Jakie korzyści przynosi wdrażanie systemów ERP? Przykład wdrożenia systemu ERP w Młynach Szczepanki pokazuje, że system ERP nie tylko zapewnia zgodność z przepisami, ale także poprawia kontrolę nad należnościami i terminami płatności zobowiązań, oszczędza czas i zapewnia łatwy wgląd w dane.
Spis treści:
- Wyzwania, które Młyny Szczepanki postawiły przed enova365
- Etapy wdrożenia systemu ERP enova365 w Młynach Szczepanki
- Wdrożenie systemu ERP – jakie procesy zautomatyzowano?
- Rezultaty wdrożenia programu enova365 w Młynach Szczepanki
- Wdrożenie systemu ERP na przykładzie Młynów Szczepanki sposobem na automatyzację procesów
Wyzwania, które Młyny Szczepanki postawiły przed enova365
Młyny Szczepanki to jeden z największych producentów mąki w Polsce. Przetwarza zarówno pszenicę, jak i żyto w wysokogatunkowe mąki pszenne i żytnie w trzech młynach o łącznej wydajności 800 ton na dobę.
Ta rodzinna firma, założona w 1992 roku, skutecznie zaspokaja potrzeby wymagających odbiorców z przemysłu spożywczego, bo stosuje wysokie standardy technologiczne i produkcyjne. Jako pierwsza w Polsce zbudowała w miejscowości Szczepanki młyn zasilany energią wiatrową oraz farmę fotowoltaiczną, dzięki której pozyskuje ekologiczną energię elektryczną. Co skłoniło Młyny Szczepanki do wdrożenia systemu ERP?
Wdrożenie systemu ERP, który nadąża za zmianami prawnymi
Pierwszym problem, z jakim borykały się Młyny Szczepanki, było posiadane oprogramowanie ERP. Wdrożenie nowego systemu ERP okazało się koniecznością, bo stary nie nadążał za zmieniającymi się przepisami podatkowymi, księgowymi i kadrowymi. W efekcie program, z którego firma korzystała przed wdrożeniem enova365 nie spełniał swojej roli, bo wiele działań związanych z dostosowaniem się do bieżących przepisów i tak musiało być wykonywane ręcznie. Program nie redukował więc nakładu pracy w takim zakresie, w jakim oczekiwał tego zarząd Młynów Szczepanki.
„Głównym problemem starego oprogramowania ERP był brak aktualizacji w zakresie zmieniających się wymogów prawnych. Szukaliśmy zatem nowoczesnego rozwiązania, które lepiej się sprawdzi w naszym przedsiębiorstwie” – Robert Nowacki, kierownik działu IT Młynów Szczepanki.
Automatyzacja procesów
Drugie wyzwanie to automatyzacja. Zarząd wiedział, że tylko wyeliminowanie niepotrzebnej pracy bieżącej pozwoli pracownikom skupić się na rozwoju i innowacjach, dlatego jego celem była automatyzacja jak największej liczby procesów – od księgowości, przez logistykę, aż po dział IT.
Jego potrzebom wyszedł naprzeciw system ERP enova365.
„Klient poszukiwał systemu ERP, który sprawdzi się we wszystkich podmiotach grupy. System enova365 przez swoją skalowalność, mobilność i budowę modułową idealnie wpasował się w potrzeby klienta i rośnie wraz z rozwojem przedsiębiorstwa” – ocenia Paweł Maciejewski, członek zarządu firmy wdrożeniowej Agemit.
Łatwość integracji
Młyny Szczepanki poszukiwały rozwiązania otwartego – takiego, które można łatwo zintegrować z pozostałymi, wykorzystywanymi przez Młyny Szczepanki systemami.
Etapy wdrożenia systemu ERP enova365 w Młynach Szczepanki
Wdrażanie systemów ERP składa się zwykle z kilku etapów, z których najważniejsze są analiza przedwdrożeniowa, konfiguracja systemu i monitoring postępów. Nie inaczej było w Młynach Szczepanki.
Analiza przedwdrożeniowa
Na tym etapie Agemit – Autoryzowany Partner enova365, którego specjalnością są wdrożenia systemów ERP – i zespół Młynów Szczepanki wspólnie zdefiniowali najważniejsze procesy handlowo-magazynowe, produkcyjne, księgowe i kadrowo-płacowe. Po jej zakończeniu zespół Młynów Szczepanki był już pewien, że Agemit wraz z dostawcą oprogramowania enova365 zapewnią nie tylko doradztwo na każdym etapie procesu wdrożenia ERP, dedykowany zespół wdrożeniowy, jasny i osiągalny harmonogram realizacji oraz cykliczną weryfikację postępu prac, ale także pożądane efekty wdrożenia systemu ERP w postaci automatyzacji i optymalizacji wybranych procesów.
