Jakie narzędzia najskuteczniej wspierają biura rachunkowe w realizowaniu codziennych zadań? Właściciele i główni księgowi z uznanych firm księgowych – Four Tax, Finker, Eureca i ACCF odpowiedzieli na to pytanie podczas debaty Arena Ekspertów. Sprawdź, jakie rozwiązania polecili.
Spis treści:
- Narzędzia niezbędne w biurach rachunkowych – podsumowanie
- Nowoczesne technologie zwiększające efektywność biur rachunkowych
- Rola automatyzacji i sztucznej inteligencji – wspierają czy zastępują księgowych?
- Wyzwania i korzyści z wdrażania nowych systemów
- Jak inwestycja w technologię wpływa na rozwój biura i jak szybko się zwraca?
Narzędzia niezbędne w biurach rachunkowych – podsumowanie
| Rozwiązanie | Jaką funkcję spełnia? | Korzyść |
| System ERP | Integracja wszystkich danych w jednym miejscu | Nic nie musisz robić dwa razy |
| Moduł Workflow | Standaryzacja i automatyzacja obiegu dokumentów | Szybszy obieg dokumentów, mniej błędów |
| Technologia OCR | Mechanizm AI, który wyręcza księgowych we wprowadzaniu danych | Oszczędność czasu, eliminacja błędów |
| Pulpity Klienta Biura Rachunkowego | Klient wprowadza dokumenty, księgowa ma do nich dostęp | Szybsza wymiana informacji |
| Integracje | Automatyzacja różnych czynności | Oszczędność czasu |
| Harmonogram zadań | Automatycznie wykonuje rutynowe czynności | Dodatkowy automatyczny „pracownik” |
Nowoczesne technologie zwiększające efektywność biur rachunkowych
Automatyzacja i standaryzacja procesów pomaga specjalistom lepiej pracować: uwalnia ich od powtarzalnych działań i żmudnych zadań oraz utrudnia popełnianie błędów. Jakie rozwiązania stosują w swojej pracy właściciele i główni księgowi z firm księgowych – Four Tax, Finker, Eureca i ACCF?
Systemy ERP – kręgosłup biznesów
Centralnym punktem działalności wielu biur jest oprogramowanie ERP, takie jak enova365, które stanowi „kręgosłup biznesów”. System ten jest stale rozwijany, aby księgowi mogli pracować wydajniej i spokojniej. enova365 jest elastyczna, modułowa i rośnie wraz z potrzebami biur, zaspokajając zarówno potrzeby biur obsługującychkilka podmiotów, jak i rozbudowanych organizacji. System umożliwia standaryzację procesów, planów kont i schematów księgowych. Jednocześnie, dzięki enova365 biura mogą „uszyć na miarę” rozwiązania dla każdego klienta i zapewniać spokój w firmie przez ujednolicenie pracy.
Czytaj także: Integracja modułów w biurze rachunkowym – jak połączyć wszystko, żeby nie robić nic dwa razy
Moduł Workflow – powtarzalny, automatyczny i bezbłędny obieg dokumentów
Uporządkowany obieg dokumentów między pracownikami, jak i między biurem a klientem decyduje o sprawności pracy biura. W dużych podmiotach wielopoziomowa akceptacja kosztów po prostu wymaga elektronicznego obiegu dokumentów. Z jednej strony Workflow pomaga klientom zapewnić powtarzalność procesów, wyeliminować papier i błędy, z drugiej pozwala na klasyfikację kosztów w wielu wymiarach, co jest ważne z punktu widzenia rachunkowości zarządczej.
W wypadku enova365 Workflow jest integralną częścią systemu, dzięki czemu można korzystać z zarządzania procesowego we wszystkich obszarach dostępnych w systemie.
Technologie OCR – mechanizm AI, który wprowadza dane
W kontekście Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), biura rachunkowe skupiają się na wdrażaniu OCR-ów. Pomaga to w przetwarzaniu dokumentów kosztowych i redukuje potrzebę manualnego wprowadzania danych.
Pulpity Klienta – klucz do samoobsługi
Pulpity Klienta Biura Rachunkowego umożliwiają dwustronną komunikację – klienci mogą wgrywać dokumenty, a biura mają pewność, że są to sprawdzone i zaakceptowane przez klienta dane.
Integracja – automatyzacja
Integrując się z systemami bankowymi, enova365 pozwala na automatyczne pobieranie wyciągów bankowych. Możliwe jest również połączenie systemów handlowych klientów z enova365, co automatyzuje księgowanie paragonów fiskalnych czy faktur sprzedaży, znacząco redukując czasochłonność i liczbę błędów.
Harmonogramy zadań – automatyczny „pracownik”
Harmonogramy zadań pozwalają zlecić automatowi wykonanie cyklicznych czynności, takich jak naliczanie amortyzacji, blokowanie księgowania w zamkniętych miesiącach czy rozliczanie różnic kursowych. Harmonogram zadań enova365 to dodatkowy, automatyczny „pracownik”, który wykonuje powtarzalne zadania.
Czytaj także: Harmonogram Zadań w ERP − jak może usprawnić procesy w firmie?
Rola automatyzacji i sztucznej inteligencji – wspierają czy zastępują księgowych?
