Od manualnych działań, po automatyzację – sprawdź jak firma Atalian Poland wdrożyła standardowe procesy zarządzania dokumentami pracowniczymi i handlowymi oraz skróciła czas potrzebny na przetwarzanie dokumentów o 350%. Dowiedz się, jaka była rola enova365 i jej Autoryzowanego Partnera – firmy cdnet sp. z o.o.– we wdrożeniu strategii, która poprawiła organizację pracy i komunikację w firmie.
Spis treści:
- Case study Atalian Poland – najważniejsze informacje
- Wyzwanie: przejście na automatyczne przetwarzanie dokumentów
- Rozwiązanie: cdnet analizuje potrzeby Atalian Poland i wdraża wybrane moduły systemu ERP enova365
- Jak przebiega cyfrowe przetwarzanie dokumentów w Atalian Poland – 7 przykładowych procesów
- Korzyści: krótszy czas przetwarzania dokumentów i szybsza realizacja zadań
- Efekty wdrożenia nowego modelu przetwarzania dokumentów – co mówią pracownicy Atalian?
Case study Atalian Poland – najważniejsze informacje
| Firma | Atalian Poland sp. z o.o. |
| Zasięg działania | Cała Polska, oddziały w Krakowie i Warszawie |
| Liczba pracowników | 1200 |
| Usługi | Technika, sprzątanie, catering |
| PRZED WDROŻENIEM | PO WDROŻENIU |
| Wiele narzędzi do przetwarzania dokumentacji pracowniczej i handlowej | Jeden system ERP, w którym są wszystkie dane i dokumenty |
| Wielokrotne wprowadzanie tych samych danych do systemu | Dane wprowadzane są do systemu tylko raz |
| Brak standaryzacji procesów | Wszyscy kierownicy wykonują zadania w ten sam sposób |
| Dokumentacja w formie papierowej | Digitalizacja dokumentów |
| Ręczne przekazywanie dokumentów | Automatyzacja przepływów pracy i cyfrowe przetwarzanie dokumentów |
Wyzwanie: przejście na automatyczne przetwarzanie dokumentów
Atalian Poland sp. z o.o. to część międzynarodowego koncernu – Atalian Global Services – światowego lidera w dziedzinie facility managament. W Polsce firma specjalizuje się w zintegrowanym zarządzaniu nieruchomościami, utrzymaniu czystości i stanu technicznego obiektów oraz terenów zielonych. Uzupełnieniem oferty są usługi związane z efektywnością energetyczną oraz fit-out, czyli kompleksową aranżacją powierzchni biurowych, logistycznych i przemysłowych.
Przed wdrożeniem enova365 w firmie Atalian wykorzystywano wiele narzędzi do obsługi dokumentacji pracowniczej i handlowej. W efekcie, pracownicy musieli przeszukiwać różne programy, aby znaleźć potrzebne informacje, związane z ewidencją czasu pracy, zatrudnianiem pracowników, wyliczaniem premii i wynagrodzeń czy wymianą dokumentów z kontrahentami. Wiązało się to z szeregiem problemów:
- ręczne przetwarzanie dokumentów było czasochłonne – co powodowało opóźnienia w procesach – i podatne na błędy,
- proces zarządzania dokumentami nie był ustandaryzowany – brak standardowego sposobu wprowadzania zmian w dokumentach i powiadamiania o nich zwiększał ryzyko korzystania z nieaktualnych wersji,
- wielokrotne wprowadzanie do systemu tych samych danych i dublowanie się zadań obniżało efektywność,
- utrzymanie wielu systemów utrudniało przepływ informacji między działami i generowało dodatkowe koszty.
Rozwiązanie: cdnet analizuje potrzeby Atalian Poland i wdraża wybrane moduły systemu ERP enova365
1. Zaprojektowanie procesów zarządzania dokumentami
W pierwszym kroku, cdnet sp. z o.o. – Autoryzowany Partner enova365 – dokładnie przeanalizował przebieg procesów w Atalian Poland i zidentyfikował miejsca, które należało poprawić przed wdrożeniem automatyzacji przepływów pracy. We współpracy z klientem wypracowano nowe procedury obiegu dokumenty i spójne, efektywne standardy działania.
2. Zastąpienie dotychczas wykorzystywanych programów jednym systemem – enova365
Atalian Poland korzysta obecnie z modułów enova365, takich jak: Księga Handlowa, Księga Inwentarzowa, Kadry i płace oraz Elektroniczne Wyciągi Bankowe. Żeby umożliwić samoobsługę pracowniczą, elektroniczny obieg dokumentów oraz automatyczne powiadamianie pracowników o czekających zadaniach wdrożono także Pulpity Pracownika i Kierownika, Workflow w Pulpitach i Harmonogram zadań.
