Cyfryzacja firmy handlowo-produkcyjnej to wdrożenie oprogramowania, dzięki któremu poszczególne procesy mogą przebiegać elektronicznie – bez papieru, za to ze wsparciem automatyzacji. Sprawdź, które procesy handlowo-produkcyjne można zdigitalizować i jak cyfrowa firma handlowo-produkcyjna działa na co dzień.
Najważniejsze informacje
- Firma, która produkuje na zamówienie może cyfrowo obsłużyć komplet procesów – od ofertowania, przez wybór dostawców i planowanie produkcji, aż po jej rozliczenie.
- Efektem digitalizacji jest nie tylko eliminacja papieru. Także szybki przepływ informacji dzięki temu, że sprzedaż, księgowość, produkcja i zaopatrzenie korzystają z tego samego systemu.
- Ofertowanie i wycena, wybór dostawcy, rozliczenie produkcji – procesy trwają krócej, gdy dokumenty są automatycznie przekazywane przez system wg ustalonych reguł.
Spis treści:
- Jakich procesów dotyczy cyfryzacja firmy handlowo-produkcyjnej?
- E-ofertowanie, czyli ofertowanie jako proces workflow
- Automatyczne generowanie zleceń produkcyjnych i zapotrzebowania materiałowego
- Elektroniczny obieg faktur zakupowych
- Automatyczna kalkulacja kosztów produkcji
- Elektroniczna samoobsługa kontrahentów
- Nie tylko handel, produkcja, księgowość – także cyfrowe kadry i płace
Jakich procesów dotyczy cyfryzacja firmy handlowo-produkcyjnej?
Jeżeli zastanawiasz się, czy każdy proces w firmie produkcyjno-handlowej da się zdigitalizować, mamy dobrą wiadomość. Każdy, który ma przebiegać według określonych reguł, składa się z wielu etapów i jest realizowany przez wielu uczestników.
Chodzi o to, że kiedy zaplanujesz określony porządek działań, wyznaczysz osoby odpowiedzialne za ich realizację i skonfigurujesz procesy w systemie, to wtedy właśnie system ERP będzie przypominał o konieczności wykonania zadań. Będzie także agregował w jednym miejscu informacje, kluczowe dla sprawnego działania sprzedaży, zakupów, produkcji i księgowości. A także księgował faktury i przyporządkowywał je do miejsc powstawania kosztów.
Wdrożenie takich działań pozwoli się więc pozbyć całego szeregu problemów, w tym takich jak:
- rozproszone dane,
- długi czas potrzebny na przygotowanie ofert,
- chaos informacyjny, w którym zaopatrzenie nie wie, jakich surowców potrzebuje produkcja, a finanse nie znają planowanych kosztów produkcji,
- zaniżone lub zawyżone wyceny, spowodowane tym, że kalkulowanie rzeczywistych kosztów produkcyjnych i porównanie ich z planowanymi jest trudne oraz czasochłonne.
Innymi słowy, korzystanie z jednego systemu ERP, który łączy wszystkie działy w firmie i umożliwia automatyzację, rozwiązuje wiele problemów często występujących w branży handlowo-produkcyjnej. Ale zacznijmy od początku.
E-ofertowanie czyli ofertowanie jako proces workflow
W firmie, która produkuje na zamówienie, każda oferta może być inna, w zależności od zamówienia. Choć oferty są różne, sam proces ofertowania może być standardowy, a pracownicy mogą oszczędzać czas, dzięki wsparciu automatyzacji.
Jak przebiega cyfrowe ofertowanie? Kiedy zapytanie ofertowe wpłynie do firmy, trzeba zwykle zebrać następujące dane:
- ile czasu zajmie realizacja,
- jakie zasoby ludzkie i surowce zaangażuje,
- jakie będą koszty: surowców, maszyn czy wynagrodzeń.
Żeby usprawnić proces gromadzenia tych informacji system automatycznie dostarczy tworzoną ofertę do pracowników ją przygotowujących, opiniujących oraz akceptujących. Co istotne, system powiadomi osoby zaangażowane w proces, że potrzebne jest ich działanie, dzięki czemu wszystko przebiegnie szybciej. Po wykonaniu wszystkich potrzebnych kroków oferta trafia do klienta.
Niepotrzebna jest ani jedna kartka papieru, wszystkie informacje są w systemie i jest do nich łatwy wgląd.
Czytaj także: Jak enova365 pomogła Sail Service rozwinąć moduł handlowo-magazynowy
Automatyczne generowanie zleceń produkcyjnych i zapotrzebowania materiałowego
Jeśli klient zaakceptuje ofertę, to tworzone jest “zamówienie od odbiorcy”, na podstawie którego można generować zlecenia produkcyjne z wcześniej przygotowanej technologii. Z nich powstaną plany produkcyjne i zapotrzebowanie materiałowe. To pierwsze trafia na produkcję i do działu księgowości, a to ostatnie do działu zakupów, który następnie zbiera oferty na zakup potrzebnych surowców czy materiałów. Ten proces również może przebiegać standardowo, a obieg dokumentów może być z góry zaplanowany.
