- Wyzwanie – maksymalizacja zysku z posiadanych nieruchomości
- Jakie funkcje posiada program do zarządzania najmem?
- Jak obsłużyć najem w programie do zarządzania wynajmem enova365?
- Jak zintegrować zarządzanie najmem z innymi procesami w przedsiębiorstwie?
- Dlaczego zarządzać najmem przy pomocy modułu Nieruchomości enova365?
Twoja firma jest właścicielem nieruchomości, z których część jest przeznaczona na wynajem? Zastanawiasz się, jak usprawnić zarządzanie najmem? Wyjaśnię to poniżej.
Wyzwanie – maksymalizacja zysku z posiadanych nieruchomości
Zacznijmy od tego, że zarządzanie nieruchomościami to proces, na który składa się szereg czynności. Wykonują je zarządcy lub administratorzy nieruchomości. Ich zadaniem jest nie tylko utrzymanie techniczne budynku w prawidłowym stanie, a więc zarządzanie remontami czy awariami, ale także troska o to, żeby zyski z posiadanych nieruchomości były jak najwyższe.
System do zarządzania nieruchomościami klasy ERP enova365 pomoże Ci w wywiązaniu się z tych obowiązków, bo ułatwia podejmowanie najlepszych możliwych decyzji biznesowych dotyczących posiadanych nieruchomości. Pozwala też zredukować koszty zarządzania i utrzymania nieruchomości, oszczędza czas i ułatwia dostosowanie się do wymogów prawnych.
W jaki sposób moduł Nieruchomości usprawnia zarządzanie nieruchomościami?
Moduł Nieruchomości enova365 usprawnia wszystkie procesy, które składają się na zarządzanie nieruchomościami. Umożliwia:
- wygodną ewidencję obiektów,
- zarządzanie najmem krótkoterminowym i długoterminowym,
- rejestrację pomiarów liczników i ich rozliczanie,
- zarządzanie remontami czy awariami,
- ewidencję wszystkich dokumentów związanych z kontaktami z ubezpieczycielem.
WAŻNE: Jeżeli maksymalizacja zysku z posiadanych nieruchomości jest celem, jedną z dróg, które do niego prowadzą jest optymalizacja zarządzania najmem. W tym artykule wyjaśnimy, w jaki sposób w obsłudze wynajmu może Ci pomóc moduł Nieruchomości enova365.
Jakie funkcje posiada program do zarządzania najmem?
Zarządzanie nieruchomościami w firmie to również wynajem posiadanych obiektów innym podmiotom. By usprawnić te działania, w module Nieruchomości enova365 odróżniono obiekty wynajmowane od własnych. Co więcej,zaimplementowano wiele przydatnych rozwiązań, które automatyzują wykonywane czynności w takim stopniu, jak to możliwe. W efekcie, moduł Nieruchomości enova365 pozwala na kompleksowe zarządzanie najmem lokali handlowych czy biurowych i innych nieruchomości należących do przedsiębiorstwa.
Pomagają w tym następujące funkcjonalności.
Oznacz obiekty, które są przeznaczone na wynajem
Mogą to być budynki, lokale biurowe, usługowe czy pomieszczenia, ale także, na przykład, mieszkania, miejsca parkingowe, które znajdują się na gruncie, należącym do firmy, albo billboardy reklamowe.
Rejestruj umowy najmu w systemie
Dzięki temu, że każdy obiekt przeznaczony na wynajem będzie w systemie wraz ze związaną z nią umową najmu z łatwością sprawdzisz, które lokale są dostępne do wynajmu w danym momencie, a które zwolnią się w przyszłości.
Przechowuj informacje o zmianach w zakresie przeznaczenia lokali i powierzchni użytkowej
Jest to szczególnie istotne w kontekście podatku od nieruchomości. Podczas rejestracji umowy najmu istnieje również możliwość przechowywania numerów korekt deklaracji podatkowych (deklaracja DN1), składanych przy rozpoczęciu i zakończeniu umowy najmu oraz możliwość dodania powiadomień o konieczności korekty deklaracji.
Zaplanuj najem w przyszłości i obsługuj rezerwacje
Z łatwością ewidencjonuj planowany najem przy poszczególnych lokalach lub pomieszczeniach.
Wystawiaj dokumenty sprzedaży
W module Nieruchomości jest także możliwość tworzenia planu fakturowania za najem wraz z jego realizacją, zatem generowania faktur oraz ich podglądu wraz ze stanem rozliczenia z poziomu obiektu wynajmowanego.
WAŻNE: Wszystkie zdarzenia związane z wynajmowanymi nieruchomościami mogą być widoczne dla operatora w wygodnej formie kalendarza.
Jak obsłużyć najem w programie do zarządzania wynajmem enova365?
Powyżej przedstawiłem najważniejsze czynności, jakie można uprościć w obrębie zarządzania wynajmem. Teraz wyjaśnię, jak wykonać te czynności w enova365.
Krok 1
Po wejściu do enova365 kliknij na kafelek „Nieruchomości”.
Krok 2
Obsługę wynajmu zacznij od wejścia do „Struktury nieruchomości”, klikając na odpowiedni kafelek. Znajdziesz tam odwzorowaną w formie drzewa całą strukturę posiadanych nieruchomości.
