więcej niż ERP

Analiza danych w Business Intelligence — jak robić to dobrze?

Najcenniejszym zasobem, jaki posiada każda firma, jest wiedza. Czy to na temat działań wewnętrznych, czy też poczynań konkurencji. Jak więc efektywnie zamieniać dane w informacje, a informację w wiedzę?

Analiza danych w Business Intelligence — jak robić to dobrze?

Konkretne dane pokazują nam nie tylko stan naszej firmy, ale również jej słabe strony, potencjalne szanse i zagrożenia. Trzeba więc wiedzieć, w jaki sposób należy wyciągać wnioski. Analiza danych w Business Intelligence (BI) to wart uwagi proces. Jak go skutecznie prowadzić?

Analiza danych w Business Intelligence – czym jest i jaki ma wpływ na działania biznesowe?

Business Intelligence (BI) to fraza, która od kilku lat rozgrzewa wyobraźnię właścicieli biznesów każdej wielkości. Analityka oparta na zaawansowanych narzędziach jest dziś niezbędnym elementem w każdym procesie decyzyjnym przedsiębiorstwa. Ale nie tylko. Okazuje się, że z możliwości oferowanych przez BI skorzystać może praktycznie każdy pracownik.

Danymi analitycznymi możemy posłużyć się na wszystkich poziomach działania w organizacji. Nie tylko strategicznym, ale również operacyjnym. Obecnie jest to niezwykle proste dzięki odpowiednim narzędziom dostępnym na rynku.

Są to elementy składowe systemów ERP, tzw. moduły BI (np. moduł Business Intelligence w enova365). Zapewniają każdemu użytkownikowi dostęp do wszystkich danych przedsiębiorstwa pozyskiwanych zarówno z własnej bazy ERP, jak i dodatkowych baz (np. innych baz enova365 dla spółek wchodzących w skład jednej grupy kapitałowej).

Tym, co zapewnia przewagę narzędzi BI nad klasyczną analizą dokonywaną np. w arkuszach kalkulacyjnych, jest możliwość tworzenia tzw. dashboardów – specjalnych raportowych paneli analitycznych. Pozwalają one zebrać konkretne dane z określonych źródeł i przedstawić je przy pomocy czytelnych tabel, zestawień, map czy też grafów.

Korzyści ze stosowania Business Intelligence

Obsługa narzędzi BI jest niezwykle prosta i daje możliwość przygotowania Paneli BI dotyczących praktycznie każdego aspektu prowadzonej działalności. Od przychodów firmy, przez rotację towarów na magazynie, zaległości płatnicze czy analizę działań marketingowych, aż po przepływ pracowników. Dzięki natywnemu podejściu możliwe jest analizowanie danych z dodatkowych miejsc w systemie np. karty pracowników, kontrahentów czy towarów.

Co więcej, działanie tego typu narzędzi nie ogranicza się wyłącznie do komputerów osobistych:

Dużą zaletą BI enova365 jest z pewnością mobilność, czyli dostęp do danych za pomocą wersji przeglądarkowej oraz aplikacji na telefon. Dzięki temu każdy użytkownik ma dostęp do bieżących danych z dowolnego urządzenia, w dogodnym dla siebie czasie i miejscu. Tym samym może szybko reagować na zmiany – mówi Mateusz Cich, Kierownik Projektu Business Intelligence w enova365.

enova365 mobilnie

Praktycznie rzecz biorąc, każda informacja może zostać zestawiona z dowolną inną, a następnie przeanalizowana w celu wyciągnięcia konkretnych wniosków. Aby to zrobić, trzeba jednak pamiętać, że dobra analiza danych opiera się na kilku podstawowych zasadach. Poznajmy najważniejsze z nich.

Analiza danych w Business Intelligece — jak to robić?

Ogromna liczba danych, jaką w jednej chwili są w stanie analizować narzędzia Business Intelligence, może nieść za sobą pokusę mierzenia, a następnie analizowania każdego możliwego aspektu działania przedsiębiorstwa. Jest to oczywiście możliwe i przy odpowiednim skonfigurowaniu raportów, jak najbardziej wykonalne. Jednak często stanowi działanie zupełnie zbędne, zabierające jedynie czas i niewnoszące wiele przydatnych faktów do ogólnej wiedzy o firmie.

W celu przeprowadzenia porządnej analizy zebranych informacji, musimy zacząć od podstawowych pytań, np.:

Jaką wiedzę chcemy wydobyć z danych firmowych?

Dla kogo przygotowujemy dane?

W jaki sposób będą analizowane?

Jakie okresy bierzemy pod uwagę?

Gdy znajdziemy na nie odpowiedź, kolejnym krokiem będzie zebranie w jednym miejscu wszystkich danych i przeprowadzenie interesującej nas analizy.

Kroki w analizie danych w Business Intelligence

Gdybyśmy chcieli wymienić tutaj wszystkie możliwości, jakie dają narzędzia Business Intelligence, artykuł ten byłby o wiele dłuższy. Szczegółowy opis możliwości analitycznych zamknąłby się pewnie w co najmniej kilkuset stronach. Dlatego poniżej zaprezentujemy kilka najczęściej wykorzystywanych przykładów, dzięki którym wyciąganie wniosków z Waszych własnych raportów będzie prostsze.

Sprawdźmy więc, jak moduły BI pomogą odpowiedzieć na pytania zadawane każdego dnia przez właścicieli i pracowników firm na całym świecie.

Jaki zysk wypracowała firma?

Narzędzia Business Intelligence są w stanie przeanalizować zarówno ogólną kondycję firmy, jak i szczegółowe działania indywidualnych pracowników. W przypadku ogólnych informacji, jedną z najczęściej przeprowadzanych analiz jest z pewnością kondycja finansowa firmy. Odpowiednio skonfigurowany raport BI jest w stanie zestawić ze sobą wysokość sprzedaży oraz koszty (faktury zakupowe, pensje pracowników, opłaty, podatki), aby pokazać, czy w danym miesiącu firma osiągnęła zakładany cel finansowy, czy też nie.

Ogólna analiza może być w takim przypadku punktem wyjścia do przeprowadzenia analiz szczegółowych. Gdy okazuje się, że w danym miesiącu biznes jest „pod kreską”, możemy sprawdzić skuteczność pracy firmowego działu handlowego.

Jaką skuteczność ma dział handlowy?

Jako jeden z kluczowych działów w firmie, dział handlowy ma zdecydowanie największy wpływ na wynik finansowy. Jego praca powinna być więc szczegółowo monitorowana. Narzędzia BI pozwalają stworzyć raport, dzięki któremu będziemy w stanie przeanalizować zarówno wyniki działu jako całości, jak i poziom realizacji celów jego poszczególnych pracowników.

Z poziomu raportu handlowego warto śledzić z pewnością:

  • liczbę pozyskanych klientów,
  • liczbę zamówień,
  • wartość faktur sprzedażowych,
  • sprzedaż konkretnych produktów,
  • ich marżowość,
  • rotację na magazynach.

Sprawdzenie tych danych pozwala wyciągnąć wnioski m.in. na temat tego:

  • który handlowiec jest najskuteczniejszym pracownikiem,
  • który klient przynosi firmie największe zyski,
  • jakie produkty sprzedają się najlepiej.

Analiza tych danych pozwala również zaplanować dalsze działania. Przykładowo – ogólny spadek sprzedaży może być podpowiedzią do wprowadzenia lepszej polityki rabatowej. Może też sugerować konieczność prześledzenia koniunktury na rynku (m.in. pod kątem sezonowości sprzedaży w branży, w której działamy).

Które produkty są najpopularniejsze?

Wiedza o najpopularniejszych produktach oferowanych przez naszą firmę jest kluczowa nie tylko z punktu widzenia sprzedaży, ale również logistyki magazynowej.

Śledzenie wzrostów i spadków zainteresowania konkretnymi produktami pozwala nam sprawdzić nie tylko aktualne trendy, ale też zbadać sezonowość danego towaru w skali kilku wcześniejszych lat. Dzięki temu zyskujemy cenną wiedzę na temat tego, jakie produkty i w którym okresie roku sprzedają się najlepiej, a co za tym idzie – kiedy powinniśmy uzupełniać ich stany magazynowe. To ważne, by móc sprostać potrzebom naszych klientów, optymalizując jednocześnie koszty ich magazynowania.

Analiza popularności produktów pozwala też odkryć te najrzadziej sprzedawane. W takiej sytuacji jesteśmy w stanie na podstawie danych dostępnych w BI wytypować towar, który możemy włączyć np. w wyprzedaż.

Która kampania promocyjna przynosi najlepszy zwrot z inwestycji?

Pozyskiwaniem nowych klientów zajmują się nie tylko handlowcy, ale również dział marketingu. Z tego powodu w narzędziach Business Intelligence warto mierzyć wyniki kampanii promocyjnych.

