ROI ERP – ile wynosi? Jak policzyć czy opłaca się zainwestować w system ERP?

ROI ERP – ile wynosi? Jak policzyć czy opłaca się zainwestować w system ERP?

Jakiego zwrotu z inwestycji w system ERP możesz oczekiwać? Odpowiedź na to pytanie uzyskasz, jeżeli policzysz wskaźnik ROI dla swojego wdrożenia. Sprawdź, jak obliczyć ROI – zwrot z inwestycji w system ERP – krok po kroku. 

Spis treści:

Najważniejsze informacje:

  • Obliczanie ROI inwestycji w system ERP to po prostu szacowanie kosztów i korzyści wdrożenia nowego systemu oraz porównanie tych wartości.
  • ROI ERP jest inne dla każdego projektu i należy je policzyć biorąc pod uwagę specyficzne uwarunkowania. 
  • Według raportu Synergia w branży ERP, średni czas potrzebny na uzyskanie zwrotu z inwestycji w implementację rozwiązań cyfrowych w firmach wynosi około 3 lat.

Co to jest ROI?

Zacznijmy od wyjaśnienia, co to jest zwrot z inwestycji (return on investment), czyli ROI. Jest to wskaźnik służący do oceny efektywności inwestycji. Mierzy kwotę zwrotu z określonej inwestycji w stosunku do nakładów na tą inwestycję (kosztów). Aby obliczyć ROI, zysk z danej inwestycji dzielimy przez jej koszt. ROI wyrażony jest w procentach. 

ROI = Zysk z inwestycji/Koszt inwestycji x 100%

Wskaźnik ROI możesz wykorzystać do oceny efektywności jakiejkolwiek inwestycji. Może być więc narzędziem, które ułatwi podjęcie decyzji o wyborze jednego z kilku sposobów inwestowania. 

Warto także wiedzieć, że jeżeli inwestycja jest mało opłacalna, ROI może być ujemny. Oczywiście, im wyższe ROI, tym inwestycja bardziej rentowna.

Dlaczego warto policzyć ROI dla inwestycji w system ERP?

Wdrożenie systemów ERP przynosi firmom wiele korzyści. Ich głównym źródłem jest możliwość integracji różnych działań, dzięki temu, że produkcja, magazyn, sprzedaż, e-commerce czy finanse korzystają z jednej wspólnej bazy danych. Mając dobry wgląd we wszystkie obszary biznesu można szybciej podejmować lepsze decyzje. Dodatkowo, systemy ERP pozwalają na automatyzację wielu rutynowych procesów, co zwiększa wydajność pracy i prowadzi do redukcji kosztów. Ale jaką realną korzyść to wszystko przynosi? Oszacowanie tego jest niewątpliwie ważne przy podejmowaniu decyzji o wdrożeniu. 

Co więcej, analiza, która prowadzi do obliczenia ROI z wdrożenia systemu ERP w firmie, pomaga określić, w jaki sposób takie wdrożenie wpłynie na organizację i często umożliwia podjęcie lepszych decyzji jeszcze w trakcie wdrożenia.

Z drugiej jednak strony, ponieważ system ERP wpływa na wiele aspektów funkcjonowania biznesu, określenie, jakie jest ROI tej inwestycji jest skomplikowane. W tym artykule rozłożymy na czynniki pierwsze korzyści z wdrożenia systemu ERP w firmie i wyjaśnimy jak obliczyć ROI. 

ROI ERP – co wpływa na obliczenia?

Zanim przejdziesz do obliczenia ROI inwestycji w system ERP, zwróć uwagę, że na wynik obliczeń duży wpływ będą miały poniższe aspekty.

  • Wdrożenie systemu ERP w wersji on-premise (licencja na własność), a licencja na wynajem

Wybór licencji systemu ERP wpływa na ROI. Przy licencji na własność, płacisz za nią z góry, płacisz też za sprzęt komputerowy i oprogramowanie, potrzebne do wdrożenia systemu ERP. Z drugiej strony, jeżeli wybierzesz licencję na wynajem ponosisz miesięczne lub roczne opłaty. 

Czytaj także: ERP on-premise – co to znaczy?

