Rozwiązania chmurowe zdobywają coraz większą popularność. Jednak błędne wyobrażenia na temat tego, czym jest ta technologia, powstrzymują niektóre firmy przed korzystaniem z systemu ERP w chmurze. Obalamy mity na ten temat.
Spis treści:
- Systemy ERP w chmurze – dlaczego stają się coraz popularniejsze?
- ERP w chmurze – mity
- System ERP w chmurze – fakty
- enova w chmurze – czy warto ją wdrożyć?
Systemy ERP w chmurze – dlaczego stają się coraz popularniejsze?
Chmura obliczeniowa (ang. cloud computing) to usługa przechowywania, przetwarzania oraz udostępniania danych na przeznaczonych do tego serwerach.
W modelu chmurowym można korzystać na przykład z systemu ERP. Jeżeli system ERP w chmurze jest zarządzany przez producenta danego systemu, zapewnia on wszelkie niezbędne do korzystania z rozwiązania zasoby – a więc oprogramowanie, serwery czy bazy danych – oraz dba o ich bezpieczeństwo. Korzystanie z zasobów umieszczonych w chmurze odbywa się za pośrednictwem Internetu, a wszelkie aktualizacje z punktu widzenia użytkowników końcowych są instalowane automatycznie, bo dba o nie zespół deweloperów po stronie producenta.
Rozwiązania chmurowe eliminują więc konieczność inwestowania w infrastrukturę IT, jak i ponoszenia z góry kosztu licencji na system ERP w chmurze. Najczęstszym sposobem rozliczania takiej usługi jest bowiem opłata abonamentowa za faktyczne korzystanie z udostępnionych zasobów.
Optymalizacja kosztów oraz redukcja wysokiego progu wejścia w inwestycję to jednak niejedyne powody, dla których firmy coraz częściej wykorzystują systemy ERP w chmurze. Jakie jeszcze korzyści oferują rozwiązania chmurowe? Przykłady tych najważniejszych znajdziesz poniżej.
1. Niski próg wejścia i brak konieczności mrożenia kapitału – miesięczne opłaty za korzystanie z systemu ERP w chmurze zmniejszają koszt inwestycji w infrastrukturę IT. Decydując się na model usługowy, przedsiębiorca nie ponosi wysokiego kosztu zakupu licencji „z góry”. Dzięki temu firma dysponuje kapitałem, który może przeznaczyć na inne inwestycje.
2. Dopasowanie do biznesu – chmura to elastyczność. Dzięki niej biznes wybiera tylko te zasoby, których faktycznie potrzebuje w danym momencie i wyłącznie za nie płaci. Przedsiębiorca może poszerzać swoją instalację wraz z rozwojem firmy, dobierając potrzebne funkcje systemu ERP. Chmura pozwala na rezygnację ze zbędnych zasobów, kiedy nie są potrzebne. Ma to szczególnie zastosowanie w branżach o wysokiej sezonowości.
3. Bezpieczeństwo – przechowywanie danych firmowych z wykorzystaniem cloud computing zapewnia bardzo wysoki stopień bezpieczeństwa. Dane i kopie zapasowe są chronione również przed utratą spowodowaną na przykład mechanicznym zniszczeniem komputerów czy serwerów oraz przed atakami zewnętrznymi.
4. Zgodność z przepisami – bieżąca aktualizacja dostosowana do zmian w przepisach jest jedną z kluczowych kwestii dla użytkowników systemów księgowych, kadrowych czy handlowych. Jeżeli firma zdecyduje się na zakup ERP w modelu usługowym, aktualizacje do zmian w przepisach otrzyma w cenie miesięcznego abonamentu.
5. Wygoda – najlepsze systemy ERP są gotowe do pracy w każdej chmurze. Klient sam decyduje o tym, z którym dostawcą chce współpracować. Dodatkowo nowoczesne rozwiązania, jak na przykład system ERP enova365 w wersji multi, umożliwiają pracę na wielu urządzeniach. To gwarancja dostępu do danych firmy niezależnie od tego, czy jest to praca w biurze, w delegacjach czy praca zdalna (home office).
