Wystawianie faktur w Krajowym Systemie e-Faktur będzie obowiązkowe już za 50 dni – 1 lutego 2026 dla dużych firm i 1 kwietnia 2026 dla pozostałych. Biurom rachunkowym powoli kończy się więc czas na przygotowania. Ten artykuł to szybka ściąga, która podpowiada o czym pamiętać i jak poukładać procesy, żeby codzienna obsługa klientów zabierała księgowym jak najmniej czasu.
Z artykułu dowiesz się m.in.:
- jak ustalić na nowo zasady współpracy z klientami,
- czy żeby korzystać z KSeF biuro rachunkowe musi się każdorazowo do niego logować,
- jak zorganizować proces pobierania i weryfikacji e-faktur,
- jak w wysyłce faktur do KSeF pomaga enova365,
- jakie korzyści daje zastosowanie PKBR.
1. Po pierwsze, nowe zasady współpracy
Ponieważ wielu klientów biur rachunkowych nadal uważa, że KSeF to problem wyłącznie księgowych, to od Ciebie – księgowego z biura rachunkowego – musi wyjść propozycja omówienia i ustalenia nowych zasad współpracy. Co warto ustalić?
- Sposób dostarczania dokumentów: Czy klient nada biuru rachunkowemu uprawnienia do bezpośredniego pobierania faktur z KSeF, czy będzie pobierał je samodzielnie i przekazywał biuru?
- Weryfikacja merytoryczna: Kto odpowiada za merytoryczną weryfikację faktur zakupu czyli sprawdzenie zgodności faktury z faktycznym przebiegiem transakcji? Jeżeli jest to klient – w jaki sposób będzie informował księgowego, która faktura jest zaakceptowana, a która odrzucona?
- Wystawianie faktur sprzedaży: Kto będzie wystawiał faktury sprzedaży i wysyłał je do KSeF?
- Zasady rozliczania płatności zbiorczych: Kto odpyta KSeF, jakich faktur dotyczy dana płatność – sprzedający (klient biura rachunkowego) czy biuro rachunkowe?
- Procedury na wypadek anulowania faktur: Dokument wysłany do KSeF nie może zostać wycofany. W przypadku rezygnacji z transakcji jedyną metodą jest wystawienie faktury korygującej, którą odbiorca musi zarejestrować. Kto będzie to robił?
Planując nowe procesy rozważ ich automatyzację przy pomocy narzędzi enova365. Są zaprojektowane z myślą o tym, by do minimum ograniczyć pracę manualną związaną z obsługą klientów w biurze rachunkowym.
Jednym z nich jest Pulpit Klienta Biura Rachunkowego (PKBR) enova365 – platforma B2B do elektronicznej komunikacji między biurem rachunkowym a klientami. Umożliwia wspólną pracę w trybie online, zwłaszcza w zakresie klasyfikacji kosztów i przychodów.
Dla mikroprzedsiębiorców i JDG, którzy nie mają własnego systemu ERP, PKBR może służyć także do wystawiania faktur sprzedaży i przesyłania ich do KSeF, co znacznie upraszcza proces ewidencji i wysyłki.
Przeczytaj także:
Dlaczego Pulpit Klienta Biura Rachunkowego enova365 wygrywa z konkurencyjnymi narzędziami
Umowa z biurem rachunkowym a KSeF – na co zwrócić uwagę
2. Uzyskaj dostęp do KSeF w imieniu klienta. Korzystaj z KSeF bez logowania
Dostęp do KSeF jest możliwy dzięki tokenom lub certyfikatom. Jeżeli biuro rachunkowe będzie odbierać faktury z KSeF w imieniu klienta, pierwszą i najważniejszą rzeczą do zrobienia jest uzyskanie dostępu do KSeF w imieniu klienta.
Podatnik, który dokonał autoryzacji w systemie, może nadać uprawnienia biuru rachunkowemu. Mogą to być pełne uprawnienia właścicielskie (w przypadku JDG) lub uprawnienia ograniczone, np. tylko do wystawiania i dostępu do faktur.
