Urlopy, choć wyczekiwane przez pracowników, dla pracodawców są logistycznym wyzwaniem. Zwłaszcza gdy zachodzi konieczność znalezienia zastępstwa dla nieobecnego. Na szczęście, nowoczesne rozwiązania technologiczne wspierają przedsiębiorców w zarządzaniu kalendarzem urlopów podwładnych.
Spis treści:
- Elektroniczne wnioski urlopowe a papierowe wnioski – co lepsze?
- Elektroniczne wnioski urlopowe – co muszą zawierać?
- Jak sprawnie prowadzić kalendarz urlopów pracowniczych?
Elektroniczne wnioski urlopowe a papierowe wnioski – co lepsze?
Wniosek urlopowy jako wewnętrzny dokument firmowy może być złożony zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej. Kodeks pracy nie definiuje tego w swojej treści, stąd też wielu pracodawców umieszcza informacje na temat preferowanej formy wniosku w wewnętrznych regulaminach.
Zatem w zależności od osobistych preferencji kadry zarządczej, ewidencja urlopów może mieć formę zarówno papierową, jak i elektroniczną. Która jest lepsza? Naszym zdaniem – zdecydowanie elektroniczna. Dlaczego? Taka forma:
- usprawnia komunikację w organizacji – zamiast kontaktować się każdorazowo z kadrami w celu pobrania odpowiedniego wzoru, pracownik może wypełnić elektroniczny formularz,
- przyspiesza obieg informacji – wypełniony wniosek szybciej trafi do odpowiedniego managera w celu jego akceptacji bądź odrzucenia,
- oszczędza miejsce – dział HR nie musi trzymać wniosków w wersji fizycznej,
- poprawia organizację – zaakceptowanie wniosku automatycznie przelicza dostępny urlop pracownika, a jego nieobecność od razu wpisana zostaje w firmowy kalendarz urlopów,
- poprawia bezpieczeństwo danych – dzięki odpowiednim zabezpieczeniom firmowej bazy danych, dane pracownika są lepiej chronione przed wyciekiem niż w przypadku wniosku papierowego,
- zapewnia dostęp 24/7 – pracownik może w dowolnej chwili złożyć wniosek, bez potrzeby fizycznej obecności w biurze – wystarczy do tego często nawet aplikacja urlopowa dostępna na urządzeniu mobilnym,
- jest proekologiczny – brak konieczności drukowania wniosku to dbałość o środowisko naturalne m.in. dzięki zmniejszeniu zużycia papieru.
Elektroniczne wnioski urlopowe przynoszą szereg korzyści, więc warto rozważyć ich wdrożenie w firmie. Pamiętaj jednak, że o ile forma dostarczenia wniosku nie jest ważna, o tyle ważne są informacje, jakie pracownik przekazuje za jego pomocą.
Elektroniczne wnioski urlopowe – co muszą zawierać?
Wypełnienie elektronicznego wniosku jest bardzo proste i nie zajmuje więcej niż kilka minut. Aby był on zgodny z obowiązującymi przepisami, powinien uwzględniać:
- imię i nazwisko pracownika,
- stanowisko, jakie zajmuje w strukturze firmowej,
- datę i miejsce jego sporządzenia (w przypadku wniosków elektronicznych, ten element zaczytywany jest automatycznie z zegara systemowego),
- informacje o czasie trwania urlopu wraz z datą początkową oraz datą końcową.
Elektroniczna ewidencja urlopów (dedykowana aplikacja urlopowa lub element systemu informatycznego wykorzystywanego przez firmę) sprawia, że wszystkie te dane zaciągają się automatycznie, więc pracownik nie musi nic wypełniać, a gotowy dokument natychmiastowo trafia do przełożonego w celu akceptacji bądź odrzucenia.
O ile w niewielkich firmach system urlopowy i jego prowadzenie nie jest skomplikowane, w przypadku firm o bardziej złożonej strukturze i dużej liczbie pracowników niezbędne jest skorzystanie z rozwiązań informatycznych pozwalających w skuteczny sposób zarządzać pracą i czasem wolnym pracowników.
Jak sprawnie prowadzić kalendarz urlopów pracowniczych?