6. Łatwość rozliczania – opłata abonamentowa za ERP w chmurze należy do tych kosztów, które łatwo rozliczyć w firmowych wydatkach.
Pomimo wyżej wspomnianych zalet korzystania z rozwiązań chmurowych są firmy, które mają obawy, związane z korzystaniem z systemów ERP w chmurze. Powodem jest funkcjonowanie różnych mitów. Poniżej rozprawiamy się z tym najczęściej spotykanymi.
ERP w chmurze – mity
# MIT 1
Bezpieczeństwo danych we własnej serwerowni jest większe, niż bezpieczeństwo danych w chmurze.
Bezpieczeństwo danych to jedna z najczęściej zgłaszanych przez menedżerów obaw, związanych z chmurą. Obawiają się oni, że firma, która korzysta z rozwiązań chmurowych, nie ma kontroli nad danymi, które przetwarza, co sprowadza się do tego, że nieuprawniona osoba może mieć do nich dostęp. Ta obawa jest jednak całkiem nieuzasadniona. Ponieważ świadczenie usług w chmurze jest podstawą działalności ich dostawców, traktują je oni jako priorytet.
„Dbanie o bezpieczeństwo danych, które znajdują się w chmurze, to najważniejsze wyzwanie, jakie stoi przed dostawcami usług chmurowych, bo zapewnienie wysokiego poziomu bezpieczeństwa decyduje o wiarygodności ich usług i zaufaniu użytkowników. Nie bez powodu inwestują oni ogromne środki finansowe w bezpieczeństwo swoich centrów oraz zatrudniają najlepszych specjalistów ds. cyberbezpieczeństwa. Można więc powiedzieć, że bezpieczeństwo zasobów w chmurze jest jedną z jej największych zalet”. – uważa Sabina Jurek, kierownik zespołu rozwoju i serwisu rozwiązań chmurowych enova365.
Co więcej, dzięki temu, że koszty zapewniania bezpieczeństwa rozkładają się na wiele firm, są one relatywnie niższe. Chodzi o to, że każda firma, która ma własną serwerownię i przechowuje w niej swoje dane, musi zadbać, między innymi o:
- zdefiniowanie polityk bezpieczeństwa dostępu do danych, czyli: kto i kiedy może mieć do nich dostęp nie tylko w rozumieniu fizycznego dostępu, ale także zdalnego, skąd można się łączyć, czy połączenia są szyfrowane, w jaki sposób użytkownicy się uwierzytelniają;
- wdrożenie polityki tworzenia i przechowywania kopii zapasowych, zarówno serwerów, jak i baz danych, oczywiście najlepiej, gdyby te mogły wykonywać się automatycznie wg zaplanowanego harmonogramu z uwzględnieniem przechowywania kopii w kilku miejscach;
- fizyczne bezpieczeństwo danych – w tym zabezpieczenia przeciwpożarowe czy klimatyzację pomieszczeń serwerowni,
- politykę BHP.
„Ponieważ dostawcy usług chmurowych działają w dużej skali koszty, jakie ponoszą na zapewnienie bezpieczeństwa, są w przeliczeniu na pojedynczego usługobiorcę zdecydowanie niższe, niż w przypadku, gdy firma chce indywidualnie zastosować wszystkie zabezpieczenia, z których można skorzystać w chmurze” – wyjaśnia Sabina Jurek.
Korzystanie z chmury pozwala też na zapewnienie bezpieczeństwa danym osobowym zgodnie z RODO lub innymi lokalnymi przepisami.
„Podpisując umowę z usługodawcą, jako usługobiorca otrzymujesz informacje, gdzie zlokalizowane są serwerownie, z których będzie korzystała Twoja firma. Jeżeli działasz w Unii Europejskiej, możesz wybrać serwerownie zlokalizowane na jej terenie, co pozwoli Ci zapewnić zgodność z RODO” – tłumaczy Sabina Jurek.