Konfiguracja systemu enova365 i monitoring postępów
Następnym etapem wdrożenia systemu ERP w Młynach Szczepanki była konfiguracja systemu enova365 zgodnie z potrzebami klienta. Zdecydowano, że firma wdroży następujące moduły enova365:
- Business Intelligence,
- CRM,
- DMS,
- Handel,
- Kadry Płace,
- Księga Handlowa,
- Preliminarz EŚP,
- Przedstawiciel Handlowy,
- Workflow.
Kluczowe dla osiągnięcia celów projektu były także cykliczne spotkania projektowe zespołu wdrożeniowego z zespołem Młynów Szczepanki. W czasie spotkań weryfikowano postęp prac, omawiano bieżące zagadnienia i wspólnie analizowano dane oraz ustalano kolejne kroki, dzięki którym sprawnie zarządzano zmianą.
Wdrożenie systemu ERP – jakie procesy zautomatyzowano?
Młyny Szczepanki zdecydowały o wdrożeniu pełnego zestawu modułów enova365, które pozwoliły usprawnić szereg procesów, zachodzących w przedsiębiorstwie, takich, jak na przykład:
- Elektroniczny obieg faktur zakupu – dzięki modułom Workflow i Handel proces dekretacji i akceptacji faktur zakupowych przebiega do pewnego stopnia automatycznie. Kiedy faktura znajdzie się w systemie, zostaje automatycznie wysyłana do osoby odpowiedzialnej za jej zatwierdzenie. Następnie, następuje automatyczna dekretacja faktury i wysyłka przelewu.
- Procesy kadrowo-płacowe – usprawniono wiele czynności, wykonywanych przez pracowników działu kadr i płac, takich jak np. rozliczanie płac, prowadzenie teczek pracowniczych czy ewidencję czasu pracy. Obsługa PPK czy rozliczanie deklaracji PIT-11 wykonywana jest standardowo w jednym systemie. Zoptymalizowano też dostarczanie pasków wypłat. Pracownicy otrzymują je pocztą elektroniczną w postaci zaszyfrowanej.
- Obsługa kontrahentów – w systemie udało się zaimplementować główne procesy handlowe – od rejestracji kontraktu, przez zamówienie, aż po wystawienie faktury. Usprawniono, między innymi, wystawianie dokumentów handlowych, takich jak zapytania, oferty czy zamówienia, oraz rejestrację zdarzeń związanych z obsługą klienta, w tym prowadzenie i rejestrację korespondencji oraz kontrolę płatności.
- Analiza danych – wdrożone rozwiązanie pozwala na zebranie w systemie enova365 danych z różnych źródeł, a następnie ich szybką analizę. Umożliwia analizowanie wskaźników, które ułatwiają codzienną pracę i podejmowanie decyzji dotyczących zamówień, sprzedaży, stanów magazynowych, należności czy też zobowiązań. Młyny Szczepanki szczególnie cenią także specjalnie dostosowany do ich potrzeb przez firmę Agemit schemat analiz z modelu BI.
- Procesy logistyczne – dzięki połączeniu enova365 z SMSApi usprawniono procesy logistyczne.
Główna Księgowa Młynów Szczepanki, Żanetta Wyrzykowska, docenia korzyści osiągnięte dzięki wdrożeniu systemu ERP enova365.
„Wdrożenie systemu ERP enova365 jest bardzo ważne w pracy naszego działu, bo jest to system zgodny z przepisami prawa podatkowego. Dzięki wdrożeniu modułu Kadry Płace – takie zadania jak obsługa PPK czy rozliczanie deklaracji PIT-11 możemy wykonywać standardowo – w jednym systemie. Dodatkowo zoptymalizowaliśmy dostarczanie pasków wypłat. Pracownicy otrzymują je pocztą elektroniczną w postaci zaszyfrowanej” – mówi Żanetta Wyrzykowska.
Oprócz rozwiązań standardowych w Młynach Szczepanki wdrożono także rozwiązania specyficzne, które pozwoliły między innymi na:
- obsługę faktoringu – proces wymiany danych z faktorem został w pełni zautomatyzowany,
- usprawnienie procesu akceptacji limitów kredytowych – wprowadzono potrójny proces akceptacji limitów kredytowych, co zapewnia bezpieczeństwo w rozliczeniach z odbiorcami.
Główna Księgowa wyjaśnia także, jakie rozwiązania niestandardowe wprowadzono przy okazji wdrożenia systemu ERP w Młynach Szczepanki.