Jak pomaga enova365?
System pozwala na zapisanie parametrów połączenia (tokenu lub certyfikatów) osobno dla każdego klienta w ustawieniach konfiguracyjnych, dzięki czemu pracownik biura rachunkowego nie musi każdorazowo logować się na portal ministerialny. System automatycznie wykonuje uwierzytelnienie, co znacznie usprawnia procesy pobierania i wysyłki faktur.
3. Zautomatyzuj pobieranie faktur zakupu z KSeF i przyspiesz ich weryfikację
Przed wdrożeniem księgowi z biura rachunkowego często długo czekali na miesięczne zestawienie faktur od klientów, co prowadziło do konieczności składania korekt deklaracji i rozliczeń. KSeF i enova365 oferują rozwiązanie tego problemu.
Jak pomaga enova365?
Jeśli klient nada pracownikom biura rachunkowego odpowiednie uprawnienia, mogą oni ustalić harmonogram automatycznego pobierania faktur w jego imieniu. Np. harmonogram zadań w enova365 automatycznie odpytuje serwis KSeF i automatycznie pobiera faktury. Jak to działa w praktyce?
- Zapytanie do KSeF i pobranie faktur
System automatycznie – zgodnie z harmonogramem – lub ręcznie – na żądanie pracownika – wysyła do KSeF zapytanie o dostępne faktury zakupowe z określonego przedziału czasowego.
- Zapis w bazie
Pobrane pliki XML faktur zapisywane są w bazie danych enova365, gdzie oczekują na weryfikację i kwalifikację.
- Weryfikacja merytoryczna
Zwykle to klient, a nie biuro, musi dokonać merytorycznej weryfikacji poprawności faktur. Ten proces może być łatwiejszy, jeżeli wykorzystasz Pulpit Klienta Biura Rachunkowego (PKBR), który umożliwia wspólną pracę online księgowego z biura i klienta.
Klient ma w PKBR podgląd faktur pobranych z KSeF. Może tam wprowadzić uwagi, zaakceptować lub odrzucić fakturę, zanim zostanie zaksięgowana.
Jeśli biuro i klient uzgodnili, że klasyfikacja faktur będzie bardziej zaawansowana, klient może oznaczać pliki matrycami lub rodzajami dokumentów KSeF, opartymi na słowach kluczach, takich jak „koszty paliwa” lub „koszty projektu”, co przyspieszy dekretację.
- Import i księgowanie faktur
Po weryfikacji merytorycznej następuje etap pracy księgowych z biura – księgowanie. Ich pracę również może ułatwić enova365.
System enova365 automatycznie przetwarza pobrane pliki KSeF, którym księgowy z biura lub klient przypisał odpowiednią kategorię (np. Ewidencja dla dokumentów kosztowych).
Następnie księgowy z biura zleca operację „Utwórz dokument”. Wtedy system automatycznie:
- tworzy dokument zakupu w ewidencji dokumentów,
- uzupełnia daty, numer dokumentu, dane kontrahenta, podział na stawki VAT i formę płatności,
- w przypadku nowych kontrahentów, automatycznie dodaje ich kartoteki i sprawdza ich status w GUS i na Białej Liście.
Dzięki wsparciu enova365, księgowi z biura rachunkowego pełnią funkcję kontrolną, a większość pracy wykonuje za nią system.
4. Nadzoruj wysyłanie faktur sprzedaży do KSeF – resztę zrobi system
Jeżeli do wystawiania faktur klient korzysta z Pulpitu Klienta Biura Rachunkowego (co jest optymalne dla mniejszych firm bez własnego systemu ERP), dokumenty te trafiają bezpośrednio do jego bazy danych w biurze rachunkowym.
Jak w wysyłce faktur do KSeF pomaga enova365?
System sprawdza zgodność ze schemą, automatycznie wysyła i dostarcza urzędowe poświadczenie odbioru. Księgowy tylko nadzoruje proces wysyłki.
Odbywa się to w następujących 3 krokach.
- Weryfikacja wystawionej faktury: po sporządzeniu faktury w enova365, system najpierw sprawdza jej poprawność i zgodność ze schemą FA(3).
- Wysyłka ręczna lub automatyczna: system obsługuje zarówno wysyłkę na żądanie, jak i wysyłkę automatyczną, według zdefiniowanego przez księgowego harmonogramu. Wtedy sam wysyła do KSeF wystawione faktury, o ustalonej wcześniej porze.
- Status i UPO: po wysłaniu księgowy sprawdza status.
Jeśli dokument jest poprawny, otrzymuje status Przyjęty i unikalny numer systemowy KSeF. Następnie można pobrać Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO), z dokładną datą i godziną przesłania oraz datą nadania numeru KSeF (będącą jednocześnie datą otrzymania faktury przez nabywcę).
4. Automatycznie rozliczaj klientów
Wprowadzenie KSeF niesie ze sobą zmianę w zakresie płatności, która wejdzie w życie 1 stycznia 2027 r. Od tej daty przelewy za faktury objęte KSeF będą musiały zawierać numer systemowy KSeF, który składa się z 35 cyfr. Oznacza to konieczność automatyzacji, bo ręczne przygotowanie przelewów stanie się trudniejsze.
Po otrzymaniu przelewu, można „odpytać” KSeF, jakich faktur dotyczy dana płatność. W przypadku przelewów zbiorczych dla wielu faktur od tego samego sprzedającego, KSeF przewidział możliwość nadania identyfikatora zbiorczego.
enova365 monitoruje zmiany, związane z obsługą komunikacji KSeF, dążąc do automatyzacji płatności z uwzględnieniem nowych wymogów.
Korzyści jakie zaobserwują biura rachunkowe, które wykorzystają PKBR do obsługi klientów w erze KSeF
Korzystanie z systemu ERP, takiego jak enova365, niesie dla biura rachunkowego szereg korzyści, wykraczających poza samo księgowanie.
- Przyspieszenie obiegu dokumentów
Dzięki integracji enova365 z KSeF rejestracja dokumentu zakupu w systemie jest możliwa niemal natychmiast po jego wystawieniu przez sprzedawcę.
- Minimalizacja błędów
enova365 minimalizuje ryzyko odrzucenia faktury przez KSeF, ponieważ dokument jest weryfikowany pod kątem zgodności ze schemą jeszcze przed wysłaniem.
- Szybsza wymiana informacji z klientami
Wszystko odbywa się elektronicznie. Wszystko jest w systemie. Wszystkie wątpliwości można wyjaśnić w czacie pod dokumentem.
- Bezpieczeństwo
Uwierzytelnianie oparte o tokeny lub certyfikaty zapisane w konfiguracji enova365 zapewnia, że pobieranie i wysyłka faktur do KSeF jest bezpieczna, eliminując ryzyko związane np. z przesyłaniem dokumentów przez niezabezpieczone konta e-mail.
- Sprawne przekazywanie dokumentów uzupełniających
enova365 oferuje rozwiązanie dla dokumentów, które pozostają poza KSeF –np. faktur zagranicznych czy załączników– Pulpit Klienta Biura Rachunkowego. Rozwiązanie umożliwia klientom ich dodawanie w formie skanów/załączników do faktur pobranych z KSeF, dzięki czemu biuro dysponuje kompletem informacji bez konieczności odrębnego obiegu.
Podsumowanie
Integracja z KSeF za pośrednictwem enova365 oznacza, że codzienna praca księgowych z biura rachunkowego staje się szybsza, dzięki automatycznemu pobieraniu, wysyłaniu faktur i przyporządkowywaniu ich do kont księgowych oraz obarczona mniejszym marginesem błędu.
System enova365, dzięki takim narzędziom jak Pulpit Klienta Biura Rachunkowego pozwala biurom rachunkowym sprostać wyzwaniu, jakim jest obsługa dokumentów w erze KSeF i jednocześnie zwiększyć efektywność. Obieg dokumentów jest w dużej mierze automatyczny i uporządkowany.
