Obsługa wielu spółek należących do grupy kapitałowej w tym samym systemie informatycznym czyli tzw. wielofirmowość to rozwiązanie, które przenosi efektywność działań księgowych i kadrowo-płacowych grup kapitałowych na wyższy poziom. Sprawdź, jakie korzyści odniosła drukarnia Opolgraf, dzięki wdrożeniu programu do księgowości i kadr enova365 z opcją wielofirmowości.
Spis treści:
- Wyzwania, które firma Opolgraf postawiła przed enova365
- Jak przebiegało wdrożenie enova365 w drukarni Opolgraf?
- Jakie rezultaty w firmie Opolgraf przyniosło wdrożenie enova365?
- Program enova365 Kadry Płace przygotowuje Opolgraf na wyzwania przyszłości
Wyzwania, które firma Opolgraf postawiła przed enova365
Opolgraf SA, to opolska drukarnia dziełowa z ponad 78-letnim doświadczeniem, która obsługuje firmy z Polski i całej Europy. Specjalizuje się w wydrukach książek w oprawie broszurowej, twardej, ze spiralą, czasopism czy akcydensów. Opolgraf świadczy również usługi w zakresie wydruków wielkoformatowych na każdym materiale.
Firma była wielokrotnie wyróżniana i doceniana przez wydawców za komunikatywność, jakość czy terminowość. Pierwsze miejsce wśród najlepszych drukarni w Polsce według Wydawców podczas Międzynarodowych Targów Książki w Krakowie 2018, drugie miejsce wśród najlepszych drukarni w Polsce według Magazynu Literackiego Książki w 2017 i 2021 roku oraz Diament Forbesa – to tylko niektóre spośród otrzymanych wyróżnień.
Żeby stale zapewniać wysoki poziom usług, który zaspokoi wymagania grupy docelowej, Opolgraf stawia na nowoczesność. Dlatego posiada nie tylko wyspecjalizowany i bogaty park maszynowy, ale również ekspercką wiedzę, jaką może się pochwalić wykwalifikowany zespół ponad 150 pracowników. Żeby możliwie zautomatyzować i zoptymalizować także procesy kadrowo-płacowe i w obszarze księgowości, zapadła decyzja o wdrożeniu nowoczesnego systemu ERP. Jakie wymogi musiał spełnić nowy program do księgowości i kadr?
1. Program do księgowości zawsze zgodny z przepisami
Program finansowo-księgowy wykorzystywany przez Opolgraf przed wdrożeniem enova365 nie był wystarczająco często aktualizowany, kiedy zmieniały się przepisy prawne. Drukarnia szukała więc oprogramowania, które będzie dostosowywane do aktualnych przepisów podatkowych zawsze, kiedy ulegają one zmianom. Chodziło o to, żeby system na którym pracują księgowi był zawsze zgodny z aktualnymi przepisami, bez konieczności ręcznego dopisywania zmian. Firma była świadoma faktu, że samodzielne dostosowywanie programu do księgowości do zmieniających się realiów prawnych byłoby zarówno pracochłonne, jak i kosztowne.
2. Automatyzacja procesów księgowych i kadrowo-płacowych
Drukarnia chciała także, w miarę możliwości zmniejszyć nakład pracy związany z księgową, czy kadrowo-płacową obsługą firmy poprzez wdrożenie automatyzacji wszędzie tam, gdzie to możliwe. Szczególnie ważne było dla klienta usprawnienie powtarzalnych i czasochłonnych zadań.
3. Obsługa wielofirmowości
Ze względu na strukturę firmy, na którą składa się wiele spółek-córek program finansowo-księgowy musiał zapewniać jedną spójną bazę danych dla wszystkich podmiotów, działających w obrębie grupy kapitałowej. System miał też umożliwiać skonsolidowane raportowanie dla wszystkich spółek z grupy. Wymaganą funkcją nowego programu finansowo-księgowego i kadrowo-płacowego była więc także „wielofirmowość”.
Jak przebiegało wdrożenie enova365 w drukarni Opolgraf?
Wdrożenie w firmie Opolgraf zostało przeprowadzone przez Autoryzowanego Partnera enova365 – Milestone Dom Wdrożeniowy – wrocławską firmę wdrożeniową, która specjalizuje się w projektach kadrowo-płacowych i finansowo-księgowych.
Po pierwsze, Milestone i drukarnia Opolgraf wspólnie określili potrzeby firmy w zakresie oprogramowania klasy ERP, ustalili jak przebiegają procesy w obszarze kadr i płac oraz jak powinny przebiegać po wdrożeniu.
Następnie zespół Milestone zainstalował system enova365 w zewnętrznym centrum danych oraz wdrożył program enova365 Kadry Płace, moduły Księgowość i Ewidencja środków trwałych.
Kolejnym etapem był eksport i import wszystkich danych, a w późniejszych krokach także dalszy rozwój oprogramowania zgodnie z potrzebami firmy.