  • Wymierne i niewymierne korzyści z wdrożenia

Wymiernym korzyściom z wdrożenia systemu ERP można przypisać konkretną wartość finansową. Może to więc być na przykład wzrost przychodów lub redukcja kosztów, bezpośrednio związana z wdrożeniem systemu ERP.

Niewymierne korzyści to, na przykład, wzrost morale pracowników i ich większe zadowolenie z pracy albo wizerunek nowoczesnej firmy, która korzysta ze sprytnych rozwiązań. Choć oba aspekty mogą mieć pozytywny wpływ na rozwój firmy, wartość tych drugich bardzo trudno jest oszacować. 

Czytaj także: Zastosowanie systemu ERP – jaki korzyści zapewnia w przedsiębiorstwie?

  • Świeże wdrożenie a trwający już proces

Oceniając korzyści z wdrożenia warto zwrócić uwagę, że zaraz po wdrożeniu systemu ERP, korzyści z jego implementacji mogą nie być jeszcze tak znaczne, jak na późniejszym etapie, kiedy pracownicy zostali już dobrze przeszkoleni. Kiedy znają już dobrze sposób działania nowego systemu, korzystanie z niego może przynosić więcej korzyści, niż w fazie startowej. 

Jak obliczyć ROI – zwrot z inwestycji w system ERP?

Obliczanie ROI inwestycji w system ERP to po prostu szacowanie kosztów i korzyści wdrożenia nowego systemu oraz porównanie tych wartości. Jak to zrobić?

1. Szacowanie kosztów związanych z wdrożeniem systemu ERP

Na koszt inwestycji w system ERP składają się zarówno koszty samego wdrożenia systemu, jak i jego późniejszego utrzymania. 

Koszty inwestycji w system ERP to, między innymi:

  • koszty infrastruktury IT,
  • koszty oprogramowania ERP – zakup licencji bezterminowej lub licencji na wynajem,
  • koszt wdrożenia systemu ERP, w tym analiza przedwdrożeniowa, opłaty za doradztwo, migrację danych i testowanie nowego rozwiązania,
  • edukacja i szkolenie użytkowników,
  • koszty osobowe związane z wdrożeniem systemu ERP – na które składają się czas i wynagrodzenia pracowników, bezpośrednio związane z wdrożeniem.

2. Szacowanie korzyści związanych z wdrożeniem systemu ERP

Podczas gdy szacowanie kosztów wdrożenia systemu ERP jest stosunkowo łatwe i podobne dla większości firm, znacznie trudniej jest policzyć korzyści z wdrożenia tego oprogramowania. Co więcej, skala tych korzyści może być bardzo różna w różnych firmach. 

Jak wspomnieliśmy wyżej, wdrożenie systemu ERP przyniesie zarówno wymierne korzyści, jak i niewymierne. Oba ich rodzaje są istotne i potrzebne z punktu widzenia firmy. Te drugie są jednak znacznie trudniejsze do oszacowania.

Poniżej znajdziesz przykłady wymiernych i niewymiernych korzyści z wdrożenia systemu ERP. 

Przykłady wymiernych korzyści z wdrożenia systemu ERP

  • Wzrost wydajności 

System ERP zwiększa wydajność biznesu – to znaczy, że korzystając z tych samych zasobów wyprodukujesz więcej produktów, albo obsłużysz więcej klientów. 

  • Lepsze zarządzanie danymi

To, że dane z wszystkich obszarów firmy znajdują się w jednej bazie danych, sprawia, że każdy, kto potrzebuje i ma do tego uprawnienia, ma do nich szybki dostęp. Dostępność danych przekłada się, na przykład, na lepsze zarządzanie zapasami, co prowadzi do niższych kosztów przechowywania, mniejszej liczby odpadów czy umożliwia skorelowanie poziomu zapasów z popytem. Co więcej, dział zakupów może używać danych aktualizowanych w czasie rzeczywistym, żeby zawrzeć korzystniejsze cenowo umowy z dostawcami. Wszystkie te czynniki prowadzą do oszczędności finansowych i wyższej zyskowności.

