Etap 1: Wdrożenie Modułu Handel (2011)
Wdrożenie systemu Enova365 rozpoczęto w 2011 roku od modułu Handel, co stanowiło kluczowy punkt zwrotny w transformacji cyfrowej Szczot-Tech. Moduł umożliwił scalenie procesów produkcji i sprzedaży w jeden zintegrowany system, eliminując dotychczasowe fragmentaryczne podejście.
Dzięki integracji handlu z produkcją, firma uzyskała:
Pełną widoczność łańcucha dostaw – stan magazynu był dostępny w czasie rzeczywistym, co umożliwiało precyzyjne planowanie produkcji
Automatyzację kompletacji zamówień
Eliminację błędów ręcznych – dane przesyłane były automatycznie między działami, redukując duplikaty i nieścisłości
Lepszą obsługę klientów – zespół sprzedaży miał dostęp do aktualnych informacji o dostępności produktów oraz historii zamówień
Integracja handlu i produkcji pozwoliła firmie na bardziej elastyczne reagowanie na zapotrzebowanie klientów instytucjonalnych, szczególnie lotnisk i firm komunalnych, które wymagają terminowych dostaw
Etap 2: Wdrożenie Modułu Kadry i Płace (2014)
W 2014 roku przedsiębiorstwo wdrożyło moduł Kadry i Płace, który stanowił istotne uzupełnienie systemu. Ten etap był szczególnie ważny z uwagi na specyficzny profil zatrudnienia firmy.
Moduł Kadry i Płace umożliwił :
Zaawansowane zarządzanie zasobami ludzkimi – precyzyjne śledzenie czasu pracy, urlopów i wynagrodzeń wszystkich pracowników
Elastyczne przydzielanie zadań
Wsparcie zatrudniania osób niepełnosprawnych – moduł umożliwił dostosowanie stanowisk i procesów do indywidualnych potrzeb pracowników z dysfunkcją wzroku
Automatyzację obsługi wynagrodzeń – obliczanie wynagrodzeń, podatków i rozliczeń stało się automatyczne, redukując błędy i oszczędzając czas działów administracyjnych
Lepsze planowanie zasobów – kierownictwo miało pełny wgląd w dostępność pracowników i ich kompetencje, co przełożyło się na bardziej efektywne planowanie produkcji
Etap 3: Wdrożenie Modułu CRM (2017r.)
Moduł CRM uzupełnił platformę Enova365, umożliwiając zarządzanie relacjami z klientami – od budowania bazy kontaktów po długoterminowe relacje z kontrahentami.
Poprzez kluczowe funkcjonalności:
Kontrahenci – firma zyskała centralne repozytorium danych o klientach (lotniska, firmy komunalne, indywidualni odbiorcy)
Zdarzenia i zadania – historię kontaktów z kolorowym wyróżnianiem priorytetów (np. pilne zamówienia)
Projekty i kampanie – grupy zadań dla konkretnych klientów lub promocji nowych produktów
Leady i transakcje – pełny proces sprzedażowy od sygnału do fakturowania
Zasoby i teczki – zarządzanie wyposażeniem i gromadzenie dokumentów z różnych modułów
Moje zadania – listę przydzielonych zadań dla koordynacji zespołu
Korespondencja seryjna – szablony e-maili/listów z automatycznym zapisem zdarzeń
Wizytówki – ewidencję potencjalnych klientów z historią kontaktu
Opiekun kontrahenta – przypisanie do przedstawicieli handlowych (główny/zastępca)
Załączniki – archiwizację dokumentów (.pdf, .doc, .xml, .jpg, .png)
Moduł CRM zapewnił Szczot-Tech pełną widoczność cyklu klienta i koordynację sprzedaży z produkcją.
Efekty wdrożenia:
Po pełnej implementacji wymienionych modułów Szczot-Tech sp. z o.o. uzyskał:
- Zintegrowany ekosystem biznesowy – handel, magazyn, produkcja i zasoby ludzkie działały teraz w spójnym systemie bez przesyłania danych między niezwiązanymi ze sobą platformami
- Zwiększoną efektywność operacyjną – zmniejszenie czasu obsługi zamówień, redukcja błędów i mniejsze straty czasu na obsługę systemu. Automatyczna synchronizacja zamówień ze stanem magazynu skróciła czas realizacji zamówienia: z 2-3 dni do kilku godzin. Błędy praktycznie zniknęły
- Automatyzacja śledzenia czasu pracy i wynagrodzeń. System dostosowuje zadania do możliwości pracowników. Czas przygotowania wynagrodzeń zmniejszył się z 3 dni do kilkudziesięciu minut
- Lepsze wsparcie dla pracowników – szczególnie dla osób z dysfunkcją wzroku, którym system oferował intuicyjny interfejs
- Kierownictwo zyskało dostęp do raportów i analiz umożliwiających szybsze podejmowanie decyzji strategicznych
- Skalowalność – system umożliwił firmie wzrost bez konieczności wprowadzania dodatkowych, czasochłonnych procesów ręcznych
Wdrożenie Enova365 w trzech etapach pozwoliło Szczot-Tech na transformację z systemu fragmentarycznego w kierunku zintegrowanej, nowoczesnej platformy zarządczej, wspierającej zarówno wzrost biznesowy, jak i cele społeczne firmy.
Skalowalny system ERP enova365 pozwala na rozbudowę wraz ze zmieniającymi się potrzebami firmy.
Ogólne Rezultaty
Wydajność operacyjna wzrosła o co najmniej 35%, błędy spadły drastycznie, jakość usług dla klientów instytucjonalnych znacznie się poprawiła.
Efekty Operacyjne:
- Zarządzanie zamówieniami: Automatyczna synchronizacja handlu i magazynu; czas realizacji skrócony z 2-3 dni do kilku godzin
- Kompletacja: efektywność wzrosła o 40%, błędy drastycznie spadły
- Kadry i Płace: Automatyczne śledzenie czasu pracy i wynagrodzeń; czas przygotowania Listy Płac skrócony z 3 dni do kilkudziesięciu minut
- Kontrola jakości: Pełny audit trail każdego etapu produkcji
- CRM: Zintegrowana obsługa klienta i procesów sprzedażowych
Efekty Strategiczne:
- System umożliwia dostęp do raportów i dashboardów w czasie rzeczywistym. Kierownictwo podejmuje decyzje na bazie aktualnych danych. Pełna dokumentacja procesów produkcji i zarządzania klientami wzmocniła zaufanie dużych klientów oraz dała przewagę konkurencyjną
Efekty Długoterminowe:
- Skalowalność: gotowość do obsługi wzrostu biznesu o co najmniej 100%
- Oszczędności kosztów: automatyzacja i redukcja błędów przyniosły kilkudziesięcioprocentowe oszczędności operacyjne
- Przyszłe możliwości: integracja e-commerce, zaawansowana analityka, mobilny dostęp i automatyczne zamówienia materiałów
Inne Korzyści:
- Inkluzywność: pełne wsparcie pracowników z dysfunkcją wzroku
- Standaryzacja: procesy udokumentowane i gotowe do audytów
- Kultura organizacyjna: jasne zadania i przejrzyste kryteria wydajności