„Poza standardowymi rozwiązaniami dla działów księgowości mamy w Młynach kilka rozwiązań specyficznych dla naszej działalności. Są one związane m.in. z funduszem promocji produktów rolno-spożywczych. Korzystamy także z faktoringu, gdzie przy wsparciu enova365 proces wymiany danych z faktorem został w pełni zautomatyzowany” – mówi Żanetta Wyrzykowska, główna księgowa Młynów Szczepanki.
Rezultaty wdrożenia programu enova365 w Młynach Szczepanki
Oszczędność czasu
Wdrożenie enova365 usprawniło pracę działów kadr, płac i księgowości. Przed wdrożeniem, wiele zadań, takich jak obsługa PPK czy rozliczanie deklaracji PIT-11 wymagało wprowadzania dużej ilości danych w różnych systemach, co było czasochłonne i wiązało się z ryzykiem popełnienia błędu. Po wdrożeniu enova365 część zadań realizowana jest automatycznie, są wykonywane szybciej, a ryzyko popełnienia błędu zostało ograniczone do minimum.
Nadążanie za zmianami regulacji prawnych
enova365 jest zgodna z przepisami prawa podatkowego czy kadrowego, bo jest aktualizowana zawsze, kiedy ustawodawca wprowadza jakieś zmiany. Dzięki temu, pracownicy Młynów Szczepanki zawsze mają do dyspozycji formularze, deklaracje czy mechanizmy wyliczeń, które ułatwiają pracę zgodną z aktualnymi przepisami.
Optymalne zarządzanie przepływem gotówki
Ryzyko straty z powodu nieotrzymania płatności od kontrahenta zostało ograniczone do minimum. Wzrosło bezpieczeństwo w rozliczeniach z odbiorcami, dzięki temu, że wprowadzono potrójny proces akceptacji limitów kredytowych.
Niższe koszty prowadzenia działalności
Automatyzacja procesów kadrowo-płacowych, obiegu dokumentów czy związanych z obsługą kontrahentów powoduje, że wymagają one mniejszej interwencji człowieka. Pozwala to obniżyć koszty prowadzenia działalności.
Łatwiejszy wgląd w dane
enova365 usprawnia wprowadzanie danych, dostęp do nich i ich analizę. Zamiast przekopywać się przez arkusze kalkulacyjne lub kompilować dane z wielu plików, menedżerowie mogą na bieżąco analizować potrzebne wskaźniki, raporty czy dane – dostęp do nich zyskując w ciągu kilku sekund.
Szybsze zatwierdzanie dokumentów
Dokumenty, takie jak faktury czy zamówienia są automatycznie przesyłane i udostępniane odpowiednim interesariuszom, przyspieszając przepływ dokumentów i poprawiając kontrolę nad terminami płatności zobowiązań.
Zdrowsze relacje biznesowe
Błędnie wystawione faktury i opóźnione płatności mogą nadwyrężyć relacje między firmami, a ich klientami i dostawcami. enova365 przyspiesza cykl od zakupu do zapłaty i usprawnia obsługę kontrahentów Młynów Szczepanki ku zadowoleniu wszystkich zainteresowanych.
Wdrożenie systemu ERP na przykładzie Młynów Szczepanki sposobem na automatyzację procesów
Dzięki wdrożeniu systemu ERP Młyny Szczepanki zautomatyzowały szereg cyklicznych czynności, usprawniły obsługę kontrahentów, procesy logistyczne i analizę danych. Wdrożenie osiągnęło stawiane przed nim cele, co potwierdza Robert Nowacki, kierownik działu IT w Młynach Szczepanki.
„Po wdrożeniu systemu enova365 nie musimy martwić się o zmiany w przepisach, których ostatnio mamy sporo. Co więcej, dzięki możliwościom enova365 moglibyśmy wypracować nowy schemat pracy usprawniający wiele zadań, wykonywanych przez pracowników. Dodatkowo system raportów i analiz BI pomaga sprawnie zarządzać całą grupą przedsiębiorstw. Kluczowe jest również to, że enova365 jest rozwiązaniem otwartym i elastycznym, co pozwoliło nam wspólnie z firmą Agemit wdrożyć integracje z pozostałymi naszymi systemami” – podsumowuje Robert Nowacki, kierownik działu IT w Młynach Szczepanki.
Młyny Szczepanki to firma, w której oprogramowanie enova365 spełnia też potrzeby działu IT. „Z punktu widzenia działu IT oprogramowanie enova365 jest skalowalne, elastyczne i bardzo przyjemne w zarządzaniu. Dzięki temu mamy mniej pracy bieżącej i możemy skupić się na rozwoju i innowacjach” – podsumowuje Robert Nowacki, kierownik działu IT w Młynach Szczepanki.