Przykładowo, możesz ustalić, że dział zakupów każdorazowo zbiera oferty na surowce od 5 dostawców. Kiedy wpłyną, system przesyła je do wyznaczonych osób do zaopiniowania, a one wybierają i akceptują najlepszą ofertę. Z zaakceptowanej oferty można wygenerować zamówienia do dostawców, którzy dostarczają do firmy potrzebny towar.
Bez papieru, bez rozproszonych informacji, ani długiego oczekiwania na decyzję. Wszystko przebiega elektronicznie, w z góry ustalonym porządku.
Elektroniczny obieg faktur zakupowych
Kiedy surowce zostają dostarczone do firmy, generowany jest dokument PZ i wpływa faktura zakupowa. Jeżeli dostawca wystawił ją na papierze, do systemu, razem ze skanem, wprowadza ją sekretariat. Jeżeli korzystasz z Krajowego Systemu e-Faktur po prostu importujesz ją do systemu ERP.
Następnie system przesyła fakturę do działu merytorycznego, który podpina ją pod odpowiedni dokument PZ, a w kolejnym kroku do księgowości, gdzie może zostać automatycznie rozksięgowana na odpowiednie zlecenia produkcyjne. Wystarczy raz określić potrzebne reguły, według których dokumenty kosztowe mają być przekazywane do opisu czy akceptacji, a następnie automatycznie dekretowane przez system, a system sam wykona kolejne kroki.
Czytaj także: Neptun Ship Service automatyzuje zarządzanie sprzedażą dzięki wdrożeniu enova365
Automatyczna kalkulacja kosztów produkcji
System, który wspiera działy zakupów i produkcję, może wspierać także księgowość. Możliwa jest automatyczna alokacja kosztów produkcji na poszczególne produkty i klientów, a także łatwe porównanie planowanych kosztów z tymi, jakie zostały rzeczywiście poniesione. Dzięki temu łatwo zweryfikujesz czy produkt został prawidłowo wyceniony – czy wycena nie jest zaniżona lub zawyżona. Co więcej, wiedza o tym, który składnik kosztu ma największy lub najmniejszy wpływ na wycenę pozwoli efektywniej zarządzać kosztami i dostawcami.
Moduł Produkcja enova365 umożliwia porównanie struktury i wartości kosztów planowanych z rzeczywistymi
Pracę księgowych usprawnią także inne funkcje programu enova365 dla księgowych, takie jak automatyczna identyfikacja podmiotów z operacji bankowych z kontrahentami z bazy. Na podstawie zgodności numerów rachunków albo numerów dokumentów można automatycznie „parować” zobowiązania z należnościami.
Elektroniczna samoobsługa kontrahentów
Tam gdzie towary nie są produkowane na zamówienie, możliwa jest samoobsługa kontrahentów. Korzystając z Pulpitu Kontrahenta mogą oni sami sprawdzać listę oferowanych towarów i ich ceny, zamawiać oraz śledzić informacje o statusie dostaw, należnościach i zobowiązaniach. Z drugiej strony, handlowcy mogą dla klientów skonfigurować indywidualne cenniki oraz generować faktury czy komunikaty, które docierają do klientów w czasie rzeczywistym.
Wszystkie informacje są dostępne 24/7, bez angażowania działu obsługi klienta.
Czytaj także: Pulpit Kontrahenta – jak wspomoże Twój biznes?
Nie tylko handel, produkcja i księgowość – także cyfrowe kadry i płace
Jeżeli chcesz przejść na cyfrowe procesy w firmie handlowo-produkcyjnej, rozważ także cyfryzację kadr i płac. Oprócz modułów handlowych, produkcyjnych i księgowych, enova365 oferuje także moduły kadrowo-płacowe. Znajdziesz wśród nich e-teczki, które pozwalają na przechowywanie całej dokumentacji pracowniczej w formie cyfrowej oraz pulpity pracownicze, dzięki którym możliwa jest samoobsługa pracownicza. Innymi słowy, pracownicy sami mogą załatwiać swoje sprawy online, przy czym każdy dokument zapisywany jest w systemie, do którego dostęp ma również dział kadr.
Jeżeli prowadzisz firmę handlowo-produkcyjną i chcesz by jak najwięcej procesów przebiegało automatycznie i cyfrowo, jeszcze dziś umów się na prezentację systemu ERP enova365. Możesz także pobrać demo i przetestować interesujące Cię funkcjonalności.