Automatyzacja i sztuczna inteligencja (AI) są postrzegane jako wsparcie, a nie zagrożenie dla zawodu księgowego.
Dzięki automatyzacji możliwe jest uproszczenie i ciągłe doskonalenie procesów. Czasochłonne manualne wprowadzanie danych jest eliminowane przez narzędzia i procesy, takie jak OCR i automatyczne zaciąganie faktur z KSeF. Dzięki robotom w środowisku enova365 efektem jest na przykład redukcja czasu potrzebnego na obsługę wyciągów bankowych o 40%. W innym przypadku wdrożenie systemu ERP w firmie produkcyjnej z 50 sklepami pozwoliło zmniejszyć liczbę osób zajmujących się raportami dobowymi z pięciu do jednej, a także przyspieszyć procedury związane z księgowaniem 1000 faktur sprzedaży dziennie.
Eksperci w tej dziedzinie nie obawiają się, że AI zabierze im pracę. Uważają, że AI zmieni charakter zawodu, eliminując proste, powtarzalne i nudne zadania. Ludzie będą mogli skupić się na analizie i zajmować się czynnościami, wymagającymi wyższych kwalifikacji. Złożoność otoczenia gospodarczego i prawnego biur rachunkowych sprawia, że pełne zastąpienie człowieka przez AI nie jest możliwe.
Eksperci biorący udział w debacie podkreślili ponadto, że ważnym aspektem przy wdrażaniu AI jest bezpieczeństwo danych. Preferowane są narzędzia, które są pod kontrolą biura.
Wyzwania i korzyści z wdrażania nowych systemów
Wdrażanie nowych systemów niesie ze sobą zarówno wyzwania, jak i znaczące korzyści. Właściciele i główni księgowi z Four Tax, Finker, Eureca i ACCF wymienili następujące:
Wyzwania:
- Zmieniające się otoczenie technologiczne i oczekiwania klientów.
- Stale pojawiające się zmiany w przepisach, które wymagają ciągłego dostosowywania procedur i zasad pracy.
- Problem z przekroczeniem bariery mentalnej u niektórych pracowników („zawsze tak robiłem”) i klientów, którzy mogą mieć opory przed zmianą papierowej pracy na elektroniczną.
- Konieczność reorganizacji procesów (w biurach i u klientów) w związku z KSeF, co wymaga wypracowania nowych procedur.
Korzyści:
- Zapewnienie bezpieczeństwa i profesjonalnej obsługi klientów.
- Wsparcie biznesowe dla klientów, pomoc w zrozumieniu danych i podejmowaniu skutecznych decyzji biznesowych.
- Eliminacja błędów ludzkich i zwiększenie dokładności.
- Standaryzacja pracy i jej ujednolicenie, co ułatwia wdrażanie nowych pracowników i utrzymanie ciągłości pracy.
- Gotowość na nadchodzące zmiany legislacyjne, takie jak JPK CIT czy KSeF, dzięki aktualizacjom oprogramowania.
- Oszczędność czasu i pieniędzy (dla biura i klientów) poprzez eliminację manualnych czynności i sprawniejszą komunikację.
Jak inwestycja w technologię wpływa na rozwój biura i jak szybko się zwraca?
Uczestnicy Areny Ekspertów byli zgodni, że inwestycja w technologię w biurze rachunkowym jest koniecznością rynkową, a nie tylko sposobem na obniżenie kosztów.
Rentowność i rozwój
Technologia pozwala biurom nie pozostawać w tyle w obliczu rosnących wymagań klientów oraz stale zmieniających się przepisów. Inwestycje w technologię prowadzą do zwiększenia rentowności poprzez oszczędności na zatrudnieniu w obszarach prostych i powtarzalnych. Umożliwia to pokrycie wzrostu wynagrodzeń pracowników i innych kosztów operacyjnych.
Ewolucja ról i kompetencji
Chociaż nowe technologie mogą prowadzić do zaniku zawodu asystenta odpowiedzialnego wyłącznie za wprowadzanie danych, to jednocześnie przekierowują pracowników na inne, bardziej zaawansowane obszary. Wymaga to rozwoju nowych umiejętności, skupienia się na kontroli danych i analizie, a nie na mechanicznym przepisywaniu.
Skalowalność i obsługa klienta
Dzięki technologii, biura mogą obsługiwać większą liczbę klientów i bardziej złożone rozliczenia (na przykład w branży e-commerce czy produkcji), przy zachowaniu wysokiej jakości i efektywności. W rezultacie możliwe jest budowanie długoterminowych relacji partnerskich z klientami, gdzie ich sukces jest również sukcesem biura.
Podsumowanie
Inwestowanie w nowoczesne narzędzia i technologie, takie jak system ERP enova365, w tym moduł Workflow, narzędzia OCR czy Pulpity Klienta oraz automatyzacja procesów to działania niezbędne dla efektywności, bezpieczeństwa i rozwoju biur rachunkowych w erze cyfryzacji. Pozwala to nie tylko sprostać bieżącym wyzwaniom, ale także strategicznie rozwijać biznes i podnosić jakość świadczonych usług.
Materiał został zrealizowany przy współpracy z Autoryzowanym Partnerem Soneta – firmą READY TO RISE, która wspiera biura rachunkowe w efektywnym wdrażaniu i wykorzystaniu systemu enova365.