Zatem w przypadku ERP w chmurze aspekt dostosowania sprzętu do wymogów RODO jest zdejmowany z barków przedsiębiorcy – musi on jedynie zadbać o stosowanie polityk zgodnych z RODO na poziomie pracy operacyjnej, tj. np. polityka bezpieczeństwa informacji. Jeśli chodzi o zgodność RODO w zakresie działania systemów ERP ich producenci, implementują niezbędne mechanizmy.
Z drugiej strony, jeżeli firma świadczy usługi poza UE, rozsądniejsze może się okazać skorzystanie z serwerowni umieszczonych poza jej obszarem, bo to pozwoli jej się dostosować do lokalnych dyrektyw związanych z ochroną danych osobowych.
Bezpieczeństwo rozwiązań chmurowych jest też na bieżąco testowane przez duże firmy, świadczące usługi chmurowe. Żeby chronić zasoby przed atakami, dostawcy usług chmurowych mają często dwa zespoły programistów, które wymieniają się rolami – jeden „atakuje” chronione zasoby, a drugi je chroni. Po czym następuje zamiana. Pomaga to przewidzieć, w jaki sposób hakerzy, czy inne osoby, którym będzie zależało na dostępie do danych, mogą zyskać do nich dostęp.
#MIT 2
Przy dużych instalacjach chmura się nie opłaca
To czy system ERP w chmurze opłaca się bardziej niż w modelu tradycyjnym, gdy cały system ERP jest instalowany w ramach wewnętrznej infrastruktury sprzętowo-sieciowej w firmie, zależy od organizacji. Dlatego rozważając model korzystania z systemu ERP, trzeba wziąć pod uwagę wiele aspektów. Istotne jest na przykład, na ile funkcjonowanie firmy można odwzorować i zdigitalizować przenosząc do chmury, i też – jaką infrastrukturą dysponuje już firma.
„Firmy, które utrzymują własną infrastrukturę serwerową często, uważają, że powinna ona wystarczyć na jakiś czas, dlatego tworzą ją niejako na zapas, żeby nie musieć jej modernizować, bo wiązałoby się to z przestojami” – wyjaśnia Sabina Jurek. „Z drugiej strony, jeżeli chodzi o chmurę to podstawową zasadą jest »płacę za to, co w danym momencie zużywam«, bo usługi w chmurze obliczeniowej mogą zostać szybko zeskalowane do większych lub mniejszych rozmiarów” – dodaje.
Podsumowując, można powiedzieć, że to czy chmura jest droższa, czy tańsza jest kwestią indywidualną w przypadku każdej organizacji i tego, jak ta organizacja jest do tej transformacji przygotowana:
- jakie koszty przygotowania będzie musiała ponieść?
- czy posiada te kompetencje wśród swoich pracowników?
- czy będzie korzystać z usług zewnętrznych doradców?
#MIT 3
ERP w chmurze jest dobry dla start-upów, a nie dużych przedsiębiorstw
Przekonanie, że chmura jest dobra dla start-upów, które mogą bez dużych inwestycji zacząć korzystać z tego rozwiązania, ale nie sprawdzi się w dużych przedsiębiorstwach – jest mocno zakorzenione. Nie jest to jednak prawda. Choć start-upowi jest łatwiej wejść od razu w rozwiązania chmurowe, bo może budować biznes w oparciu o pewne założenia, które chmura proponuje, chmura nie jest tylko dla małych firm.
„Duże i bardzo duże przedsiębiorstwa są bardziej nastawione na inwestycje chmurowe i organizowanie biznesu wokół tych rozwiązań, bo wiedzą, jakie korzyści daje szybki dostęp do informacji. Wiedzą, że pozwala im to szybciej reagować na zmiany i sprawniej prowadzić biznes. Podsumowując, zdecydowanie więcej dużych firm niż małych widzi korzyści z chmury i czerpie korzyści z rozwiązań chmurowych” – wyjaśnia Sabina Jurek.