Jedno z praw biznesowych mówi, że w firmie nigdy nie ma dostatecznej liczby pracowników. W związku z tym często nieobecność już jednej osoby wpływa negatywnie na efektywność całej organizacji. Grafik urlopowy powinien więc być dobrze przemyślany i rozplanowany. Dobrze, by pracownicy mieli wgląd w kalendarz całej organizacji, dzięki czemu łatwiej będzie im zapanować nad zastępstwami i ułożeniem pracy w dziale. Nieocenioną pomocą w tej sytuacji są wszelkie programy do urlopów, w tym systemy ERP, które zawierają taką funkcjonalność.
System ERP enova365 to zaawansowane oprogramowanie do zarządzania zasobami przedsiębiorstwa, które dzięki modułowej budowie możesz dopasować do potrzeb swojej firmy. Każdy z modułów pełni w nim określoną funkcję i wspiera poszczególne działy swoją funkcjonalnością. Najważniejszym elementem jest jednak wspólna baza danych pozwalająca skuteczniej zarządzać całą firmą niczym jednym, sprawnym organizmem.
Modułem, który zapewnia stabilny i funkcjonalny system urlopowy jest moduł Kadry, Płace i HR. Jest to rozwiązanie dedykowane działom HR pozwalające m.in. na:
- zapisywanie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej (teczki pracownicze),
- rozliczanie czasu pracy osób zatrudnionych w firmie bądź z nią współpracujących na umowach cywilnoprawnych,
- prowadzenie procesów rekrutacyjnych i budowanie bazy informacji o kandydatach,
- tworzenie kalendarzy, pozwalających na definiowanie indywidualnych rozkładów czasu pracy (w tym pracy wielozmianowej), odnotowywanie zastępstw od założonego grafiku (na skutek planowanych urlopów i nieplanowanych nieobecności), współpracę z automatycznymi rejestratorami czasu pracy (RCP).
Moduł Kadry, Płace i HR posiada wszystkie niezbędne narzędzia, aby skutecznie ewidencjonować urlopy pracownicze i tworzyć grafik pracy nie tylko na poziomie pojedynczych zespołów, ale również całej organizacji.
enova365 zapewnia także samoobsługę pracowniczą w zakresie składania wniosków urlopowych. Umożliwiają to Pulpit Pracownika i Pulpit Kierownika. Jakie są ich zalety?
Zalogowany pracownik może zgłosić chęć wzięcia określonej liczby dni wolnych z puli, co z kolei, automatycznie powiadamia jego przełożonego o takim zamiarze. Akceptacja wniosku jest równoznaczna z automatycznym wprowadzeniem wszystkich danych do wewnętrznego kalendarza urlopów, co z kolei pozwala osobom zarządzającym lepiej planować z wyprzedzeniem pracę działów.
Pracownik poprzez swój Pulpit może sprawdzać na bieżąco pozostałą liczbę dni urlopowych oraz stan złożonych wniosków.
Kierownik po swojej stronie widzi z kolei wnioski swoich podwładnych oraz kalendarz ich nieobecności, dzięki czemu jest w stanie znacznie skuteczniej zarządzać swoim zespołem.
Jednocześnie dział kadr otrzymuje niezbędne informacje do przeprowadzenia rozliczeń w enova365 Kadry Płace, przy jednoczesnym zachowaniu bezpieczeństwa i poufności danych – dostęp do dokumentacji pracowniczej posiadają tylko uprawnione osoby.
Elektroniczne wnioski urlopowe są szybkim i wygodnym sposobem na zgłaszanie chęci wybrania dni wolnych. W przypadku systemu enova365, który dostępny jest również w wersji na urządzenia przenośne, pracownik jest w stanie wypełnić formularz bezpośrednio z telefonu komórkowego.
Dobry program do urlopów to jeden z podstawowych elementów sprawnie działającej firmy. Z tego też powodu warto wdrożyć w swojej organizacji rozwiązanie, takie jak enova365. Dzięki dużej funkcjonalności poszczególnych modułów zapewnisz sobie system pozwalający nie tylko kontrolować pracę całej firmy, ale również analizować ją pod kątem rozwoju lub potencjalnych zagrożeń.
Jeśli interesuje Cię wydajny system urlopowy dla Twojej firmy, który dodatkowo będzie w pełni zintegrowany z bazą danych o pracownikach – enova365 z modułem Kadry, Płace i HR będzie rozwiązaniem dla Ciebie. Skontaktuj się z nami i umów na prezentację. W czasie jej trwania pokażemy Ci wszystkie możliwości naszego systemu i pomożemy dobrać zestaw modułów idealnie dopasowany do Twoich potrzeb.