  • Niższe koszty wynagrodzeń

Zastąpienie wielu niezintegrowanych ze sobą systemów informatycznych jednym systemem ERP sprawi, że oszczędzisz na wynagrodzeniach osób, które zajmowały się utrzymaniem tych programów. Co więcej, automatyzacja procesów uwolni czas pracowników różnych działów w firmie. Możesz obliczyć wartość tych oszczędności.

  • Oszczędności wynikające z lepszego zarządzania finansami

Mniej błędów, dzięki automatyzacji manualnych działań, skuteczniejsza kontrola finansowa i trafniejsze budżetowanie przyczyniają się do redukcji kosztów.

  • Wzrost sprzedaży

Dzięki szybszemu przetwarzaniu zamówień, lepszej obsłudze klienta i związanym z nimi wyższym wskaźnikiem utrzymania klientów, możesz zarejestrować wyższą sprzedaż. 

Wszystkie wymienione wyżej korzyści, które może odnieść firma, wdrażająca system ERP, są wymierne. Oznacza to, że ​​można je wyrazić w liczbach.

Przykłady niewymiernych korzyści z wdrożenia systemu ERP

Wartość niewymiernych korzyści z wdrożenia systemu ERP jest bardzo trudna do oszacowania – czasem przypisanie do nich materialnej wartości jest wręcz niemożliwe. 

Niewymierne korzyści z wdrożenia nie są tak oczywiste i nie zawsze występują. Oto kilka przykładów:

  • Większe zadowolenie klientów

Systemy ERP pomagają ponieść poziom obsługi klienta, dzięki szybszemu przetwarzaniu zamówień. To może prowadzić do powtórnych zakupów i większej lojalności klientów, które bezpośrednio wpłyną na przychody.

  • Zadowoleni pracownicy

Usprawnienie procesów, komunikacji i zarządzania zasobami ludzkimi sprawi, że pracownicy będą bardziej zadowoleni z pracy. To może skutkować nie tylko wyższą wydajnością, ale także większą lojalnością pracowników.

  • Zgodność z przepisami

Systemy ERP pomagają działać zgodnie z przepisami, co zmniejsza ryzyko otrzymania kary za nieprzestrzeganie regulacji. 

  • Mniejsze ryzyko popełnienia błędów przez pracowników

Systemy ERP automatyzują procesy, co zmniejsza ryzyko popełnienia ludzkiego błędu. Ponieważ błędy często wiążą się z kosztami, minimalizując ryzyko ich popełnienia, oszczędzasz. 

  • Lepsze decyzje

Dodatkowo, raporty czy analizy, które generujesz z systemu są bardziej godne zaufania, co skutkuje lepszymi decyzjami, podjętymi na ich podstawie.

  • Możliwość szybszej adaptacji do zmieniających się trendów

Możliwość korzystania z danych w czasie rzeczywistym pozwala na szybszą adaptację do zmieniającej się sytuacji rynkowej, w tym szybsze wprowadzania na rynek nowych produktów lub usług. Może to pomóc zwiększyć udział w rynku. 

3. Obliczanie ROI

Jeżeli udało Ci się już oszacować koszty i korzyści wdrożenia systemu ERP, wykorzystaj podany wyżej wzór na obliczanie ROI.

ROI – jak obliczyć dla wdrożenia systemu ERP? Przykład

Sposób obliczania ROI z wdrożenia systemu ERP przedstawiamy na przykładzie hipotetycznej firmy 

Wyobraźmy sobie, że prowadziła ona sklep stacjonarny i początkowo, jedynym wykorzystywanym przez nią systemem był program finansowo-księgowy. Kiedy założono sklep internetowy, konieczne stało się korzystanie z programu dla e-commerce i utrzymywanie magazynu, do zarządzania którym potrzebny był także dedykowany program. 

Ponieważ te 3 programy nie były ze sobą zintegrowane, pracownicy musieli wykonywać wiele działań ręcznie. Było to czasochłonne i sprzyjało popełnianiu błędów. Agregowanie danych w celu prowadzenia analiz było pracochłonne – dane nie były spójne, a czasem niezbyt aktualne. W efekcie, wiele decyzji podejmowano w oparciu o intuicję.

Firma postanowiła wdrożyć wybrane moduły systemu ERP, takie jak Handel i magazyn, Księga handlowa i Business Intelligence enova365. 