Krok 3
Znajdź lokal przeznaczony do wynajęcia, kliknij na niego i oznacz jako „do wynajęcia”. W ten sposób, od razu przypisze się on do rejestru wynajmowanych obiektów.
Krok 4
Przypisz do lokalu konkretny rodzaj usługi z księgi towarowej w module „Handel”. Możesz wskazać dowolną usługę, która zostanie wyszczególniona w momencie, kiedy chcesz rozliczyć dany wynajem. Możesz także ustawić stawkę za wynajem konkretnego pomieszczenia lub za określony metraż „ręcznie”.
Krok 5
Przejdź do zakładki „Obiekty wynajmowane”. Znajdziesz w niej listę wszystkich obiektów dostępnych do wynajęcia. Nie wyświetlą się tam natomiast nieruchomości – budynki, lokale czy pomieszczenia – posiadane przez firmę i przez nią użytkowane, a więc nie przeznaczone na wynajem.
Jeżeli lokal nie jest dostępny do wynajęcia można sprawdzić, dlaczego tak jest. Sprawdź do kiedy obowiązuje aktualna umowa najmu i czy jest zaplanowany kolejny najem czy może lokal jest w remoncie.
Jeżeli lokal jest dostępny i można go wynająć wybierz rodzaj planowanego najmu, na przykład najem długoterminowy rozliczany cyklicznie. Automatycznie wybierasz wtedy rodzaj dokumentu, który będzie związany z konkretną usługą (np. umowy cykliczne w handlu). Od razu przypisują się też wtedy daty rozpoczęcia i zakończenia najmu. Rodzaj planowanego najmu można jednak dowolnie modyfikować.
Krok 6
Następnie kliknij na kafelek „Najem”. Tam, przy wynajmowanym obiekcie masz możliwość wskazania kontrahenta i jego przedstawiciela. Pozwoli Ci się to z nim kontaktować, w razie potrzeby.
W sekcji „Najem” możesz przejść także do „Podatku od nieruchomości” i umieścić tam wszystkie najważniejsze informacje. Możesz także dołączyć skan umowy najmu, sprawdzić, jacy pracownicy lub zasoby są wykorzystane przy tym najmie oraz dokumenty, jakie są wystawione w systemie.
Krok 7
W wyniku przeprowadzenia powyższych operacji można rozliczać najem. W efekcie rozliczenia powstanie dokument handlowy zgodnie z ustawioną definicją, zawierający pozycje z usługami przypisanymi to poszczególnych obiektów.
W ten sposób wygenerowany dokument automatycznie podpinany jest do dokumentów powiązanych najmu – zakładka „Dokumenty”.
Jak zintegrować zarządzanie najmem z innymi procesami w przedsiębiorstwie?
Po pierwsze, warto sobie uświadomić, że zarządzanie nieruchomościami w firmie wiąże się ściśle z innymi obszarami biznesu, na przykład zarządzaniem:
- finansami,
- projektami,
- środkami trwałymi.
Jeżeli zarządzasz wszystkimi tymi obszarami przy pomocy jednego narzędzia – systemu ERP, w którym zintegrowane są wszystkie najważniejsze informacje – zyskasz. Jest to prostu najlepsze rozwiązanie z punktu widzenia optymalizacji procesów w firmie.
PRZYKŁAD: Obszar zarządzania wynajmem w module Nieruchomości jest ściśle związany z fakturowaniem. Lokale na wynajem można powiązać m.in. z dokumentami kosztowymi i przychodowymi. Umożliwia to łatwe przeglądanie stanu rozliczenia czy księgowań.
Obiekty w wynajmowanych nieruchomościach mogą zostać powiązane również z kartotekami środków trwałych oraz mają wpływ na podatek od nieruchomości. Oznacza to, że ewidencjonowane przebudowy, modernizacje czy zmiany przedmiotów opodatkowania, które odbywają się w obszarze Nieruchomości, mogą zasilać danymi obszar podatku od nieruchomości, który również jest obsługiwany w systemie enova365.
Z kolei, przypisanie obiektów nieruchomości do konkretnych jednostek organizacyjnych firmy pozwala zobrazować, kto w danym czasie zajmuje konkretne pomieszczenia.
Dlaczego zarządzać najmem przy pomocy modułu Nieruchomości enova365?
Program do zarządzania najmem – jedna z funkcji modułu Nieruchomości enova365 – ma dużo zalet:
- jest intuicyjny i łatwy do korzystania,
- pomaga we wszystkich najważniejszych czynnościach, związanych z zarządzaniem najmem – pozwala sprawdzić dostępność obiektu, wynająć go i rozliczyć najem,
- można go łatwo zintegrować z innymi obszarami przedsiębiorstwa, co sprzyja efektywnemu zarządzaniu.
Jeżeli więc korzystasz z enova365 nie musisz posiadać osobnych programów do zarządzania przedsiębiorstwem, bo wszystkie czynności mogą być wykonywane są w obrębie tego samego systemu. Zintegrowanie procesów w jednej bazie danych niesamowicie pomaga w organizacji przepływu pracy, eliminuje przestoje, redukuje koszty i usprawnia komunikację.
Inteligentnie zarządzaj firmowymi nieruchomościami
Redukuj koszty, oszczędzaj czas, wykorzystuj synergie między funkcjami w firmie