Na koniec zespół wdrożeniowy przeniósł instalację na serwery klienta oraz przeszkolił użytkowników. Wsparcie Milestone obejmowało także asysty podczas uruchomienia programu i dalszy rozwój oprogramowania.
Jednym z zadań Milestone było także integrowanie w systemie finansowo-księgowym kolejnych spółek-córek drukarni Opolgraf.
Bartosz Mazurkiewicz, wiceprezes Opolgraf S.A. pozytywnie ocenia współpracę z Milestone w zakresie wdrożenia enova365, doceniając sprawnie przeprowadzone wdrożenie i przeszkolenie pracowników.
„Firma Milestone Dom Wdrożeniowy Sp. z o.o. sumiennie i terminowo wywiązywała się ze wszystkich obowiązków wynikających ze współpracy. Jej działania charakteryzowały się profesjonalizmem i kompleksowym podejściem do klienta.”
Jakie rezultaty w firmie Opolgraf przyniosło wdrożenie enova365?
Optymalizacja procesów kadrowo-płacowych i księgowych
Drukarnia Opolgraf na plus wskazuje łatwość tworzenia i przeliczania list płac (wypłat), zarówno w bieżącym miesiącu, jak i na kolejny miesiąc, na przykład w celu symulacji wypłaty składnika okresowego. Pracownicy drukarni doceniają także prostotę wykonania korekt wynagrodzeń chorobowych i zasiłków.
Dodatkowym atutem jest brak problemów z podpisem elektronicznym i wysyłką PIT-ów oraz możliwość pobierania e-zwolnień bezpośrednio z PUE. Na szczególną uwagę zasługują automaty księgowe, które pozwalają ograniczyć czas przeznaczany na najbardziej powtarzalne procesy.
Sprawna obsługa spółek z grupy kapitałowej (wielofirmowość)
W firmie Opolgraf zastosowano model wielofirmowości. Pozwala on na obsługę wielu spółek, należących do grupy kapitałowej w tym samym systemie informatycznym. Dzięki temu znacznie skraca się czas obsługi kadrowo-płacowej, przepływ dokumentów jest szybszy i mniej skomplikowany, a koszt obsługi tych procesów z punktu widzenia Opolgraf znacznie niższy – wystarczy zmigrować dane nowego podmiotu do spółki.
Wzrost zadowolenia i motywacji pracowników
Szybsze i bezbłędne realizowanie zadań w obszarze HR i księgowości to niejedyne korzyści z wdrożenia enova365. Ważnym aspektem jest także automatyzacja procesów, która sprawia, że pracę kadrowych i księgowych można wykonywać szybciej, a liczba rutynowych czynności zostaje zredukowana do minimum. Dzięki wprowadzonym automatyzacjom użytkownicy zyskują znacznie więcej czasu na pozostałe prace, dzięki czemu mogą rozwijać swoje kompetencje.
Pracownicy Opolgraf szczególnie chwalą sobie przyjazny i prosty interfejs systemu oraz możliwość budowania własnych widoków w aplikacji. Dzięki temu każdy użytkownik dopasowuje system do swoich wymagań. Księgowi i kadrowi z drukarni cenią także możliwość bezproblemowego eksportu danych do Excela czy import arkuszy np. zmiennych składników, niezbędnych do naliczania wypłat.
Program enova365 Kadry Płace przygotowuje Opolgraf na wyzwania przyszłości
Oprogramowanie ERP enova365 w Opolgraf rozwijane było wraz z rozwojem firmy, dzięki czemu sukcesywnie podnoszono efektywność codziennych działań. W miarę upływu czasu dodawano do systemu informatycznego kolejne spółki, a nawet fundację. To pokazuje, jak bardzo elastycznym systemem jest enova365.
Mając wsparcie oprogramowania, które sprawia, że wiele spośród działań pracowników działów HR, finansów czy księgowości można wykonać automatycznie i jednocześnie dla wszystkich spółek z grupy, Opolgraf jest gotowy na to, co przyniesie przyszłość.
Innymi słowy, wdrożenie enova365 w Opolgraf okazało się sukcesem, czego potwierdzeniem są informacje zwrotne od klienta.
„Program enova365 okazał się być doskonałym narzędziem do usprawnienia pracy firmy, zmiana systemu na bardziej nowoczesny doskonale się sprawdziła. Nasza współpraca przebiegała sprawnie i z dużym zaangażowaniem. Z całym przekonaniem rekomendujemy firmę Milestone jako pioniera w swojej branży, a także rzetelnego i godnego zaufania partnera biznesowego.” Bartosz Mazurkiewicz, Wiceprezes, Opolgraf S.A
Twoja firma też chce usprawnić wydajność procesów kadrowo płacowych? Już dziś przetestuj moduł systemu ERP, przeznaczony do obsługi kadrowo-płacowej.