Za wdrożeniem przemawiały:

  • możliwość podejmowania decyzji w oparciu o dane – dane z wszystkich modułów byłyby spójne i łatwo dostępne,
  • automatyzacja – aktualizowanie stanów magazynowych czy pobieranie zamówień ze sklepów internetowych odbywałoby się automatycznie, sprawniej przebiegałaby także ich wysyłka,
  • możliwość skalowania biznesu – mimo rosnącej liczby zamówień w sklepie internetowym nie trzeba byłoby zatrudniać dodatkowych osób.

Obliczenia ROI ERP

Przyjmijmy, że firma poniosła koszty wdrożenia, które wyniosły 161 700 zł w ciągu 3 lat. Są to koszty przykładowe, bo koszty związane z wdrożeniem systemu ERP mogą się różnić w zależności od specyficznych wymagań firmy oraz szczegółowych warunków współpracy z dostawcą systemu ERP.

Przykładowe koszty wdrożenia systemu ERP (w PLN)
24 000analiza przedwdrożeniowa
56 000konfiguracja i dostosowanie systemu
16 000testowanie i szkolenia
36 000obsługa techniczna i wsparcie
15 000hosting i infrastruktura
14 700rezerwa na nieprzewidziane koszty
161 700RAZEM

Żeby obliczyć spodziewany zwrot z inwestycji, oszacowano także wymierne zyski z wdrożenia, jakie firma spodziewa się osiągnąć w 3-letnim okresie czasu.

Spodziewane zyski z wdrożenia ERP (w PLN)Rok 1Rok 2Rok 3Razem
Wzrost efektywności10 00060 00070 000140 000
Oszczędność kosztów30 00040 00060 000130 000
Razem40 000100 000130 000270 000

Wskaźnik ROI wyniesie więc: (270 000 – 161 700)/ 161 700 x 100%= 67%

W powyższym przykładzie pomijamy inflację. Zwracamy też uwagę, że miał on na celu jedynie pokazanie sposobu liczenia ROI. ROI ERP jest inne dla każdego projektu i należy je policzyć biorąc pod uwagę specyficzne uwarunkowania

Warto też pamiętać, że wzrost efektywności i oszczędność kosztów mogą być inne w każdej firmie i ich wielkość zależy od wielu czynników, np.: skali działalności. Z tego powodu, ROI wdrożenia ERP warto każdorazowo liczyć w oparciu o własne prognozowane koszty i przychody.

Ile wynosi czas zwrotu z inwestycji w system ERP?

Ponieważ powyższy przykład pokazuje jedynie metodykę liczenia ROI ERP, ale nie dostarcza informacji o tym, jakiego zwrotu można się rzeczywiście spodziewać z inwestycji w ERP, żeby podać Ci te informacje, postanowiliśmy się posłużyć raportem Synergia w branży ERP, opublikowanym przez myERP.pl.

Wyniki badania przedstawione w raporcie przede wszystkim pokazują znaczne różnice w kosztach wdrożenia różnych rodzajów oprogramowania w przedsiębiorstwach. Z pewnością rzutuje to na różnice w zwrocie z poszczególnych inwestycji.

Według raportu, średni czas potrzebny na uzyskanie zwrotu z inwestycji w implementację rozwiązań cyfrowych w firmach wynosi około 3 lat, przy średnim czasie korzystania z systemu ERP wynoszącym 8 lat.

Wnioski

Systemy ERP mogą usprawnić każdy obszar działania firmy – od finansów przez magazyn aż po obsługę klienta. Analiza wpływu, jaki wdrożenie wywiera na każdy z tych obszarów, stanowi więc duże wyzwanie. 

Z drugiej strony, dobrze dopasowany do potrzeb firmy system ERP daje bardzo dobry wgląd w sytuację w całym biznesie i otwiera go na nowe możliwości, automatyzuje czynności i oszczędza czas pracowników. 

Jeżeli zastanawiasz się, jak może pomóc Twojej firmie w usprawnieniu procesów system enova365 jeszcze dziś umów się na prezentację. Wolisz samodzielnie sprawdzić jego możliwości? Jeszcze dziś pobierz bezpłatnie demo systemu.

Bibliografia: