Wyobraź sobie taką sytuację: dostawca wystawił firmie e-fakturę KSeF zawierającą pozycje niezgodne z zamówieniem i nie uwzględnił obiecanego rabatu. Po wysłaniu faktury do KSeF nie można jej anulować, więc jedyny sposób na „wyprostowanie” tych problemów to faktura korygująca. W efekcie, dostawca musi dłużej czekać na pieniądze… A gdyby tak móc sprawdzić fakturę zanim zostanie wysłana do KSeF? To możliwe, dzięki enova365 i nowej funkcji w Pulpicie Kontrahenta.
Spis treści:
- Problem, który pojawi się w firmach wraz z wejściem w życie KSeF
- Rozwiązanie – sprawna akceptacja faktur przed wysłaniem ich do KSeF
- Jak działa akceptacja e-faktur w Pulpicie Kontrahenta enova365?
- Dla kogo rozwiązanie?
- Czy odbiorca musi akceptować fakturę przed wysłaniem jej do KSeF?
- Korzyści, jakie zaobserwujesz w firmie, gdy faktury będą wysyłane do KSeF po ich akceptacji
- Przygotuj się na KSeF z enova365
Problem, który pojawi się w firmach wraz z wejściem w życie KSeF
Wyobraź sobie, że pani Basia z księgowości pobiera fakturę z KSeF. Przed zadekretowaniem przesyła ją do działu zakupów, a tam okazuje się, że faktura zawiera pozycje niezgodne z zamówieniem i nie uwzględnia 5%-owego rabatu, który przyznano na etapie wyceny. Dodatkowo, brakuje dokumentów potwierdzających dostawę produktów – firma nie podpisała jeszcze protokołu odbioru, bo część zamówienia nie została zrealizowana.
Ponieważ faktury KSeF nie mogą zostać anulowane i są ważne także wtedy, gdy dokumentują czynność niedokonaną, w przypadku wysłania do KSeF błędnej faktury można tylko wystawić fakturę korygującą. Więc z prośbą o wystawienie faktury korygującej KSeF pani Basia zwróciła się do dostawcy. Wystawił ją, choć wolałby tego uniknąć, bo wydłużenie procesu fakturowania to nie tylko dodatkowe procedury, ale także dłuższe oczekiwanie na należność.
Ten problem można jednak łatwo wyeliminować.
Rozwiązanie – sprawna akceptacja faktur przed wysłaniem ich do KSeF
Problem z błędami w e-fakturach KSeF nie pojawia się w firmie pana Marka, który korzysta z Pulpitu Kontrahenta enova365.
Pan Marek, który jest specjalistą ds. zakupów, otrzymuje na maila powiadomienie o tym, że w Pulpicie Kontrahenta czeka nowa faktura. Jest to faktura, wystawiona przez dostawcę, która nie została jeszcze wysłana do Krajowego Systemu e-Faktur.
Pan Marek dokładnie sprawdza czy zgadzają się dane nabywcy i czy wyszczególnione na fakturze pozycje są zgodne z umową oraz protokołem odbioru, dołączonymi jako załączniki. Gdy zauważa, że brakuje jednej pozycji – odrzuca fakturę i dodaje komentarz.
Gdy po uzupełnieniu braków dostawca wystawia nową, poprawną wersję faktury, pan Marek ją szybko akceptuje. Dostawca otrzymuje powiadomienie o akceptacji i wysyła fakturę do KSeF.
Czytaj także: Pulpit Kontrahenta enova365 – jak wspomoże Twój biznes?
Jak działa akceptacja e-faktur w Pulpicie Kontrahenta?
Jak to działa w praktyce?
Nowy proces, składający się z 5 kroków jest bardzo prosty.
- Wystawienie faktury. Dostawca wystawia fakturę i umieszcza ją w Pulpicie Kontrahenta.
- Powiadomienie u nabywcy. Kontrahent otrzymuje e-mailem powiadomienie, że czeka faktura, która wymaga sprawdzenia.
- Weryfikacja. Osoba z firmy nabywcy weryfikuje fakturę – formalno-prawnie i merytorycznie – porównując dane w niej zawarte do załączników (umów, specyfikacji, protokołów odbioru).
- Powiadomienie u dostawcy. Dostawca otrzymuje powiadomienie o tym, że faktura została zaakceptowana lub odrzucona. W tej drugiej sytuacji sprawdza komentarz, w którym są informacje o tym, co wymaga zmian i wystawia poprawną fakturę.
- Wysyłka zaakceptowanej faktury do KSeF. Po zaakceptowaniu faktury przez kontrahenta, dostawca wysyła fakturę do Krajowego Systemu e-Faktur.
Dla kogo rozwiązanie?
Nowe funkcje enova365 ułatwią pracę każdej firmie B2B, która wysyła swoim kontrahentom faktury z załącznikami i która korzysta z Krajowego Systemu e-Faktur. Od wersji systemu enova365 numer 2510.0.0. mogą z niej korzystać wszyscy użytkownicy modułu Pulpit Kontrahenta enova365.
Czy odbiorca musi akceptować fakturę przed wysłaniem jej do KSeF?
Nie musi, akceptacja faktur KSeF przez odbiorcę przed wysłaniem do KSeF nie jest wymagana. Według przepisów, faktura zostaje uznana za otrzymaną w momencie, gdy system nada jej numer KSeF. Faktura jest wtedy ważna i nie trzeba już dodatkowo czekać na potwierdzenie kontrahenta.
Z drugiej strony, chociaż nie jest to obowiązkowe, akceptacja faktury przed wysłaniem jej do KSeF może oszczędzić czas, przyspieszyć obieg dokumentów i wyeliminować konieczność wystawiania faktur korygujących.
Czytaj także: Krajowy System e-Faktur – od kiedy KSeF? FAQ – AKTUALIZACJA WRZESIEŃ 2025
Korzyści, jakie zaobserwujesz w firmie, gdy wysyłka faktur do KSeF będzie się odbywać po ich akceptacji
Po pierwsze, rozwiązanie zapobiega problemom z licznymi korektami faktur KSeF i pozwala zaprojektować efektywne procedury, które ułatwią pracę po wejściu Krajowego Systemu e-Faktur w życie. Rozwiązuje też problem załączników do faktur, które nie przechodzą przez KSeF.
Efekty:
- Mniej faktur korygujących w KSeF – eliminujesz błędy zanim zostaną wprowadzone do Krajowego Systemu e-Faktur.
- Krótszy cykl rotacji należności – im szybciej wystawisz właściwą fakturę, tym szybciej otrzymasz zapłatę jako dostawca.
- Oszczędność czasu – mniej telefonów i maili, mniej faktur korygujących i szybszy dostęp do potrzebnych informacji.
- Skrócenie czasu obiegu dokumentów, dzięki automatycznym powiadomieniom.
- Mniej nieporozumień w komunikacji z kontrahentami – cała dokumentacja transakcji, w tym załączniki, umowy i komentarze – w jednym miejscu.
- Gotowość na ewentualne kontrole – pełna transparentność operacji dostępna w systemie.
Przygotuj się na KSeF z enova365
System ERP enova365 jest już przygotowany na wejście w życie Krajowego Systemu e-Faktur.
Co więcej, producent enova365 nie pobiera za integrację z KSeF żadnych opłat. System oferuje nie tylko w opisaną tu funkcję udostępniania faktur nabywcy, jeszcze przed wysłaniem ich do KSeF, ale także opcje, które umożliwiają automatyczne pobieranie faktur z KSeF i ich wysyłanie oraz automatyzację obiegu dokumentów w firmie.
