Cyfrowy obrót fakturami zmieni codzienność działów finansowych. Jak dyrektorzy finansowi mogą przygotować się na Krajowy System e-Faktur, jednocześnie wykorzystując zmiany do usprawnienia procesów? Poznaj kluczowe wnioski z XX Konferencji CFO, zorganizowanej przez UHY ECA Poland i Datio.
Z artykułu dowiesz się m.in.:
- co zmienia obowiązkowy KSeF w działach finansów,
- jakie możliwości dla CFO stwarza wejście KSeF w życie,
- jak w 5 krokach przygotować się na KSeF i wykorzystać przygotowania do usprawnienia procesów.
Co zmienia obowiązkowy KSeF w finansach?
W związku z koniecznością przejścia na cyfrowy obrót e-fakturami zmianie ulegną dotychczasowe procesy. Do cyklu obiegu dokumentów muszą dojść nowe kroki – faktury kosztowe będą pobierane z KSeF i do KSeF muszą być wysyłane faktury sprzedażowe. Inaczej będzie się odbywać weryfikacja faktur, raportowanie i kontrola podatkowa, ale także kontrola procesów w firmie. Trzeba więc wypracować nowe standardy.
Z drugiej strony, KSeF to szansa na głęboką automatyzację – krótszy obieg dokumentów, szybsze raportowanie, dzięki lepszej jakości danych i związana z tym oszczędność czasu.
Jak dyrektorzy finansowi mogą wykorzystać nadchodzące zmiany i jak się do nich przygotować? Odpowiedzi dostarczyła XX Konferencja CFO zorganizowana w październiku 2025 przez UHY ECA Poland i Datio.
Rozwój dzięki KSeF? Sprawdź jakie możliwości dla CFO stwarza jego wejście w życie
„Rozwój dzięki KSeF jest możliwy tylko wtedy, gdy dyrektorzy finansowi potraktują nowe przepisy jako motor do usprawnienia obecnych procesów w firmie, a nie jako samo wypełnienie narzuconego obowiązku” – uważa Tomasz Ojrzyński, prezes Datio, Autoryzowanego Partnera enova365 od ponad 15 lat.
Wśród działań, które można usprawnić niejako „przy okazji” wdrożenia procesów związanych z wejściem w życie KSeF Tomasz Ojrzyński wymienia:
- kontrolę płatności i przepływów środków pieniężnych,
- standaryzację danych,
- weryfikację kosztów i raportowanie.
Jak się przygotować na KSeF i wykorzystać zmiany do usprawnienia procesów? Wskazówki dla CFO
1. Zainspiruj organizację do rozwojowych zmian
Uświadom zespołowi oraz zarządowi, że KSeF to nie tylko obowiązek, ale także okazja do optymalizacji procesów i technologii w firmie. Zainwestuj w kompetencje zespołu. Aktywnie współpracuj z zarządem, żeby rozumiał, że głęboka optymalizacja procesów podniesie wartość organizacji. Pozwoli to zwiększyć budżet na inwestycje związane z automatyzacją.
2. Wybierz narzędzie informatyczne
Pierwszy krok to sprawdzenie, jak obsługuje KSeF dotychczas wykorzystywany w firmie program finansowo-księgowy.
Czy:
- umożliwia elastyczne zaprojektowanie obiegu dokumentów,
- automatyzuje pracę – daje możliwość automatycznego pobierania czy wysyłania do KSeF faktur,
- przyspiesza obieg dokumentów – np. dzięki automatycznym powiadomieniom, że faktura czeka na weryfikację,
- obsługa KSeF jest płatna, jak w większości systemów ERP – czy, jak w enova365, bezpłatna w ramach kupionej licencji,
- jest aktualizowany zawsze, gdy pojawiają się zmiany w prawie.
Jeżeli aktualny program Cię ogranicza, wybierz elastyczny i zawsze zgodny z przepisami system ERP, taki jak enova365.
3. Wybierz partnera wdrożeniowego
Bez względu na to, jaki program finansowo-księgowy i do obiegu dokumentów wybierzesz kolejny krok to wybór partnera wdrożeniowego, który zapewni fachowe doradztwo i personalizację narzędzi do raportowania.
4. Zaprojektuj nowy obieg dokumentów
Wprowadzanie nowych procedur w związku z wejściem w życie KSeF to dobra okazja na doszlifowanie procesu obiegu informacji w firmie. W związku z tym:
- zaprojektuj procesy krok po kroku i przygotuj ich opis,
- przekaż partnerowi wdrożeniowemu szczegółowe informacje, aby mógł odwzorować proces w systemie,
- skorzystaj z doradztwa firmy wdrożeniowej w zakresie dostosowania systemu do specyfiki firmy.
5. Zastanów się, jakie dane i wskaźniki chcesz monitorować
Czy wystarczą ci gotowe zestawy wskaźników, jakie udostępnia program finansowo-księgowy czy wolisz zlecić stworzenie nowych, personalizowanych raportów?
Bez względu na odpowiedź, zapewnij sobie szybki dostęp do danych, bo raporty dostępne „na żądanie” to klucz do szybkiego podejmowania trafnych decyzji.
6. Pracuj efektywniej dzięki większej przejrzystości i kontroli
Skuteczna realizacja powyższych kroków zapewni szybszą i sprawniejszą pracę, ale także ułatwi zarządzanie. Efekty?
- Każdy uczestnik procesu zna swoje zadania.
- Jako dyrektor finansowy masz możliwość szybkiego sprawdzenia statusu dokumentów w procesie.
- System zapewnia błyskawiczny wgląd w sytuację finansową.
Wykorzystaj cyfryzację finansów w firmie do głębokiej optymalizacji procesów
Wejście w życie KSeF to nie tylko zmiana w sposobie wystawiania i odbierania faktur – to impuls do głębokiej cyfryzacji finansów w firmie. Dyrektorzy finansowi, którzy potraktują nowe przepisy jako okazję do optymalizacji procesów, zyskają przewagę: szybszy obieg dokumentów, lepszą kontrolę nad płatnościami i dostęp do danych w czasie rzeczywistym.
Nie czekaj do ostatniej chwili – już dziś sprawdź, czy Twoje narzędzia i procesy są gotowe na KSeF i zapewnij sobie wsparcie doświadczonego partnera wdrożeniowego. Jeszcze dziś umów się na konsultację, w czasie której nasi konsultanci pokażą, jak system ERP może wspierać pracę dyrektorów finansowych.
KSeF to obowiązek, ale przede wszystkim szansa na rozwój. Wykorzystaj ją!