Czytaj także: Harmonogram Zadań w ERP − jak może usprawnić procesy w firmie?
Wszystkie dokumenty przetwarzane są w jednym systemie – enova365 – więc nie trzeba już wielokrotnie wprowadzać tych samych danych, za to można zautomatyzować wiele czynności. Udało się to w siedmiu poniższych obszarach.
Jak przebiega cyfrowe przetwarzanie dokumentów w Atalian Poland – 7 przykładowych procesów
1. Wnioskowanie o zatrudnienie pracownika
Jak działa?
Kierownicy mogą składać elektroniczne wnioski o zatrudnienie nowej osoby. Z poziomu Pulpitu Kierownika mogą uzupełnić podstawowe dane o pracowniku i rodzaju pracy wykonywanej w poszczególnych obiektach. Kierownik przypisuje stawki wynagrodzenia, wcześniej skonfigurowane w systemie i które system „podpowiada” dla danego typu pracy oraz obiektu.
Wypełniony wniosek po akceptacji automatycznie tworzy umowę cywilnoprawną w module kadrowo-płacowym.
Korzyści:
- dane wprowadzane są do systemu tylko raz – przez kierowników; dział kadrowy nie musi już tego robić,
- przyspieszenie procesu obsługi dokumentów.
2. Ewidencja czasu pracy
Jak działa?
Pracownik wypełnia wniosek, w którym określa dni i godziny pracy ze wskazaniem na rodzaj wykonywanych czynności. W ciągu miesiąca, a nawet dnia może pracować w więcej niż jednym obiekcie, wykonując różne prace, za różne stawki. Przy zapisie wniosku system weryfikuje warunki, wynikające z zawartej umowy w zakresie rodzajów prac i obiektów. Kierownik sprawdza i akceptuje raport pracy. Wniosek, po zaakceptowaniu, tworzy zestawienia czasu pracy dla umów cywilnoprawnych z uwzględnieniem obiektu, rodzaju pracy i stawki.
Korzyści:
- zapewnienie spójnej ewidencji czasu pracy,
- automatyzacja procesu rozliczania czasu pracy,
- oszczędność czasu i eliminacja błędów.
3. Weryfikacja i kontrola czasu pracy
Jak to działa?
W celu zapewnienia kontroli nad wprowadzanymi danymi wdrożono blokady dotyczące rejestrowania planu czasu pracy i jego wykonania na określony dzień czy godzinę, tak aby wstecznie nie można było w Pulpitach HR (Pracownika i Kierownika) nic poprawiać.
W związku z globalnym działaniem tego weryfikatora konieczne było przygotowanie mechanizmu wyłączenia tej weryfikacji dla konkretnego operatora kadrowego, aby mógł obsłużyć nieprzewidziane zdarzenia.
Korzyść:
- poprawność naliczania wynagrodzeń zależnych od czasu pracy.
4. Dwustopniowa kontrola przyznanych premii
Jak to działa?
Kierownik, w imieniu swojego podwładnego, wnioskuje o premię. Gdy kwota premii przekracza kwotę graniczną (parametr konfigurowalny), wniosek kierowany jest do drugiej akceptacji przełożonego wyższego szczebla. Struktura przełożonych wyznaczana jest wg struktury organizacyjnej enova365. Wniosek może być odrzucony na pierwszym lub drugim etapie zatwierdzania, ale zawsze wraca z informacją o przyczynie odrzuceniu do osoby, która wniosek pierwotnie utworzyła i wówczas kończy się proces.
Korzyści:
- przejrzysty proces przyznawania premii,
- automatyzacja obiegu dokumentów,
- szybsze przetwarzanie dokumentów.
5. Automatyczne powiadamianie o kończących się badaniach lekarskich, szkoleniach BHP czy uprawnieniach
Jak to działa?
Pracownicy otrzymują wiadomości e-mail z alertami o kończących się: badaniach lekarskich, szkoleniach BHP, uprawnieniach. Automatycznie wysyła je system, a czas ich wysyłki można dowolnie skonfigurować.
Jeżeli w obszarach sprawdzanych istnieje wpis mówiący, że kończą się okresy ważności, informacja taka wysyłana jest na adres e-mail z kartoteki pracownika oraz na e-mail „kontrolny” zapisany w konfiguracji. Treść wiadomości jest spersonalizowana.