#MIT 4
Główną zaletą korzystania z chmury jest redukcja kosztów
Z badań firmy McKinsey jednoznacznie wynika, że przedsiębiorcy, którzy rozważają skorzystanie z rozwiązań chmurowych przede wszystkim, skupiają się na porównaniu kosztów korzystania z tego rozwiązania do ulokowania zasobów przedsiębiorstwa na własnym serwerze. W efekcie zapominają o czymś znacznie ważniejszym – korzyściach biznesowych. Według autorów raportu to one są najważniejszą zaletą korzystania z chmury.
„W wypadku dużej firmy koszt korzystania z własnej serwerowni to tylko niewielki odsetek jej przychodów – np. 0,5%. Nawet jeżeli cloud computing zredukowałoby te wydatki o 25%, miałoby to dla organizacji stosunkowo niewielkie znaczenie w porównaniu do korzyści – jakie korzystanie z chmury może przynieść organizacji” – uważają autorzy raportu.
Podkreślają oni, że stały dostęp do potrzebnych informacji i możliwość szybszego reagowania na zmiany otoczenia biznesowego to korzyści znacznie ważniejsze z punktu widzenia firmy, niż oszczędności wygenerowane w zakresie kosztów IT.
ERP w chmurze – fakty
Powyższa lista pokazuje, jak wiele przekonań, funkcjonujących na temat rozwiązań chmurowych jest zupełnie nieuzasadniona. Żeby mieć pewność, że wszystko jest już jasne, podsumujemy jeszcze najważniejsze fakty, dotyczące systemów ERP w chmurze.
- Dane w chmurze są bezpieczne.
- Kwestia co jest tańsze przy dużych instalacjach – korzystanie z ERP w chmurze czy w modelu tradycyjnym – zależy od indywidualnej sytuacji firmy.
- Rozwiązania chmurowe sprawdzają się w firmach każdej wielkości.
- Redukcja kosztów nie jest najważniejszą zaletą korzystania z chmury – są nią korzyści biznesowe.
enova w chmurze – dlaczego warto ją wdrożyć?
Oferta najlepszych dostawców oprogramowania ERP obejmuje możliwość korzystania z nich w modelu chmurowym.
System enova365, z którego korzysta ponad 18 000 polskich przedsiębiorstw, już od 2011 roku umożliwia pracę w chmurze. enova365 w chmurze oferuje dostęp do danych przedsiębiorstwa z komputera, tabletu czy smartfona. Dla każdego rodzaju urządzenia dedykowany jest interfejs z pełnym pakietem funkcjonalności. Dzięki nim klient może usprawnić procesy zachodzące w przedsiębiorstwie, automatyzując je. Zyskuje też gwarancję pracy zgodnie z obowiązującymi w Polsce przepisami prawa, bo system jest nieustannie rozwijany w aspekcie merytorycznym, a także dostosowany do zmieniających się technologii. Doceniają to odbiorcy i eksperci. W 2020 roku enova365 została nagrodzona statuetką Best in Cloud dla najlepszego systemu ERP w chmurze.
„Naturalnym efektem zmian technologicznych jest migracja systemów ERP do chmury. Stając jednak przed dylematem wyboru modelu korzystania z systemu ERP (on-premise czy chmura), nie można zapominać o tym, co najważniejsze: dopasowaniu oprogramowania do rzeczywistych potrzeb. Dlatego użytkownikom enova365 pozostawiamy wybór oraz możliwość zmiany modelu praktycznie w dowolnym momencie korzystania z systemu. – Robert Czuła, Prezes Zarządu Soneta sp. z o.o. – producenta enova365.
System enova365 to potężne narzędzie, które pozwoli Ci zautomatyzować dużą część codziennych zadań. Jeśli chcesz sprawdzić, w jaki sposób enova365 w chmurze jest w stanie wspomóc rozwój Twojej firmy, skontaktuj się z nami i umów na bezpłatną prezentację z naszym specjalistą. W trakcie jej trwania pokażemy Ci możliwości systemu oraz odpowiemy na każde Twoje pytanie.