Śledzenie ich pozwala sprawdzić m.in., który kanał komunikacji jest najskuteczniejszy (zapewnia najwyższy współczynnik konwersji), a z którego warto zrezygnować w dalszych działaniach. Analiza działań marketingowych pozwala również precyzyjniej dostosowywać budżet do planowanych wyników. Wiedząc o tym, jak koszty poprzednich kampanii wpłynęły na sprzedaż w firmie, możemy wyciągnąć odpowiednie wnioski. Prowadzi to do decyzji związanych ze zwiększeniem bądź zmniejszeniem budżetów marketingowych na konkretne działania.

Jak poprawić efektywność produkcji?

W firmach produkcyjnych bardzo ważne jest dokładne analizowanie poszczególnych kroków mających na celu wytworzenie określonej partii produktów. Sprawdzając m.in. ilość użytych materiałów możemy stwierdzić, czy wolumen odpadów utrzymuje się na zadowalającym poziomie, czy też należy usprawnić część procesów w celu zmniejszenia tego współczynnika.

Analiza spływających z produkcji danych może również skutecznie wpływać na logistykę magazynową. Wiedząc dokładnie, ile materiału schodzi w danym okresie, jesteśmy w stanie zaplanować jego dostawy w taki sposób, aby nie powodować niepotrzebnych przerw w pracy działu.

Czego dowiemy się z analizy BI?

Analiza danych dostępnych w narzędziach Business Intelligence przynosi nam setki cennych informacji. Zarówno tych dotyczących wewnętrznych działań firmy, jak i trendów rynkowych.

Każda wprowadzona do systemu ERP lub ściągnięta z systemów zewnętrznych informacja może być ze sobą porównana, a następnie zinterpretowana w odpowiedni sposób. W związku z tym popularność tych rozwiązań z roku na rok stale rośnie.

Inwestują w nie już nie tylko duże przedsiębiorstwa posiadające dedykowane działy analityczne. Coraz częściej moduły BI pojawiają się w systemach ERP wdrażanych w mniejszych firmach, chcących jeszcze lepiej poznać swoją pozycję na rynku, a także odnaleźć drogę do szybkiego rozwoju.

Dzięki Business Intelligence mamy wgląd w obecną sytuację firmy zarówno na poziomie makro, jak i mikro – często z uwzględnieniem działań pojedynczych pracowników. Odpowiednio skonfigurowane raporty szybko pokażą nam, w którym miejscu dzieje się coś, co wymaga naszej uwagi. Jednocześnie ich analiza w szerszym spektrum czasowym może przynieść wnioski dotyczące szans na stabilny, ciągły rozwój.

Informacje zgromadzone w tym artykule ledwie zarysowują możliwości analityczne narzędzi Business Intelligence. Każdy istniejący w firmie dział może je wykorzystać do swoich celów i dokładnie badać skuteczność wewnętrznych procesów, decyzji oraz działań. Narzędzia te projektowane są bowiem w taki sposób, aby zapewnić użytkownikom dostęp do pełnego przekroju informacji. Ponadto, mają dać im możliwość samodzielnego wyciągnięcia wniosków bez potrzeby posiadania dobrze rozwiniętych umiejętności analitycznych.

Wizualizacja danych, o której wspomnieliśmy na początku, pomaga lepiej je zrozumieć, a także samodzielnie zinterpretować. To właśnie czyni Business Intelligence skutecznym rozwiązaniem biznesowym, z którego korzysta coraz większa rzesza przedsiębiorców z całego świata.

Analiza danych w Business Intelligence – przyszłość biznesu?

Analiza danych biznesowych jest potężną bronią, która użyta w odpowiedni sposób może przyczynić się do oszałamiającego sukcesu firmy. Korzystają z niej nie tylko mniejsze przedsiębiorstwa. Dużą popularnością cieszy się również w grupach kapitałowych, pozwalając tworzyć skonsolidowane analizy danych wyciąganych z kilku różnych baz systemu ERP. Z tego też powodu uważa się ją za trend przyszłościowy, który będzie miał coraz większy wpływ na decyzje podejmowane na najwyższych szczeblach.

Wdrażanie systemów ERP z modułami BI jest inwestycją podejmowaną na coraz wcześniejszym etapie rozwojowym kolejnych przedsiębiorstw. Zapewnia to niezbędne narzędzia do skutecznego analizowania działań, wyciągania z nich odpowiednich wniosków, a także szybszego wprowadzania zmian mających na celu usprawnienie wewnętrznych procesów. A te mają ogromny wpływ na osiąganie założonych celów strategicznych.