Korzyści:
- mniej pracy dla pracowników działów kadr,
- pracownicy otrzymują powiadomienia na czas, co zapewnia firmie zgodność z przepisami,
- brak błędów.
6. Wsparcie przy wycenie usług
Jak to działa?
Opracowano indywidualny mechanizm wyznaczania ceny sprzedaży w oparciu o definiowane poziomy marży.
Korzyści:
- pełna kontrola nad przestrzeganiem warunków umowy zawartej z kontrahentem,
- usługi wyceniane adekwatnie do czasu poświęconego na ich wykonanie.
7. Optymalizacja wysyłki dokumentów handlowych do kontrahentów
Jak to działa?
Przygotowano mechanizm łączenia dokumentów w jeden plik pdf. Na podstawie faktury sprzedaży lub duplikatu przygotowywany jest pdf, do tego dokumentu dodawane są inne pliki (potwierdzenia odbioru prac, raporty) i całość, jako jeden połączony plik pdf, jest wstawiana jako załącznik w wiadomości e-mail wysyłanej przez enova365 do kontrahenta.
Utworzony plik pdf nie może mieć większego rozmiaru niż określony w parametrze konfiguracji mechanizmu i może zostać podpisany certyfikatem kwalifikowanym.
Korzyści:
- krótszy czas potrzebny na dostarczenie dokumentów do kontrahentów,
- efektywny przepływ informacji na linii Atalian-kontrahenci.
Korzyści: krótszy czas przetwarzania dokumentów i szybsza realizacja zadań
Automatyzacja obiegu dokumentów pracowniczych i handlowych znacząco usprawniła codzienną pracę kierowników oraz działu kadr, jednocześnie gwarantując wysokie bezpieczeństwo danych.
- Lepsza komunikacja – elastyczne raportowanie w księgowości, kadrach i zaopatrzeniu przyspiesza realizację zadań administracyjnych.
- Standardowy proces zarządzania dokumentami – wszyscy kierownicy wykonują zadania w ten sam sposób.
- Oszczędność czasu – automatyzacja procesów i ograniczenie potrzeby ręcznego wprowadzania danych sprawiła, że czas przetwarzania dokumentów jest o 3,5 raza, czyli o 350% krótszy.
- Skuteczniejsze planowanie finansowe, dzięki pełnej kontroli nad przepływami finansowymi.
Efekty wdrożenia nowego modelu przetwarzania dokumentów – co mówią pracownicy Atalian?
Zespół Atalian Poland podkreśla, że w następstwie wdrożenia systemu ERP i przejścia na automatyczne przetwarzanie dokumentów poprawiono organizację zarządzania.
„Wieloletnia współpraca z cdnet sp. z o. o. pomaga nam w istotny sposób automatyzować procesy, co przekłada się na poprawę organizacji zarządzania na wszystkich szczeblach.” Krzysztof Szymaniuk, Dyrektor Finansowy | Członek zarządu Atalian Poland Sp. z o. o.
Poza automatyzacją przepływów pracy doceniają także fakt, że system ERP enova365 rośnie wraz z firmą.
„Pracujemy w enova365 od 2007 r. Na początku były to moduły: Kadry i Płace oraz Księgowość. Później doszły kolejne. Ciekawsze projekty wdrażane w ostatnim czasie to procesowanie wniosków o premię w oparciu o workflow w Pulpitach HR z wielostopniową akceptacją oraz automatyczne wysyłanie mali z powiadomieniami, realizowane w oparciu o harmonogram zadań. System ERP enova365 cenimy przede wszystkim za wielorakie możliwości dodawania nowych funkcjonalności, realizujących potrzeby naszej wielofirmowej organizacji.” Marek Basza, Koordynator projektów informatycznych | Administrator systemów ERP Atalian Poland Sp. z o.o.
Wiesz już, jak usprawnić przetwarzanie dokumentów
Jeżeli, podobnie jak Atalian Poland chcesz usprawnić proces zarządzania dokumentami, zrezygnuj z ręcznego przetwarzania dokumentów i przejdź na ich elektroniczny obieg. Pomoże Ci w tym system ERP, taki jak enova365, który obsłuży wszystkie procesy i dokumenty. Żeby poznać jego możliwości jeszcze dziś umów się na bezpłatną prezentację online, w czasie której nasi konsultanci pokażą, jak system ERP enova365 wspiera cyfrowe przetwarzanie dokumentów w ambitnej firmie.
