stworzony z myślą o wspieraniu o całości wewnętrznych procesów przedsiębiorstwa. Oprogramowanie enova365 dostępne jest w trzech różnych wersjach językowych, dzięki czemu poszczególni członkowie zespołu mogą wybrać język, którym posługują się dość swobodnie. W jaki sposób systemy zarządzania ERP, w tym enova365, wspierają zarządzanie zespołami?
Jak systemy ERP wspierają zarządzanie zespołem rozproszonym i wielojęzycznym?
Systemy ERP to potężne narzędzia o modułowej budowie, które wspierają całość procesów w przedsiębiorstwie. Oprócz modułów, których zadaniem jest usprawnienie procesów kadrowo-płacowych, księgowych, handlowych lub produkcyjnych posiadają one dedykowane moduły, służące do usprawnienia zarządzania projektami oraz zarządzania zespołami rozproszonymi. W enova365 moduły takie nazywają się – Praca Hybrydowa i Projekty. Obydwa ułatwiają zarządzanie zespołami rozproszonymi i wielojęzycznymi.
Jasny podział zadań, śledzenie postępów i czasu pracy
Moduł Praca Hybrydowa i wbudowane w niego funkcjonalności pozwalają m.in. na:
- koordynowanie zadań wieloetapowych,
- kontrolę stanu wykonania zadań,
- ewidencjonowanie czasu pracy,
- delegowanie zadań,
- rozliczanie zadań,
- raportowanie.
Ten moduł umożliwia stały podgląd stanu realizacji zadań wykonywanych przez dany zespół. Dzięki temu wiadomo, które zadania zostały ukończone, które są w trakcie realizacji, a które dopiero czekają na realizację. Ważną opcją jest możliwość przypisania czasu niezbędnego na wykonanie każdego zadania. Pozwala to na bieżące reagowanie na postępy oraz ewentualne opóźnienia w projektach, nad którymi pracuje cały zespół, ale także umożliwia przypisanie czasu pracy pracowników do poszczególnych projektów.
Z drugiej strony, moduł Projekty umożliwia zaplanowanie i realizację przedsięwzięć w formie przejrzystego harmonogramu, w którym poszczególne zadania będą przypisane konkretnym pracownikom. Dzięki temu wiadomo, kto odpowiada za dane zadanie, a pracownicy zespołu widzą w czasie rzeczywistym pracę innych osób.
Moduł ten pozwala też na rozbudowane budżetowanie oraz bieżącą analizę kosztów i przychodów związanych z realizowanym projektem. Ułatwia to trzymanie w ryzach wydatków, przez co można uniknąć przekroczenia założonego budżetu.
Do pracy w zespole warto wykorzystać zarówno moduł Projekty, jak i moduł Praca Hybrydowa. Oba te moduły wzajemnie się uzupełniają, przez co są wsparciem w codziennej pracy, zarówno dla osób zarządzających, jak i członków zespołu.
Monitorowanie celów
Szczególne znaczenie w pracy zespołowej mają wskaźniki KPI (Key Performance Indicators). Jeśli są one jasno określone, to cały zespół wie, do jakich celów dąży. Ma wgląd we wskaźniki i dzięki temu lepiej orientuje się w tym, ile jeszcze pracy trzeba włożyć w osiągnięcie ustalonych celów. Wie też, realizacja jakich dokładnie celów zagwarantuje premie dla wszystkich członków zespołu. Warto wiedzieć, że system ERP może ułatwić wizualizację wskaźników KPI. Przykładem rozwiązania, które pozwala na wizualizację KPI jest moduł Business Intelligence, który jest jedną z części składowych systemu ERP enova365.
Transparentne procedury
Jak wspomnieliśmy wyżej, zarządzanie zespołem projektowym jest łatwiejsze, jeżeli współpraca przebiega według jasno ustalonych procedur. System ERP dobrze dostosowany do potrzeb firmy, taki jak enova365, może „podpowiadać” pracownikom sposób postępowania najlepszy w danej sytuacji. Taka funkcja jest możliwa, jeżeli wdrożysz moduł Workflow enova365. System nie tylko podpowie wtedy pracownikom co powinni zrobić w konkretnej sytuacji, ale też poinformuje o zadaniach i terminach ich wykonania.
enova365 wspiera efektywne zarządzanie zespołem
Jak pokazaliśmy w tym artykule enova365 jest narzędziem, które wspiera pracę każdego zespołu, a szczególnie ułatwia zarządzanie zespołami rozproszonymi i wielojęzycznymi. Co istotne, ten system ERP pozwoli Ci dokładnie odwzorować Twoje procesy, dopasowując się do potrzeb Twojego przedsiębiorstwa. Liczne moduły sprawią, że całość działań biznesowych zostanie zintegrowana w jednej, wspólnej bazie danych, a menedżerowie będą mogli skuteczniej zarządzać zespołami i analizować osiągane przez nie wyniki. Co istotne dla zespołów rozproszonych, z systemu można korzystać zarówno z poziomu komputera, jak i tabletu czy smartfona.
Jeśli jesteś zainteresowany wykorzystaniem nowoczesnego systemu ERP w swoim biznesie, zapraszamy do kontaktu. Umów się na bezpłatną prezentację, na której przedstawimy Ci zalety naszych rozwiązań dla Twojego biznesu.
